书城励志办公室文秘手册
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第23章 金牌文员与上司交往兵法(6)

受到你礼让的上司,心中会产生“我欠了此人一份人情债”的感觉,所以他一定无法释怀,而常常这样想“此人很体谅我,所以才会把功劳让给我,他真了不起。”上司总有一天会设法还给你这笔人情债,同时也会给你再次建功的机会,这对你来说绝不吃亏。但是,有一件你必须注意,那就是你把功劳让给上司的事,

绝不可对外宣传,否则,你的善意将化为乌有。

2.“报告”要经常打

你是不是常常向上司询问有关工作上的事?或是自身的问题?有没有跟他一起商量过?

如果没有,从今天起,你就应改变,尽量地发问。一个未成熟的部下,向成熟的上司请教,这并不可耻,而且理所当然。千万不要想:“我这样问,对方会不会笑我?我是不是很丢脸?”如果你这样想,那就太多虑了。

有心的上司都很希望他的部下来询问,部下来询问,就表示她在工作上有不明之处,而上司能解答,可以减少错误,上司才放心。如你假装什么都懂,一切事情都不想问,上司会觉得:“奇怪,这个人是不是真正了解了呢?”从而感到担心。当上司尚未叫你到他跟前,你应先自动地去问:“关于这件事,这个地方我不太了解。”或“这一点是不是可以这样理解,不知经理的意见如何?”上司一定会很高兴地说:“嗯,就照这样做!”或“大体上就这样好了!”对你设想不到的地方加以补充,并将不对的地方加以纠正。

说到“商量”,很多人就会联想到自身的事情。假使你有迷惑不解、苦恼的事,应尽量向上司提出,彼此商量。如你跟他商量时,会麻烦对方,你最好还是说一声“对不起”,而后退。.而对协助过你的人,你一定要去向他报告事情的经过并道谢,这是很重要的事。

若是你想给老板以建议,那么就更需要选择时机了,多数聪明的员工,在上司心情不佳时是不会建议的。

情绪有多方的变化,快乐、生气、紧张、兴奋、悲伤等等,都会影响上司的言行。在紧张不安的心理状态下,以及痛苦、愤怒时,他无心听你进言。何况你说的内容是批评他的作为,他更不可能接受,反而情绪变得更恶劣,甚至怨恨你。

在公司居高位的人物,业务方面需要决策,还有私人的烦恼。公私皆顺利时,他当然心情开朗,即使你所进之言不太中听,他也有接纳的气量.假若公司业绩下降了,他的烦恼也随之而来,不愿思索其他,属下进言则听不进去了。 这时属下的看法如与他意见不合,或觉得刺耳,他会根本置之不理。这时的建议往往事倍功半,得不到共鸣,所以,最好寻找适当的时机进言。

如果是改善业务的建议,或业务建设性提案,应在开会时公开提出,但此时决不可批评上司或毁谤上司,揭他的疮疤。“经理,关于前几天的任务,我依然照你的指示去做,结果失败了。我想,可能是市场分析不够正确,应彻底做市场调查才行。”

“你说得对,完全是我的错。”会有如此坦率承认本身错误的上司吗?不会有。

“不!虽然结果不理想,但我敢肯定市场分析不会出现偏差,你应考虑其他因素。”经理多半会这么反驳。

即使上司口头上承认错误,也不能平心静气。心想:“你这年轻人越来越不像话,竟当众指责我市场分析不够透彻。也许这是事实,但在场的那么多部门主管都和我在竞争,你又何必让我不下了台。好,我一定要找机会报复,出出这口气。”

最好是选择“一对一”的场合上,上司不必顾虑第三者的看法,而能专心听际的意见。你可以用谦虚的态度提出你的改善提案,建议上司考虑。但是,如遇到爱挑刺的老板,你就要更加动脑筋了。

在一般职员的心目中,相信没有什么比遇到一个爱挑剔的上司更令人沮丧的事情。下班回到家里,你可能依然怒气未消,蹙着眉,对旁边的人虎视眈眈,随时准备迁怒于他们。可是,静心一想,他们得罪了你吗?

