构思包括对文章的主题、材料、结构、语言风格等，都必须预先全部考虑好。重要的是对文章有个"整体设想"，有个"草图"。好像雕刻人像，先设计好身体的四肢，头部各占多大比例，什么姿势，从而先砍出一个轮廓，然后再精雕细刻。
我国古代文学理论批评家刘勰认为构思是写作的首要之道，是谋篇的重大问题。他在《文心雕龙呰神思》中写道："此盖驭文之首术，谋篇之大端。"可见构思是写好全篇文章的关键。
３．占有资料 没有材料，就说服不了读者。作者必须积极地搜集所需材料。根据材料来源，主要有四种材料：一是直接材料，即作者日常工作生活中直接得 来的经验，这是从观察、体验、感受、实验、试验中得到的材料；二是间接材料，即从文件、文献、书籍、报刊及其他信息资料中取得的材料；三是直接通过专门的调查、了解得到的材料；四是加工整理的材料，即经过全作者分析、研究得到的材料。作者必须多方面搜集材料，鲁迅说："必须如蜜蜂一样，采过许多花，这才酿出蜜来，倘若叮在一处，所得就非常有限，枯燥了。"
领导者平日要注意积累资料，以便写文章或讲话时信手拈来，提高文章与讲话的说服力。积累资料注意以下原则：
●指向原则，不要太杂，而要有明确的目的。
●优选原则，尽量撷取具有实用性、典型性的资料以及佳作中闪光的思想、观点和方法。
●价值原则，所搜集的材料在较长的时间内都可运用。
●及时求新原则，一发现有价值的资料就如获至宝，马上摘下来。
（５）认真原则，资料、数据要准确无误。
４．分析研究即对占有的材料经过"去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里"
的分析研究，使作者对自己原来的观点进行修正、补充、丰富、深化和条理化；对研究的问题获得更正确、更全面的认识；对要写的主题得到进一步的提炼；并根据主题、观点的需要，筛选所占有的资料。
５．详列提纲这是在上述四项工作的基础上，精心细致地设计文章的布局、结构。
作者在立意明确、材料齐备之后，就要采取恰当的方式编排材料：先写什么，后写什么，怎样连贯，怎样转折，怎样伏笔，怎样照应，哪里详写，哪里略写，哪里强调，哪里点题等，都应该根据主题的需要和一定的规律，创造性地做出处理。
文章提纲实质上是由序码和文字组成的一种逻辑图表，是文章的蓝图，这是无数作家或文豪实践成功的经验。所列提纲要突出表现作者的主张、见解、观点，这是非要下一番苦工夫不可的，一定要胸有"成竹"
之后，才能形之于笔端。详细写出提纲也称谋篇布局。篇章需要谋划，全局需要布置。通过谋篇布局，使全文组成一个紧密的、统一的、有机的整体。应注意文章的线索、脉络要清楚、连贯；层次和段落要分明，条理性强；通过过渡与照应使文章前后联系紧密、文气贯通起来；文章的开头要新颖、漂亮、有气势，能使读者为之一振，急欲读下去；结尾巧妙、简洁、有余味，使读者不忍释卷，深长思之。开头与结尾巧妙安排，要互相照应好。
６．动笔行文起草过程也是作者对要表达的思想、观点继续深入、完善的过程。作者对一段的内容应精心盘算后，才能动笔，如这一段表达几层意思，前后的次序如何安排，上下两段如何衔接，等等，都要考虑周详，不要想起一句写一句，有了上句而没有下旬。如果一句一句地往出挤，就会重复嗦，前言不搭后语，作者的思想、见解、情感就难以表达清楚。写初稿要集中时间一气呵成，可使写作内容文脉贯通，思路顺畅，使文章的段落、层次之间，环环相扣、丝丝相连、前后一致。
７．反复修改古人云："善作不如善改"，"文章不厌百回改"。好的文章是经过千锤百炼出来的。我们想要对曲折复杂的客观事物有个全面、正确的认识，并且还要以文章的形式把它恰当地反映出来，那的确不是一下子就可以完成的，必须经过反复研究、不断修改，才能臻于完美。修改文章时，要一字一句，甚至一个标点都要动脑推敲。鲁迅说："写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫无可惜。"
修改的内容包括：写作的意图是否表达清楚？文章的观点是否阐述明白？材料用的是否妥当？布局是否科学、合理，是否完整、统一？观点的论证是否合乎逻辑？观点与材料是否吻合？段落、层次是否分明、连贯？
内容与标题是否相符？离题了没有？词语、句子是否完整、准确，是否合乎语法要求？标点是否准确？有无错别字？
