三、确定采购时机
1定期采购
（1）定期采购，就是每隔一段时间，采购与这段时间内销售掉的商品数量相当的商品的方法。这时的采购量不一定是经济批量。定时采购具有采购批量不固定，但采购周期固定的特点。采购周期是根据零售企业采购该种商品的平均日销售量及商场储备条件、备运时间、供货商的供货特点等因素确定的，一般由零售企业预先固定，可以是半月或更长。
（2）定期采购可以根据固定采购时间做周密的采购计划，方便采购管理，并能获得多种商品合并采购的好处；但是这种采购方法盘点工作较复杂，不能及时发现缺货现象，需要随时掌握库存动态。
2不定期采购
（1）每次采购都是根据存量多少来具体确定采购时机，这种方式叫做不定期采购。不定期采购具有采购时间不固定，但采购批量固定的特点。不定期采购通常受一些因素的限制，如商品在途运输时间、商品入库验收时间以及销售前加工整理时间。这种方式下的采购批量可以依据经济采购批量的计算方法获得。
（2）不定期采购能随时掌握商品变动情况，不易出现缺货现象，采购及时。但是由于各种商品的采购时间不一致，不能享受集中采购的价格优惠，难以制定周密的采购计划。
3随时采购
随时采购方式是在商品出现缺货时才去采购。其优点是：可以（节）省库存支出，但如果不能及时补充到商品，就会延误商机给企业造成一定的损失。常用于一些从本地区进货的小型零售企业。
四、确定采购批量
1大量采购
大量采购，是指零售企业为了（节）省采购费用，降低采购成本而一次性大批量地采购一种商品。
这种采购方式能降低采购成本，获得进货优惠。但是大量采购会占用大量资金和仓储设施，而且大量采购的商品数量一般很难找出规律性，主要依靠零售企业的经营需要、仓储条件和采购优惠条件等情况而定。一般适合以下几种情况。
（1）该商品在市场中的需求量很大，可以大量进货。有些价格弹性较大的商品，价格降低一定幅度以后，可以使需求量迅速扩大。有些企业针对这一特点，采取大量进货、压低进货成本，再通过薄利多销的促销策略吸引消费者购买，从而加速商品周转。对于这些价格比较敏感而大量销售的商品，采购员可以采取大量采购的方法。
（2）在共同采购方式下，可以大量采购。共同采购，即许多独立中小型零售企业为降低采购成本而联合起来的一种联购分销的采购方式，这在国外零售业非常普遍，而在国内这种联盟尚较少见。在这种采购方式下，尽管具体到每个企业采购量不大，但各个企业联合起来采购，聚沙成塔，可以采用大量采购方式。
（3）对供货不稳定的商品，可以采用大量采购方法。有些商品的供应时断时续，没有规律可循。当市场上供应这种商品时，采购员便大批量采购并储存起来，供以后陆续销售。这种情况下，必须准确估计需求量以及商品供应不稳定的缺货时间，否则零售企业会承担商品积压的风险。
2适量采购
适量采购就是对市场销售均衡的商品，在零售企业保有适当的商品库存的条件下，确定适当的数量来采购商品。适量采购的关键是确定适当的采购数量，如果数量不当，将直接影响零售企业的销售，增加进货成本。
五、供应商选择规范
1选择供应商的基本原则
（1）多家供应商
也就是要保证每个品种都应以两三家供应商为主要供应商。对这两三家供应商，每家要购进一成或三成以上的商品量，但切忌购进量达到七成以上。超过一半后，对供应商的依赖性就加大了，不利于分散采购风险。
（2）供应商组合原则
组合供应商就是把采购品种和供应商交叉组合起来。即：不是A品种选择甲供应商，B品种选择乙供应商，C品种选择丙供应商，而是A、B、C各类品种都从甲、乙、丙处进货这样一种方式，避免一类商品依赖于一个供应商。
（3）重视主要供应商
重视能够大量提供单一品种货物的供应商，这是选择供应商的一个重要条件。因为随着零售企业扩张速度的加快，对商品数量的需求也会成倍增长。如果供应商无力提供进一步的支持，企业的发展就会受到很大限制。
（4）逐步更换供应商
采购员应该根据企业所处的不同发展阶段有计划地更换供应商。零售企业在发展初期，相应地选择的供应商规模也不大，随着零售企业阶段性成长，原来小型供应商会变得不太适应企业业务扩大的需要，因此就需要有计划地更换供应商。当然更换供应商还要看实际业务需要，而且要分期分阶段进行。
（5）制定相应的选择标准
主要管理人员。通过正式会晤、面谈，了解对方主要负责人的见识、抱负和能力，推测该供应商的经营管理水平。
发展前景。可以通过营业数字、各项经营指标，了解供应商的发展状态以及未来的发展潜力。
连续供应和扩大供应的能力。连续供应和扩大供应能力如何。更具体一点说，是逐年扩大指定量的商品的能力如何。这一点尤其重要。
市场地位。通常指那些拥有名牌产品的大型生产厂商，特别是这些生产厂商在不同地区的市场地位差异，对商场更有意义。
2合格供应商应具备的基本条件
（1）管理水平
