公文拟稿不同于一般性文章，公文拒绝个性风格的表现。从整体来说，公文没有拟稿人自己的个性风格，公文不是个体化思维活动的结果，拟稿人代表企事业单位领导或机关在拟文。从功能上说，公文是办理事务的工具，不是用来欣赏愉悦的文学作品，拟稿人的风格在公文中没有任何实质上的意义和价值。拟稿人仅仅只是一个代拟人，公文的立场、观点都必须准确表达领导的意志。
在拟稿实践中，拟稿人常常具有多重角色。有时拟稿人代领导拟文，如领导的秘书；代部门拟文，如部门的工作人员；有时拟稿人本身就是领导或是部门的负责人，即便如此，仍具有代拟性，因为领导是企事业单位集体意志的代表，本身就有“法人代表”性，因而，领导只能认为是一个拟稿人而已。
公文拟稿的动机主要来源于领导的管理意图，公文的内容是企事业单位集体的共识，是经过领导会议讨论或者磋商之后形成的一致意见。通常情况下，一些重要公文都由拟写班子完成，拟稿的过程是多人参与起草、修改、定稿的过程，文稿集中体现了集体的智慧。所以，公文稿的形成不是拟稿人个人的劳动成果，而是集体共同劳动的成果。
作为代拟人，拟稿人的作用并不是完全消极被动的，更不是一个没有自己思想的传声筒。拟稿人在深入领会领导意图的同时，要深入了解、掌握相关情况，围绕主题，条分缕析、字斟句酌，积极主动地完成公文拟稿。
一、公文拟稿的特点
1.政治性
拟稿是企事业单位领导处理管理经营工作过程中形成明晰思路的重要阶段，是固化领导管理意图的信息载体。拟稿的内容与企事业单位的政策、方针密切相关。领导者意志和单位的发展及要求必然决定了拟稿的政治性。
拟稿从本质上说，是代表和维护本单位领导及其所代表的单位的根本利益，拟稿为促进单位改革发展服务，为实现单位的战略经营目标服务。
2.被动性
公文拟稿是在拟稿人没有准备的情况下接受领导指令的一种被动拟写行为。拟稿人对拟稿对象没有自主联想愿望，拟稿人必须严格按照领导要求在指定的范围内按程序拟稿。
拟稿形成草稿文本后应以制文机关或其单位的领导名义送审，一经法定领导签发，拟稿人再也无权修改文稿。拟稿人不能视为公文的法定作者。
3.真实性
公文拟稿涉及的事实以及所引用的材料和数据，都是第一手材料，真实可靠。行文不作雕饰，文风朴实，语言还不是十分简练，内容一般略长一些，对问题的看法和提出的解决建议有明显的瑕疵，但所反映的事实都必须真实而准确。拟稿不得有任何虚假和错漏，用事实说话，这是拟稿的显著特点。
4.保密性
公文拟稿多数情况下是企事业单位领导者向拟稿人单独面授“机宜”，有时还会涉及到党和国家机密，有着高度的保密性。一般会涉及单位重大改革事项，如机构调整、人事安排、薪酬等政策的制定，往往会牵动各方面的利益。拟制这些文件，一般都经企事业单位的高层酝酿，在文件出台之前，拟稿必须在一定的时间、地点、范围、条件下严守秘密，任何不经意的疏忽或泄露，都会造成严重的后果。拟稿人必须对拟稿内容保密，维护单位的稳定。
5.针对性
公文拟稿有着很强的针对性，领导确定的某件事或某个问题，往往就是拟稿的对象。拟稿动力不是来自拟稿人，而是来自于领导的决策，来自于事件的发生、问题的出现，其最终目的在于提出处理事件、解决问题的方法和措施。所以，拟稿只能根据现实需要，针对实际问题，汇报某项工作，说明客观情况，是拟给特定对象阅读的文稿，因而，有着明确的拟制目的和对象。
6.时限性
因为是解决当前的实际问题，所以公文拟稿总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也随之丧失。所以，公文拟稿有着严格的时间限制，必须在规定的时间内拿出草稿文本。拟稿人接到任务时，一般情况下文稿都要得很急，夜以继日赶稿子是常见的现象。
7.规范性
公文拟稿有着严格的格式、条例要求。公文拟稿只能适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一种格式，采用一个单文种。多数拟稿在常用文种、结构、用语等方面，有约定俗成的程式。拟稿必须按公文办理程序送审、签发。拟稿不能随心所欲，更不能标新立异，独出心裁，自创文种，自定格式，必须严格按照国务院办公厅对公文起草要求进行拟稿。
二、公文拟稿的作用
1.依据作用
