语言修改目的是为了准确地表情达意，所以，推敲文字不能脱离内容的需要，孤立地雕琢文词，追求华丽。要特别注意修改那些华而不实的辞藻，要以最精练的语言文字，给人以启发和思考。
拟稿修改的内容因人而异，因文而异，拟稿人文字功底越好，拟稿就越好，修改就越少，甚至不作修改即可成文，反之，就要修改，甚至要大改。
第三节 拟稿修改方式
修改文稿要讲求方式方法，方法对，修改自然会得心应手。常见的文稿修改主要有自我修改、请人修改和集体修改三种方式。
一、自我修改
初稿完成后，自己首先要进行反复修改，修改满意了再拿给别人看。保尔·拉法格在《忆马克思》书中说：马克思“绝不出版一本没有经过他仔细加工和认真琢磨的作品。要把他没有做最后校正的手稿给别人看，对他是最痛苦的事情。”
自我修改是一种主动的修改方式，修改的质量和效率较高，容易贯通文脉，一气呵成。自我修改主要有以下方法。
1.速看法
速看法是指拟稿完成后，通过用眼睛快速扫描全文，一目十行，迅速扑捉拟稿时被忽略了的明显的错误。
一目十行不仅仅指阅读速度，而是指一个人在阅读文字时眼睛的运动停留间隙，表面上是在看，却是在寻找文稿中最引人注意的部分，并把目光最终停留在那里，目光停留的地方就是需要修改的地方。
实际上，我们常常在展开文稿时就有“一眼就看出来了”的惊奇发现，浏览文字时，使视觉准确地跟踪被忽略或被遗漏的地方，从而达到修改的目的。
2.朗读法
朗读法就是朗读文稿，在朗读中发现问题，然后修改。我国语言学家叶圣陶在《和教师谈写作》中认为：读，对于修改文章，是“最为方便而且有效的”。他说：“修改稿子不要光是 ‘看’，要 ‘念’，就是把全篇稿子放到口头说说看。也可以不出声念，只在心中默默地说。一路念下去，疏忽的地方自然会发现……”据说，他每次写好初稿后，总是先看几遍，然后一遍一遍地朗读给自己听，边读边寻找出最能表情达意的词句和最贴切的表达方法。
拟稿完成后，最好像读别人的文稿那样去读，别扭而不畅达的地方就会立即显露出来，甚至有时仅凭“语感”也能发现不妥之处。一般来说，读起来不上口，或者“别扭”，那一定有毛病。读能读出不通顺的地方，在读的过程中不断地发现问题，修改问题，直到读得琅琅上口为止。
3.启示法
启示法就是针对文稿中涉及的内容先阅读一些同类资料，获得启示和灵感的修改方法。公文拟稿内容往往涉及到一些政策，必须认真对待，慎重处理。有些内容表述看似简单，修改起来却并不那么简单。比如，修改一份关于科研体制改革的文稿，需要修改的重点，主要是那些提法上与国家科研体制改革政策不太一致的地方。如果没有足够的政策水平，不去参阅同类性质的资料，修改是不可能有深度的。
公文具有同质性，阅读同类资料，可以激活僵化的思维定势，拓宽思路，开阔眼界，修改往往会收到事半功倍的效果。所以，对文稿涉及内容没有足够把握的或者有所怀疑的地方，一定要先阅读一些相关资料。
通过阅读上级文件，可掌握党和国家的最新政策和法律知识，触类旁通地悟出新的见解；通过阅读相关材料，可获取启示和灵感，修改出切合实际的具体措施。
启示法，实际上就是站在时代的高度上全面审视文稿的主题内容，切不可自以为是，望文生义，不作深究，随意修改。
4.比较法
比较法就是联系背景对文稿的观点和材料作比较的修改方法。事物都是互相联系的，修改一个观点或一个事实，必须联系背景，通过比较，发现问题。比如，修改一份职代会工作报告，科研生产经营成绩怎样总结？没有背景，成绩就无法得到客观鲜明的表达。
任何事物都有正反两个方面，正面的意见要有反面的意见衬托，胡乔木《在写文件方法座谈会上的讲话》中说：“有时我们写文章话都说了，可是人家看不懂，为什么呢？常常就是因为没有背景，没有衬托，没有比较。”背景就是把现在和过去作比较，观点要有背景，事实也要有背景，哪个地方需要修改？拿到背景中一比较，就能做出准确的判断，修改自然就有了用武之地。
5.暂放法
暂放法就是在拟稿完成后，不立即修改，而是暂时放一放再修改。清代唐彪在《读书作文谱》中说：“文章初脱稿时，弊病多不自觉，过数月后，始能改窜，其故何也？凡人作文，心思一时多不能遍到，过数月后，遗漏之义始能见及，故易改也。”现代著名作家鲁迅常常把写完的稿子放上几天再拿出来修改，但公文拟稿不能像唐彪和鲁迅写文章一样，写好后放上几日，甚至放上数月再改。
公文拟稿大都有一定的时效性，所以，暂放的时间不能过长。如果时间允许，还是最好暂时放一放，在头脑冷静下来的时候再修改。
如果是急就文稿，拟完后不妨看看无关资料或听听音乐，转移一下兴奋的思绪，再看初稿，思想就会产生新的感受，新的认识，做出理智的判断，修改往往有点睛之笔。
6.抄写法
抄写法就是把草稿从头到尾再抄写一遍的修改方法。抄写是极为有效的修改方法，抄写的过程就是思路得到进一步启发，灵感得到激发的过程。列宁写作时习惯“把稿纸一分为二，一边打草稿，另一边抄写”。
