某管理者对秘书说：“给我致电总行的张先生，约他下星期五到我的办公室来。”秘书小姐如言电约，但对方称下星期五要开重要会议，而他过两天便要到外地出差一星期，建议不如将约会改在明天。秘书想将张先生的话向管理者转述，但是一连两天，管理者均休假，根本没有机会提及。待管理者上班时，秘书才将张先生的话复述，此时张先生已身在英国。该管理者责怪秘书为何不早说，因为他找张先生就是要商谈有关他到外地后，有事相托的事。
上面案例中，秘书感到沮丧，因为在这件事中，她根本没有做错或遗漏，问题只是管理者的指令不明确，欠缺了提及找张先生的大概目的，以致秘书在张先生提及去外地时未能做出即时反应。
除非你的命令目标相对明确和具体，否则很容易埋藏下严重分歧的隐患。员工们只会考虑达到他们个人的目标，结果往往发现这个目标并不是上司所期望的。在这个案例中，秘书关注的是完成管理者交给的任务即可，也就是能将这种信息传达过去就行了，但是他的老板却没有估计到他的这种单方面的约会可能会因对方的情况不允许而有所改变。要想不出现这种结局，应该给秘书一个交代，也就是他此次约会的目的是什么，这样给秘书一个明确的目标是很重要的，对定期的、正在进行的工作更为关键。
目标是一项工作的基础，当目标明确了，每位员工心目中便有了一个清晰的方向，就会全力以赴地去实现它。他们自己，老板以及客户都对目标有一个共同的追求。与其花费更多时间、精力和财力，去改正正在进行的工作中出现的问题，不如通过事先的规划避免问题的出现。
深入分析
管理者发出的指令要明确，不能模棱两可，不能有“可能”二字的介入。有些人喜在批示句中加上“也许”的字眼，往往令人无所适从。例如：“明天有个会议，也许你应该去听听。”在下属听来，好像是可去可不去似的。如果不去的话，又怕是重要会议；但如果去的话，又怕是不重要的会议，妨碍了做其他事情，下属总不能反问管理者：“‘也许’到底是应该去，还是不去？”这么问，无疑是批评管理者的指令不明确，但是不问清楚，又怕被管理者指责他擅作主张。
正确方法：
以上案例，正确的做法是：
（1）命令要明确，包括要做事项的目的、内容及有关的时间、地点，以及建议的处理方法等。
要想发布清楚、简洁、明确而又容易让人听明白的命令，应遵循下面几条原则：
要使你的命令适合要做的工作；使用简单明了的词句和术语；要点要集中；如果是一个书面命令，要考虑使用你个人的语言，发挥你个人的风格，不要过多顾及语法；如果是一个口头命令，那你就要多说几遍。
（2）不要让下属找不到你。许多人认为公事时间以外，就不应该让下属骚扰；以致下属有要事找他时，往往束手无策，只有干着急的份儿，这样办起事来又怎能快捷呢？
在日常管理中，管理者要想自己下达的命令能够被及时准确地完成，就要做到以下几点：
1.有明确的时限。
要制定明确的时间表，写明何项目标何时完成。时间表既适用于一个以上的目标，也适用于不断提高的标准，比如在发送订单、回答顾客询问等方面。
2.写在书面上。
你是否已将目标写下来？没有写出来的目标只是决心，而决心往往会无疾而终。
写在书面上的目标常常能够实现。把你的意图写下来，将迫使你集中精力，按照明确的目标迈进。它将降低模糊性，避免混乱局面，让你不至于成为“事后诸葛亮”。它是使公司明确方向的最重要工具，但没有几个管理者能做得十分完善。通常情况下，他们需要培训、实践，需要遵循一些合理的原则。这条原则很容易记住，并切中要害。
3.重视将公司目标和员工个人目标相结合。
公司的经营者应重视使下属对公司目标的理解，并将公司目标的实现与员工个人的利益和自身价值的体现结合起来，以增强他们在工作中的满足感和成就感。这对调动员工的积极性和增强组织的凝聚力会起到很好的作用。
4.及时在条件和环境发生重大变化时调整目标。
为发挥下级的创造性和积极性创造良好的环境，对能否留住人才至关重要。
有时可能会因为一些意外因素使公司及各部门实现目标的条件严重恶化，从而无法实现既定目标。这时，管理者层应及时根据条件变化调整各级目标，否则下属会因缺乏实现目标的信心而失去工作激情。
妙语点评：
作为管理者，命令下属去做某事一定要附有一个明确的公正的标准，只有这样，下属才会办好事，且对你毫无不满。如果工作目标公之于众，就会大大增强每一个人的责任感，并将转化为工作的动力。要使所有参与工作的人不用过多的解释都明白。你的目标要十分简短，让每个人都能熟记于心。这样的话，公司的工作目标才会对雇员的日常工作产生影响。