分店管理体系及营业活动方向的决定;
组织系统的分析与决定,各部门工作责权划分及制度的建立;
分店管理目标的确立(预算实绩管理)。
(9)商品管理、营业管理体系化
分店从商品购入至销售的管理方法,如购入方法、品检、库存管理、记账、销售统计、定价、降价、商品分析、盘点等各方面的体系化;
传票作业系统的建立。
(10)销售计划
分店年度计划概要及年间区分(按季(节)划分);
每月营业计划的决定;
预算制度的建立。
(11)采购计划
应与销售计划充分配合;
购入商品的时机、品质、数量的把握;
进货方向的确立与厂商的配合;
采购金额的决定及预算制度的调整。
(12)促销广告
促销广告案的规划和核准;
广告物的制作;
赠品订购进货;
广告媒体的执行;
广告预算的决定及预算制度的反应;
广告策略运用的分析决定;
各时期广告表现及运用的重点,以系列化推出。
(13)开业时的活动
开业时间选定;
邀请贵宾和剪彩人的通知;
剪彩和开幕的道具;
祝贺物的摆设;
开店的预演和预营业;
开店的安全措施。
(14)开店公关事项
新闻传播界的说明会及宴请;
同业的说明会及邀请;
供应商的说明会及邀请;
政府相关机构说明会;
消费者团体说明会;
媒体消息的发布。
(15)人员的招聘培训
人事费用预算的决定;
职能人员的构成、分析与决定;
应聘人员应具备的经验及条件,人员的招募及任用;
招聘广告的拟定及核准;
劳动计划、招工简章的准备及人事主管机关的核备;
通知报到;
岗前培训;
客户接待礼仪训练;
作业技巧演练;
开业工作分配和活动说明。
(16)开业进度控制
每个细项列表;
分配每个工作的负责人和监督人;
逐项控制作业进度;
即时显示进度达成报告;
差异时的补救。
(17)短期预算的决定
短期预算的决定;
开店筹备各有关费用的最后决定。
(18)开业准备
开业和一切必要事项的分析、决定、跟进、工作分配;
开业当日的所有活动计划;
总体逐项检讨;
最后的清洁管理;
人员精神讲话。
2开店管理要项
(1)政府申请作业。有关公司名称、商标的登记、设立、请领执照、申请用电等。
(2)大硬件规划执行。有关招牌、门店装潢、陈列架、附属道具等的规划、设计、签约、施工等。
(3)小硬件规划执行。有关店内的营业器具、办公设备的估价、签约、采购或定制。
(4)水电规划执行。店内外所需的照明设备、线路、插座、开关、水管、冷气、空调配线等设施的规划、议价、施工安装等工作。
(5)验收作业执行。请专业人员负责对大硬件、小硬件、水电等工程做品质验收及位置验收。
(6)清理作业。装潢施工完毕后商品进店前,以及开幕前一天,均应对门店的店内和店外环境、桌椅、营业器具、商品物料做全盘性的整理、清洁。
(7)物品整理。物品进店后应清点数量品项、品名及检验品质并按物品的储区存放好。
(8)促销广告作业
开业的促销案申请核准;
赠品的备妥;
海报的制妥张贴;
POP的制妥张贴;
促销道具的备妥;
广告媒体的执行。
(9)人员招聘
招聘广告;
甄选、核定;
录用通知;
报到。
(10)人员训练
各项职前训练的执行,促销活动说明,实地演练。
(11)最后一项就是整体控制。由分店部门主管针对上述项目,编制“开店进度总表”,以全盘掌握,整体控制。
3分店各部门的工作
通过筹备工作项目内容的设定及时间进度的排定,为了适时地完成开业筹备工作,下面以实际上必须展开的业务事项,按各部门的工作性质类别加以说明。
(1)营业采购工作
营业经营规划。包括商品组成、营业构成比例、楼面规划及采购通路的制定等,以作为商品战略、采购作业及楼面装潢设计的依据。
厂商征求及专柜条件设定。依据制定的楼面规划及商品组成,进行厂商的接洽与拜访,若是自营部分则考虑采购的商品情况及数值,如是专柜经营则考虑提供的销售空间及设柜条件的洽商。