了解供应商的企业是否建立了科学化、系统化的管理制度，是否有完备的工作指导规范，是否能严格执行管理规范。
（2）品质保证
若货源没有问题，就要以商品的品质作为鉴别供应商、选择供应商的标准。在进货时要明确了解供应商提供的商品质量如何，并对不同供应商提供的商品进行比较，比较的项目主要有商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，只有商品品质合格的供应商才是理想的合作伙伴。
（3）价格优势
上述两项条件皆没有问题时，就要进行商品价格的比较，价格也是零售企业进货的主要参考因素。采购到物美价廉的商品不但能降低企业的采购成本，还能有力地吸引消费者，增强企业的竞争力。所以，在保证商品质量的基础上，应选择商品价格较便宜的供应商。
（4）信用情况
在进货前采购员必须了解供应商的信用情况，主要包括：是否能准时收款发货、履行采购合同的情况、能否遵守交货期限，选择能长期稳定供货的供应商。
（5）供货时间
了解采购商品的运货时间及结算资金占用情况等。
（6）采购费用
商品采购除了涉及商品质量、价格，还包括采购费用，如运输费、保管费等。比较不同供应商、对比不同地区的进货成本和进货费用，选择采购成本最低的供应商供货。
（7）售后服务
将不同供应商的服务项目和服务质量进行对比，从本身的采购需求出发选择供应商。供应商有良好的服务意识是采购者对供应商的一个比较普通的要求。在市场经济环境下，没有服务意识的供应商是无法长久生存下去的。
3考察选择供应商
（1）研究供应商
每个供应商都想把自己的产品尽快地推销出去。供应商通常会印制一些精美的图表画册等宣传资料，作为企业的一种宣传策略。为了获得更多的订单，供应商会把介绍自己企业的资料提供给有采购意向的商场。这样，采购员就会拥有大量的供应商资料。这就需要采购员仔细研究各个供应商提供的宣传材料，大致确定可以进行进一步接触的供应商。
（2）进行实地考察
为了更好地了解供应商的情况，如果有可能的话采购员应该对供应商进行实地考察。这样做的目的一方面是要减少供应链中不必要的中间环（节）；另一方面是要更真实地了解供应商的实力。实地考察供应商的代价很高，因此只有在进行大量的、高价值的商品采购时才会实施。
（3）通过各种渠道了解供应商
采购员可以充分利用拥有的人力资源访问曾经隶属于该企业但现在已经离开的企业员工，向他们了解供应商的实际情况。这种方法所获得的信息甚至比实地考察更有价值，但是使用该方法时要避免触犯法律，避免被人认为是搞不正当竞争。
第三（节）商品采购实务
一、制定商品经营目录
（1）商品经营目录是零售企业或商品经营部（组）所经营的全部商品品种的目录，是企业组织进货的指导性文件。
（2）零售企业制定商品经营目录，是根据目标市场需求和企业的经营条件，具体列出各类商品经营目录，借以控制商品采购范围，确保主营商品不脱销，辅营商品花色、规格、式样齐全，避免在商品采购上的盲目性。
（3）零售企业的商品经营目录并不是一成不变的，也根据市场需求变化和企业经营能力适当进行调整。调整中可依据商品销售数据进行分析哪些种类的商品销售下降，如果较长时间内无销售记录，可逐渐筛选淘汰。如果有些商品销售上升，可适当增加经营品种和采购数量。商场还应经常开展市场调研预测，分析市场需求变化趋势，了解新产品开发情况，根据企业条件，增加市场前景好的商品经营。在深入研究市场发展变化、总结自身经营状况的基础上，适当调整商品经营目录，是商场改善经营的重要手段。
二、合理选择采购渠道
零售企业采购渠道多种多样，如何从中进行选择呢？我们换个角度来分析。零售企业的供货渠道可以分为三个方面：一是企业自有供货者；二是原有的外部供货者；三是新的外部供货者。
1企业自有供货者
有些零售企业自己附设加工厂或车间，有些企业集团设有商品配送中心。这些供货者是零售企业首选的供货渠道。
零售企业按照市场需要，组织附属加工厂加工或按样生产，自产自销，既是商品货源渠道，又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针织品；鞋帽，市场花色、式样变化快，从外部进货，批量大、时间长，不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做，产销衔接快，批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响，成为吸引客流，扩大销售的有力手段。
2原有的外部供货者
零售企业与经常联系的一些业务伙伴，经过多年的市场交往，对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解，对方也愿意与商场合作，遇到困难双方能相互支持。因此，可成为企业稳定的商品供应者。
