为了确保员工能积极回应，你所说的每句话都应该朝积极的方向努力。当你听到有人说“干不了”，你应该把他们向“能做到”的积极方向引导。比如，你可以建议扫描后把报告打印出来，或者通过E-mail把报告发给收件人。也就是说，积极地寻找替代方案的关键在于积极思考，而积极地思考往往能产生新点子，这样就不会鼓励员工放弃，而是让他们在现有条件下想办法。
2变狭隘为开放
狭隘指的是当你遇到困难时，认为只有一种或少数几种方法解决。比如说“小张非常健忘，我想我不应该再把重要的工作交给他。”就是一种狭隘的说法，让你不想做点什么去改变小张的健忘。狭隘的表述，使你先入为主，从而禁锢你的思想。
为了避免消极对话，你经常需要把对话转向积极的、创新的讨论。这样有助于员工开放思想，不钻牛角尖。
假如你听到一个经理在抱怨他的员工，不满意这个员工的工作表现。这位经理很沮丧，觉得这个员工自己不想努力，他说：“我不知道该怎么做，我可以炒他鱿鱼或者听之任之，但我真的不愿意这样做。”
如果你让他只在前面两个方案中选择，这个经理就不能有效地解决这个问题。你可以说一些很简单的道理：“既然你不想采用以上两种办法，那么你可以想想别的办法。比如说让他每天给你交一份工作汇报，或者给他配一个导师，带着他一起把工作做好。”你的建议也许并不合适，但提醒了这个经理还有许多选择。
3变责备为理解
这种消极的谈话方式在企业里表现为“追究责任”。不管什么时候，你听到人们评价、责备自己或他人时，你应该立即把这种消极的对话转向积极的对话。你可以敦促人们更广泛地了解事情的来龙去脉来达到这个目的。
比如说，当一条产品线落后于正常进度的时候，经理可能会说：“这是谁的责任·我想知道那些拖了我们后腿的生产车间工人的名字。”这就是一个“追究责任”的例子，这不可能改变目前的生产状况，也不能避免将来再次出现类似的情况。
正确的做法应该从另一个角度提问：“为什么会发生这样的事情·我们生产工序中的哪个部分出了问题才导致了产量下降·我们应该做些什么来改进工序以避免同样的问题再次发生·”这样的提问将鼓励员工去积极思索、提出建议而不是为自己开脱。
当然，改变“追究责任”的方式带来的好处远不止在质量管理领域。当有人做了“错事”或“坏事”，或犯了错误，如果你真的想从中吸取经验教训，你应该问为什么会发生这个事，而不是去追究责任。当你找到了哪个“为什么”，而不是找到是“谁”干的，你就会了解事情的起因，做出调整，避免将来再犯错。
4变对抗为合作
对抗影响士气，让人们相互谴责，把精力耗费在扩大分歧上，而不是群策群力，共图大业。况且，感情上的伤害还会妨碍在工作中相互合作。
你应该怎么处理这种对抗性的消极谈话呢·对策就是，鼓励人们问一问别人为什么要这么做，而不是告诉他应该怎么做。
比如说，小刘向你抱怨小黄很懒惰，借喝咖啡休息很长时间；而小黄则抱怨几乎不可能和小刘共事，因为他很粗鲁又不体谅人。你该做些什么让他们重归于好呢·
首先，你需要弄清楚真相，为什么小刘会在意小黄喝咖啡时间的长短呢·为什么小黄会觉得小刘粗鲁又不体谅人呢·经过调查，你会发现：小刘的座位挨着小黄，如果小黄离开座位，小刘就要帮她接电话。小黄回忆说几天前她离开了相当长一段时间回来后，小刘就说她偷懒，这让她很伤心，所以就不再和小刘说话。
为了让他们重归于好，你应该运用理解力。只要理解了别人为什么那样做，你就不会做出愤怒的反应，而是建设性地沟通以化解矛盾。
以共同话题拉近彼此的距离
与员工交谈的时候，不要以讨论异见作为开始，而要以强调而且不断强调双方所共识的事情作为开始。不断强调你们都是为相同的目标而努力；唯一的差异只在于方法而不是目的。
领导者要尽可能使对方在开始的时候说“是的，是的”，尽可能避免他说“不”。
一位知名教授曾在他的书中谈道：“一个‘否定’的反应是最不容易突破的障碍，当一个人说‘不’时，他所有的人格尊严，都要求他坚持到底。也许事后他觉得自己的‘不’说错了，然而，他必须考虑到宝贵的自尊！既然说出了口，他就得坚持下去。因此，一开始就使对方采取肯定的态度是最重要的。”
中国有句古语，“话不投机半句多”。如果你一开始就没有被对方接纳，你说的越多越起不到预期的效果，只能引起对方的反感乃至厌恶。
