一般来说，接待工作应该严格按照计划执行。但是，在制定接待计划时，仍然应该考虑某些不可知的意外情况，并制定出应变措施。比如飞机晚点怎么办？客人身体有恙怎么办？天气恶劣怎么办？等等。只有未雨绸缪，方能有备无患。
8.商务赠礼的礼仪
古今中外在交往中都有通过送礼表示尊重、友好、祝福的习俗，在今天赠礼仍然是交际礼仪中的重要内容。
中国是礼仪之邦，历来重视送礼。虽然过去送礼有时是对请人办事的酬谢，但一般交往时送礼则是表达建立和保持友好关系的愿望和祝福，表示对交往对象的尊敬。出于这种目的，所赠礼品并不在于其价值大小。中国有句老话，“千里送鹅毛，礼轻情谊重”就是讲这个道理。在商务交往中尤其不能送有较高价值的礼品，以避免有贿赂对方的嫌疑。
由于中国与外国的历史文化传统和经济发展水平不同，我们在向外商赠送礼品时，要注意礼品的挑选、赠送方法、接受礼品习俗三方面的问题。
送礼要有目的性
礼品的选择是一门艺术，不论是为个人送礼还是为公司送礼，都要选择恰当的礼品，既要价格适当，又要适合收礼人的口味，还要不让收礼人感到为难。
送礼要有明确的目的性和送礼的理由，如果莫名其妙地送礼，不仅显得唐突，还可能引起对方的猜疑，失去送礼的意义，达不到送礼的目的。商务活动中送礼也还要有恰当的理由，否则对方也不会轻易接受，因为受礼人担心不能满足对方的商务要求或担心别人别有用心，这样的话，接受礼物会让自己处于被动状态。所以，如果找不到合适的送礼由头，对方是不会欣然接受你的礼品的。
一般说来，送礼的理由有下列几种：表达友情；感谢他人为你介绍商务方面的朋友；感谢他人的宴请以及正式的招待；感谢他人帮你得到业务，使生意做成；感谢他人邀请和正式招待你参加各类的娱乐活动，例如，听音乐会、打高尔夫球、看戏、看电影、观看重大比赛等；感谢他人为你完成工作；祝贺他人提升、得到梦寐以求的职务、头衔或者竞选成功；给关系密切的朋友祝贺结婚、生子、结婚周年、乔迁之喜，分别时赠物留念，慰问得病病人，表示关心，拜访做客时对主人容忍造访者的打扰和给予接待表示的感谢，对顾客的惠顾与合作表示答谢，有缘相识，有缘合作等等。有时是一个理由，有时有几个理由。送礼更多的是满足精神上的需要，让接受礼物者能够得到一份亲情、友情、关心、爱护、鼓励或者安慰。
在商务活动中还有大规模的赠送礼品活动，这主要用于广告和促销。目的是为了吸引消费者，进行产品与服务的公关工作。
挑选礼品四个原则
什么样的礼品更容易被对方接受，获得对方的喜爱呢？有人据此总结出送礼四原则：
（1）要突出礼品的纪念性。送礼是表示尊敬、友好的一种方式，礼品重纪念重情谊不重价值。在商务交往中，“礼轻情义重”的原则同样有效。何况许多国家都不时兴赠送过于贵重的礼品，因为过于贵重的礼品可能会让受礼者产生受贿的嫌疑。
纪念性是指礼品要与一定的人、事、环境有关系，让受礼人见物思人忆事。所以选择礼品应和送礼时的事件、人物有关，要有一定的寓意。
（2）礼品要体现民族性。有句话说得好：“越是民族的东西，就越是世界的。”每个民族、国家都有自己独特的文化传统和特点。在中国很常见的东西，在外国就很稀少。“物以稀为贵”，在送礼时这个“贵”是珍贵，不是价值贵。比如在中国常见的丝绸、风筝、二胡、笛子、剪纸、筷子、图章、书画、茶叶，往往更受外国人青睐。对本国的商业合作者送礼，最好也体现出特色来，送习以为常的东西，就很难引起对方的喜爱。
（3）礼品要有针对性。礼品不在价值高，而在受礼人喜爱。人有不同的品性和喜好。送礼要让受礼人喜爱、乐于接受，就要针对不同人的品性和喜好。在选择礼品时，要尽可能了解受礼人的性格、爱好、修养与品位，尽量把礼品送到受礼人心坎儿上。送礼主要不是考虑金钱，而是尽量让礼品起到增进友好关系的作用。针对具体人挑选礼品是商务赠礼中重点要考虑的。
针对性的另一方面是礼品要因事而异，即在不同情况下，向受礼人赠送不同的礼品。比如，出席家宴时，宜向女主人赠送鲜花、土特产和工艺品，或是向主人的孩子赠送糖果、玩具。探视病人，向对方赠送鲜花、水果、书刊、CD为好，对旅游者，赠送有中国文化或民族地方特色的物品等等。
（4）要重视礼品的文化差异性。不同民族、不同国家有不同的文化传统，也就有不同的文化禁忌。一件礼品在中国是受欢迎的，在其他国家可能就是忌讳的；在本地是受欢迎的，在彼地可能是忌讳的，为此，在选择礼品时，就要注意两个方面：一是对受礼人所在国家、民族的风俗习惯禁忌要有比较充分的了解。二是在挑选礼品时，凡是在物品种类、色彩、图案、形状、数目、包装上对方禁忌的，都要回避。
