分级修改是一种听取各方意见，聚合集体智慧的有效方法，可以更好地达到扬长避短、去粗取精的目的，不仅可以使文稿的修改尽善尽美，提升文稿的质量，更重要的是在分级修改中求大同存小异，形成认识上的共识，达到思想上的统一，使公文稿成为各项工作的纲领性指导文件。
3.合作修改
就是在征求意见的基础上对文稿进行分工合作修改。合作修改在公文文稿修改中运用十分普遍，党和国家一些重要文件都是合作修改的结果。比如，《毛泽东在党的八大上的政治报告》就是根据党内外以及专家学者的意见，由中央领导多次修改定稿的。
公文文稿在自我改定后，要送有关人员核稿，文稿进入核稿程序后，一般情况下文稿与拟稿人脱节，如何修改，大都由有权审定的领导根据文稿质量确定由哪些人进行修改。重要文稿，一般都要组成一个修改班子，按照分工对文稿进行修改。合作修改实际上就是集中单位的精英人才修改，以提高公文质量。
第四节 拟稿修改润色
公文文稿修改润色是一项很吃力的工作，修改润色必须以严肃认真的态度，从整体着眼，精益求精，改出新意，改出亮点，改出水平，改出特点，并能按时修改定稿。
一、适应形势，改出新意
文稿修改要适应形势发展的要求。形势总是在不断地发展变化，修改必须紧跟形势，适应形势，改出新意。
公文文稿，尤其是工作报告、工作计划、改革措施等文稿，常常是刚刚拟出初稿，形势就发生了新的变化。事实上文稿跟不上形势的变化是一种常态，工作计划、改革措施越具体，越难以适应新形势。特别是改革措施，不仅受国家政策和上级的影响，还要和本企业、本单位的实际情况相结合。因此，只能根据“定势”和已知的情况修改文稿，形势一旦发生变化，上级领导或本单位主要领导人产生新的更为紧急的指示和意图，就会打乱原稿已有的思路和结构，修改就成为不可避免的选择。
以《研究院关于科研体制改革的实施办法》（以下简称《办法》）文稿为例，我们粗线条地看一下，修改文稿适应形势变化的基本脉络。
《办法》稿主要是关于改革调整内部科研室专业结构，本是一项进一步理顺技术协调关系采取的行政措施。拟稿在送审中，研究院收到国防科工委《关于国防科研院所体制改革的指导意见》的文件，研究院立即停止审核，拟稿被打回重新修改。修改后的《办法》，对原稿主题重新定位，根据科研院所体制改革精神，明确提出了“建立寓军于民、军民分线的管理机制”，科研改革的深度明显地超出了原稿的思路，不但为推进科研机制改革找到了政策依据，而且使改革站在了一个时代的高度。
形势变化是永恒的，静止才是相对的。修改文稿唯一的标准是形势的需求，而不是拟稿人或领导人头脑中已形成的条条框框。为适应形势发展的需要，修改才是文稿获得新生的基础。
适应新形势必须保持清醒、敏感、灵活的头脑。如果发生与文稿主题有很大出入时，而且修改时间又很紧，一定要冷静，切莫着急上火。
坚持己见，不愿调整原思路，敝帚自珍，或说服领导改变想法，往往于事无补。因为，形势已经发生了变化，不进行修改，抱残守缺，肯定没有出路。当然，拟稿人谁也不希望自己辛苦拟写的文稿，在变化了的形势下被修改得面目全非或“推倒”重来。修改的原则应是，能吻合形势的能不修改就尽量不要修改，不适应形势的就得必须修改，而且应毫不犹豫地尽快修改。
二、抓住事例，改出亮点
事例是拟稿最出彩的地方，是显露才华的一个重要方面。从一定意义上看，事例就是文稿的亮点，抓住事例修改润色，就能改出亮点。