身为领导，如果你想同员工融洽地相处，就必须深谙此道。平时多留心观察其他人的兴趣、爱好，对每个人都有一个大致的了解。然后，可以用聊家常的方式就他感兴趣的问题进行探讨，这样，他一定会从一开始就接纳你。说不定，聊着聊着他还会对你有种相见恨晚的感觉，双方之间的距离一下子就拉近很多。有了融洽的人际关系，对你以后的工作来说简直是一笔无价之宝。
关注对方，学会有“爱”
(一)直呼其名
当管理者了解了每位员工都希望自己受到重视这一心理后，见面时宜呼其名会让下属备感亲切。假如你见到下属叫不出其姓名，他会认为你不重视他，工作也就没有了信心，如果绝大多数人都有这种感觉，将对企业造成很大损失。每一个下属都希望管理者重视自己，如果一两次接触，就能被管理者记住名字，那将是令其高兴不已的事。因此，在和下属的交往过程中，如果管理者能记住下属的姓名和一些个人情况，即使是几句随便的攀谈，也会让人感到格外的亲切，会对下属产生精神激励的作用。
爱是在自我牺牲的前提下单方面的奉献。如果爱中掺杂了功利之心，将无法茁壮成长。同样的，爱公司，也必须要先树立为它牺牲的精神，即使只是一个小职员，在刮台风的日子里，仍愿冒着生命危险赶去上班，这就是一种奉献式的爱的行为。在管理这一类型下属时，需要付出更多的感情，但绝不可期待对方的回报。对人付出关心或爱，其动机要愈单纯愈好。尤其对那些远离故乡，只身在外的下属，是最需要别人关爱的，偶尔请他们吃吃饭、喝喝酒，对新管理者而言，花费并不多，但带给他们的温馨却是无穷的。
唯有能奉献出最可贵的爱心，才是最重要的品质，一个能具体表现出爱心的管理者，对下属来说，是全世界最值得尊敬和追随的领导。
(二)“我尊重你”
管理者和下属只有级别之分，没有贵贱之分，新管理者绝对不可以说出任何伤害员工自尊心的话，相反还要尽量做一些体现“爱心”的事。当下属犯错误时，千万不能说些伤害情感的话，如“你怎么这么没用”“再犯这样的错误我开除你”等。话一出口，犹如覆水难收，再想恢复到原有的相互对等的关系上将十分困难，甚至会引起下属强烈的反感或辞职。
同下属谈话，口气非常重要。同一种意思，同一个出发点，表达得过于激烈就会伤害对方的自尊心。管理者如果经常有意无意地伤害到下属的自尊心，会产生许多负面影响，造成沟通的障碍，影响公司的业务发展，甚至影响管理者本人工作上的进展。对待员工，不如直接告诉他：“我尊重你，我爱你。”伤害了下属的自尊之后，他们一定会良久不忘，如果不做妥善处理，下属心里的疙瘩便会越结越硬。新管理者对此不要不好意思说“对不起”，一定要把尊重的本意表达出来。还有一个比较好的处理方法，找与这位下属关系比较好的同事，从中周旋，自己再做一点积极的表示，千万不可听之任之。尊重员工，维护他们的自尊是领导者和管理者最应该做的事。
尊重下属，就要时时处处维护他们的自尊，处理问题要给他们“留有余地”，一边赞扬他的长处，一边提出具体的建议，不下过于绝对的结论式的断言，给自己和对方都留有余地，从而达到相互尊重的目的。
尊重下属，不要轻易触及他们的弱点，个人弱点一旦被触及，便会产生逆反心理。应该在维护下属面子的基础上，帮助他提高自己，这是对他的最大尊重。
身为管理者，尊重了下属，便是尊重了自己，也为自己赢得了威信。如果忘记了尊重下属，他们可能会“以牙还牙，以眼还眼”，这时，不妨直接告诉下属：“我尊重你。”这当然需要拿出真诚，付诸行动。
(三)切忌让下属不安
下属的内心一旦产生不安的感觉，就难以消除，但你可以想方设法令他忘掉不安，例如给他一些有挑战性的或有乐趣的工作让他去完成，等等。把私人不快乐的事带到办公室，对自己、对工作及对同事均有害无益。不过，人毕竟是感情的动物，要完全忘掉不快是很难做到的。
管理者应体谅下属的不安情绪，做出有限度的容忍，但必须视情况而定。例如，某下属近日神不守舍，在工作中连连出现失误，但每天仍然准时上下班，也没有称病告假，作为新管理者，不应不分青红皂白地批评、罚款甚至开除他，而应该详细了解他家里是否发生了什么事·并积极帮他解决。不过，如果遇上经常发脾气，又称病不上班，或时常迟到，无心工作的下属，就必须加以引导，跟他谈些人生的问题，有助于了解他心中的不快，然后将话题转到责任问题上，让他的情绪容易适应。