你应该正视问题,尝试与你的老板相处,针对事情而不是针对个人,学会不把公事烦恼带回家。例如老板无理取闹时,你应据理力争,抱着“我错了会承认,不是我的错面要我认错,恕难照办”的态度,你会工作得快乐一点。

老板故意跟你过不去,处处刁难你,可能是因为妒忌、小器、自私、偏见等,你不必一一细想。虽然你的自尊很宝贵,但对付那些根本不讲理的人,又怎能计较那么多呢?

避免成为工作奴隶的唯一方法,是变为它的主人。同样,想获得别人的尊重,首先你要自爱,言行一致,处事有原则,人家自然对你不敢小视,就算老板也不例外。

假如你认为理论始终是理论,知易行难,这样的想法是错误的。实行起来,十分简单,你只要把自己份内的事完成妥当,切勿“练精学懒”。着手做事以前,先弄清老板的要求与工作期望,作风务实,自然就能减少出错的机会。此外,老板在责问你时,就不必急急为自己辩护,而应坚定地看对方,冷静对待老板的挑剧,态度不卑不亢。你将会发觉他对你越来越客气。更有甚者,老板犯错误的“报告”也要打得及时。

下属做错事或做出错误决定,身为上司的可以直接向前者指出来,而无须诸多顾忌。但假如有相反的情形出现,作为下属的,又应当怎样巧妙地向上司指出他所犯的错误呢?

这的确需要研究一下技巧!在向上司指出他所犯错误之前,下属有一点必须先弄清楚。记着,无论怎样,上司始终是上司,他虽然犯了错,但碍于尊严、面子或种种实际上的限制,上司绝少会在下属面前公开承认错误。

为什么会这样呢?

简单而言,作为别人的上司,他必先确立起权威,若他不慎做了错误的决定,即意味着他的权威蒙上了污点。如果下属直接指出或揭露上司的错误,无疑是向他的权威挑战,相信任何一个最宽宏大量的上司也无法忍受。

在中国历史上,有些对皇帝犯颜直谏的忠贞之士,往往落得悲惨的下场。之所以如此,实在不难理解,只因他们不懂得处于上位的人之心态,损伤了他们的自尊心。当人的自尊心受挫(且是被下属挑战)之后,一方面觉得本身的威望下跌,另一方面亦恼羞成怒,索性拿下属来开刀。可怜这些自认为忠心耿耿之辈,死了还不明白自己有什么做得不对。现代社会当然不会再出现这类封建王朝时代的悲剧,但也有一些性质相同的悲剧在上演。

不识时势、不懂技巧、直指上司不是的下属,只会招致老板的反感,小则大骂,大则炒鱿鱼、降职或调职。如果做下属的你真的要向上司指出他的问题或过错,那么必须选择合适的时间,采用合适的方式,以免自讨没趣或损失。

不妨趁着与上司外出午餐或下班后一齐去“欢度时光”时,以低调及朋友式的态度向他指出其不足之处。切不可过火,轻描淡写就够了。看他当时的反应,如果他毫无悔意,竭力为自己辩解的话,你便要收口了,千万不可一口咬定他的错处。假如他表示自己有错时,亦大可找些借口替他开脱,使他好过些。上司肯定会视你为他的知心。

3.学会与老板拉呱

许多职员和上司交谈时,往往只是紧张地关注着他对自己的态度好坏,构思自己应作的反应,而没有认真地听清上司说些什么问题。

其实,好的职员应不仅理解上司所谈的问题,并且能理解他的话蕴含着什么样的暗示。这样,才能真正理解上司的意图,明智地作出反应。怎样做到这一点呢?

