§§§第一节 办公自动化概述
办公自动化建设的必要性
新的世纪来临了，随着中国加入WTO，我国社会面临着新的情况，新的挑战。出现了一些新的情况值得企业和单位注意：一是世界范围内的网络经济现象。二是一些发达国家建设电子政府的现象。目前，世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设，这成为国际公共行政管理改革的新动向。如2000年3月，日本政府宣布实施电子政府工程，并计划2005年全面进入“办公电子化阶段”；美国在2000年6月6日至6月30日，用了20天的时间完成了建设电子政府的全部立法程序，戈尔将其喻为“第二次美国独立革命”，并将在2005年前后最终进入电子政府时代；英国也在2000年提出，要建设量适于知识经济发展的“电子英国”，并把全面开通电子政府的时间从2008年提前到2005年。此外，新加坡、韩国、印度等国家以及区域政治、经济共同体也在积极行动之中；欧盟、东盟均提出“电子 欧盟”和“电子东盟”计划。总之，电子政府建设已成为新千年、新世纪国际公共行政管理改革和衡量国家竞争力水平的显著标志之一。三是国际上和我国一些经济发达地区建设数字城市的现象。四是无线通信和互联网对接现象2000年7月22日，西方七国及俄罗斯国家元首在日本冲绳召开信息化首脑会议，会议第一天颁布了《全球信息社会冲绳宪章》，宪章中将人类社会正式称为“全球信息社会”，
并且第一句话就提到信息技术是推进21世纪发展的最强大力量。这四个现象预示着信息技术发展的前沿，它将对社会、经济发展乃至人们的生活方式产生重大而深远的影响。这也就是要进行办公自动化的大的背景之所在。
同时，我国的信息化建设发展迅速。信息化发展的物质基础条件已经基本具备。以光缆为主体，数字微波和卫星为辅助的全国数字干线网络基本形成。多媒体通信网也基本上实现了与电话网相同的覆盖。广电网最近几年覆盖速度相当快。专门信息系统建设成效显著。从“九五”开始，我国就开始建设金融、铁路、科技、经济、电力、民航、海关、财政、气象、统计、工商和灾害防御等12个国家级专门信息系统，其中最具有代表性的是我们通常所说的“四金工程”，即金桥、金关、金卡和金税四大工程。各地区的信息化建设发展也相当快。如上海的信息港，天津的信息湾，海南的智能岛，北京、深圳的信息化，尽管提法不同，但发展方向就是建设数字城市。单位和企业作为中国大环境的一分子应当以实际的工作来迎接信息社会的到来。建立办公自动化是途径之一。
政府机关企业改革之后，面临着转变管理职能，转变工作方式，转变工作作风的要求。这就是说从单位、企业的内部要求而言，要进行办公自动化。******办公厅为枢纽，联接各地区、各部门的全国政府系统办公业务资源网已基本建成，实现了政府系统公文信息的数字化传输，大大提高了公文信息运转效率。各级政府机关，各个部门内部的办公业务网普遍建立和使用，办公自动化、管理信息化的水平不断提高。
办公自动化的内涵
办公自动化，英文OfficeAutomation，简称OA，办公自动化的历史可以追溯到20世纪40年代，当时美国人把一些企业开始用机器处理办公室业务的工作方式称之为办公自动化（OA）。其定义是：把计算机技术、现代通信手段、系统科学和行为科学应用于办公室，使办公章内数量庞大而且无规律的业务活动处理电子化、机械化、自动化。其中，计算机技术是处理信息，使所有现代化办公室设备智能化的主要工具。现代通信技术是在办公室自动化环境下，办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段。
定义中提到的“系统科学”的含义有二：其一是指以系统工程的观念来考虑办公自动化问题，实现办公室自动化；其二是指并非零散的、孤立的引进办公自动化设备，而是想方设法使这些设备有机的配合。定义中提到的“行为科学”是因为办公室工作不仅有许多的简单的重复性的有规律的业务，而且还有不少复杂的与人的创造力密切相关的无规律的业务。办公自动化的最终目标在于充分地发挥人的创造性。
办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
办公自动化由70年代末80年代初在我国提出，到现在已有了二十几年发展历史。由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。现在，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑进行人事、财务等管理。
当初实行办公自动化的想法很简单，就是用计算机打字代替文书，现在看来已远远不够了。计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助您文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。然而，今天计算机网络、通讯技术日渐成熟，对办公自动化产生深远的影响。我们应该对办公自动化要重新认识、理解，清楚其新的架构，有利于各单位办公自动化系统的建设，真正发挥计算机的价值。
现代的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自动化多是指文字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统，无法实现信息的共享、交换、传递，无法实现单位、企业内部的协调，难以对非文本的如：声频、视频、图形、扫描图像等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好地支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好地跟踪事务的处理过程。因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物或人类的神经系统。目前成熟的基于客户服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进Intranet/Intemet（WBE）方式的办公自动化系统，都是企业数字神经系统的重要组成部分。