文章修改的方法，一是小修小改，主要是词语修改；二是大修大改，指在内容、材料、结构、论证等方面的修改；三是精修细改，即反复修改，精益求精。古人云："经世妙文改中得，掷地有声垂千秋。"必须下工夫"改，改，改！琢磨，琢磨，再琢磨！"（郭沫若语）８．定稿誊清经过反复修改，最后通篇阅读、检查，在定稿后再规规正正地誊清。
誊清的文稿要合乎文面（书写、标点、行款格式）要求。谢觉哉提出： "字，写得清楚，人家容易看；写得美，人家喜欢看。"有人说，汉字写得如何，从某种意义上说，也反映了一个人的文化修养。
抄写时，除了写对外，就是要写得好。所谓好，就是清楚、整齐、熟练、美观。字体娟秀、端庄丽雅，这就会给人以美的享受。
十一、怎样处理公文
公文是传递信息、实施领导的重要工具。通常公文处理中的主要弊端是：文件越发越多，简报越写越繁，文字越来越长，周转越来越慢，落实越来越差。这样一来，不仅使得领导人苦于案牍，而且浪费了大量人力财力，影响工作效率，败坏了领导机关作风，滋长了官僚主义，严重影响社会主义现代化建设。解决的办法是：
１．控制发文
领导者和办公室负责人对于发文必须严格把关，切实控制发文频率、发文数量和发文范围，并努力提高发文质量。凡内容空洞、要旨不清的不发；可用口头或电话传达的不发；质量低劣的不发，打回去重新起草；对于那些下边抄上边、层层搞"转发"的文件尽可能少发或不发；对于那些穿靴戴帽、四平八稳、无关痛痒、动辄数千言甚至上万言的所谓"简报"，更应坚决禁绝。对于什么部门可以办简报，什么部门不必办，领导机关要统一掌握，做到少而精，防止滥办滥发，空耗工作人员和领导的精力。必要的文件和简报也要讲求质量，要求开门见山，直截了当，言简意赅。对篇幅也要有个限制，譬如简报或一般请示报告可否以千字为限，长者不予受理或不予签发。公文的发放范围也要严格控制，该发到哪一级就发到哪一级，该发给哪些有关部门就只给哪些部门，无关的一律不送，不要不管什么内容，都发至"各厅局、各县区"或"各乡镇"。
２．筛选来文
凡是来文，应该让秘书或助手先行阅读，让他们从大量来文中筛选出重要的文件，再送交领导者批阅。对于篇幅过长而又必须了解的材料，应让秘书将其重点标出，或经过综合整理，摘要编写成简短的情报，再供领导者参阅。有人做过统计，一个市长每周用于审批各类书面报告的时间是２０小时左右，平均每天３个多小时。根据目前通行的文件格式，如果把开头结尾的"靴子"、"帽子"都删去，那么每周就可以节省看文件时间５小时；如果秘书能将其提炼成摘要，则可以节约１０小时，一年就节约４８０小时，按８小时工作制计算，合两个月的时间，真是一个可观的数字！
３．快速阅文
领导者每天一上班，总是有一大堆文件和材料等着批阅，一般都有数万字甚至更多。如果都一一阅读，一天８小时都搭上也不够用。怎么办？
有一个办法：可以按文件的性质、内容和轻重缓急程度，采取精读、粗读和翻阅几种不同阅文方式。翻阅就是只看看标题，在脑子里挂个号，一旦处理与其有关的工作时，再拿出来细看；粗读就是看个主要精神和大概意思，有个基本了解就可以了；只有那些内容很重要、政策性和时间性又很强的来文，才仔细地看，反复地研究。下级来的请示报告，一般先由办公室主任提出处理办法，然后领导再看。另外，看文件也不一定非得用完整的时间。会前会后和间歇时间、处理问题和谈话的空隙时间、等人等车的时间等，都可以用来看材料阅文件，这样可以把完整的"黄金时间"腾出来处理更重要的事情。
４．限期办文
为克服公文长期"旅行"、办事拖拉的现象，应规定处理公文的期限。比如，有的党政机关规定，从领导机关收到下级请示报告之日起，如在１５天之内不做答复，就等于许可默认，报请单位可以自行处理，倘若产生不良后果，应由接收报告的领导机关负责。至于急件，要随到随办，不在１５天之列。类似的办法，对于严格领导机关办理公文各个环节的责任制，提高办事效率，都可以起到重要的促进作用。
５．催促完文
领导者对某件公文做出了批示，并不等于该项公文的处理已经完结，而应继续掌握批示的落实情况，指定秘书或助手负责查办，看该项批示是否准时下达？有没有付诸实行？落实结果怎样？让他们及时把办理情况反馈回来，汇报给批文的领导。对于重大问题的批示，领导者还应当亲自过问和督促。这不仅是加速文件周转、发挥文件作用的重要手段，也是转变 领导作风、提高领导效能的重要措施。