公文拟稿是企事业单位管理经营工作中决策的依据。任何一项管理决策都不是随心所欲的，都是在法定的职权范围里，在事先有了一个比较成熟的预案草稿的基础上开展讨论的。拟稿是调查研究的结果，是经过深思熟虑的初步想法，对事物的性质、状态提供了有效的说明，具有高度的严密性、客观性和准确性，是管理决策的重要依据。有了草稿，会议讨论时不但意见集中，而且效率很高。
事实上，领导在研究讨论问题时，常常就某一项工作要求下属先做出一个方案供领导讨论。拟稿就是为领导提供研究讨论问题的依据，也是领导或机关审阅修改公文的基础。
2.交流作用
公文拟稿带给人们的不是一般信息，而是经过拟稿人收集、整理、筛选、思考后加工而成的系统化信息。事物单方面存在不会引起人们的重视，常常被忽略。拟稿正是将那些平时看似独立的、不连贯的事物按照逻辑联系在一起，构成了紧迫而严重的问题。拟稿不是正式文件，因而有较大的修改完善的空间，它在领导或机关审签、修改、流转过程中起到了信息交流的作用，不但让人了解了情况，而且弥补了拟稿的疏漏。
3.凭证作用
公文拟稿具有任何文献都无法替代的凭证作用。拟稿的原始性印证了企事业单位法定领导者的合法身份及其决策程序，记录了各方面的意见，完整地保留了拟稿、审阅、修改、核稿、签发等流转过程中的各种原始痕迹，是单位管理经营活动的真实记录。如果哪份文件出现了问题，单看文件是无法了解真实情况的，而拟稿就能提供最原始的凭证。拟稿一经成文，就可以转化为文书档案材料，成为历史凭证。
4.协调作用
公文拟稿是领导协调工作、明确任务时必不可缺的一个环节。拟稿的过程就是协调工作、明确任务的过程。任何一项工作任务都具有复杂性和综合性，单凭一个单位很难顺利完成，需要相关单位给予密切配合和大力协助。拟稿就是对将要开展的工作进行详细筹划和安排，明确各单位任务分工与职责，并将工作任务指标记录在案，以便考核检查。拟稿的不确定性给协调工作提供了协商、沟通的余地，从而使公文更加结合实际，更具有操作性。文件一旦出台，各相关单位就会自觉形成一个有机的整体，协同作战，共同完成工作任务。
三、公文拟稿分类
公文拟稿至今没有权威的分类体系，有的按行文关系进行分类，有的按功用进行分类，标准不一，类别各异。从理论上讲，科学的分类应该遵循排斥性、层次性原则，即同一层次分类只能根据一个标准。在分类过程中，通过比较和鉴别，分析各种拟稿之间的相同性和差异性，然后将具有相同点的文体合为大类，而根据相异点将较大的类划分为较小的类。
但是在公文拟稿实际分类过程中，要完全按照理想的标准来分类，是非常困难的。一方面，公文拟稿涉及各个方面，类型复杂，范围宽泛，且互相交叉；另一方面，公文文体概念在具体运用中也相对模糊。因此，很难从严格意义上清晰地划分出公文拟稿的类型。
根据党和国家法定公文处理规定，企事业单位常用公文，按照性质相近、意义趋同、使用频率高的原则，拟稿大致可以分法定公文和常用公文拟稿两大类。
1.法定公文拟稿类
命令（令），决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，意见、函，会议纪要，议案，条例，规定。
2.常用公文拟稿类
①规章制度类：制度，办法，章程，细则，准则，方案等。
②工作信息类：总结，计划，安排，调查报告，简报，情况反映等。
③典型材料类：先进材料，经验材料，交流材料，纪实材料等。
④领导讲话类：讲话，致辞，开、闭幕词等。
⑤书信类：倡议书，决心书，慰问信，感谢信等。
公文拟稿文类远不止这些，这种划分是有缺陷的。企事业单位因工作需要，常常要起草各种各样的文稿，如业务论文、经济合同、可行性报告等。如果进一步细分，拟稿还可以划分为若干类，如总结就有科研总结、质量总结、审计总结、工会总结等。所以，拟稿文类只能是大体上的划分。
公文拟稿分类是认识公文规律的一种重要的逻辑方法。任何一种研究从经验梳理走向理论的建构，都必须借助于分类方法指导实践。通过拟稿分类，掌握各类公文的特点和规律，正如毛泽东在《反对党八股》中所说：“看菜吃饭，量体裁衣”。只要我们对照公文类型，找出一个范例，细心钻研、品味，做到心中有数，就基本上能够掌握各种类型的公文拟稿方法，有效地提高拟稿能力。