书城励志办公室文秘手册
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第1章 秘书概述(1)

§§§第一节 秘书学的产生

秘书学作为一门独立的学科,在中国产生于80年代。它一产生,便以不可阻挡之势,推动着高等学校的教育改革。值得注意的是,研究秘书学、创建秘书专业,几乎是与短期职业大学同时出现的。前复旦大学分校(现上诲大学文学院)、成都大学、江汉大学率先在中国创办秘书学专业,接着,其他院校包括少数四年制大学也相继开设此专业。至1985年止,设置秘书学专业或秘书学课程的高等院校已有120多所。而90年代的今天,秘书学在中国高等教育事业中的迅猛发展,则就更加惊人了。

1984年10月,在上海召开了全国高等院校秘书学教学经验交流会,有来自全国各省、直辖市、自治区78所高等院校的120多名代表参加。经过与会代表的充分酝酿和共同协商,成立了中国高等院校秘书教学研究会。1965年11月,全国高等院校第二次秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书教学研究会第一次年会在武汉召开,会议收到论文、材料70多篇。代表们广泛交流了秘书专业教学的经验,深入探讨了教材体系、教学计划及公文写作等方面的内容,并一致通过建立了5个专业研究会。1986年8月,全国高等院校第三次秘书学教学经验交流会暨中国高等院校。秘书学教学研究会第二次年会在哈尔滨召开,会议讨论和交流了秘书学体系、秘书教学体系和秘书工作性质等一系列问题,会上还成立了中国高等院校秘书学教学研究会成人高等院校分会。以上这些会议,对推动秘书专业教学和秘书学研究,起了积极的作用。与高等院校秘书学教学蓬勃发展的形势相适应,一批有关秘书学的期刊、专著、教材陆续出版。

为什么秘书学能在80年代的中国大地上兴起呢?这是因为:

1. 当代管理科学的发展,促进了秘书学的产生。管理学是专门研究管理活动及其基本规律和一般方法的科学。它的基本思想和体系,是由法国企业家亨利·法约尔在本世纪初提出的,但它作为有别于各种专业管理学的一般管理学科,直到50年代才在美国正式形成。它既是20世纪以来世界范围内掀起的巨大管理热潮的产物,又反过来极大地促进了管理的科学化、现代化,加速了人类社会的进步。同国外先进水平相比,我国的管理水平不高,尚存不少管理弊端。改革开放以来,人们愈来愈认识到,实现管理现代化是我国社会经济发展的重大战略措施,提高管理水平是当务之急。而加强对管理学的学习和研究,是提高管理水平的基本投资,因此,80年代以来,管理学及其分支学科,受到了社会各界的普遍重视,发展迅猛。

办公厅(室)是单位的枢纽所在,与领导者联系最密切。领导者通过它发布指示,承上转下,沟通内外,办公厅(室)工作(包括其中的秘书工作)在辅助管理上起着举足轻重的作用。如何提高办公厅(室)工作效率,实现秘书工作现代化科学化,实现管工作现代化意义重大,因此秘书学应运而生,并出现喜人局面。

2.要改变秘书工作的落后现状,必须把秘书学的研究提上日程。长期以来,我国基本沿用民主革命时期的秘书工作经验和体制,机构臃肿,工作效率低,秘书人员素质差,几乎成了秘书部门的通病。要改变这种状况,除了大量引进先进设备和科学技术外,关键是培养秘书人员。

我国秘书人员的培养,多年来一直采取单位内部师傅带徒弟的传统手工业方式。这种方式能结合单位实际,针对性强,但往往受到各单位具体条件的限制,培养出来的秘书往往缺乏开阔的视野和强烈的当代意识。分配到各单位当秘书的大专院校毕业生,虽然给秘书部门带来新鲜气息,但由于在校期间没学习过秘书学以及相关课程,工作起来往往茫无头绪,力不从心。

为了成批造就适合现代化建设需要的秘书人员,有必要在高等院校开设秘书学课程。事实证明,秘书人员具有可资教育的性质,他们如同医生、工程师、军官一样,可以先在课堂上学习,然后再通过实践进行检验。可以说,开设秘书学课程,进行秘书学研究,是高速培养秘书人员的必要手段。

3.新技术革命浪潮的冲击,向秘书学研究提出更高的要求在新技术革命浪潮的推动下,我国的管理工作有了长足的进步,正在向现代化迈进,办公室自动化势在必然。这就要求秘书人员不仅要更新观念,而且要掌握一定的现代科学知识,具有使用现代化设备的各种技能。在这个时候产生的秘书学,只有适应这种变化,并从全新的角度进行多方位的研究,才能真正起到理论指导作用。

§§§第二节 秘书学的研究对象和性质

关于秘书学的研究对象,至今大致有以下几种说法:

1.“秘书工作”说

秘书学“以秘书工作为研究对象,是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一门新科学”

“秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。”

“那么,秘书学相对独立的研究对象是什么呢?这就是秘书工作的辅助性规律。”

2.“对象多元”说

“概括地说,秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究对象。”

3.“辅助管理”说

有的认为,秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。

以上说法,大同小异。我们认为,秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。科学的任务是揭示事物发展的客观规律,探求客观真理,作为人们改造世界的指南。秘书学的任务是揭示秘书工作的规律。但秘书学的应用性很强,光揭示其规律远远不够,它的宗旨是通过揭示规律达到应用的目的,因此,秘书工作规律在实践中的应用也是其研究对象。

然而,从事秘书工作的是秘书人员,他们是秘书工作的主体,而秘书人员能否发挥主观能动性,秘书工作能否高效,又与秘书机构的设置有关。因此,秘书人员、秘书机构和秘书工作成为秘书学的三大内容。

再谈学科性质。

学科性质是由该学科的研究对象决定的。秘书学的研究对象是秘书工作规律,而秘书工作是一种社会现象,因此,秘书学属于社会科学范畴。对此,学术界的看法是一致的,但再往深层探讨,关于秘书学具体的学科性质,流行以下几种说法:

1.综合说

“秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用科学。”

2.边缘说

“秘书学是一门新兴的边缘科学”,“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”,就秘书学的整体而言,既不属于写作学,又不属于管理科学,而是这两门科学的知识圈交叉重叠的产物。

“秘书学是管理学、行政学以及与秘书业务相关联的文书学、应用写作学等学科的边缘科学,秘书学围绕着秘书工作的业务实际,在这些学科的联系、综合和交叉中生长和发展。”

3分支说

“秘书学从科学体系上讲,属于人文科学的范畴。……从今天这一学科的具体分支来说,现代秘书学又属于人文科学中行政管理学科的分支。”

以上几种观点从不同层面和角度揭示了秘书学的性质。由于当前学术界对综合学科、边缘学科、分支学科的界定尚未明晰,故笔者持以下观点:秘书学是—门综合性、实践性很强的新兴学科。

秘书学的综合性强,表现在它与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系学等学科有着密切的关系。秘书学与管理学的关系最密切,因此把它说成管理学的分支不无道理:其一,秘书学的产生和发展,反映了当代管理科学发展的需要;其二,秘书部门是管理大系统的一个子系统,秘书工作是管理工作的一个组成部分;其三,秘书工作的核心是辅助管理,为提高管理效率和管理水平服务,这是它的出发点,也是它的归宿。