因为述职报告的听众对象不仅有领导还有一般的群众，所以开头的称呼应明确地写为"领导和同志们"，接着再简要叙述自己的年龄、职务、分管工作的内容等，以"现将我一年（或特定的期间）来的工作情况汇报如下"作为转折语，进入下面的正文。
（２）正文
正文一般分为两个部分，即成绩和问题。成绩是述职报告的主要部分，可以提炼几个观点，分段落来写，说明自己一年来做了哪些工作，以及工作的成效如何。
有的领导在述职报告中，不敢或不愿写问题，这种态度是不可取的。俗话说，"金无足赤，人无完人"，每个人的工作都存在问题或不足的一 面，只有勇敢地面对问题，才能获得大家的认同。当然，存在的问题不需要分成段落，用一段话简要地归纳一下就可以了。
（３）结尾
这是述职报告的第三部分，要简明地写出自己下一步的打算，也就是下一步的工作计划。计划不需要展开写，以标题的形式点明就可以了。文章的结尾，以"敬请领导和同志们给予评议"作为结束语，表明自己虚心接受评议的态度。
２．要实事求是地陈述自己所做的主要工作
恰如其分地评价自己的成绩和不足。讲成绩时不要不好意思，也不要打折扣。对自己所做的主要工作，要有主有次，有点有面，有具体事例，有数字说明。千万不能开"流水账"，泛泛地叙述每一项工作的具体细节，或大量地罗列数字。那样，会使人感到繁琐和枯燥无味，抓不住你工作的主要内容。同时，对自己在领导工作中，出了哪些好的主意，采取了哪些有力的措施，收效怎样，有没有大的失误，自己应该承担多大责任等，也都要写清楚。
３．在叙述自己工作的成绩时，一定要处理好两个关系
一是个人的作用与班子整体效能的关系。现在述职报告的一个通病，就是把个人的述职报告写成了单位的工作总结。有的领导者在述职时，竟然不用"我"这个第一人称，而通篇讲"我们"如何如何，看不出这位领导者自己任职以来干了些什么，在自己主管的工作中起了多大的作用。
这样写是不行的，应该把个人的作用和整个班子的作用区分开。述职报告主要是要写清楚你个人所做的工作，所发挥的作用，所取得的成绩。
二是个人的成绩与所分管部门整体成绩的关系。这要实事求是，是一说一，是二说二，既不要把下属部门的成绩揽到自己身上，也不要把自己的成绩推给下属部门。谈下属部门的成绩，主要谈和自己有关系的，要说明自己在其中发挥了什么作用。
４．述职报告一定要领导者自己亲自写现在述职报告让人代笔的现象还不少，这是很多述职报告不成功的一个重要原因。述职报告应该由述职人自己撰写。因为，自己干的工作自己最清楚，体会最深，写出来的东西就比较生动、实在、可信。而委托他人代笔，最容易犯概念化、数字化的毛病，最容易把个人的述职报告写成单位、部门的工作总结。
５．在做公开述职报告时候，一定要注意几个问题领导干部做述职报告，既是一次公开汇报，又是一次全面总结，还是一次政绩展示。成功的述职报告应该能够贴近听者、引导听者、抓住听者。述职有时需要演说，演说之技在于方法，方法不当，效果难佳。要想取得好的述职效果，应注意以下几个问题：（１）要用良好的态势打动听者所谓态势就是指通过面部表情、体态、手势等进行思想感情交流的手段，习惯上称为态势语言，又称体态语言、无声语言。演讲者的每一个态势语言，都能影响到演讲效果。国外一位心理学家曾总结出一个公式：感情表达：７％的言词＋３８％的声音＋５５％的面部表情。领导干部述职，一方面体态上要尊重听者，另一方面要用表情感染听者，述职时一脸沉默和春风洋溢都不足取。应该或严肃、或笑容、或手势，交替进行，有目的地调动听者的情绪。领导干部要具备良好的态势语言表达能力，就要留心观察别人演讲时的态势运用，也可以自己对镜边讲边练。
（２）要用丰富的材料感染听者
材料是述职报告的血肉。如果只有理论的说教，而没有具体事例的印证，再卓越的领导干部也不能讲述得生动活泼。因此，领导干部必须围绕主题充实材料，选用大量典型、生动的事例。述职者在选择和运用事例时应注意处理好三个关系：一是处理好例与理的关系。述职报告离不开具体生动事例的运用，离开了例，理就成了空中楼阁。因此，述职中要做到就事论理，寓理于例，理例交融。只有这样，述职才有思想性、理论性，才有说服力。但讲例要以理作依据，不能脱离理论就事论事。
