贞观二年,太宗谓房玄龄、杜如海曰:“公为仆射,当助朕忧劳,广开耳目,求访贤哲。比闻公等听受词讼,日有数百。此则读符牒不暇,安能助朕求贤哉?”
——《贞观政要·择官第七》
《中庸》上说:“君子素其位而行,不愿乎其外”就是说,君子应该依照自己平素的地位而行事,不羡慕本分之外的事情。上面这些话均涉及一个非常重要的管理学命题,即不要越权的问题,这是组织机构的管理发挥效用的基本前提。
任何一个管理者如果不做好本职位的工作,而去做本分外的事情都难以把自己的工作做好。如贞观二年(628年),唐太宗对房玄龄、杜如晦说:“你们身为仆射,应该协助我操劳国事,广开视听,访求贤明的人才。近来听说你们收到诉讼的状子,每天达数百件。这样连审阅公文的时间都没有了,哪里还有时间帮我去搜罗人才呢?”
身为仆射,他们的职责是帮助皇帝访求人才的,但是却整天处理诉讼的状子,真是不称职啊。因此说,组织机构的管理者要弄清几个事情:对待工作是不是应该越热情越好呢?无论是分内的工作还是分外的工作,是不是都应该做得越多越好?对待工作,也有分寸需要把握吗?孔子说:“不在其位, 不谋其政。”也就是说,你在什么位置上,要做好本分,不要越俎代庖,跳过你的职位去做不该你做的事。
这是当代社会特别应该提倡的一种职业化的工作态度。可能有许多新员工去外企实习过。你一进去,人力资源部门的主管会给你一个 job deion,就是关于你的工作岗位的描述,告诉你,这个岗位是干吗的。从一个文秘打字员,一直到高级主管,都有自己的岗位描述。我们很多现在机构所缺失的正是这种岗位描述。我们对岗位往往有定性却没有定量。我们老是说:年轻人要好好干,一个人干三人的活才好呢。认为这样是替领导分忧。实际上这并不符合现代企业管理精神,谁的活儿谁操心,这样的话,大家合起来才是一盘棋。孔子提倡“不在其位,不谋其政”,这里面隐含着一个前提,就是“在其位,要谋其政”,先把你自己那个岗位做好,先不要操心别人的事。因为这个位置上的人,之所以在这个位置上,就是因为——上级把这个任务完全交付给你,你就要尽你的能力做好,如果你不能按时保质保量地完成这个任务,那么,你只能离开这个位置。
真正和谐的组织机构的文化,就应该是这样的:“在其位,谋其政”,而“不在其位,‘不必’谋其政”。这是对人的尊重,也是避免上下级越权而造成大家心里不舒服的有效措施。管理者应非常清楚自己的角色定位,明确自己的权力和职责边界,对自己分内之事尽心尽力,对自己分外之事则坚决不插手,不去越俎代庖。
但在一些中小型企业中,尤其是人手相对紧缺的企业中,管理层总是希望每个部门、每位员工都具有高度的自觉性,能够一个顶三。毫无疑问,这样做有助于强化部门的柔性,对培养复合型人才也有好处。当企业规模非常小、员工凝聚力很强、管理者的管理幅度有限的时候,这样的管理模式可能发挥作用,甚至作用还非常明显。但当企业的规模进一步扩大,由于部门及员工之间职责不清而造成的拖拉、扯皮现象就会经常发生。
因此说越权管理不利于组织机构的和谐发展。尤其是在工作中,遇到上级越权的事,不但会伤害管理者的自尊心,还会严重影响到管理者的工作积极性。如,A是某公司的人事部经理,而A的上司也就是公司的总经理,最近频频越级A管理范围内的事情。而且事后也不和A讲一声。总是下面的基层领导反馈时A才知道。这让A很紧张。A分管人事工作。虽然刚毕业才一年,经验不足,但是他这种行为,让A觉得受到伤害。在员工面前更没有威信可言。而前一段时间他刚刚辞掉一名新聘不到三个月的高工。A觉得那位高位是很有才能的。但是最后还是被解聘了。A不知道是不是自己也快要被辞掉了。A并不是怕被辞而是被这种不安的感觉控制不舒服。
在工作中,相信大家作为部下的时候,都曾经为越级汇报和越级管理的问题烦恼过。如果老总直接越过部门经理叫你做事,受宠若惊的同时,你还得忍受顶头上司嫉妒的眼光和若有若无的小鞋。事情办成了,老板也许表扬你,那你可得准备马甲迎接部门经理的酸水(甚至镪水)。事情办砸了,拉倒,两头不讨好,准备走人吧。
而部门管理者呢,被上司直接把下属叫走的滋味可真不好受。明明是你的职责范围,老板或者老总却指挥上了你的下属。下属做好了吧,跟你没关系,老板表扬的时候,你还得忍着醋意努力赔笑脸;下属做砸了,那可糟糕了,老板没准连你一起怪罪。
老总有时候也不好做。某个员工的确能干,顺手指挥一下,交办个特殊事项,怎么上上下下那些小子的表情那么复杂?难道我是老总我还没个称心如意的指挥权?再说了,就想培养培养这个有冲劲的年轻人,部门管理者你就忍着点吧,别以为离了胡萝卜就不成席,这也算种旁敲侧击。
当然,作为上司,你有权做你想做的事。但话说回来,没有规矩,不成方圆。今天你可以越权指挥下属,你可以不考虑下级管理者的心情,但是一旦你的越权行为形成了习惯,以后下属就干脆不管自己分内的事了,下属会想:“既然你不相信我的能力,你爱管你就管吧,这样我还轻松一些。”久而久之,“在其位者,也不谋其政”了,机构内部就乱成一锅粥了。
聪明的管理者一定要注意越权行为,不该自己做的事,不要越权去做,这是为尊重下属的自尊心,更是保护其工作积极性而言的。
还有一点是,不在其位,不谋其政,是建立在:在其位者,善谋其政的基础上的。当在位者,不谋政,或乱谋政,那么,不在位者,只有带其谋政并把他赶下去了。
总之,只有做到权力各归其位,才能确保每个人履行好自己的职责范围,从而为机构的发展做出贡献。