公文拟稿完成后，必须进行修改润色。修改润色是拟稿不可缺少的重要环节，是提高公文质量的有效保证。所谓拟稿，只是公文的“毛坯”，修改就是对这一“毛坯”进行润饰和再加工。许多有影响力的公文，都是经过反复修改润色的产物。
第一节 拟稿修改的意义
一、修改是不可缺少的重要环节
拟稿是公文的雏形表现形态，不可能没有这样或那样的“毛病”。所以，修改就成为必不可缺少的重要环节。
公文拟稿涉及政治、经济和政策等问题，必须反复修改。周恩来总理精益求精修改公文稿件的精神，为我们树立了典范和楷模。他不仅对拟稿内容反复修改，而且对用词也是再三“推敲”。比如， 1949 年12 月，周总理对《政务院关于生产救灾的指示》稿的修改就多达几十处，其中“引起各级人民政府更高度的重视，重视为关系到几百万人的生死问题”一句就有两次修改。一次把“重视”改为注意，一次把“重视为”划掉，改为“认识到生产救灾”。凡是经过周总理修改的文稿，无一不是字斟句酌地“推敲”修改，使每一份文件都达到了几乎完美的境界。
实际上，党和国家的重要文件，都是在中央领导主持下，组织专门写作班子写成初稿后，广泛征求各有关方面的意见，几上几下，反复修改，直到其思想内容和表现形式都达到比较完美的境界，才提交有关重要会议进行讨论。在讨论过程中又加以必要的修改，再经过全会审议通过才正式公布实施。例如《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十一个五年规划的建议》，胡锦涛同志主持中央政治局常委会召开了三次专题会议，对《建议》稿进行讨论和审议。此后，中央还广泛征求了党内外各方面的意见，起草小组对《建议》进行了800多处修改，其中涉及内容修改的就有近300多处。2005年10 月11 日党的十六届五中全会通过的《建议》已是九易其稿，正如温家宝总理在《建议的说明》中所说：“《建议》形成的过程，是充分发扬民主的过程，比较好地集中了各方面的智慧。”
好的公文离不开修改。只要时间允许，就要反复修改。修改的过程，既是对文稿完善的过程，也是自我学习、提高的过程。修改是文稿通向精彩的必由之路。
二、修改是升华认识的重要过程
修改不仅可以进一步精粹文稿，更重要的是通过修改可以重新审视观点，使认识得到升华。修改的过程就是认识不断升华的过程。
公文多数是“奉命”拟稿，既有所熟悉的事物又有不熟悉的事物。不熟悉的事物，认识它不容易，反映它更是困难。即使熟悉的事物，认识也不可能一次完成，这就决定了拟稿人不可能一下子就拟写出符合客观事实的稿件。
毛泽东在《反对党八股》中指出：“文章是客观事物的反映，而事物是曲折的、复杂的，必须反复研究，才能反映恰当；在这里粗心大意，就是不懂得做文章的起码知识。”准确、恰当地反映客观事物，需要有一个反复思索，逐步深化认识的过程。从不够准确、恰当到比较准确、恰当的表达，必然是一个认识不断升华，表现形式不断增色的过程。
修改就是对事物进一步明确、深刻、全面的认识过程。哪些是重要的？哪些是尽可能要删去的内容？该写什么，不该写什么？只有反复修改，才能达到对客观事物规律性的正确认识和准确把握。
公文拟稿从本质上说是一个认识过程，是由客观事物到人的主观认识的“意化”过程，再从主观认识到书面表现的“物化”过程。在意化过程中常常出现“意不符物”，在物化过程中又容易发生“言不达意”，这是公文拟稿实践中的一种正常现象。
作家老舍说：“文章必须修改，谁也不能一下子就写成一大篇，又快又好。”公文拟稿思路往往被领导定势化了，修改正是为走出思维定势提供了审视的机会，修改可以高屋建瓴地对观点、结构、层次进行总体把握，从容地调整结构，组织材料，琢磨段落和语句，使文稿趋向完善。
因此，拟稿完成后，要进行认真的修改，反复的推敲，毛泽东说：“重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。”在不断修改的过程中不断升华认识，使“意化”和“物化”趋向融和，逐渐达到完美。
三、修改是提高公文质量的保障
修改是拟稿成功走向公文的最后一道工序，没有修改就难以保证公文质量。培养严谨的修改态度，是提高公文质量的保障。