赠送礼物要适合对方兴趣和需求
在选择礼物时，应对以下几个方面的问题加以考虑和权衡：
（1）考虑礼物可能达到的效果。当你给你的同事、客户、亲朋好友送礼时，一定要考虑礼物的作用，即你送的礼品要达到一个什么效果。接受礼物者与你有着各种各样的私人关系或业务关系，或浅或深，这就需要你自己把握。收到你的礼品，是要传递一份情谊，让对方高兴一下，还是建立更深的业务联系，或是想让对方帮助你做一件事情。只要了解了自己的送礼目的，就可以相应地去做一些工作。
（2）了解对方的偏好。选择礼物时最重要因素是要投其所好。在现实生活中，不同的人有不同的偏好，不同职业、不同地区、不同国家的人有不同的习惯和文化爱好。无论是以组织名义还是以个人名义送礼，都应事先对受礼者的身份、年龄、性格、兴趣、习惯、爱好等方面情况有所了解，并给予分析和研究，再选择使受礼者喜欢或产生好感的礼品，进而达到赠送礼品的目的。了解对方的兴趣和爱好可以通过以下几个途径来得到：首先，记住对方给你的礼品的内容，研究对方的生活品位；其次，通过他的同事、家人或长期与他的接触来感受他的偏好；再次，在涉外交往中，可以通过熟悉当地的同仁来打听受礼人的国家的习惯、爱好和禁忌。据说前联邦德国总统卡斯腾斯访问非洲某国时，东道主送给他一匹精致的小骆驼作为礼物，因为骆驼在该国是吉祥友好的象征。但是骆驼在德意志民族风俗中却是表示蠢笨的动物，这位总统的矛盾心情可想而知了。这个案例说明，在非洲某国这样一个大的国家中，没有人为如此重要的国礼去打听一下，送骆驼是否合适，本来是好心办好事，结果却因为不能了解对方的民族习俗而影响了送礼的效果，实在可惜。前车之鉴，我们不要再犯这样的错误。
（3）了解对方公司有关送礼的规定。不同的公司对送礼的规定不同。要了解公司或部门关于赠送礼品的政策。例如，在中国有些公司规定不得受礼超过800元以上，这是对礼品价格的限定，为了掌握好分寸，我们应该在送礼之前打听一下对方关于送礼的规定。
（4）考虑礼品的实用价值。准备礼物时要注意礼品的实用价值，要合对方的心意，即是对方在物质上和精神上所需要的。在准备业务方面的礼物时，要了解对方需要什么。比如，你为新婚夫妇准备的礼品，应该对他们今后的生活有用。对于关系较好的亲朋好友可以直截了当询问他们需要什么礼物。事实上在一些西方国家，人们在婚礼前，为了给好朋友提供方便，新娘新郎专门将即将购买的物品列出来，同时还指出在哪家商店有售。
对礼品要精心包装
在赠送礼仪中，包装很重要。送礼没有包装会被理解为随意应付受礼人，起不到赠礼的作用。
把礼品精美地包装起来，一方面是表示送礼人把送礼作为很隆重的事，以此表达对受礼人的尊敬；另一方面，受礼人不能直接看到礼品，会使他产生一个悬念。如果是恰当的礼物，那么当受礼人打开包装看到中意的礼品时，一定会喜出望外，另有一番惊喜。这给送礼又添了一分情趣，加深了对送礼人的好印象，起到了增进关系的作用。这和前述“礼轻情意重”有异曲同工之妙，看重的是一份心情。因此作为礼品外衣的包装一定要有。
礼品包装的要求：不论礼品本身有没有盒子都要用彩色花纹纸包装，用彩色缎带捆扎好，并系成好看的结，如蝴蝶结、梅花结等等。
重视包装就要做到下面两点：一是包装所用的材料，要尽量好一点。二是在礼品包装纸的颜色、图案、包装后的形状、缎带的颜色、结法等方面，要注意尊重受礼人的文化背景、风俗习惯和禁忌，不要犯忌。
选择恰当的赠送时机
什么时候把礼送出去也是有讲究的。一般来说不外乎进门见面时、告别离开时、宴会结束前、对方送礼后、会谈结束后、签订协议后几种情况。具体在什么时候送，与中外双方关系、送礼的目的、双方所处的时间、地点有关，要根据具体情况而定。
一般说，商务交往中如果客户在我方欢迎宴会上向主人赠送礼品，我方应回赠礼品表示谢意。
我方想向客户赠送礼品，除了可在客户向我送礼后进行回赠，也可以在与外商话别时进行。
客户参观我方企业时，如果企业准备赠送礼品，可在参观结束客户告别时。
如果遇到客户发生什么喜事，要向客户祝贺时，应当在双方见面时送礼。
最好亲自将礼物送到客户手中
礼品一般要由当事人亲自、当面交给受礼人，这样才郑重。