公文拟稿在公文学界目前尚未形成一个明确的概念。要认识和掌握公文拟稿的基本规律，就必须研究公文拟稿存在的客观基础，这是建立公文拟稿概念的基本理论问题。
第一节 公文拟稿溯源
拟稿最早出现在殷周时代。据《汉书·艺文志》记载：“古之王者，世有史官，君举必书”。史官就是专为君王记言记事的拟稿人。 《世本注》载，夏、商有左史、右史。《周礼》载：宰夫（官名）有八职，其“六曰史，掌官书以赞治”。何谓“赞治”？据东汉著名学者郑玄的解释：“赞治，若今起文书草也。”通俗地说，“史”就是拟制官方文书的人员。《尚书》就是史官按照君王的意思记载了自尧舜到春秋各代君王的诏令、训诰、誓词等公文总集。
春秋初年，据《左传·襄公31年》记载：“郑国将有诸侯之事，子产乃问四国（四方邻国）之为子羽，且使多为辞令，与裨谌乘以适野，使谋可否，而告冯简子使断之。事成，乃授子大叔使行之，以应对宾客，是以鲜有败事（很少把事情办坏）”裨谌、世叔、子羽、子产等人主要负责郑国的公文制作，使郑国一度强盛。孔子说：“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”（《论语·宪问》）就是说郑国制定外交公文是裨谌拟稿，世叔审议，由子羽修改，最后由子产修饰定稿。
春秋末期，奴隶制向封建制过渡，“天子失官，学在四夷”，出现了以孔子为代表的“有教无类”私学，产生了民间知识人士，通过“学而优则仕”，从政做官，成为君王拟稿的史官。相传说《左传》是战国时期鲁国左丘明拟稿，后经西汉刘歆编撰而成。《左传》、《国语》的出现对后世公文文书影响非常深远。
战国时期，社会发生了急剧的变革，新旧统治集团从各自的地位和利益出发，都需要一批出谋划策的人才，知识分子相当活跃，形成了百家争鸣的繁荣景象，先秦诸子散文大放异彩。由孔子门人及其子弟编辑的《论语》，以记言为主，文字生动、简练、传神，许多名言意味深远，耐人寻味，直到今天仍引诵不衰；《墨子》贵在实践，不重文采，全书多用庶民语言进行说理，行文逻辑性极强，首开我国说理文书之先河；《孟子》发表议论高屋建瓴，酣畅雄肆，锐气逼人，感情强烈，富有鼓动性、战斗性；《庄子》构思宏伟，说理挥洒自如，形象生动；《旬子》以理论为主，论点明确，说理周密，具有高度的分析力；《韩非子》、《吕氏春秋》等行文直言不讳，说理深透，有很强的分析综合力。
鲁迅在《汉文学史纲要》中说，春秋战国时期“其文则汪洋辟阖，仪态万方，晚同诸子之作，莫能先也”。散体文的高度成熟，极大促进了公文文书的发展。
秦汉代以后，公文拟稿从文类到体式都得以充分的发展，产生了书、议、策、论、疏、诏、制、敕、章、奏、表等公文体式，在表达上和结构上，也有了一些相对固定的格式，这标志着公文在当时已经相当成熟。这个时期出现了很多代拟文人，如秦朝的李斯，汉代的贾谊，三国时期的诸葛亮、曹丕，梁朝的裴子野等。曹丕为父亲代拟的公文稿，每呈阅审，曹操不改一字即“诏准”，拟稿达到了娴熟的境界。曹丕的《让县自明本志令》、《求贤令》、《求逸才令》、《慎行令》、《修学令》、《请增封荀表》等文稿成为流传后世的名篇。曹丕不仅替父拟写公文，还写出了有关公文拟稿的理论专著《典论·论文》，把拟稿细分为“四科八体”，总结出：“奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽”的拟稿学说，在理论和实践上把公文拟稿推上一个新的高度。
唐宋时代公文拟稿趋于成熟。中国文化史上著名的“唐宋散文八大家”，公文佳作是其文学作品名篇的重要部分，如魏征的《谏太宗十思疏》、《十渐不克终疏》；陆贽的《奉天请罢琼林二库状》、《论两税之弊须有厘革》；王安石的《答司马谏议书》、《上仁宗皇帝万言书》；范仲淹的《答手诏条陈十事》等文书，都是脍炙人口的佳作。像韩愈的《论佛骨表》、柳宗元的《上枢密韩太尉书》、欧阳修的《朋党论》、《与高司谏书》等都有很高的成就。他们既是文学大家，又是公文拟稿高手。如唐代的陆贽，草拟诏令时“思如泉注，初若不经思虑，既成之后，莫不曲尽事情……同舍皆服其能”。韩愈就曾是皇帝的“中书舍人”，为皇帝拟制了许多诏诰制敕类公文稿。宋代的苏轼官为中书舍人，一生拟制过800多份诏令，份份诏令稿都得到皇帝的赞赏。
