§§§第一节 秘书的定义
《辞海》中，秘书有五种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆馆长之命，进行工作。享有外交特权与豁免权。四指宫禁里的藏书。《晋书·苟勖（xù叙）传》》：“及得汲（jī肌）郡（汲郡为郡名，晋泰始二年置。治所在汲县，辖境相当今河南新乡市和新乡、汲县，辉县等县地。其后治所、辖境屡有变迁）冢（zhǒng肿，坟墓）中古文竹书，诏勖撰次之，以为中经（藏于皇帝秘府中的经籍），列在秘书。”五指谶纬（chèn wěi衬伟，汉代流行的宗教迷信。“谶”是巫师或方士制作的一隐语或预言，作为吉凶的符验或征兆。“纬”对“经”而言，是方士化的儒生编集起来附会儒家经典的各种著作）图箓（lù录，图箓即谶书）等书。
我们现在所说的秘书，取《辞海》的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称之一，是领导的助手，又嫌空泛。比较详细的界定，大致有以下几种：
秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系、办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。
“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关，企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位 其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。”
“秘书”是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。
“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”
“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综台职能，辅助决策者有效控制全局的工作人员。”
这些看法，各有道理。笔者认为，秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。
形式逻辑定义的方法是把某一概念包含在它的属概念中，并揭示它与同—个属概念下的其他种概念之间的差别，即“种差”。定义的公式是：被定义概念＝属＋种差。把“人员”确定为秘书的属概念，较“国家工作人员”、“干部”更符合秘书个人的身份，因为有些秘书（如个体户招聘的），不是公职人员，不属干部之列。把种差确定“辅助管理、综合服务”，是从秘书服务对象和职能两方面揭示它的本质属性，并把它和其他人员区别开来。
秘书与智囊（或称“思想库”）不同，秘书机构与智囊团也不同，但有些秘书学著作或论文却把它们混淆。诚然，为了强调秘书的参谋和助手作用，用智囊或思想库去比喻未尝不可，但作为严格的科学概念，它们各有其质的规定性。智囊是比喻足智多谋的人。《史记·樗（chū初）里子甘茂列传》载：“樗里子滑稽多智，秦人号曰 ‘智囊’。”《汉书·晁（cháo潮）错传》：“太子家号曰‘智囊’。”唐训诂学家颜师古注：“言其一身所有皆是智算，若囊橐（tuó驼，一种口袋）之盛物也。”我国古代的一些谋臣和策士常被称为智囊。运用人才的智慧，辅助领导者决策的做法在我国源远流长，并在漫长的历史中形成了一种制度。在国外，智囊制度也有悠久的历史。但是，智囊团（又叫智囊班子、智囊机构、脑库、咨询机构、顾问机构）作为一种独立的行业，是本世纪才开始的。时至今日，智囊团遍布世界各国．规模越来越大，人才越来越多；作用越来越明显。世界上最著名的五大智囊团是：国际应用系统分析研究所（由美国、前苏联等17国科学家组成）、兰德公司（成立于美国）、野村综合研究所（成立于日本）、前联邦德国工业设备企业公司、斯坦福国际咨询研究所（成立于美国）。智囊团的功能是为领导服务，而领导的主要职责是决策，因此智囊团归根到底是为领导的决策服务。它的具体功能是：通过各种途径，为科学决策提供正确可靠的依据；进行广泛的、多形式的咨询工作，充当领导者的“外脑”；大量反馈信息，充当领导者的耳目；进行诊断指寻工作，充当领导者的“触觉”。从为领导服务这个角度看，智囊团与秘书班子的目标是相同的．但也存在明显区别。首先，从隶属关系看，无论是秘书或秘书班子，都从属于一定的机构或个人，而智囊团大多数是有自主权的机构；第二，从工作性质看，秘书或秘书班子以阐明和贯彻领导意图为己任，具有执行性，智囊团则以独立的科学研究为领导服务。它的研究，可与领导的想法吻合，也可相反。
§§§第二节 秘书的类别
秘书是一个复杂广泛的群体。从国内到国外，从军队到地方，从党政机关到工矿企业，从国营单位到个体户，到处都需要秘书。
秘书是个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。
一、从服务对象和经济来源分
从服务对象和经济来源分，可分为公务秘书和私人秘书两类。