拟稿的最终目的是要形成公文的。认真修改拟稿，是一种严谨的科学态度和高度的负责精神。毛泽东痛恨那些不做认真修改的文章，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，像洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来，其结果 ‘下笔千言，离题万里’，仿佛像个才子，实则到处害人。”
优秀的公文都是修改的结果，认真修改拟稿，严格把关，是对职工群众负责、对工作和事业高度负责的表现。
拟稿不加以认真修改，抱残守缺，敝帚自珍，不肯修改，或依赖他人修改，不负责任地把“病稿”送审，只会给领导或机关造成误导或制造麻烦，不但贻误工作，而且会造成政治或经济的损失。
修改文稿，必须抱着高度的负责精神，以党和国家的方针政策为指导，以在实际工作中产生效应为出发点，认真推敲和琢磨每一个观点、每一个词语，千斟万酌，以求完美。
四、修改是提高拟稿能力的有效途径
提高拟稿能力，既要多写，更要多改。拟稿有什么问题，哪些地方写得不好，怎么修改？修改对了，就是拟稿能力的一次进步。
修改的过程就是感悟的过程。鲁迅说：修改是“极为有益的学习方法”，修改一次就会有所心得和体会。俗话说“失败是成功之母”，修改就是对“失败”的总结。只有对自己的文稿不断进行修改，才能发现拟稿的“许多疵点”，每修改一个疵点，就会有一次新的提高。不断修改的过程，也就是不断提高拟稿能力的过程。
修改是拟稿能力的表现，会不会修改，可以说直接关系文稿的生命。俄罗斯作家契柯夫说：“写得好的本领，就是删掉写得不好的地方的本领”。可见修改也是一种能力，是拟稿的一个组成部分，秘书学家把修改叫做“改定功夫”。所谓改定功夫，就是修改能力，拟稿人必须具备这种改定功夫。拟好一份公文稿件不易，改定就更加不容易。
改定功夫，实际上是认识和能力的反映，因文而异，因人而异。好稿件改成坏稿件屡见不鲜，让坏稿件起死回生也数不胜数。改好改坏全在于认识和修改能力。
培养修改能力，只能在修改的实践中才能获得，不但要会写，而且更要会改，通过修改不断提高拟稿能力和技巧。
第二节 拟稿修改的内容
拟稿修改的内容很多，一般主要包括主题、观点、结构、材料和语言的修改。
一、主题修改
主题是公文的核心，是关乎拟稿成败的关键。主题不正确，就得必须下大力气进行修改，必要时不妨伤筋动骨。所以，修改首先要考虑构建正确的主题，以避免导入推倒重来的覆辙。
1.主题修改要以高度的负责精神，认真审视文稿的立场、观点和提法，坚决与党和国家的方针政策及上级文件精神相一致，这是修改要注意的根本问题。
2.主题一般都具有说明和要解决什么问题的鲜明特征，主题修改要抓住重点问题，看拟稿是否针对重点问题做出了明确的回答，全文是否紧紧围绕重点问题展开。把分散的、隐藏的重点问题，修改为一个鲜明突出的中心主题。
3.主题是领导意图的体现，修改时应进一步吃透意图精神，深入领会发文的目的和意义，使意图具体化，成为具有指导现实工作的意见。
4.修改主题要站在时代的高度，深刻地反映事物发展的本质，把肤浅的、模糊的认识，提炼为深刻的、正确的主题。
拟稿主题只能有一个中心，不能什么问题都提，什么问题都想解决。正如毛泽东在《反对党八股》中所说：“一篇文章……，不提出问题，不分析问题，不解决问题，不表示赞成什么？反对什么，说来说去还是一个中药铺，没有什么真切的内容。”其结果必然淹没重点问题，冲淡主题。如果主题不明确，即使拟稿行文正确，也挽救不了文稿被否定的命运。
二、观点修改
观点是文稿的一面旗帜。著名理论家胡乔木《在写文件方法座谈会上的讲话》中说：“一篇文章有个基本观点，总的要求，它在文章中就要像一面旗帜一样，主要观点鲜明，提得突出。”观点修改的目的就是在于让观点更加鲜明，更加突出。
1.材料是观点的前提，修改观点首先要看观点和材料是否紧密联系，如果讲材料的时候没有观点，讲观点的时候没有材料，或者只提出一大堆材料，不提出观点，或者只有很多观点，没有材料，就是观点不鲜明。鲜明的观点是材料集中的反映。观点修改就是以相当的材料集中说明一个观点，使观点和材料紧密联系，赞成什么？反对什么？旗帜鲜明。