现代的办公自动化不再局限于某个部门或工作组，而是大范围的组织，如商业系统、卫生系统、政府系统等。局限于部门、一个单位的办公自动化系统是不能满足现在办公需求的。从分析公文运转的过程来看，公文运转对我们政府来说是不可缺少的，公文运转要经过多个环节，如文件签收、登记、分发、办文、归档、会签、发文等。其中，收文要涉及上、下级部门的来文，如果没有形成与上、下级部门的广域网，上、下级部门的来文很难做到是电子文件，而仍然是纸质的。这样收文单位在登记时，只能登记“标题、来文单位、来文日期、关键词”等，而不可能把文件的实际内容录入进去，就是扫描文件也比较困难，这样收文的办理也就无法进行下去。办文中的会签是需要相关单位参加，这需要计算机系统提供一个良好地环境，允许不同部门的多个人员能同时处理（阅读、修改等）一个文件。发文与收文类似，也是和上下级单位或部门密切相关的。
因此，我们在实施办公自动化时，必须注意到办公自动内涵的发展变化，清楚认识到昨日的办公自动化不是今天的办公自动化，明天的办公自动化也将不同于今天的办公自动化，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展。用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用量少的贤金，取得最好地效果。
******办公厅下发的36号文件，已将办公自动化提升到一定高度，提出通过推进办公自动化来提高政府的办公效率、应变能力和指挥能力，从而达到加强宏观管理和决策。这又进一步强调了办公自动化的重要性。******总理在视察海关时，看到海关信息化对打击走私发挥了积极的作用，所以下决心推广。因此，办公自动化系统是实现高水平电子政务的基础。
在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看．办公自动化应定位于内部网（Intemet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化有的理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理和管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。
办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放。使得信息共享成为现实。
办公自动化的发展与变迁
根据有关学者的观点，办公自动化已经经历三代变迁。第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS系统。它的最大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水乎。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。
第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E—mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。
与第一代办公自动化相比，第二代系统有三个显著特点：以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力。第三代办公自动化系统建立在企业Intemet平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每一位职工能够在协作中不断获得学习的机会。
事实上，现在的办公已不再是简单的文件处理，也不再是单纯的行政事务了，其任务是要提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识”。第三代办公自动化的核心是知识。第三代办公自动化系统的突出特点是：实时通信、实时交流。与第二代相比，第三代办公自动化不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第三代办公自动化系统具有几个突出的特点：实时通信，职工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要求。因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。
第三代办公自动化的特点：功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是Intemet上的数据。充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等，除此之外，还应该提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一信息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。
办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。
办公自动化的目标
办公自动化的目标在于提高办公室的办公效率和办公质量，尽量减少差错，缩短办公周期，减少行政开支。据有关资料统计，在传统的办公室内，工作人员通常花百分之九十的时间处理日常事务（如打字、抄写、接拨电话等），从事创造性劳动的时间只占很少一部分。办公自动化将秘书从处理日常事务的费时费力中解放出来，给秘书更多的时间来发挥其创造性工作，使秘书能够更有效率的收集信息，协调关系，做好对领导的参谋决策工作。
§§§第二节 办公自动化的主要内容
一个比较完善的办公自动化系统一般具有的功能包括：
1．文字处理。能够用来进行文稿的起草、修改、编辑、存储、复制和打印。
2．文件处理。能够承担文件的收发登记，文件、批示、讲话纪录、档案资料的信息存储、分类、编目、检索等项目的处理工作。