公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。少数为一定级别领导干部、专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪酬，是国家编制的正式工作人员，故仍属公务秘书。这类秘书，有时称为领导人的专职秘书，有时称为领导人的私人秘书（但要与下面所说的私人秘书严格区分）。在我国，领导人设秘书自孙中山先生开始，宋庆龄女土创立了专职秘书与首长良好合作的范例。田家英从1948年10月到1966年5月任******秘书，长达18年。党和国家的领导人，一般配备2至3个专职秘书。各省、市的党政领导人，一般配备1个专职秘书。以后，一些地、市的主要领导人、专家也配备了专职秘书。现在，一些企业的领导人、企业家也聘请专职秘书。私人秘书指为民办集体企业，农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由它们聘请支付薪酬，不属国家编制的个人。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制（全民所有制经济和集体所有制经济）为主体的前提下，多种经济成分（个体经济、中外合资经济、中外合作经济、外资独营经济等）存在和发展的产物；在政治上是深化改革、拓宽开放这一总政策的产物。它目前数量虽不多，但发展趋势很可观。在国外，私人秘书则十分普遍。
二、从所属部门分
从所属部门分，可分为党务、行政、军事、司法、经济和文化等秘书，其中又可细分为若干小类。如在经济部门，可分为工业、农业、商业等秘书；在文化部门，可分为教育、卫生、体育、宣传、文艺、科研等秘书。
三、从具体的工作分
从具体的工作分，可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、****秘书、事务秘书、外文秘书等。
1．文字秘书
是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负有起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。
2． 机要秘书
主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。
3．通讯秘书
主要任务是管理通讯事务以及各种通汛设备，如电话总机、电传、传真等。
4．****秘书
职责是通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。
5．事务秘书
指负责总务、后勤等工作的秘书。
6．外文秘书（翻译秘书）
主要任务是从事口头或书面的翻译工作。
7．生活秘书
主要任务是在生活上给领导提供服务和帮助。一般在较大的机关为较高级的领导人设置。以上所述，大都是按秘书从事的工作来分类，未能准确归纳出各类秘书的本质特征，因此，还须对分类对象的服务对象、工作质、工作内容和职务等作深层探讨。
§§§第三节 秘书的层次
秘书不仅从横向上可分为不同的类别，而且从纵向上可划分为不同的层次。系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级和层次组织起来的，秘书作为一种职业种类，也不例外。秘书的层次，指两方面内容；一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次（也有人分为中央、省市、县、基层四个层次），因而相应地有三个层次的秘书。若把中央机关级别较高的秘书视为高级秘书，省市机关和基层机关的可视为中级和初级秘书。但须明确，高级、中级、初级之分只是相对的，在中央机关里也有从事一般事务工作的初级秘书；相反，基层机关有的秘书，虽从全国范围看，算不上高级或中级秘书。但他们的工作对基层领导起举足轻重的作用，地位相当重要，也可视为小机关或小单位内的高级或中级秘书。另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任。他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，有的人本身就是领导成员。如省、自治区、直辖市人民政府的秘书长，同时也是省、自治区、直辖市人民政府的领导成员之一。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作成效，对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如接待、联络、会务、印校、收发及财务等。他们与人民群众的联系最密切，其工作态度和作风，往往影响整个机关的形象。对秘书层次的划分，还有其他观点，如认为“主要应以秘书所承担的工作对领导工作影响的深浅、作用的大小为依据，并结合机关的地位，秘书个人的条件来确定”；“按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员等七个层次”。