元明清时期，一度骈文颇受欢迎，清朝学者汪中打破了形式主义的文风，他的《哀盐船文》，在叙述盐船失火的经过及惨状时写道：“坏船百有三十，焚及溺死者千有四百”被时人誉为“惊心动魄，一字千金”，传为公文拟稿的佳话。
历代文人对公文拟稿的规律、技巧、方法、特点以及格式都有深入的研究，如东汉蔡邕的《独断》、刘熙载的《艺概·文概》、西汉刘歆的《七略》、魏晋时陆机的《文赋》、齐梁时刘勰的《文心雕龙》、萧统的《文选·序》、唐朝杨巨昔的《翰林学士旧规》以及元明清学者的各种著述都从不同的角度对公文拟稿进行了深入探讨。问题是有关拟稿方面的研究被大量的文学研究所淹没，致使公文拟稿这一与工作最为密切的写作活动被人们遗忘，这不能不说是一种遗憾。
辛亥革命以后，南京临时政府于1912 年颁发了《公文程式》条例，从而废除了封建王朝沿袭了几千年的公文体例，实现了“以期划一，而利推行”的目的。北洋军阀政府又多次对公文进行改革，增加了一些文种，并规定公文必须使用标点符号。
中国共产党成立后，也很快有了自己的公文体式，瞿秋白在1931年起草了《文件处理办法》。1942 年，陕甘宁边区政府发布了《新公文程式》。新中国成立后，政务院于1951年发布了《公文处理暂行办法》，后多次修改， 2000年8月发布《国家行政机关公文处理办法》，逐步实现了公文规范化。
新中国培育了一大批优秀公文拟稿人才，如毛泽东的秘书田家英以及胡乔木、郭沫若、薛暮桥等拟稿大家，为我党起草了大量的重要文件。毛泽东本人也是拟稿大家，《毛泽东选集》中三分之一的文稿都是毛泽东为中央代拟的文稿，经中央修改后成为指导中国革命的纲领性文件。
从古到今，我国历代的改革家多借为皇帝拟稿推行自己的主张。战国时期韩非被害死，他的改革理论却被秦始皇采用，建立了第一个统一的封建王朝。王安石的《上仁宗皇帝万言书》，使宋王朝恢复了勃勃生机。新的历史时期，邓小平理论开创了建设有中国特色的社会主义，使我国人民走上了富裕的道路。
企事业单位公文拟稿的产生在相当程度上取决于社会的内在需求。目前，我国企事业单位的改革进入了一个艰难的攻坚阶段，单位内部矛盾存在着复杂的冲撞，单位领导急需高水平的拟稿，只有高水平的拟稿，才能对单位发展做出全景式的描绘，才能在更广的视角上揭示企事业单位生存的前景，使干部职工获得更深广的认识。
梁代文论家刘勰说：“然饰穷其要，则心声锋起”。公文稿拟得好，就能表达授文者想表达而不能表达的思想，引起心灵共鸣，统一意志，产生强大的号召力。
没有文稿的讨论，必然是漫无目的的讨论，没有文稿的决策，而能写好文件或指导工作，是不可想象的。如果不正视这个现实，不注重发掘拟稿，或文稿不能表达企事业单位的宏伟愿景，那将不仅仅是企事业单位的发展愿景不被干部职工所理解、所拥护，而且也是单位文化不可宽恕的沉沦。
当前，企事业单位的改革正在发生着历史性的变革，在拟稿人面前展示了最独特、最珍贵的拟稿资源。深入到这个历史中心地带，公文拟稿之笔，不但没有边缘化的忧虑，反而会将企事业单位的发展带入崭新的境界，焕发出巨大的生机。
公文拟稿是拨动企事业单位改革发展最敏锐、最激越的那根弦，凝聚着企业文化的潜质，是激发广大干部职工积极性的旗帜，是企事业单位永葆旺盛活力的源泉。
第二节 公文拟稿的地位
公文拟稿历来受到高层领导的重视。所谓翰林，就是封建社会专为帝王拟制文书的侍从官。据《南史·萧介传》记载：“染翰便成”。《王信传》也有“甚娴词翰”之说。陆机在《文赋》中说：“郁云起乎翰林”。文士从此就称为“翰林”。翰林如同我们今天说的“文荟”、“文汇”，表示文章多如森林。
唐朝玄宗初年就设置有“翰林院”，据《旧唐书·职官志》记载：“翰林院者，待诏之所”。把为皇帝拟制诏令的学士称为“翰林待诏”或“翰林供职”或“翰林学士”。其职责是作为皇帝的文书侍从，备顾问，拟文稿。诗仙李白就是唐代有名的翰林学士。