二是要处理好多与少的关系。运用事例不在多，而在精，也就是说要有典型性。在使用典型事例时，不讲则已，讲则一定要讲透，切忌似是而非，模糊不清。
三是要处理好集体与个人的关系。领导干部的责任就在于决策、指挥、协调时最大限度地发挥作用。因此，应该准确定位，既要讲分管的部门和单位取得的成绩，又要客观地讲自己在其中做的工作，如此才能充分展示领导者宽阔的胸怀、大局观念、团体意识和群众感情。而其结果则 是，越贴近实际，就越能拉近与听者的距离，这样自然能够锦上添花。（３）要用生动的语言吸引听者
述职报告的思想内容主要是依靠有声语言来传达的，而且声过即逝，听讲者不会像读文章那样，可以随意翻阅、仔细琢磨，只有在当时使听者清楚并理解，才会有效果，述职的目的才能达到。所以，领导干部一定要全注意正确地运用语言，可以照本宣科，但不能埋头"苦读"。在述职当中，应不时或略有停顿，或环视听者，这样往往能引起听者的注意，收到意想不到的效果。尤其要注意语言的口语化。口语不但通俗易懂，活泼流畅，而且由于它存在于人们的日常生活中，富有人情味，合乎人们的听觉习惯，易使听者感到亲切，从而增加感染力。除此之外，要使语言生动形象，述职时还要注意语调、语速等。述职的声音应该富于变化，可时大时小、时高时低、时快时慢，尽可能给人以动感、美感和轻松之感。
（４）要用严密的逻辑留住听者
述职报告是为了让人听清，听清是为了让人记住所述内容，因此必须层次分明，逻辑严谨。述职报告最普遍、最有效的构成方式是分成三大块：开头、正文、结尾。这种方式结构清楚、层次分明，有利于听者理解全篇，从而得到理智上和感情上的启迪。实践证明，首尾呼应是一种成功的方式。述职报告起首宜采用开门见山式，在报告一开始就一语中的、直截了当地提出，而不用任何序言，这样显得比较庄重、严肃，使所要表达的思想简明有力。述职报告中间部分是述职的中心和主体，宜采取分列式，从不同角度或侧面论证述职内容。述职结尾部分也很重要，通常采用概括总结式，简要回顾主要内容，前后呼应，可以让听者记得牢固、印象深刻。成功的述职报告应该像跌宕起伏的波浪，这就需要领导干部在开头、正文、结尾三部分的布局中体现出逻辑关系，把握这三部分的呼应。
十、公文写作的一般方法
很多在机关工作的同志，一提起写材料就头疼。的确，写文章是一件很辛苦的事情，这种脑力劳动的付出往往比体力劳动更让人受不了。但机关单位的公文写作，也有一定的规律可循，只要掌握了规律，撰写公文就不会那么吃力了。一般而言，以下几个方面是带有共性的东西，应在写作时给予重视。
１．确定标题标题应符合确切、醒目、简洁、生动、集中等要求。公文一般包括三个方面的内容：发文单位名称、事由、文种。如《****中央、******关于进一步做好计划生育的指示》，其中，"****中央、******"是发文机关名称，"关于进一步做好计划生育工作"是事由，"指示"是文种（或文件名称）。这样就使收文单位一看就知道文件来自什么单位，办理什么事情，属于哪类公务文件，就能及时加以处理。
论说性文章标题一般有以下几类：
●直接揭示文章主题，如《反对党八股》。
●以发问句问题，提出问题，发人深省，引导读者深入理解文章的主要问题，如《人的正确思想是从哪里来的》、《谁是最可爱的人》、《我们的文艺是为什么人的》，这可以发人深省，醒人眼目。
●形象地概括文章的思想意义，在一定程度上暗示文章的主题，如《星星之火，可以燎原》。
●概括文章的主要内容或范围，如《论十大关系》。
此外，有些文章除标题外，还有副标题。
２．意在笔先在未写文章前，要进行构思，也就是对文章的酝酿过程。构思主要是依靠作者本人，在作者思考的基础上，可以与别人探讨，征求他人的意见，听听上级领导者的看法。