3．事务管理。能够辅助安排日常活动与会议日程，制定工作计划，制作批抄单、备忘录等，担负会务、工资、财务、物质等管理工作。
4．图表处理。能够将所处理的大量数据绘制成各种图表（如统计报表）；能够处理数据、表格和图形信息，幻灯片等。
5 声音处理。能够使电话具有自动拨号、自动录音、自动转接等功能，使电话能够实现人与机器、各机器之间的信息交换，并通过语音识别、声音合成与存储，使计算机能够听懂一些操作命令并使之能够用语言提示操作人员。
6．提供简单印刷手段。有计算机、激光打印机、激光排版机、胶印机、复印机组成的简单、轻便印刷系统取代传统铅印系统。
7．辅助决策。向决策者提供决策所需的各种数据和文字材料，确定决策模型和存储大量的素材。
8．网络通信。能够利用近程或远程通信网络，进行各种形式的通信，如召开远程电视会议，发布电子公告等。从另一个角度说，办公自动化系统，包括硬件和软件两部分。办公自动化硬件从横向上分为下列几类：
（1）办公信息的输入、输出设备。如打印机、扫描仪、麦克风、音箱、手写笔等；
（2）信息处理设备。指各种个人计算机、工作站或服务器等；
（3）信息复制设备。指复印机、磁盘、磁带、光盘刻录机等；
（4）信息传输设备。电话、传真机、计算机局域网、广域网等；
（5）信息存储设备。如硬盘、ZIP、光盘存贮系统等；
（6）其他辅助设备。交通工作、空调、UPS、碎纸机、传呼设备等。
从纵向的发展来看．现在办公自动化软硬件的品种越来越多，功能越来越强，性能越来越先进。为实现最终的无纸办公，创造了必要的条件。另外，实施办公自动化，不能脱离办公自动化系统所依赖的环境：INTERNET、CHI-NANET、邮电通信网如DDN等的建设，都已为办公自动化的发展创造了一个前所未有的条件，使网络的、真正的办公自动化成为可能。
另外需要小心的是许多厂商把自己生产的某种办公自动化的硬件，称为办公自动化系统，常使人误以为，整个办公自动化就是这么多东西了。办公自动化决不是各种办公自动化设备的购置和使用，先进的设备只是办公自动化的物质基础，没有功能全面的办公自动化软件，最终也还是不能实施办公自动化的。
随着新技术、新产品的出现，办公自动化的软件也随之发展。我们可以将办公自动化软件分为工具及平台软件及系统级应用软件两大类，其中办公自动化工具及平台软件包括：WPS文字处理软件、现在的Office套装软件（含WORD、EXCEL、Powerpoing、AcceSS、Outlook）、Lotus系统、wps97BM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、及MSExchange的消息系统等。
办公自动化建立的原则
1．规范化原则
系统的计算机流程，严格遵循有关管理的要求，数据的分类编码严格遵循现有的国家标准、行业标准，并根据地方部门特色，制订适合于本系统的分类编码方案。
2．先进性原则
系统的功能设计立足于较高的起点，在考虑性能价格比的同时，着重考虑系统的先进性。在软硬件平台的选用上瞄准国内外最新技术，避免因只考虑节省投资而导致系统过早被淘汰，反而浪费投资的结果。
3．完备性原则
系统的数据结构和功能体系充分满足业务要求。
4．适用性原则
系统具有良好地人机交互界面而易于使用。
5．可扩充性原则
系统的要素、编码、功能和数据库易于扩充，以满足将来发展需要。
办公自动化的分类
专家将办公自动化分成了以下几种类型：
1．事务型的办公自动化系统
支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。
2，管理型的办公系统
包含业务管理的那部分功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。
3．决策型办公系统
包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据进行分析、评测等决策支持的功能。
§§§第三节 办公自动化的功能
个人办公
1．电子邮件
可制作、发送、接收、阅读、回复、广播、查询、打印和保存电子邮件等功能。在建立管理信息系统的同时，一步到位，借助系统的网络平台，建立电子邮件系统，可以达到事半功倍的效果，并且使本网络内部的信息通迅水平达到一个新的高度。
2．待办事宜
通过强大的工作流模式，系统按照用户定义模式，自动传递、提醒用户有待阅公文、会议文件、事物接洽等工作，实现真正的轻松而又有序的工作环境。
3．日程安排
