第一（节）商品采购管理基础
一、采购组织
零售企业的商品采购机构按是否有专人负责分为两种：一种是正式的采购组织，专门负责商品采购工作，人员专职化。设立正式的采购部门，采购工作专业化，可以统一规划商品采购工作，人员职责、权限明确，便于提高工作效率，加强与供货单位的业务联系。
另一种是非正式的采购组织，企业不设专职采购部门，由销售部、组负责商品采购工作。非正式采购组织一般不设专门采购人员，而由销售人员兼职从事商品采购。非正式采购组织由销售人员参与采购，便于根据市场商品销售确定采购活动，使购销紧密连接，但不利于对采购工作的统一控制管理。
二、采购的基本形式
1集中采购与分散采购
（1）集中采购
集中采购可以集中资金、严格控制、形象一致，能接近供货商的高层管理人员，可争取大批量购买的高折扣。其缺点是缺乏弹性、时间拖延、地方分店存在的差异性及过度的一致性。“沃尔玛”是集中采购的典型，它依靠高效的POS系统、EDI系统将各分店的销售情况反馈到总部，并由总部产生购买的指令，巨大的采购量是它对供应商谈判的筹码，加上适合的结款制度，能获得很低的采购价，用来支持它EDLP（Every Day Low Price）的营销理念。
（2）分散采购
分散采购可以使各个零售店适应地方市场环境，订购过程迅速，且由于分部拥有自治权，还可以提高对商品的灵敏性。其缺点是与总部的计划不连贯、各零售店形象不统一、管理控制有限、各连锁店可能各行其是、对采购人员的支持少，以及单店销售数量有限，在采购时没有数量折扣。家乐福是分散采购的典型，它的经营理念是各个分店各自为阵，店长具有至高无上的权力，除了采购权外，装修、投资、中层干部的任免，以至员工的加班都可以决定，是典型的店长负责制。它的优点是各分店能根据当地市场商品供应、购买力状况，可灵活决定商品的采购和营运，但各分店之间的装修、营运、商品、价格、员工管理等差异很大。
2分权式采购
（1）单店经营，单店采购
最单纯的采购方式是业主只经营一个店，此时采购权往往就掌握在业主或店长手中，但由于只有一个店，在数量采购上较为不利。
（2）连锁式经营
连锁式经营型态虽属连锁店方式，但采购业务仍授权给各分店自行负责。
此种经营方式的优点有以下几点：
这种组织常见于连锁刚形成时，将采购权委由各店自行负责，可精简人力。
采购具有相当弹性，有很大的市场攻击力。
价格由单店自定，机动性佳，有较大的经营主导权。
缺点则为：
较难发挥大量采购、以量制价的功能。
利益很难控制。
易生弊端。
无法塑造连锁店统一的企业形象。
3中央采购
中央采购为连锁型零售企业较常采用的方式之一。中央采购常用的组织形式为本部采购，这种采购组织，是把采购权集中在本部，并设立专责采购部门来负责，采购权不下授，品项的导入、淘汰、价格订立、促销活动的规划等，完全由本部控制，卖场只负责陈列、库存管理及销售的工作，对商品采购无决定权，但有建议权。采购制度组织的优点有下列几点。
可以提高零售企业在与供应商采购合同谈判中的争价能力：连锁零售企业由于实行中央采购制度，进货量大，可以获得一定的价格折让，同时还可以获得有条件退佣及无条件退佣。
可以降低采购费用：零售企业由于实行中央采购制度，只在企业总部建立一套采购班子，而不必像分散采购需各店建立自己的采购队伍，从而降低了采购费用。
配送体系的建立降低了连锁店仓储、收货费用：只有集中采购，才可以建立与之相适应的统一配送。
连锁型零售企业通过中央采购可以使通道利润最大化：所谓通道利润是指供应商为将商品纳入企业庞大的销售网络中而付给零售企业的进店费、年（节）赞助费、促销费等。
可以规范采购行为：当前困扰零售企业的一个很大问题是商业贿赂，所谓商业贿赂是指供应商给零售商的采购员提供金钱或有价值的物品以影响其采购决策。
需要特别注意的是：
零售企业在实行中央采购时，一定要做到采购人员与卖场销售人员进行良好的沟通，要建立完善的沟通体系，同时要营造非正式沟通的氛围。
由于中国地域广阔，各地区消费者偏好、消费行为多有不同，采购人员在做好共同商品采购的同时，一定要做好地产商品的采购。这就需要采购人员对店铺所在区域有足够的了解。
4内部采购与外部采购
（1）内部采购
内部采购组织的人员由零售商自己的员工构成，商品采购决策由零售企业的全职雇员做出。
（2）外部采购
采用外部机构执行完成采购职能的，一般而言，大多是中、小型零售商，中、小型零售商采用外部采购，可以更经济和更有效率。所以，对中、小型零售商而言，采用外部采购组织来完成商店的采购职能，外包不失为一种可行的好方法。在外部采购组织中，通常由零售商支付一笔费用雇用外部的公司或人员。
