一个理想的谈判班子，其成员必须是合格的谈判者，即必须有敏捷的思维、深邃的洞察力，并能够从所掌握的情况中及时预测对方的策略，对各种影响要素具有较高的处理能力。
然而，仅仅“合格”还不够，最理想的谈判班子应该是由优秀的谈判人员组成的。他们能做到从容不迫，忙而不乱，有效率而并不紧张，有相当的魄力和胆识；他们善于使用或威胁使用自己的支配力来影响和说服对方，而不是利用这种支配力来击败对方；他们具有在逆境中打破僵局、随机应变的能力。当然，极少有人能完全满足这样苛刻的条件。但是，经验和理论都告诉我们，优秀的谈判者总会把最好的结果带回来。
在一个理想的谈判团队中，负责人的作用举足轻重。他不仅要引导讨论，而且要听其他人怎么说，要观察正在进行的事情，要吸收新信息，要分析都谈了些什么，要跟得上新的谈判进程。谈判负责人是个近似于管弦乐队指挥的角色，他要在讨论中采取积极态度，为公司利益发言，做出决定，判断其他成员参加讨论的时机。他应确定几个关键角色：
(一)倾听者
倾听者的任务是倾听、观察事情进展并详细记录。在谈判间隙，应该能为其他人总结发生的事情：开局怎样，他发觉对方反应如何，他感到对方在传达什么信号，按计划谈判进行到了什么程度。倾听者的任务就是注意倾听和观察，他应比其他人更清楚谈判进行得怎样。
(二)评估者
评估者的任务是吸收新信息，分析怎样利用这些信息、这些信息在经济上有何意义、对问题提出了什么方案。
(三)替补主持人
替补主持人在需要时能主持谈判，使谈判负责人有时间去思考，去吸收信息，或仅仅注意倾听、观察对方。
每个成员可能有双重或多重角色，但是，只有谈判负责人有权根据需要分派其他人职责，也只有他才能做出所有重大决定。
谈判班子的成员之间应事先就彼此如何交流达成默契的意见。如果他们意识到谈判负责人碰到了阻力，他们应知道如何相互提醒。成员之间可以商定，当发生某种情况时就互相递条子、在桌子下踢对方、耳语、建议暂停；可以说“稍等一会儿！我不同意”，如此等等。在从一个问题转到另一个问题之前，谈判负责人也可以征求成员意见：你们还有什么想法或问题要说吗？我们可以接着谈下一个问题吗？我们现在能不能做出决定，或我们要不要休息一下？以一种合适的途径，让其他人陈述意见。