用于个人时间管理、群组日历的查询。可以进行约会、工作委托。查看安排好地各种活动，同时提供时间提醒功能。
4．名片管理
根据不同类型客户的名片分类记录，对客户姓名、单位、级别、地址，联系电话、公司业务情况等做详细记录，对重复输入的名片发出提示。进行统一归档管理，方便自己或他人使用查询，可设置权限查询功能。
5．单位名录
齐全的企业级通信录，达到信息共享。并具有上下级单位结构显示功能。
6．报告管理
由报告管理员管理有关报告，定义每类报告的流转流程。起草报告者可以对其进行维护、查询、提交此报告，也可以打印报告。
7．综合查询
对系统中的所有信息进行信息导航和全文索引。
行政办公
1．收文管理
收文管理主要对外来公文和材料进行登记和处理，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等文字材料。功能包括收文签收、登记、分发、拟办、领导审批、办理、催办、重定位、归档、查询、意见、打印等，通过以上功能实现从登记到存档的一系列过程进行处理，实现收文在企业内部的快速流动和加速收文的办理过程，实现收文处理的自动化。
2．发文管理
发文管理是实现企业内部发文的审批、签发过程的自动化，同时，系统已将该数据库中的文件按照文件的相关属性分类列出。如果用户有查阅不到的文件为非本人经手文件，系统不予显示，提高公文的流转效率，是实现企业无纸化、自动化办公的重要环节。功能包括流程的创建、起草、发文、提交、审核、会签、签发、催办、归档、查询、打印等。
3．档案管理
档案管理员利用该功能模块可以实现档案的登录、组卷、合卷、分卷、检索、统计、借阅、查阅、专题管理，打印各种检索工具等管理，档案达到一定期限后，通过鉴定，并自动生成销毁清册。同时对于单个文件也可以迅速实现归卷、查阅、属性修改等文档管理。最终实现档案管理的计算机化。
4．会议管理
会议管理不仅可以实现从会议登记到会议召开整个过程，还对会议安排结果做好准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员：时间、场地、内容议题、准备会议文件、会议计划、记录、查询等功能，同时对于会议纪要做到统一编纂、编号发布。
5 公共信息
（1）通讯录
按不同的分类方法将姓名、单位、级别、城市、联系电话、地址，公司情况等客户的详细资料记录在公司的公用通讯录，进行统一归档管理，方便授权用户查询。
（2）资料管理
本系统将所有需要共享的、涉及日常工作生活的各个方面的资料详细情况由有关部门负责收集更新后，集中在一起为所有系统用户公用。
（3）公司规章制度
公司的各项规章制度按IsO9000认证实施完善后，通过分类归档管理，系统以只读方式供公司全体职工随时查阅，相互监督，共同遵守。该信息将与企业内部文刊结合起来，将质量原则与公司内部文化融合在一起，全面提高职工质素。
（4）信息公布栏
公共论坛。采取书面论坛的形式，自由创建讨论主题、输入讨论内容，存档后即可通过网络向他人寻求解答信息。
小组论坛。小组论坛只限于公司某部门或某小组内部使用，不是此小组的成员没有权力参与讨论或查阅。
公共信息。主要满足企业内部全方位、多角度、迅速及时了解本企业的各种信息、动态。
内部报刊。公司定期在上面发布公司内部文刊，或报道公司业务进展，或表彰先进人士，对公司存在问题提出思考。
通知。办公室秘书根据各处室事务需要，起草通知并经领导审核后，通过电子邮件形式发送给各通知对象。
6．辅助办公
（1）****管理
将****内容登记，在****档案中保存，自动形成转办单，并记录反馈或处理意见。能够对****情况进行简要的统计分析。并可在网上发送到各有关部门传阅。
（2）人事信息查询
系统0S设置权限查询，授权人员按权限对人力资源系统进行相关的信息查询。
（3）活动安排
系统对用户提供活动日程安排，可以查询个人或部分人员公共的空闲时间和活动安排。可以记录外来的事务接洽情况、电话记录，可进行值班安排管理，登记单位大事记，还可以打印活动安排表等。更重要的是系统还可以对单位内公共活动和外部接待工作的内容和组织进行具体的安排
（4）信息采编
通过各种途径，将企业需要的相关信息收集后作为原始信息记录在案，经过筛选整理后编辑成各种主题的信息刊物，刊物可以通过电子网络发行。对信息刊物和所有原始信息内容可以进行查询和统计。
（5）资源管理