营业预算计划。根据设定的楼面商品的内容及比例,加以模拟营业额预算,以作为商品的采购及商品比例的作业基准。
商品采购。配合所设定的营业预算,计算所欲采购的商品类别及安排进货的时间。
宣传推广计划。依据所拟定的营业方针,拟定开业前、开业间、开业后的广告宣传策略运用,促销活动重点及各项广告媒体费用的计划等。诸如开业前的市场调查及营销资料收集、住宅访问、开业赠品、开业引导活动、媒体安排与运用、展示促销活动等,均需依次加以计划。
美工展示陈列作业。有关海报、函件、DM、POP等美工设计、楼面商品的摆设、橱窗及展示区的陈列、营业场所的美化等,均是开业筹备所不容忽视的工作。
其他事项。与营业采购具有相关的其他业务,也必须随时加以联系,以利整体作业的推动。
(2)财务会计工作
资金运用规划。配合整个开业筹备业务,对于各项资金的运用要确实地加以掌握,如开办费、内装费、工程设施费、商品采购费等,均应予以规划。
商品管理业务。诸如存货计价基础的设定、商品的盘点、货号系统的编制、商品检验基准的设立、存量管理体系以及开业前商品进货日程的排定等,都是商品管理中必须着手准备的事项。
会计账务管理。凡是与会计作业和账务处理有关的事项,均应事前妥善的规划,如会计制度的拟定、发票的使用与管理、账务处理作业、固定资产的分类以及筹备期间有关的会计账务整理等,都要建立一套管理制度。
现金出纳管理。有关收银机的使用与管理、现金与周转金管理、信用卡销售业务、付款日期的设定等业务,均是应予准备的事项。
其他事项。凡是与会计、账务、现金管理等有关的业务,也应随时与相关部门协调与配合,以推动业务的进行。
(3)人事教育工作
人员招募。依据公司的组织系统及设定的人员编制数,配合筹备业务的工作进度,分批招募各有关人员,由于筹备期间,公司尚未正式营业,因此对于人员报到的不同级别和时间,均应事前做有效的安排,一般招募的时间先后顺序安排是主管级人员、基层管理人员、一般职员、收银员及营业员等。
人员培训。针对教育训练的对象,安排共同性与专业性的培训课程,并考虑人数的多少、培训的特性、进行场地、时间及讲师的安排。同时配合开店的实际需要,对于现场实习及模拟销售,也是员工教育训练方面在业务执行展开中的主要工作。
人事管理制度。有关从业人员的任免、考勤、升迁、考绩、奖惩、核薪、出差、担保等各项规定,均应加以考虑,以便人事管理作业能有一定准则。
员工福利措施。对于员工的退休制度、膳食管理、互助办法、抚恤措施等必须着手制定。
其他事项。诸如员工服务手册、教育培训材料编印以及与人事管理具有相关性的业务,都要全盘加以规划。
(4)总务行政工作
工程发包与财产购置。有关门店的内部装潢、公共设施、安全设备、营业用品、音响设备、电话设备、事务用品、办公室设备与器材,以及营业有关的器材设备,必须配合业务需要进行发包与采购。
开业前行政物品采购。例如包装用材料,标价用品、报表单据印刷、员工制服承制以及开业时使用的物品,总之,凡是开业前所必须使用的物品均应加以准备。
登记申请事项。开业所应登记申请的事项,如营业登记、电话申请、专卖品的申请、公司商标登记等,都应事前加以办理,以配合开业时使用。
总务行政管理制度。有关文书管理、财产管理、安全防护组织等总务行政管理的体系,也要加以设定,便于各项行政业务的推动。
其他事项。由于总务行政类工作是支援各部门展开有关业务,所以必须与相关部门充分联系与配合,才能顺利地推行各项业务。
(5)企业稽核工作
工作时间进度规划。针对筹备业务展开时,各项工作先后次序的排定以及部门之间有关业务的协调与联系,并且对于进度延误部分,谋求妥善处理措施。
经营预算策划。将公司营运上长短期发展计划及经营方针与目标做全盘的规划,并且汇总各部门提供的预测资料,进行预算的测定,同时将公司业务流程系统加以确立,借以完成整体的策划体制。