书城管理商务礼仪100堂课
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第49章 如何化解会议中遭遇的尴尬

开会时,常常遇到领导不同意某位同事的看法与观点,或会议进行一半时,同事因意见不同而造成僵局,那么此时身为与会者的你,该怎么打圆场,以打破僵局,继续顺利地将会议进行下去呢?

由于参会者一般都是针对某一个特定的议题,透过会议来彼此讨论各自的观点,所以其中必有部分相似之处,而不会只出现“零”或“一百”两个极端的战争。因此,其他人可以试着先分析主管的想法,再摆出另一位同事的观点,例如“主管,你的想法有A、B、C,而他的观点是A、C、D,其实你们忽略了一个共同点,那就是A与C都在你们的选择范围之内”,找出中间共同点后,特别针对相似之处加以讨论以便打破一时的僵局。

会议主持人也可以暂且避开这个双方有争议的话题,选择另外有趣的议题或争议性较小的议题来进行讨论,同时,个性较为活泼、广为大家接受的同事可以主动胡扯些适宜的话,来化解突然冷却的气氛、打破冷局。当气氛和缓后,再继续进行原先的议程。

1、异中求同打破僵局。

倘若是公司内部会议进行到一半时,领导由于不同意某位同事的观点而给予斥责时,其它同事可以试图用“异中求同”的方式来打破此时的僵局。

2、暂时休会双方冷静。

如果领导当时是对某位下属的情绪反应、或是同事间意见不同时,那么最好的方式是停止争吵或辩论,由会议主持人宣布休会5——10分钟,先让双方冷静片刻,等到冷战稍稍缓和后再进行会议讨论。

3、对外会议事先预演。

除了公司的内部会议会有尴尬的情景发生外,公司对外的会议,尤其是对客户报告或讨论的会议,也时常会有因意见不同而争执不下的情形发生。

同样地,异中求同是一种化解尴尬的重要方式。先综合列出客户的不同想法,再聚焦点出双方意见相近之处,特别集中讨论,同时提出最适宜的解决方案。

在商务会议的僵局中,事后的补救远不如事先的安排与预防。在给客户开会前,公司内部先做一次预演,设定好讨论议题的顺序,针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题,先做好逐一推演,甚至可以先假设客户可能提出的各式各样问题,给出最为合宜的答复,并且及时想方设法提出解决之道。

温馨提示:

礼仪禁忌——

1、切忌在会议中因为意见不合而郁郁寡欢,或是一旦得势据理不饶人,甚至有一种非压倒对方才肯罢休。

2、会议会议,又要会又得议,也就是说既得认真地听,又得积极的发言。不要做一个滔滔不绝的演说家,也不要做一个木讷的人。

礼仪技巧——

1、会议前若有充分的准备,就能尽量避免会议僵局。“防患于未然”要比“亡羊补牢”要好得多。

2、当你正在出席会议时,接连收到一个又一个电话,此时肯定会让他人反感,同时你也不想让你的谈话被人听到。你最好是能及时挂断电话,调成震动,避免铃声再次响起,然后安静迅速地离开会场回复电话。