2.有句成语叫“纲举目张”，主题是分观点的纲，分观点是主题的目，观点修改的关键就是要抓纲举目，看主题是否统目，看分观点是否从纲，在主题统领下，把若干分观点按层次逻辑排列，条理叙述，使主题与分观点互为联系，层层论证，突出观点。
3.文要切题，题要配文，如果文不对题，题目过长或太笼统，都必须修改，使题目能准确地表达文稿的中心观点，见题知文，一目了然。
三、结构修改
结构是文稿的重要表现形式。结构修改就是对拟稿思路、层次布局的再调整。通过结构修改使文稿各部分脉络清晰，布局趋向合理。
1.拟稿一般为“提出问题，分析问题，解决问题”的结构形式，修改要紧密围绕主题谋篇布局，认真审视和检查全文的结构是否完整、严谨、匀称、自然。修改的过程就是增、删、调、换的过程。通过对结构重新进行合理的调整与安排，使结构趋于合理。
2.重新梳理思路，纵观全局，抓住中心，要站在应有的高度，对文稿全貌进行领会审视，从全局考虑各层次、段落以及标题等要素。修改先从大小标题之间的关系来看文稿的思路，通过修改大小标题使思路连贯通畅。
3.层次的划分应是同一标准。一般文稿分好几个层次，层次下又有分层次，一个层次一层意思。结构修改就是尽量避免把两个互不统一的意思放在一个层次里，一个层次一个观点，结构相同、层级一致。
4.拟稿常见的毛病是把一个段落写得太长，有的甚至通篇没有一个段落，读起来相当费劲。修改就是断段定义，把长段断为短段，把含糊的意义定义明确，删去内容和意义上的重复与交叉，必要时调整各段内容或顺序，以保证段落分明，结构合理。
5.拟稿具有很强的实效性，容易出现主次详略不分的现象。修改时要抓住重点，突出主要的，删去添枝加叶、离题太远或无关紧要的论述，使文稿详略得当。
6.开头、结尾、正文的修改，最好采用“倒悬”式结构，把结论放在开头，经过放在后面，启发放在结尾，开头要引人入胜，正文要层次分明，结尾要深刻有力。同时，要特别注意修改标题，避长就短，除繁剔杂，使标题清新醒目。
四、材料修改
材料是说明观点、证明观点的重要依据。材料修改就是在拟稿的基础上，对所掌握材料的再认识、再鉴别。清代学者魏际瑞说：“善改者不如善删，善取者不如善舍”。善于删去文稿中不合适的材料，是修改能力的表现。
1.如果文稿内容不够全面深刻，肯定是材料不够充分或比较单薄，修改就要增添材料，把残缺的材料增添完整，把单薄的材料增厚添实。
2.如果文稿比较臃肿，肯定是材料堆砌得过多，修改时就要删减材料，删除多余的材料，减去关系不大的材料，让被材料淹没的观点显山露水。
3.如果文稿前后矛盾，肯定是材料搭配不当，修改时就要比较材料，把可疑的材料核实弄清，调换有矛盾的材料，使内容、观点前后保持一致性。
4.如果文稿老套干瘪，肯定是材料不够典型新颖，修改时就要提炼升华材料，把平淡的材料提炼为典型的材料，给陈旧的材料赋予新意，或换一个角度修改，使材料得到升华。
5.如果文稿缺乏说服力，肯定是材料运用不合适，修改时就要调换材料，把牵强附会的材料调换为能够充分证明观点的材料，增强可信度。
五、语言修改
语言是表达思想观点的工具。语言通顺不通顺，有没有病句，是文稿是否合格的重要标准。 “百炼成字，千炼成句”。语言修改就是对文稿的字、词、句、标点符号进行反复推敲，使语言表达更加得体、准确、简洁、庄重、朴实和生动。
1.认真检查修改文稿中的错别字和不规范的简化字，确保文字质量。
2.用词不准，或词不达意是拟稿常见的毛病，修改首先要注意词语的选择推敲，特别要注意一些概念、术语用词的准确性，反复区分同义词和近义词，尽量把晦涩难懂或生僻的词修改为通俗易懂常见的词。
3.句子修改，主要是修改病句，把搭配不当、成分残缺、误用虚词和近义词、语序颠倒等病句修改为符合语法的句子。句子要修改得通顺流畅。
4.根据不同的文种对语言进行修改润色，尽量使语言具有可读性。
5.标点符号是文稿构成的要素之一，要认真修改标点符号，通过修改标点符号，准确体现语义，增强表达效果。