书城励志办公室文秘手册
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第2章 秘书概述(2)

但须指出的是,不能把秘书学说成是行政管理学的分支,因为管理学和行政管理学并不相同。管理学是关于管理的基本理论和方法的科学,是管理知识体系中主要的基础科学。它并不研究具体领域或具体行业的特殊管理活动,只是研究管理过程共性的东西。而所有的管理部门都有秘书机构和秘书工作。行政管理学又叫行政学,有人认为是管理学的分支学科,有人认为是政治学的分支学科。无论分歧如何,有一点是可以肯定的,即行政管理是指中央和地方各级人民政府,亦即行政机关的行政管理工作。如果把秘书学说成是行政管理学的分支.就等于说只有行政机关才有秘书工作,这显然与事实不符。

领导科学是研究现代领导工作规律的科学。有领导就有秘书,秘书工作不能离开领导工作而独立存在,甚至有人认为秘书学是领导科学的分支。因此,研究秘书学要与研究领导科学相结合。

文书学、档案学被称为是与秘书学并列的姐妹学科。文书学研究文书和文书工作,档案学研究档案和档案管理工作。文书是档案的前身,档案是文书的归宿,它们在文书立卷过程中有机结合。而通过文书处理和档案管理来为领导服务是秘书工作的重要方面,因此研究秘书学离不开文书学、档案学。

写作学是研究写作的特点和规律的科学,秘书工作内容之一撰写文件和其他文章。虽然随着办公设备的现代化,写作在秘书工作中占的比重愈来愈少,但在目前以及相当长的一段时间内,写作仍是秘书人员的基本功之一。要又快又好地办公,学习写作学是必不可少的。

信息学属自然科学范畴,是研究信息的发生、获取、传输、存贮、加工处理、分类、识别、控制和利用的一般原理和方法的科学。信息工作是秘书工作的组成部分,信息理论、技术的应用有力地推动了办公室自动化,开辟了秘书工作现代化的新途径。因此,秘书学研究不能离开信息学。

秘书学与公共关系学的关系显而易见。公共关系学是运用新闻学、传播学、社会学、经济学、心理学等现代科学知识,总结现代经营管理和行政管理的经验和方法而形成的一门新兴管理科学。人际关系是公共关系学的内容之一,而秘书工作处于复杂的人际关系之中,秘书人员只有善于应对,建立和谐的人际关系,才有利于开展工作。

秘书学的实践性强,是由它的应用科学(也叫实用科学)性质决定的。关于什么是应用科学,美国经济学家赫伯特·西蒙曾这样论述:“科学可分为两类:理论科学和实用科学。一个科学命题如果采用了这样—种形式:‘要造成如此这般的状态,就必须如此那般去做’,那么,这个命题就可视为实用科学命题。”秘书学就是要告诉即将或已经成为秘书的人们,要成为一个称职的秘书,就必须这样去做。它是直接指导秘书工作实践的理论,离开了秘书工作实践,它就成为无源之水,无本之木。

§§§第三节 秘书学的研究方法

方法本质上是—种手段,一种工具,是主体与客体的中介。德国哲学家黑格尔在《逻辑学》一书中曾将方法比作耕地的犁。而方法的选择要与研究对象相对应,也就是说,研究对象决定研究方法,而不能反过来用方法去框范对象。如前所述,秘书学的研究对象是秘书规律及其应用,这就要求其研究方法必须是适应秘书工作为基准,不能有所偏离。

秘书学的研究方法,可归为以下几点:

1.理论联系实际

秘书学是应用学科。这一特点,决定了它较之其他学科更要注意理论联系实际。一是要积极开展调查研究,从大量的秘书工作实践中提炼出理论;二是理论要以指导实践为依归,坚决摒弃热衷于搞名词搬家、术语爆炸的作风,从近几年出版的秘书学著作、教材以及有关期刊看,多侧重于理论体系建设,着重阐述秘书工作的改革、性质、要求、地位和作用;秘书机构的设置、人员配备和职能。在阐述具体的秘书工作时,多从意义、作用方面着眼。总之,“论”的成分居多。这种研究倾向是新兴学科实创阶段出现的必然现象,也是时代的需要,因为在改革开放形势下日益显得重要的秘书工作,确实需要加强理论建设。但是,如果只是从理论到理论,不联系秘书工作出现的新情况、新问题,这些理论就会因脱离实际而成为教条。如果在学科构架、学派主张、概念诠释上纠缠不休,花费过多精力,就更偏离了秘书学研究的正确方向。

2.运用比较的方法

比较法是确定事物异同关系的思维过程和方法。它根据一定的标准,把彼此有某种联系的事物加以对照,从而确定其相同点与相异点。只有对各种事物的内部矛盾进行充分的比较后,才能深入地认识事物之间的内在联系,把握事物。而许多规律,正是在比较中发现的,因此, 比较研究能激发创造性思维。

对秘书学进行比较研究的领域很多,大致可从纵向和横向入手。纵向是指描画我国秘书工作萌芽、发展、变化的轨迹,重点放在研究建国后特别是改革开放以来的秘书工作上。横向是指了解不同地区和不同国家秘书工作的不同情况,以便取长补短,吸收其新经验。就目前来看,横向比较研究显得不足。港澳台尤其是国外的秘书工作起步较早,有关秘书工作的书籍偏重实践,讲究操作,且写法上不像国内一些著作那样从”大”处着眼,谈抽象道理,多从“小”处落笔,详写具体操作过程,重点是传授“怎样做”的技巧。我们应如何吸收它们的长处,作为我们研究的借鉴,是亟待研究的课题,总之,无论纵向比较还是横向比较,目的是古为今用,洋为中用,为建设具有中国特色的秘书学服务。

3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究

学科的高度分化和高度综合呈现代科学技术发展的重要特征之一。一方面,随着科学领域的扩展和研究的深入,学科划分越来越细,分支越来越多,加之学科之间的互相渗透和交叉,产生了许多边缘学科;另一方面,随着科学技术的发展,人们不再满足于一鳞半爪地认识世界,越来越认识到以“立体作战”的形式对自然界作综合探索的必要性,出现了不少综合科学和横向科学,自然科学与社会科学也日渐合流,处于这种大环境下的秘书学,要生存下去,就必须正视这种现实,努力从其他学科尤其是相关学科中吸取养分,丰富自己。譬如系统论,它作为自然科学中的一门新兴学科。看起来与秘书学没什么关系,但它的基本原理,即认为小至—个原子、分子,大到国家、地球乃至太阳系,都可以分别作为系统来研究处理,对秘书工作同样适用。秘书机构和秘书工作不也分别是一个系统,处于一定的系统之中吗?系统论与秘书学尚且有关系,值得研究,那些与秘书学有直接关系的学科(如上述)就更须很好地研究了。

4.高校教师与秘书工作者合作

在研究秘书学、创建秘书学方面作出开拓贡献的,是一批建校不久的短期大学,以及—些长年从事秘书工作的有经验的干部。而传统高校闻风而动的,则为数不多,即使是其中开设了秘书专业或秘书学课程的学校,也未投入充足的人力来建设这个事业。这就使秘书学的研究难以深入和提高。显然,光靠高校这支队伍是不行的,因为这些教师缺乏秘书工作的经验,他们对秘书学的研究,往往因缺少感性知识而蒙上一层薄雾,抓不到点子上,而一大批默默无闻地工作在秘书岗位上的实践者,他们身在第一线,对秘书工作有许多深切感受,最有发言权,但由于他们大都没受过专门文化训练,还未能从更高的视点研究秘书工作,所总结的经验难免偏狭。因此,高校教师必须与秘书工作者通力合作,互相学习,取长补短,才能开创秘书学研究的新局面,使秘书学真正成为高水平的、符合中国国情的学科。