现代办公大都使用电脑拟稿，重新抄写似乎意义不大，但是，在实践中电脑为抄写修改提供了更为便捷的手段。比如，将修改过的文稿重新存档，对照前文，就会有新的感悟。
二、请人修改
请人修改就是在拟稿完成后，请他人帮助修改。我国自古以来，就有以文会友，文人之间互相点评文章、切磋写作技艺的风气。晋代颜之推在《颜氏家训·文章篇》中指出：“学为文章，先谋亲友；得其评裁，知可施行，然后出手。”拟稿完成后，请人修改，听听别人的意见，就能收到点石成金的效果。
1.请当事人修改
就是请文稿涉及的当事人修改。当事人是事实的亲历者，对把握事实真实性最有发言权。毛泽东写文章强调“从群众中来，到群众中去”，群众是事实的当事人，文稿是否符合实际，让当事人去审视，只有经过当事人修改的文稿，公文才能符合客观实际。
在俄国革命初期，列宁写一个传单也要和熟悉情况的同志商量，为了号召工人进行顽强不倦的工作，列宁常把自己拟好的计划交给工人修改。1902 年列宁“草拟出广泛的组织计划”，克鲁普斯卡娅回忆说，列宁“特别关心工人对《怎么办？》一书的态度。他写信给依·依·拉德琴柯说：‘你报道的同工人谈话的消息使我们非常高兴。我们很少收到这种能真正鼓舞群众情绪的信。请务必也亲自给我们写些东西，不只是为了报刊，也是为了交流思想，使彼此不失掉联系并做到相互了解。同时，我个人特别感兴趣的是，工人们对《怎么办？》一书的反映如何，因为我还没有听到工人的反映。”《怎么办？》的革命热情“吸引着大家”，在工人热烈的参与下，最终成为“广泛的革命工作的计划”。
2.请专家修改
就是请专业权威人士修改。要请了解情况的有识之士，尤其一些政策性强、业务难度大的公文文稿，如果把握不准时，应请熟悉政策或精通业务的专家来修改。
1959年毛泽东对在“大跃进”中“形成的高指标很不满意”，在中共八届七中全会上“针对他很不满意的几个会议文件”说：“凡是看不懂的文件禁止拿出来。你拿出来，我就要反对，立即顶回去。”脱离实际的文件，“一望之下，你这个东西不行，就要顶回去。”（《毛泽东传》，中央文献出版社，第941页），由陈云同志约请国内经济专家对《关于一九五九年国民经济计划草案的报告》等文件进行了修改，使不切合实际的高指标得到纠正。
3.请领导修改
就是请负责该项工作的主管领导进行修改。主管领导可以是机关的负责人，也可以是某项工作的负责人。一般地说，制文可以不是主管领导，但主管领导代表着一定的意向，有着关键的决定权。
请主管领导修改，实际上就是请领导把关，对文稿负责。1981年《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》要求：公文拟完稿“领导者再亲自精心斟酌文件的内容和文字，并最后亲自负责修改定稿。”拟稿难免失之偏颇，不可能完全符合实际。主管领导才是真正的组织实施公文的具体负责人，修改文稿时自然有着比较清醒而深刻的认识。实践证明，经过主管领导修改的公文稿，签发一般都比较顺利，而且实施起来切实可行。
三、集体修改
集体修改是指组织具有行政关系的相关人员进行集体修改。公文文稿的修改不仅仅是拟稿人的再认识，而是一级组织对文稿内容的再认识。文稿一旦定稿成文，代表的是企事业单位的意志。所以，集体修改是公文处理必不可少的程序。
1.审议修改
就是指针对一些内容复杂、事关重大的公文文稿，组织有关人员进行审议修改。审议修改的形式有召开涉文人员座谈会；如果文稿比较成熟，也可以直接上领导办公会审议修改。审议的任务主要是对文稿的主题、观点、内容和形式进行认真的讨论和研究，提出具体的修改意见。
审议过程中，与会者常常会提出各种各样的问题，通常会有三种情况，需要妥善处理。一是审议意见不一致时，应以多数人的意见为准。具体修改时，要认真分析各种意见，认定那些正确的或比较正确的意见。如果少数人，甚至个别人的意见有道理，也应该把少数人的意见提请主要领导人考虑。
二是主要领导人同副职领导人的意见不一致时，应按照主要领导人的意见修改。这是行政公文的特性所决定的。一般地说，主要领导的制文意图，代表集体的意向，有着最后决定权。
三是意见有争议而没有结论时，修改要善于正确判断并吸收正确的意见，形成自己的主导思想。要善于通过自己的创见性思考，经过归纳分析，集中正确、合理的意见，提请主要领导考虑。
2.分级修改
就是把审议修改后的文稿，印发给各机关单位和有关人员修改的方法。公文面向整个企业或单位，具有一定的普遍意义。文件只有和基层单位的具体实际相结合，只有符合基层单位的实际情况，才能得到有效地贯彻执行。
分级修改，就是让各主管业务部门、行政负责人根据自己的具体实际情况，提出修改意见。比如，《研究院职代会工作报告》，就是经过了“三上两下”的修改，即：上领导办公会审议修改，下发各机关各基层单位修改；再上领导办公会修改，再下发征求职工代表意见；最后再上领导办公会修改定稿。