1953年3月毛泽东修改陈伯达拟写的《关于无产阶级专政的历史经验》文稿时，抓住斯大林在十月革命以后领导苏联社会主义革命和建设取得巨大成就的事例，将文章中“没有按照实际情况办事”修改为“在为实现列宁的方针而进行的斗争中，有苏联共产党中央委员会强有力的领导的功劳，其中就有斯大林的不可磨灭的功劳。”使文章的思想凸现亮点，熠熠生辉，为正确评价斯大林的功过是非做出了有力的回答。
拟稿占有的事例大都是动态的，表现时往往在文稿中仅仅一笔带过，修改就要选择一个新的角度，抓住富于创新的动态事例，通过究根问底，对文稿的事例进行“立体加工”润色，往往能将看似平凡的事例，通过修改润色变成全篇的亮点。比如《谁持彩练当空舞——记中国飞豹飞机设计工程师李好》初稿，在叙述工程师李好研制飞豹飞机的感人事迹时，有这样一段：“星期天的晚上，李好匆忙中忘记保存好计算机文档，就被叫去了试验现场，等他回到家后发现计算机被人动了，几天来试验积累的数据全乱了，他又熬过了一个不眠的夜晚。”这是一件极为平常的事，实际情况怎样呢？经过深入了解，最后修改润色为：“星期天的晚上，李好匆匆从实验现场赶回家，发现计算机被人动了，几天来试验积累的数据全乱了。他怒气冲冲地大喊：‘谁动了我的计算机！’ 妻子在厨房听到喊声，还没有弄清咋回事，又听到女儿“哇”地一声哭了；‘是我……是我玩游戏了。’ 李好突然坐在地上大哭起来： ‘你赔我的时间，你赔我的时间！’ 妻子真想打女儿两巴掌，可看到父女俩哭得那么伤心，伸出去的手又收了回来。她也受到感染，跟着一起哭……李好一夜没有合眼，终于又把丢失的数据重新整理了出来”。这样的修改，不但生动感人，而且真实展现出了李好的精神境界，使整篇文稿有了亮点。
修改事例要符合主题思想，抓住重点事例，围绕主题挖掘事例的本质。带有根本性起决定作用的重要事例，要深入了解，这是文稿有没有亮点的关键。因此，发现事例单薄或轻描淡写，要抓住不放，究根问底，坚持只在主要事例上下功夫，改出亮点。
三、把握分寸，改出水平
托尔斯泰说：“艺术中最主要的东西是分寸感”。文稿修改也是一种艺术，如果不讲求分寸感，不但达不到期望的目的，反而会造成不可收拾的被动局面。据《资治通鉴》（宋史：《王安石传》）记载：宋神宗时期，王安石变法，遭到三朝元老韩琦的强烈反对，王安石敏锐地觉察到宋神宗皇帝的态度，于是“卧家求退”。宋神宗不同意他的辞职，特意命司马光起草诏令，请王安石出来工作。诏令是这样写的：“今士夫沸腾，黎民骚动，乃欲委还事任，退取便安。卿之私谋，固为无憾，朕之所望，将以委谁！”王安石看后十分愤怒，立即“抗章自辨”。宋神宗也意识到“士夫沸腾，黎民骚动”这两句话确实说得过重，于是亲笔写信安慰王安石：“诏中二语，失于详阅，今览之甚愧。”并让王安石的助手吕惠卿到王安石家中进行慰问和解释。
把握分寸感是修改必须遵循的基本原则。司马光起草的诏令应当说言简意赅，明白晓畅，完全没有有意中伤和诋毁王安石之意，而是宋神宗审阅修改时“失于详阅”，导致王安石的误解。司马光和王安石最终因政见不同而分道扬镳，和司马光起草的诏令过于情绪化，没有准确地把握住分寸感多少有些关系。