当上司讲话时,你要设法排除一切使你紧张的意念,专心致志聆听上司讲话的内容,眼睛要一直住视着上司,这样给他感觉你在听,必要时还要作一点记录。在上司讲完话后,你可稍思片刻,对上司的意图加以思索。也可问一两个问题,真正弄懂其意图。然后,简要地概括一下上司的谈话内容,表示自己明白了上司的意图。切记,上司不喜欢那种思维迟缓、交待事情需要一再重复的人。

与上司打交道时,必须时刻小心才是。当上司问你任何一个问题时,在你的脑际都要很快闪过一道灵光:他提问的真正“目的”何在?然后针对他的“目的”,具体地回答;而非是问什么都如实地回答。

第一招就是不要直言不讳,而是说你应该说的话。此时或许有人会老大不高兴地说,这样是否人品有问题?为什么不说真话?你难道没有看到教科书上都说,人不能说假话吗?在这里要强调的是,所谓的不要直言不讳,也并不是让你满口胡说八道。人家问你是财经大学毕业的吗,你求好心切,答成了清华大学,这当然是不可以的。

但是接下来,当对方问你;“当初为什么先去当兵?”此时你就不要傻里傻气地回答:“因为考不上大学,只好去当兵。当兵回来有加分,所以考取了。”这未免太离谱了,哪有人自掀疮疤的?这种问题是查无实据可以美化的,自然要美化一番。正确的答法:“当时生了一场重病,因此误了考试。而当兵的役期到了,病也好了,只得去当兵。”求生存时不拘小节,太拘小节不是活不下去,就是成为一个不受欢迎的人。

假如有一天你受到上司轻视与忽略时,你要找找原因。受到上司的轻视,甚至是一种忽略,这的确令人难堪,叫人鼓不起劲头。

处于这种境地中的人,的确应审视一番,分析一番,采取一定的适当的方法与步骤——因为,领导的发现与重视,毕竟是重要的。

不过,你最好先搞清楚,你真的在领导心目中没有地位吗?真的受到忽略吗?也许,这只是一种幻觉。本来领导对你和其他人一样,并没有特别的厚此薄彼。可是,由于你要求太高,太急,过于敏感,而产生一种“领导唯独看不起我”的感觉。

在这种情况下,重要的是自我心理暗示与心理调整。心理上的自卑、多疑、敏感等不健康状况,会影响你的行为;而你的行为会影响到上级对你的看法,到那时,虚假的“受冷遇”也许就会变成真正的受冷遇了。

4.不充当无能上司的杀手

假如你追随一个无能的上司,并且还必须为他效劳,确实是件无趣的事,学不到半点东西,只是徒然浪费了宝贵的光阴。假使你的上司真是个一无是处的人,你所采取的最佳方法,就是表现恭顺,对之言听计从,为他建功,促使他早日晋升,这就是你脱离他的最佳方法。

想摆脱无能的上司,另外一途就是自行申请调动其他部门。也许你的理由充足,但这不是良策。因为,你调动的动机,即使可隐瞒一时,最后总会以某种形式暴露出来。上司获悉后,觉得对自己的面子有损,必会反咬你一口,四处散播不利于你的谣言。况且,如果你对工作本身报满意,而只为了不喜欢上司的为人和处事作风,便轻率调职,就太划不来了。

也许有人会突发奇想,以为上司无能,只有设法使他失去饭碗,不就了结吗?古谚云:“不要打倒国王,因为你打不倒他。”在组织中亦然。如果策动逼迫上司离职,结果赶不走上司,反而会危及自身。即使你的计划成功,新任的上司很快就会风闻你辉煌的历史,处处对你充满戒心,不敢委以大任,那就得不偿失了。

