到了明代，翰林院的权力与作用均不如唐宋时代，主要职责是记载起居注、编修国史、为皇帝进讲、教太子读书。有时也拟制有关典礼文书，但不再参预机要，不再拟制有关政令文告。翰林学士院实际上成为国家的人才储备库，地位大不如以前。但是，明代为官的条件之一，必须要有翰林出身。据《中国制度史》记载： “自天顺二年（公元1458年），李贤奏定纂修专选进士。自是，非进士不入翰林，非翰林不入内阁，南北礼部尚书，侍郎及吏部右侍郎非翰林不任。”明代翰林虽然官职不高，但社会地位却很高。
翰林自恃清高，有时还敢与皇帝顶撞，拒不奉命。例如，（《日知录》卷二十四《翰林》）记载：成化三年（公元1467年），明宪宗命令翰林院为明春的上元灯节撰写诗词，几位翰林联名上疏据理抗命说：“翰林之官以论思代言为职，张灯之举恐非尧舜之道，应制之诗恐非仁义之言。”拒绝拟写“鄙俚不经之词”。一场对立，结果是皇帝让步。可见在明代“翰林之官重矣”。
清代由南书房、军机处取代翰林院，负责为皇帝草拟典章文告，翰林院除了偶尔拟制一些应制的典章文告之外，基本上无公可办。翰林院不再受到皇帝的器重，官职从正二品降到五品。据何刚德《春明梦录》记载：“从前京官，以翰林最清苦。”但是，翰林的社会地位并不低，备受崇敬。清康熙帝赋予翰林学士“南书房行走”，规定六部尚书和大学士、京官中部院卿弍以及国子监察酒、司业等官职“非翰林不任”，就是说当了翰林就等于当了候补高官。如曾国藩、李鸿章都在翰林院供过职，后来都成为朝廷的重臣。
民国时期在行政院设置了专门的秘书机构， 1933 年颁布《国民政府秘书及科员任用规则》明确规定，秘书必须是国民党员。如蒋介石的国民政府军事委员会长侍从室中的秘书，多是蒋的同乡故旧，或是亲朋好友，侍稿人更是非奉化人莫属。
新中国成立后在国务院也成立了秘书班子，而且一直沿用至今。
秘书在我国受到各级领导的重用。如建国初期，胡耀邦就担任过中央书记处的秘书。胡锦涛、温家宝、曾庆红等中央领导也都曾在基层做过秘书工作，他们都能写一手好文章，为我党提供了极为优秀的文件初稿。
在企事业单位，由秘书走向领导工作岗位的不计其数，据陕西航空系统不完全统计，在领导岗位上有秘书经历的领导占30%，在个别企业，领导班子成员几乎都有秘书经历，有的虽没有做过秘书，却为单位和领导起草过重要文稿。
企事业单位管理、决策、贯彻、反馈的整个过程，都离不开拟稿这个载体。企业、单位有了拟稿，处理管理经营事务就有了准绳和依据，讨论问题不至于无所适从。“历王无道，天下荡荡，无纲纪文章”（《毛诗·大雅·荡·序》）。就是说，世道大乱的原因是周历王处理国事不按政令规程，随心所欲，任意妄为造成的。所以，政治家把文稿拟制看成是“经国之大业，不朽之盛事”。斯大林在《马克思与语言学问题》中说：“国家进行管理需要比较有条理的文书，商业的发展更需要有条理的书信来往。”新中国建立之初，邓小平同志《在西南区新闻工作会议上的报告》中倡导“领导同志要学会拿笔杆”，并指出，“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。从本质上说明了公文拟稿在国家管理和企事业单位经营管理中的重要地位。
公文拟稿往往最能体现企事业单位管理的抉择。从根本上说，我国企业改革是从计划经济向市场经济跃进，这是一个宏大而粗糙的过程。公文拟稿环境在剧烈变化，企事业单位随时感受到改革发展的震荡。
我国企事业单位改革正在经历艰深的过程，也因此催生了一大批公文经典。例如研究院《关于实施一体两翼分解经营的意见》，对研究院的现状作了深刻分析，指明了研究院体制改革的方向。这个文件的成功，自然是拟稿人实践的结果，但是，更深层的原因是改革新旧体制冲突性政策的体现。20世纪90年代初，市场经济处于发展的亢奋之中，研究院迫切需要发展，职工急切希望尽快富裕起来。拟稿正好满足了单位和职工的愿望和要求，成为单位推动改革的指导性文件。
第三节 公文拟稿的涵义
1988年中共中央办公厅《通知》要求“凡属重要公文，应由机关领导人亲自草拟文件；一般性公文，可由秘书部门或业务部门拟稿。”
