书城教材教辅项目时间管理
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第50章 1 项目进度计划控制概述

项目进度计划不变是相对的,变是绝对的;平衡是暂时的,不平衡是经常的。项目的一个特征是它通常都不会自动按进度计划进行。在项目开始的时候,项目经理及项目管理人员是不会知道项目将在哪里以及如何偏离计划。通过对进度的监督可以察觉到与进度基准计划的偏离,因而形成了项目实施过程中的偏差信息,这就是项目实施过程的绩效测量,它用于帮助评估项目实施过程发生的偏差的程度,确定引起偏差的原因,并且决定是否需要采取纠正措施。若偏差超过一定程度,此时意味着项目出现了问题,应该重新调整项目进度计划。本章首先介绍了项目进度计划控制的基本概念、基本目标、控制过程和项目进度计划控制主要输入依据;接着讨论了项目进度计划控制的工具和方法:进度跟踪系统、项目跟踪对象、项目跟踪过程、偏差分析技术、项目进度变更和项目进度控制;最后讨论了项目进度计划控制主要输出结果:补充计划编制、纠正措施和教训经验。

在项目时间管理中,项目进度计划的编制为项目的实施提供了科学、合理的前提和依据,从而为确保项目可以按期完成打下良好的基础,但这并不等于项目进度计划会自然顺利地执行,在项目实施过程中就不会出现任何问题。实际上,由于项目进度计划是对未来项目活动做出的事先确定和安排,它必然带有一定的假设性和预测性前提。编制的项目进度计划是否与未来实施情况吻合取决于预测工作的准确性,而预测工作的准确性直接与项目经理、项目管理人员和项目组织所掌握的信息和经验有关,这当然要靠他们对已完成或正在进行的项目信息的日积月累。另一方面,在项目进度计划的实施过程中,由于外部环境和条件总是会不断变化,项目的实际进度经常会与项目的计划进度发生偏差,项目经理和项目管理人员如果不能及时发现并纠正这些偏差,项目时间管理目标的实现就会受到影响,甚至可能会导致整个项目延期完成,严重的可能会造成整个项目的失败。因此,这就要依靠项目经理、项目管理人员和项目组织对项目进行过程跟踪及控制工作来实现,同时这也是项目进度计划控制的必要性所在。

项目进度控制就是根据项目进度计划与项目的实际进展情况不断进行跟踪、对比、分析和调整,从而确保项目目标的实现。项目进度控制是项目实施阶段的重要职能,也是项目时间管理的最后一环,其目的就是使项目按预定的轨迹运行和实现。具体来说,项目进度计划控制就是对项目各阶段的工作内容、工作程序、时间长度和衔接关系编制调整计划,将该计划付诸实施,在实施的过程中经常检查实际进度是否按计划要求进行,对出现的偏差分析原因,采取补救措施或调整、修改原计划,直至项目结束,交付使用。项目进度控制的关键是项目经理和项目管理人员如何有效地利用一切可行的工具和方法,达到实现项目计划的目的,即实现项目进度过程控制。由于项目活动的系统性、协调性、开放性和复杂性等特点,项目控制过程是一种特定的、有选择的、能动的动态作用过程,在对项目进行控制管理时,应坚持控制论、系统论和信息论相结合的指导思想。

项目进度计划控制是项目实施过程中与质量控制、成本控制并列的三大目标之一。它们之间有着相互依赖和相互制约的关系,项目进度加快,一般会增加成本,但项目能提前结束就可以提高投资效益;项目进度加快有可能影响项目质量,而质量控制不恰当的过于严格,则有可能影响项目进度;但如因质量的严格控制而不致返工,又会加快项目进度。因此,项目经理和项目管理人员就应当在工作中对三个目标全面系统地加以考虑,正确处理好进度、质量和成本的关系。实际上,如前面章节所述,现代项目管理除了涉及时间、成本、质量外还会涉及其他项目管理要素,如工作范围、组织、客户满意度及风险等。项目经理和项目管理人员如何根据外部环境和条件变化在这些项目管理要素间取得平衡,是提高项目综合效益的关键,也是评价一个优秀的项目管理者的度量标尺。特别是对一些投资较大、周期较长且环境变化多的项目,如何在项目管理各要素间取得平衡并确保项目进度目标的实现,是项目进度计划控制的关键所在,其结果往往会对项目的综合经济效益产生很大影响。

由上面分析可知,项目进度计划控制的意义其实是不言而喻的,随着项目所处的外界环境和条件变化越来越快,项目投资越来越大,项目活动越来越复杂,项目实施过程越来越长,项目的风险也就相应越来越大。所以,对于项目经理和项目管理人员来说项目进度计划控制是一件非常重要的工作。

项目进度计划控制的主要工作内容包括:

(1)利用一定的组织和手段跟踪核查项目的实际进度;

(2)利用一定的工具和方法分析比较项目的实际进度与计划进度是否发生了偏差变化,如果发生了,找出偏差变化的原因;

(3)如有必要就及时对影响项目进度偏差变化的因素进行控制,采取措施纠正偏差变化,不错过项目进度计划控制的最佳时机,从而确保这种偏差变化朝着有利于项目目标实现的方向发展。注意,项目进度计划控制的最佳时机的掌握非常重要。