要求属下无条件地、没有任何借口地服从领导、接受工作是不合时宜的，上司鼓励下属工作，比强迫他们忘掉不愉快的事情要有效得多。冰冷的面孔、严峻的规则、漠不关心的同事，都让人从内心深处感到不快。在办公室工作多年的人，可能已经适应了，但对于在学校呆惯了刚毕业的年轻人，却是一种虐待。年轻人是明天的栋梁，应给他们多一点关心，使他们也懂得如何去关心下一辈。现在，社会上有一个恶性循环，上一辈冷落对待下一辈，下一辈掌权后加以报复，同时也不懂得善待下一辈。这样的恶性循环使大部分办公室都充斥着冷漠的风气，没有半点温馨，员工的归属感也降得极低。
管理者在适当时候为下属解决问题，不单只是公事，也包括私人的情绪。下属遇到挫折时情绪低落，工作效率和质量会受到影响，如果得不到上司的体谅，情况可能会更糟。以朋友的身份询问下属发生了什么事情，细心倾听，最重要的是绝对保密，永不将下属的私事转告任何人，才能得到对方的信任，并想办法使下属安心投入工作。适当的时候，你还可以钻到下属的心里去，剪断他的不安之念。因为人的心随着工作或身体等状况，经常会产生变化。只要能敏锐地抓住下属心理微妙的变化，适时地说出吻合当时情况的话或采取行动，就能抓住下属的心。
当下属情绪低落时，是抓住下属的心的最佳时机。
①工作不顺心时。因工作失误或工作无法照计划进行而情绪低潮时，是抓住下属心的最佳时机。因为人在彷徨无助时，最希望别人来安慰或鼓舞自己。
②人事异动时。因人事异动而新调到单位的人，通常都会交织着期待与不安的心情。应该帮助他们早日去除这种不安。另外，由于工作岗位的构成发生变化，导致人员发生改变，下属之间的关系通常也会产生微妙的变化。不要忽视了这种变化。
③下属生病时。不管平常多么强壮的人，当身体不适时，心灵总是特别脆弱。
④为家人担心时。家中有人生病，或是为小孩的教育等烦恼时，心灵也是较为脆弱。
这些情形都会促使下属的情绪低落，所以适时的慰藉、忠告、援助等，会比平常更容易抓住下属的心。因此，一方面，平常就要收集下属的个人资料，然后熟记于心；另一方面，管理者必需及早察觉下属的心理状态。如何让下属忘掉不安或不快，是管理者的一个日常课题，必须做好。
(四)爱江山，也爱“美人”
作为一个新管理者，你可能会有女下属，所以要注意尊重女性。作为一个整体，她们会给你的工作以巨大帮助，但是你要善于处理和她们之间的关系，此中微妙之处，有些是只可意会，不可言传的，需要新管理者细细体味。
管人难，管女人更难，女人大多温柔细腻，情感丰富，往往容易受到伤害。而男人大多粗犷豪爽，喜怒易形于色，往往看到什么情况，不假思索地说出来，过后也许早就忘记了，可女人们会由管理者的话联想开来，甚至会把许多陈年旧账联系起来，很早以前的一句话，一个举动，一个眼神，都会成为她们的心理负担。
所以，要学会欣赏女性下属，运用适当的技巧管理她们，要求她们。男性新管理者都有纵容女下属的倾向，如果对她们所采取的对策不适当的话，很难在她们身上施展领导权，甚至会引起男员工的不满，认为你不能一视同仁。对待女下属要多从正面做工作，欣赏她们的长处，激发她们的荣誉感和自信心。女人的特性是希望被赞美，所以要经常及时地指出她们的优点，来鼓舞她们。女性比男性较为敏感，而且奇怪的是，女下属一般只对私人事件感兴趣，却不能把精力全部用在公事上，这实在是非常可惜的。领导者应该避免与她们谈私事，注重平时的正常工作，多做正面引导，使她们能全身心投入到本职工作中去。
作为职业女性，她们身上有许多优点，诸如努力工作，力求上佳表现，她们善于发现一些容易忽略的小节。她们对外部环境的要求颇高，并且容易产生排斥新人的心理，过分关注小节的作风也容易引起忽略重要环节，不能为大局着想。面对这种类型的女下属，应多正视她们的优点，引导她们把目光放长远一些，多关注一些涉及全局的大问题，不断提高工作效率和工作质量。
征服员工的技巧
(一)让下属多点几次头
当下属对你的主动沟通有所疑虑时，你必须想方设法去说服他，使他打消疑虑。所有的沟通多多少少都带有说服的成分。当我们和下属或是顾客、伙伴、上司、供应商、陌生人进行谈话时，绝大多数是在说服他们，比如，劝说伙伴与你一起共同去完成一个具有挑战性的目标；希望大家集思广益对未来的发展规划提出建议；建议改变公司某些重要的工作日程；重新塑造新的公司文化；请求总裁核准你的人事改革方案；要求供应商提前为你供货。