5驻外采购与联合采购
（1）驻外采购
驻外采购办公室可以是内部的也可以是外部的采购组织。这种办公室通常位于重要的商业中心，并提供有价值的数据和有效的联络，在很多时候完成具体的采购任务。
（2）联合采购
联合采购由一组独立的零售商汇聚在一起向供应商大批量购买，可以获得数量折扣。站在大型生产商和供应商的角度，小型零售商零星、小量的购买量，对他们而言是不屑一顾的。大多数生产商都不对小零售商开放平台，因而中、小零售商既不能获得采购资格，更无法获得折扣，而联合若干家中、小零售商共同采购是一种既能获得货源又可获得折扣的好形式。
三、高效采购的作用
1增加利润
激烈的零售业竞争，靠提高售价来提高利润几乎是不可能的，但是在采购过程中，能采购到具有价格优势的商品，即使是同样的零售价，也可使零售商获得更多的经营利润。
2提升竞争力
（1）提高竞争能力
同样的商品，由于采购成本的降低，与竞争对手可以获取同样的经营毛利，但售价若降低10%，在毛利相同的前提下，就直接产生了竞争能力。
（2）现金快速回笼
零售商的持续发展能力的标志是现金持有数量。在现在的经营状态下，零售商的持有现金数并不短缺，那是因为零售商可以长时间、大量地占用供应商资金的特殊状况存在。一般来说，衡量企业的发展能力，持有的现金数是一个非常重要的指标，回笼现金的途径，在于尽快地销售出所经营的商品，在不降低零售商利润的前提下，唯一可操作的也仅是降低采购成本。
（3）提高市场占有率
竞争最有力的武器是价格，要将竞争对手逐出市场后占领该市场，运用价格手段最直接和有效。运用这一武器的前提是采购成本的降低，以亏本降价来做竞争武器，有可能自己率先出局或是触犯法律。
第二（节）采购计划与供应商管理操作规范
一、前期市场调查
1商品调查
采购市场调查针对商品进行的调查主要包括以下几个方面的内容。
（1）商品类别调查
即所要采购的目标商品都有哪些品牌，有哪些相应的可供替代的商品。
（2）商品质量调查
根据本商场制定的商品采购质量标准，采购员对采购商品进行定位，然后调查市场上相应商品在规格、包装、保质期等质量方面的因素是否符合质量标准，以便在采购中选择合适的品牌。
（3）商品数量调查
针对商品数量的调查要分为两个方面：一方面是调查商品的市场供应量，这个供应量既包括商场向消费者的供应量，又包括供应商能够向商场提供的商品数量；另一方面要调查商品的需求量，这项调查主要是面向消费者的调查，主要是为了了解市场上还可以消化多少该种商品，以便确定商品的采购量。除了调查商品供应量与需求量以外，还要了解商场库容量、折扣问题等。
（4）商品价格调查
制定计划前进行商品价格的调查是非常必要的。只有将商品的销售价格、供应商供应价格等调查清楚，才能够确定一个合理的采购价格，制定合理的采购预算，为顺利完成商品采购做好准备。同时，对价格的了解也能够让采购员在与供应商的谈判中掌握主动权。
2供应商调查
（1）供应商生产能力
选择供应商时要准确了解供应商的生产能力，包括产量、产品质量、生产成本等信息，这是选择供应商的决定因素。
（2）供应商存货情况
如果供应商的存货充足，那么，商场紧急订货时就能及时得到解决，有利于商场抓住商机。
（3）供应商服务水平
选择供应商时，供应商提供的相关服务也是一个很重要的因素。例如，更换残次品、指导商品使用、商品维护等。类似这样的服务在采购某些操作性商品时显得尤为关键。
（4）供应商位置调查
供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间等都有着重大影响。如果距离过远，可能影响订购商品的到货时间，从而导致商品不能正常销售。一般，当地采购有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。
（5）供应商的合作能力
如果供应商有很好的合作意愿，就能够根据商场的需要，接受商品设计的改变，适时为商场设计新产品，这样的供应商应重点考虑。
3采购时机调查
（1）商品销售规律调查
商品大多有特定的销售规律，如时装，每个季（节）流行的款式都不同。而随着假日经济的启动，商场购物形成了春（节）、国庆（节）、五一劳动（节）等几个大的消费热点，在季（节）性商品消费的基础上，又增添了新的特点。消费品市场出现（节）假日食品提前购买、日用工业品随机购买、流行性商品流行周期缩短等趋势，采购员应加强市场调查，从中发现规律，确定有利的采购时机。
