核算软件是会计电算化的核心,其性能状态将直接影响单位会计电算化工作的效果。在选择核算软件的过程中,应着重解决好以下几个方面的问题:
(1)在会计电算化业务开展中应首先选择单机版,再根据实际需要进行网络版升级。
从当前市场上流行的一些核算软件看,基本都提供单机和网络两种版本,且在同品种软件从单机版向网络版升级时,可以只补齐差价。商家的这一优惠措施为用户提供了一个很好的选择余地,可以先以较低的成本选用其单机版,一方面通过实际运用对核算系统进行性能测试;另一方面对使用人员进行技术培训,熟悉核算软件的应用。待条件成熟且业务应用需要时,更换网络版。这样,既减少了投资风险,又使自己更加主动和灵活。
(2)尽可能利用教学、测试版。
如果单位选定的核算软件可以提供教学版和测试版,则一定要充分利用。这些教学测试版本,一般只是在一些功能上加以限定,其主要的功能结构与正式版基本相同,但费用低廉,甚至可免费使用。通过测试版,可以体验其功能设计、用户界面等是否符合单位的业务核算需要、使用人员能否适用,对于需要更正的地方可先行提出,以避免不必要的麻烦。且设计先进的核算软件提供的测试版,其测试数据可以被正式版使用,使客户在测试软件的同时,进行一些必要的初始化工作,减少正式版的启用时间。
(3)充分发挥单位现有网络及管理系统的作用,提高数据的利用效率。
如果单位已经建有内部网或管理系统,则在选用会计核算软件时,一定要充分考虑与他们的接口情况,以及从现有网络中提取其他数据的能力和为其他部门提供数据的能力,提高单位整体的数据使用效率,减少不必要的数据冗余,还可提高数据的时效性。
(4)充分考虑软件的成熟度及未来的发展趋势。
随着计算机技术的普及、提高,新的核算软件不断涌现,要从中选择出合适的产品,则需要进行反复的比较,去芜存精,其间可着重考虑软件开发公司的实力、软件的功能、硬件的要求、售后服务等。根据当前的发展需要在选择软件时,对于未来的发展必须给予充分的考虑,包括软件的升级服务、软件应用平台、单机版能否升级为网络版等。随着多年的发展,会计核算软件的功能已从单一业务,如工资、固定资产等的核算,过渡到了完整的财务核算,包括凭证制作、账务处理、报表生成等。随着形势的发展,核算软件已开始向管理型转变,逐步使其具备预测、决策的能力,摆脱会计工作只能进行事后核算的被动局面。用户在进行软件选型时,一定要向开发商了解其软件的功能设计及未来的发展可能,并与相近产品进行横向比较。
(5)完善的售后服务及技术支持。
由于软件产品不同于其他产物产品,产品到达用户手中后只具备了解决共性问题的能力,属于用户自身特殊要求的功能则需要再同软件开发商共同协商开发,而有些软件甚至还提供给用户二次开发的平台和接口,这些都需要开发商的技术支持。
作为软件产品,虽然在其上市前已进行过评审和检测,但在面临广大的用户群时仍会或多或少地遗漏一些问题,这些遗漏会给用户形成使用上的诸多不便,良好的售后服务使用户在解决问题的同时,还可借助开发商的技术力量加快自身的电算化建设。
会计电算化软件是我国软件行业中自主版权最多,商品化最好,占领国内市场最扎实的领域之一。但是,目前我国会计电算化软件仍然不够完善,存在着较多的问题。
1.会计软件功能陷阱
有些自行开发的会计软件和一部分商品化会计软件,在开发过程中,没有严格遵循财政部颁发的《会计核算软件基本功能规范》要求,有些会计软件员虽然经过了评审,但仍存在着一些缺陷。会计软件控制功能陷阱主要表现在:
(1)初始化功能运行结束后,会计软件没有提供必要的方法对初始化数据进行正确性校验。
(2)会计软件没有对输入的记账凭证编号进行连续性控制。
(3)正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平或者没有输入金额,会计软件没有必要的提示,有些会计软件仍将这些凭证作为有效的凭证存入凭证库。
(4)会计软件没有提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。
(5)已经输入并审核通过或登账的记账凭证有错误的,会计软件提供了直接修改凭证的功能。
(6)会计软件在运行过程中发生故障,导致机内会计数据被破坏的情况下,会计软件不能利用现有的会计数据恢复到最近状态。
2.会计软件开发陷阱
(1)对系统缺乏必要的可行性研究,导致系统目标和任务不明确。目前许多会计软件的开发,特别是单位自行开发的会计软件,开发人员既不进行系统分析,也不进行总体设计,而是直接进行程序设计。结果导致开发完成后,会计软件不能符合实际会计业务处理的要求,有的软件对会计业务的处理不符合国家统一会计制度的规定。
(2)系统设计陷阱。在系统设计阶段,系统设计人员没有严格地按照说明书中的需求正确地设计,或者设计人员在系统设计时留下了非法的接口。据统计,会计软件中的陷阱有近50%来自系统设计阶段。
(3)程序设计说明书陷阱。如果程序按照程序设计说明书编写,但说明书没有体现系统设计的意图或者说明书本身描述不清,最后将导致程序编码错误。
3.会计软件运行与维护陷阱
(1)缺乏严格的岗位责任制。有些单位的会计电算化主管在分配任务时,由程序员兼任系统的操作员,有的系统由凭证录入员兼任凭证审核员,有的单位虽然在会计软件中通过口令的形式明确工作人员的职责权限,但每个工作人员的密码相互都知道,并且工作繁忙时还可以相互代替。
(2)软件的修改缺乏必要的审批制度。有些单位的会计软件在使用过程中发生问题以后,不经单位领导和上级主管部门批准,由程序员擅自修改,修改之前没有制订详细的修改计划,修改以后也不经过调试立即投入运行,结果往往导致会计数据处理方法前后不一致。
(3)软件容易被非法修改。有些单位自行开发的会计软件以源程序的方式运行,操作人员在操作出现问题时,可以轻而易举地调出源程序进行修改;有些单位会计电算化用的计算机,单位所有人员都可以使用,这样的会计软件,很容易被非法修改。