通过资源借用、调度管理系统具有很大的灵活性和适应能力，可通过资源类别的选择自动调整资源特征。可实现企业内部如：办公设备、办公用品、器材、车辆、房产、公用资料等的基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的资源使用费用核算功能。
§§§第四节 办公自动化建设应当处理好的几种关系
1．建设与应用的关系。有许多的单位、企业不顾自己本单位、本企业的实际需求，盲目引进高新设备，但是一旦买来却闲置在那里，没有很好地利用起来。所以我们说建设应该首先出于并基于内在的应用需要，表现为包括领导在内的整个机关对办公自动化有了一定的认识。迫切要求应用现代化的手段提高办事效率和工作质量，达到提高整体管理水平的目的。其次，要充分认识建设是手段，是达到目标的过程，而应用是建设的原动力和目标，是检验建设成效的惟一标准。
2．高层服务与基础积累的关系。要提供好地服务，就必须拥有足够先进的手段和信息资源。然而冰冻三尺非一日之寒，没有基础建设的积累，如，能熟练使用电脑办公的工作人员、四通八达的计算机网络、随时随地可供调阅的电子信息数据资源，以及各种必需的设备设施和软件，等等，恐怕是心余力竭或事倍功半。
3．硬件建设与软件投入的关系。系统建设固然少不了硬件建设，但它仅仅是个基础，还缺少软件这一上层建筑。行内人士常说“三分硬件，七分软件，十二分信息和管理”。所以在注重硬件这些更容易看得见的东西的建设基础上，还应当注意软件方面的建设。只有这样办公自动化才能真正的发挥作用，达到应有的效力。试图一步到位，只买机器不去研究应用的做法，是对信息化的误解，会造成社会资产的极大浪费。
4．共享型资源建设与分散式信息处理的关系。所谓共享
型资源建设，是指把办公业务过程中产生的所有信息均纳入计算机管理，成为一种可供网络化查询利用（共享）的资源。而分散式信息处理是指依据现行政府机关办公体制和工作流程，由工作人员根据各自的日常业务范围处理办公业务信息的方式。必须很好地处理好两者的相互补充关系。
5．安全保密与信息共享的关系。信息社会的发展，科技的进步使人们能够更好地进行信息方面的交流与沟通，从而提高工作效率，同时也使有限的资源发挥更大的作用。但是我们经常可以在报端看到某国防部或什么绝密信息系统被“黑客”闯入造成不可弥补的损失的消息。还有许多的高科技手段使银行部门的计算机数据被不法分子修改而致巨款损失的报道。这些例子告诉我们必须处理好信息共享和安全保密的关系。
§§§第五节 办公自动化的优越性
1．有利于促进工作的规范化。按照办公自动化系统规定的程序、格式等统一收件、办件、发件，能使工作更具规范性效果。
2．增加工作透明度。有利于工作的监督有效，有关人员可通过计算机系统查询批件内容和办理进度。
3．提高了工作效率。节省了大量的日常事务的时间。
4．提高了管理水平。有关人员可随时通过办公自动化系统查询和统计批件情况。
5．提高了工作人员的综合素质。因为要掌握办公自动化的技能，工作人员必须对自己不断地“充电”，跟上新技术进步的潮流。
办公自动化对秘书素质的要求
不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也不同。从前的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公设备的使用，会用电脑的操作，会用电脑打字。这些工作，由秘书或文员来完成就可以了。那时、由于技术的原因，学会电脑的操作（如DOS、WPS）会汉字输入，还真的要下点功夫，将许多人拒于办公自动化大门之外。
现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有职工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，是全员的办公自动化。这要求所有人员，上至领导，下至各级职工，都应能使用电脑，否则，办公自动化就无法进行。庆幸的是，现代办公自动化系统的功髓越来越先进，但使用起来却越来越简单。尤其是最先进的WEB方式的办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的WINDOWS和WEB的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了。也不需担心字输人的问题，准确、快速的笔式、声音、扫描录入设备可帮上大忙。但是，容易学并不等于不用学，为了彻底保障办公自动化的成功实施，一定要把对全体职工计算机相关培训的工作列入办公自动化的实施计划中。所以第一次当秘书的你一定要加强自己的学习。