书城管理给创业者的12个财务忠告
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第24章 什么是账簿

成功的创业者必须要具有掌握数字的能力,最有价值的信息是与利润相关的数字。有一些技术创业者看不懂财务报表,搞不清楚自己是否赚钱,也经常毫不吝啬地将资金进行“豪赌”。事实上,纵然是投资数十亿的高科技创业者,也需要向地摊老板学习数字管理的精神。地摊老板很少亏损的原因是:他们能够清楚地知道每天的营业收入、利润以及剩余存货价值,然后据此决定明天的经营策略。一位风险投资家说,我绝对不会将资金提供给一位不懂财务报表分析、不懂各项经营数字的高科技企业创业者,这等于将方向盘交给一位瞎子,风险太大了!

但很多人都觉得,数字就像字母,报表就像一个谜。其实,要解开这个“谜”并没有想象的那么难。因为创业者学习财务知识并不是要成为一位财务经理或是一名会计,也没有必要全面掌握财务和会计知识,对财务术语十分精通。只要创业者用学到的财务知识能帮助自身提出正确的财务问题,知晓企业的经营能力与不足,并依据有效的财务数据作出正确的经营决策,那么就是成功的。

作为初创业的管理者,首先要明白财务三大报表的含义,要知道三大报表各有它表述的重点存在。三大报表是个整体,个别拆开来看都无法看到完整企业经营的结果,三大报表分别在表达:

资产负债表:企业的钱从哪里来;企业把这些资金投资在哪种资产上。

损益表:各类成本结构以及利润的水平。

现金流量表:营运、理财、投资等三种活动的现金流入和流出状况。

所谓会计账簿,是指由一定格式、相互联系的账页组成的,以会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍,简称账簿。设置和登记账簿,是编制会计报表的基础,是联结会计凭证与会计报表的中间环节,在会计核算中具有重要意义。

(一)会计账簿的作用

1.通过账簿的设置和登记,记载、储存会计信息。

2.通过账簿的设置和登记,分类、汇总会计信息。

3.通过账簿的设置和登记,检查、校正会计信息。

4.通过账簿的设置和登记,编制会计报表、输出会计信息。

(二)会计账簿的种类

会计账簿按其用途可分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿。

会计账簿按其外表形式可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片账簿。

会计账簿按其账页格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿、横线登记式账簿等。

(三)账簿的设置与登记

1.账簿的基本内容

各种账簿所记录的经济业务不同,账簿的格式可以多种多样,但各种主要账簿应具备以下基本内容:

(1)封皮

封皮包括封面、封底和封脊。每本账簿除了应在它的封面上标明账簿名称和记账单位名称外,还应在封脊上写明账簿名称。

(2)扉页

扉页主要列明账簿启用及交接表和账户目录。

(3)账页

账页是构成账簿的主要组成部分,账页根据其反映的经济业务不同,具有多种格式,但基本内容应包括:①账户名称(或称会计科目、二级科目等);②登账日期栏;③凭证种类和号数栏;④摘要栏;⑤借贷方金额及余额的方向、金额栏;⑥总页次和分页次。

2.日记账的设置与登记

(1)普通日记账的设置与登记

普通日记账,它又称分录簿,是序时地登记全部经济业务的日记账。它是根据日常发生的经济业务所取得的原始凭证直接作会计分录,作为登记分类账依据的账簿,所以普通日记账起到了记账凭证的作用。

普通日记账是根据原始凭证逐日逐笔顺序登记的,把每一笔经济业务转化为会计分录登记在账上,然后再转记过入分类账中。由于普通日记账只有两个金额栏,因此这种格式又称为“两栏式”。

(2)特种日记账的设置与登记

为了逐日反映现金、银行存款的收入、支出及结余情况,加强对企业资金的管理与监督,各单位一般应设置现金日记账、转账日记账和银行存款日记账,有条件的企业还可以设置转账日记账。

3.总账的设置与登记

为了总括、全面地反映经济活动和财务收支情况,并为编制会计报表提供资料,每个单位必须设置总账。总账是按照一级科目用来分类连续地记录和反映各种资产、负债和所有者权益等的总括情况的账簿。

4.明细分类账的设置与登记

为了提供有关经济活动的详细资料,以满足经营管理的需要,在设置总分类账的同时还必须设置必要的明细分类账。

明细分类账是按照二级科目或明细科目设置的,用以分类连续地记录和反映各会计要素的详细情况,为编制会计报表提供所需要的详细资料。明细分类账对于加强财产的收发、保管,资金的管理和使用,收入的取得和利润分配,往来款项清算以及费用的开支等方面的监督起着重要的作用。因此,每一个企业都必须设置材料、库存商品、固定资产、债权债务、业务收支、费用开支以及其他必要的明细账。

5.备查账簿的设置和登记

备查账簿没有固定格式,各单位可根据实际工作的需要自行设计。备查账的记录不列入本单位的财务会计报告。

6.总分类账户和明细分类账户的平行登记

由于总分类账户和所属明细分类账户反映的内容相同,因而保持总账与明细账记录的一致,是记账工作的一条重要规则。虽然总分类账户提供的总指标统驭着明细分类账户,但在账务处理上,它们是平行的关系,应当平行地进行登记。所谓平行登记就是对每一项经济业务,一方面要在有关的总分类账户中进行总括登记,另一方面还要在其所属的有关明细分类账户中进行明细登记。通过平行登记,并相互核对,才能保证总分类账户的记录与明细分类账户的记录形成统驭和被统驭的关系,才能及时检查错误和更正错误。

总分类账户与明细分类账户平行登记的原则是:同期间、同方向、等金额地在总分类账户和明细分类账户中同时进行登记。