零售企业稳定的外部供应者来自各个方面，既有生产商，又有批发商，还有专业公司等。在选择供货渠道时，原有的外部供货者应优先考虑，这一方面可以减少市场风险；另一方面又可以减少对商品品牌、质量的担忧，还可以加强协作关系，与供货商共同赢得市场。
3新的外部供货者
由于零售企业业务扩大，市场竞争激烈，新产品不断出现，企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策，要从以下方面做比较分析。
（1）货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按企业的要求按时保证供应，信誉好坏，合同履约率等。
（2）商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准，能否满足消费者的需求特点，质量档次等级是否和企业形象相符，进货价格是否合理，毛利率高低，预计销售价格消费者能否接受，销售量能达到什么水平，该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。
（3）交货时间。采用何种运输方式，运输费用有什么约定，如何支付，交货时间是否符合销售要求；能否保证按时交货。
（4）交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务，供货商是否同意零售企业售后付款结算，是否可以提供送货服务、提供现场广告促销资料和费用，供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。
为了保证货源质量，零售企业商品采购必须建立供货商资料档案，并随时增补有关信息，以便通过信息资料的比较对比，确定选择供货商。
三、购货洽谈、签订合同
在对供货商进行评价选择的基础上，采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中，采购人员要就购买条件与对方磋商，提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求，商品质量标准和包装条件，商品价格和结算方式，交货方式，交货期限和地点也要双方协商，达成一致，然后签订购货合同。一般情况下，商品采购合同应包括以下主要内容。
（1）货物的品名、品质规格；
（2）货物数量；
（3）货物包装；
（4）货物的检验验收；
（5）货物的价格，包括单价、总价；
（6）货物的装卸、运输及保险；
（7）贷款的收付；
（8）争议的预防及处理。
签订购货合同，意味着双方形成交易的法律关系，应承担各自的责任义务。供货商按约交货，采购方支付货款。
四、采购的控制
控制好采购环（节）是实现经营计划目标的重要手段，控制好采购环（节）就等于控制住了商品流通的起点和源头。
1采购控制的目标
采购计划是达到经营目标的依据，因此在采购计划的制定中要控制好经营目标值、市场份额值和盈利值和盈利率，一般可考虑以下集中控制的方法。
（1）采购计划的制定要细分，落实到商品的小分类，对一些特别重要的商品甚至要落实到品牌商品的计划采购量，采购计划要细分到小分类，其意图就是控制好商品的结构，使之更符合目标顾客的需求。同时采购计划的小分类细分也是对采购业务人员的业务活动给出了一个范围和制约。
（2）如果把促销计划作为采购计划的一部分，那么在与供应商签订年度采购合同之前，就要要求供应商提供下一年度的产品促销计划与方案，以便我们在制定促销计划时参考。必须认识到零售企业的促销活动，实际上是一种对供应商产品的促销动员、促销组合。还必须认识到在制定采购计划时要求供应商提供下一个年度新产品上市计划和上市促销方案是制定新产品开发计划的一部分。
2采购考核的指标体系
对采购的控制除了采购计划的控制外，还有与供应商进行交易的制度计划（供应商文件）、采购组织机构控制和采购程序控制。但在日常具体的采购业务活动中，还必须建立考核采购人员的指标体系对采购进行细化的控制。采购考核指标体系一般可由以下指标所组成。
（1）销售额指标
销售额指标要细分为大分类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。应根据不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。
（2）商品结构指标
商品结构指标是以体现业态特征和满足顾客需求度为目标的考核指标。例如，对一些便利店连锁公司的商品结构进行研究发现，反映便利店业态特征的便利性商品只占8%，公司自有品牌商品占2%，其他商品则高达80%。为了改变这种商品结构，就要从指标上提高便利性商品和自有商品的比重，并进行考核，通过指标的制定和考核可同时达到两个效果。