公文拟稿不同于写作。写作的含义比较宽泛，可以涵盖所有文字书写活动，就是说，凡是以书面或微机屏幕语言为工具表达的精神产品，都是写作。如文学写作、论文写作、书信写作等等。
写作是以表达作者个人对客观事物的认识和感受的复杂创作过程，是以主观愿望对客观存在的一种反映。写作的结果只要自己满意即可成文。
那么公文是不是写作呢？目前我国所有的公文论著都把公文纳入了写作的范畴，显然有些牵强附会。从广义理解，公文是写作，但从狭义看，公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效用和规范体式的文书。
公文拟稿是以表达制文机关或领导意图的拟制过程。公文拟稿必须遵循一定的规则和要求，严格按照制文机关或领导的旨意拟制，是一种被动的授意拟写过程，因而不是写作，而是拟稿。《晋书·乐广传》记载：“（广）累迁侍中、河南尹。广善清言，而不长于笔。将让尹，请潘岳为表。岳曰：当得君意。广乃作二百句语，述己之志。岳因取次比，便成名笔。时人咸云：若广不假岳之笔，岳不取广之旨，无以成斯美也。”由此可见，拟稿是在他人授意下，依据授文者意图的拟写过程。潘岳就是依据乐广的意图为其代拟表章草稿，后经乐广修改成就了一篇传世名作。
公文就是授意文体，即按照制文机关或领导者的意图为其代拟文稿。拟稿，只能是一种待定稿，而不是确定稿。拟稿人不是以自己对客观事物的认识和感受行文，也不是以自己满意即成文作为标准，而是必须是以授文者的意愿和感受为标准，以授文者满意程度为目标。文稿是否行文取决于授文者的态度。拟稿其实就是提供给授文者的一个仅供修改用的稿件，是公文的原始表现形式。
综上所述，企事业单位公文拟稿是否可以这样定义：公文拟稿是依据企事业单位法定领导意图的真实记录，按照公文特定体例拟制，提供给领导或机关修改、讨论和审批的原始稿件。拟稿主要有以下三层含义。
1.公文拟稿是法定领导意图的真实记录
拟稿就是不确定的稿件，是为法定领导或机关拟制的草稿，拟稿人就是法定领导的“幕宾代笔”。
拟稿就是根据法定领导的意图，有闻必录。领导必须是法定的直接领导，相关领导的意见不能作为拟稿意图依据，必须全面准确的按照法定的直接领导的意图谋篇布局。
清朝潘德舆在《养一斋诗话》中说：“文章之道，传真不传伪，亦观其平日胸次行止为何如身。”“传真”就要真实反映领导意图，要有“平日胸次行止”的思想修养。
拟稿是一种行政为文，是在领导意图严格制约下的一种被动写作活动。拟稿的根本原则是不能违背领导的意图，随意阐述，更不能掺杂个人观点。脱离领导意图的拟稿，难得领导认可，最终导致拟稿失败。
实际上拟稿就是领导怎么说，文稿就怎么拟，按领导意图照实记录，围绕领导意图循规蹈矩。拟稿最忌个性显露，拟稿要文如领导。
2.公文拟稿是提供给领导或机关进行修改的信息材料
企事业单位的重要文稿，多数由一人或多人分题拟稿。由于拟稿人认识的局限性，他不可能把握整个单位的发展趋势，全面准确地反映单位的客观情况。拟稿只能是记述和反映事情的信息材料，通过拟稿的形式，把复杂客观事实和解决问题的方法和建议用简练的语言进行逻辑组织，为领导或机关提供一个可供修改、完善的草稿。
从实践看，公文拟稿不可能一次完成，往往需要反复修改。比较重要的文稿可能修改多次，有的甚至数十次，最后才能定稿。
3.公文拟稿只限于机关内部使用
拟制的文稿只能是“讨论稿”、 “修改稿”或“未定稿”。拟稿只是制发公文的一个过程，是形成正式公文的“毛坯”。
拟稿仅限于企事业单位机关内部流转使用，用于征求意见、交流思想、逐步完善的审阅过程，没有法定的行政约束力，更没有实际执行的意义。
有时拟稿或叫草稿，亦用来向相关单位发送，其目的在于征求修改意见。拟稿只有经过领导或机关审阅、修改并得到法定领导签发或经过会议讨论通过后，才算最终完成了拟稿。
第四节 公文拟稿的特点、 作用及分类
在讨论公文拟稿的特点、作用及其分类前，我们有必要对拟稿人的角色和身份加以论述。
一般来说，文章都展现了作者个性风格，文章风格的形成是一个作者成熟的标志。作者的个性风格在文学作品中不但必要，而且须强化张扬。