在唐代，翰林学士没有正式官职，也不封官爵，没有办公的官署和固定的薪俸。但翰林学士是皇帝的“秘书”兼顾问，因而有很高的地位。据《唐会要》记载： “内参谋猷，延引讲习，出入舆辇，入陪宴私”。武则天十分重视翰林学士，赋予宫禁北门行走，史称“北门学士”，开了翰林学士参政议政的先例。中唐以后，翰林学士经常借宿内廷，任以“知制诰”官职，常侍皇帝左右，随时听驾，为皇帝拟制各种诏令，成为真正的实官，权力很大，有“内相”之称。据《谷山笔塶》记载：“开元二十六年，始从翰林供奉改称学士，别建学士院于翰林院之南，俾专内命。至德以后，天下用兵，深谋密诏，皆从中出。翰林学士例置六人，以年深德重者一人为承旨，以独当密命故也。贞元以后，为承旨者，多至宰相。”如陆贽、裴垍、李绛都是翰林学士。
唐朝公文拟稿由中书、门下、尚书三省职权分管。中书省主管颁发皇帝诏书。诏书在唐代叫做“敕”，名义上是皇帝的诏书，凡属重要政务诏书，一定要皇帝下敕行之。但实际上皇帝自己并不拟“敕”，而由中书省拟定，所谓“定旨出命”，就是说皇帝定旨，中书省拟诏。
在中书省中除中书令为正长官外，设有副长官“中书侍郎”。中书侍郎之下，又有“中书舍人”，有七八人之多。中书舍人官位并不高，而他们却有拟诏敕的权力。
皇帝有旨，多由中书舍人拟稿，重要诏书，则由多个中书舍人分题拟稿，这就是所谓的“五花判事”。
初稿完成后，由中书令或中侍郎审稿，或者补充修改润色，成为正式诏书，然后再呈送皇帝画一敕字。经画敕后，即成为皇帝的诏书，送达门下省。门下省主管侍郎对拟稿进行复核。
在门下省侍中侍郎之下，设有若干第三级官，叫“给事中”。给事中官位并不高，但对皇帝诏书拟稿有“涂归”、“封驳”权。若门下省对诏书不满意，即将原诏书拟稿批注送还中书舍人（拟稿人），意思是将原诏书拟稿涂改后送还中书省重新拟制。
门下省相当于现在的企业办公室，企业每一项决策拟稿，必须经过公司办公室审核，才能送达领导签发，领导签发后拟稿即正式生效。如果诏书拟稿门下省不满意，即予涂归封还，拟稿就得重新进入新一轮拟诏程序。
新一轮拟诏先由门下省和中书省举行联席会议，史称“政事堂”。中书、门下两省长官及侍郎都参加政事堂会议，若尚书省长官不出席，须中书门下出席，始称真宰相。尚书左右仆射如果有“同中书门下平章事”或“参知机务”职务，就可以出席政事堂会议，史称“真宰相”。
在唐初，尚书仆射都有“参知机务”的职衔，所以三省全是真宰相。但到开元以后，尚书仆射不再附有出席政事堂的职衔，因此，不再是“真宰相”。实际上，除三省官员外，也有其他较低级的官员有“参知机务”或“同三品平章事”的职衔，相当于现今单位里的局或处级调研员，根据需要，这些较低级的官员有权参加政事堂会议。我国著名历史学家钱穆在《中国历代政治得失》中说：“此如现今内阁中之不管部大臣，行政院中之不管部的政务委员，虽非某一部的主管长官，而得出席政务会议，预闻国家大政决夺。此等人必是官位虽低而早负时望的，始得加此职衔。”唐朝的尚书省，相当于现在的国务院。尚书省只管行政，不管出命。政府的最高权力机构是政事堂。凡属皇帝下诏，在敕字之下，都必须加盖“中书门下之印”，即须政事堂会议正式通过，然后再送尚书省执行。如果没有加盖“中书门下之印”，而由皇帝直接发出的诏书，在当时认为是违法的，不能为下面各级机关所承认。
据钱穆说：“唐代中书门下省参加政事堂会议的，多时有至十几人，最少则只有两人，即中书令及门下侍中。”政事堂会议开会主席中书令或门下侍郎轮流担任，称为“执笔”。相当于现在的秘书长或企业单位的办公室主任。主席不仅综合记录会议讨论情况，而且最后由他定稿。
在唐朝，拟稿人有着非常高的政治地位。李白任翰林大学士时，敢当朝让权倾一时的高力士给自己脱靴，这足以说明拟稿人在朝廷的地位之显赫。
宋代将翰林院与学士院合并为翰林学士院，与枢密院并列，地位相当高。宋代中期，又将翰林学士院改称为玉堂署，一直沿用到明清。
翰林学士官封正三品，苏东坡就是当时的翰林学士，官至“知制诰”，专为皇帝拟制各种文书，地位非常显赫。