假如你的上司是个懦弱的人。懦弱的人,不会当领袖,即使当领袖,大权也必不在手中,自有能者在代为指挥。你必须看准代为指挥的人是什么性情,再图应对的方法。一个机关的重心,不是名位,而是权力,权力的所在,才是重心的所系。虽然说,名不正则言不顺,名位与重心,往往合而为一。然而,对懦弱的领导来说,名位是名位,重心是重心,绝不会合在起。代为指挥的人,如为正人君子,懦弱的领导,还可保持着形式的尊严;如果代为指挥的人怀着野心,那是“挟天子以令诸侯”,政由己出,领导只是个傀儡而已。在这种处境下,你必须能与代为指挥者争相抗衡。否则,必遭失败。你也不能与代为指挥者分离,任意分离,必难有所发展。你要明白,他既取得代为指挥的地位,在他的前后左右都是他的羽翼,有些是他特为安排的,有些则是中途依附的,这些人早已布成势力网。在这种情况下,除非他的野心暴露,而人心思汉,你才能有所作为。

5.以最快的速度传递信息

不论是生意人或仅是公司的职员,都有机会和不同行业界或团体的人打交道!而人即是在这些频繁的接触中成长。

有些人打交道的方式是,彼此见面把话说完,即各自回家,彼此也不再记得对方。这实在很可惜。不仅毫无意义,简直就在浪费生命。既然有所接触,那么,我们给对方什么,或从对方得到些什么,或者从彼此的谈话中听到什么消息等等,这些都是值得加以收集的。

与人交谈,要注意聆听甚至记录对方的言谈内容,制造对方乐于与你多谈的气氛,谈到兴起时,或许有些秘闻对方就会脱口而出。

在外面听到任何新的消息,回公司后,就要尽快地向上司报告。尤其是有生意往来的客户或相关行业界的情报消息,上司一定是求之不得。

一般说来,地位越高的人,对情报的渴望度就越强。关于重要客户的情报更是“听”之唯恐不及。因为即使一些表面上似乎微不足道的事,对上司而言其中或许就藏有玄机,如客户中的职员或亲属有人要婚娶,或是客户的交易状况与金融动态等等。

上司若能从部下处得知详细情报,就可以掌握先机展开行动,这样至少不会输给同行业的竞争对手。一个能经常取得珍贵情报的部下,无异于如上司的左右手一般的重要。因此,做部下的一旦得到新消息,不论事态大小,都要尽快地向上反映,而上司对这种部下当然也印象特别深刻。

迅速传达情报,就是部下对上司的一种“献身”的行为.部下的献身主义对上司是再好不过的,它至少会让上司沉醉在身为上司的优越感中。重大的情报要传达给上司时,要显现敬畏严肃的态度,不可太轻佻。

根据某资料的分析,有80%的上司希望部下敬畏他,而不希望与部下太亲呢。相反地,有80%的部属,希望其上司是容易亲近的类型。有一点要特别强调的是,在情况许可的范围下,有时不妨故意提供一些“负面的坏情报”。因为,如果每次都是提供“正面的好情报”,久而久之,反会使上司的判断力变得迟钝。所以,一个真正尽职的人,是不会只提供“正面”或“有益”的情报的。

日本东海银行总经理加藤氏在其上任演说时,就明白地表明宁可部下对他提供一些“负面的情报”。商场如战场,一点都轻忽不得的。做上司的无不渴望拥有消息灵通的部下。因此再重复一次!一个微小的消息情报,也许是冰山的一角,往往隐藏着一件重要的事情。身为下属的,应即刻迅速地向上司报告,等候上司的裁决和进一步的指示。一个真正忠实、会“奉承”的部下,应该是除了“巴结”上司之外还会考虑到公司整体营业的人呀!

6.别忘了在他人面前称赞上司

当着上司的面直接给予夸赞,虽然也是一种“奉承”上司的方法,却很容易招致周围同事的轻蔑。而且,这种正面式的歌功颂德,所产生的效力反而很小,甚至有反效果的危险。与其如此,倒不如在公司其他部门,上司不在场时,对其适度称赞一番。这些赞美终有一天还是会传到上司耳中的。同样地,如果您说的是一些批评中伤的话。迟早也都会被泄露出去的。一个精明能干的上司,即使在他管不到的部门内,必定也会安置一二名心腹的。