（2）市场竞争状况调查
某些商品如果能率先投入市场就可以取得市场先机优势，这些商品就应该提前采购。有些商品若推迟采购，很可能取得市场独有优势，这样的商品可以推迟采购。因此，在决定商品采购时机时，还必须对市场竞争状况进行全面调查。
（3）企业库存情况调查
零售企业都有一个安全库存量，这是为了保证企业的正常运营。所以，采购前还要了解企业的库存，采购时间既要保证有足够的商品以供销售，又不能使商品过多以致出现积压。这方面最常用的方法是最低订购点法，即预先确定一个最低订购点，当零售企业某一商品的库存量低于该点时，就要马上进货。
二、制定采购策略
1根据不同商品，采用不同策略
零售企业经营的商品种类繁多，采购员在采购过程中要针对不同商品选择采用不同的采购策略。
（1）普通类消费品
零售企业经营的普通消费品大多是人们日常使用率较高的商品，这些商品的销售量一般较大且没有太大的波动，所以采购中，这类商品就要实行定期、定批量的采购，采购员应与供应商建立稳固的合作关系，除非有促销等活动一般不随意改变采购量。
但是，有些普通消费品在激烈的竞争中成为名牌商品之后，其销售量可能出现持续增长的趋势，并且出现供不应求的现象。这时，采购员应积极组织采购，且要加大采购量。
（2）时尚类消费品
对于时尚消费品，由于其本身具有非重复性消费的特点，需求量将随着市场的逐渐饱和而相应地减少。但是，厂商往往利用品牌优势，不断推出新产品，创造名优品牌和商标系列商品，以保持名优品牌或商标的地位。采购员采购这类商品时，应当注意商品更新换代的时间，把握最佳采购时机，以免发生采购回来的商品已经被更新的情况。
（3）短期畅销类商品
在某些特殊的市场条件下，有些商品会出现特别畅销的现象，并且这种畅销态势可以保持一段时间，这类商品在这一时期内有诱人的销售额和较快的周转速度。在采购这类商品时采购员可以加大采购量和采购频率，不过必须认真加以分析，了解其发展趋势和潜在的需求量，切不可贪图一时的销售额而过多地订货，还应注意这类商品的到货时间，防止由于不能及时到货而错失良机。
（4）高档消费品
零售企业都会经营一些档次较高的商品，这类商品的销量不是很大，但是其单品的毛利率却是相当可观的。采购员要掌握这种商品的日销量或是周销量，然后根据到货周期计算出最低订货量。根据最低订货量进行采购，以免造成积压，加重商场成本负担。
2根据商品生命周期选择策略
商品生命周期指的是一种商品从投入市场到退出市场所经历的时间，一般根据其销售状况分为四个阶段：试销期、畅销期、饱和期、滞销期。采购员可以根据商品所处的发展阶段的不同特点，选择适宜的商品采购策略。
（1）引入期商品
引入期指商品刚刚投放市场的一段时期，主要目的是让顾客逐渐了解、接受该商品。处于试销期的商品销售量比较小，增长缓慢且时常会出现波动。采购员采购试销期的商品时一定要小心，采购的数量不能过多。
（2）成长期商品
商品经过试销、改进以后，逐渐得到顾客的认可，打开了销路，销售量会迅速增长，于是商品进入成长期。对于处于畅销期的商品，采购员应积极组织采购，扩大商品采购数量，支持商场大规模销售。
（3）成熟期商品
商品在市场上已被消费者广泛认识和接受，市场趋于饱和，潜力小，商品销售量趋于稳定。但在这一时期，由于众多厂商竞相生产，其他商家竞相经营，并不断有新产品投入市场，商品的竞争异常激烈。因此，在这一阶段，采购员应适当控制采购数量，不能过多地储备，以免造成库存积压。
（4）衰退期商品
处于衰退期的商品已经没有什么利润，甚至是毫无价值。对于这类商品，采购员要果断停止该商品的采购。
3根据市场形势选择策略
（1）买方市场
买方市场是指采购市场上商品供应总量大于需求总量，零售企业能够有选择地选择供货商，而供货商必须以便利店为中心展开竞争的一种市场态势。
在买方市场态势下，采购方掌握决定权，采购员在采购数量、价格、结算方式及供应商选择等方面享有主动权。这时，采购员应在保持必要的商品库存的前提下，本着“以需定进，勤进快销”的原则，多销多进，少销少进。
（2）卖方市场
卖方市场是指采购市场上商品普遍短缺，出现供不应求的现象，商品价格上升，买方争夺货源的一种市场态势。
在卖方市场态势下，卖者处于主动地位。在这种情况下，供应商享有商品供给量、品种、规格和价格等条件的决定权，采购环（节）是竞争的焦点。采购员必须依据市场需要，多渠道采购，随时了解供货情况，随供随进，争取多进多销。采购员要积极与供应商联系，维护与供应商的良好合作关系，保证商品的供应。