修改文稿必须考虑效果，毛泽东修改文稿时把握分寸感非常精到。1946年3 月4 日，叶挺同志经我党多方营救出狱，即向党中央拍发了要求重新入党的电报。3月7日，党中央迅速批准并复电。毛泽东对电文作了认真修改，把握分寸感的火候堪称经典。复电原稿开头称呼用“叶军长”，毛泽东改为“亲爱的叶挺同志”。从军阶职务的称呼改为同志相称，倾注了对叶挺的尊重、挚爱之情。接着，原电稿说：“你为中国民族解放与人民解放事业进行了二十余年的奋斗”，毛泽东则在这一句之前加进了“五日电悉。欣闻出狱，万众欢腾。”不仅交代了事情的背景，也是对叶挺同志坚持狱中斗争并获得胜利这件事的高度评价。原稿中间部分“全国人民都已熟知你对民族与人民的忠诚”一句，毛泽东圈掉了“全国人民”中的“人民”一词，真有千钧之力。修改后的电文对比原稿，不但格式更准确，而且文字更准确、更热烈，显然比原稿更有水平。
修改文稿把握分寸必须以客观事实为依据，对任何事物的肯定或否定都要把握好分寸，不妄下断言，不草率从事，更不能巧言伪饰，夸大其词。修改不言则已，言必有据，真正忠实、客观地反映情况，保证文实相符。
文稿修改的程度也要有分寸。文稿不可不改，但亦不可多改更不可全改，关键要做到适度。要树立正确的修改观念，修改不是重新拟稿，更不是推倒重来，除了大改，一般都是在原稿的基础上进行修改，在不损害原意或基本观点的基础上，保留精华，改掉瑕疵，改出水平。
四、抓住特征，改出特点
公文模式化使拟稿容易导入千篇一律的覆辙，但是，文稿反映的内容却不尽相同，每一篇文稿都有其各自的特征，只要抓住文稿的特征修改，就能改出特点。
抓住特征，首先要留意文稿中是否融会了上级文件和上级领导讲话的新要求、新提法。实际上修改常常能从特征中改出特点来。以《研究院年度工作报告》为例，科研项目，去年是以设计技术攻关为重点，今年是以设计定型为重点；民品经营工作，去年提出“立足航空，加快发展”的思路，今年提出“面向市场，规模经营”的思路。工作重点和思路不同，自然就有了特征。抓住新要求、新提法，修改就会豁然开朗，就能改出特点。
其次要留意工作落实情况，当前有什么进展？还存在哪些问题？任何工作都是呈阶段性、波浪式发展。阶段性、曲折性就是一个时期的工作特征，比如，高新工程研制保证条件建设，其中要完成的项目很多，不可能所有的项目都齐头并进，也不一定所有承担任务的单位都落实得很好，事实上，项目的发展总带有不平衡的特征，根据这些特征，修改就不会重复过去的“故事”，就能改出特点。
抓住特征，还要充分考虑领导的个人表达习惯，尤其是修改领导讲话稿，更应当注重领导的讲话特征。领导讲话稿一般都有一定的模式。比如科研工作、生产经营、党群工作、企业文化建设等重点工作都是经常性的工作，领导年年总结开会讲，而且反复讲，千会一面，千人一稿，拟稿简直写烂了，职工群众也听厌了。
实际上，在拟稿过程中经常存在拟写活动的名义主体和事实主体不尽合一的状况，很容易出现领导表达习惯和拟稿人的文稿风格相矛盾的情况。每一位领导在表达习惯和欣赏习惯上是有着明显的个体差异，尽管是同样一个问题，甲领导和乙领导表述却是大不一样的。如有的领导讲话喜欢引经据典，纵横捭阖；有的领导讲话则开门见山，直白晓畅。修改应在遵照公文一般语言要求的同时，抓住领导个性特征，代人立言。
如果修改墨守成规，把讲话稿改成了一篇谁讲都可以，放在哪里都行的稿子，不管修改得多么好，那也只是一篇平庸的稿子。
领导讲话稿要改出特点，就要靠琢磨领导的表达习惯，靠收集领导思想的闪光点，掌握和了解领导的个性化语言，不露痕迹地把文稿修改成如同领导自己拟写的稿件，这是修改的真功夫。