简要分析：拜访通告通常是指当事人出于业务的需要而前往某一公司或工厂进行考察或参观时所撰写的提前通知对方的公函。此类通告需将拜访的时间、在考察中需要探讨的问题和了解的情况在通告中详细说明，并列出一个清单，从而使被拜访的公司有所准备并着手安排行程。同时，拜访通告要求条理清楚，语言简练清晰，态度大方得体，不需要太多的客套话，应直接切入主题。此外，拜访通告一定要求对方发送回复函，以保证双方的接洽。
五、搬迁新址通告
NOTlCE OF REMOVAL
February 25， 2007
Dear Sirs，
Please be informed that our company will move to a new and modern premise in the center of Beijing after March 20， 2007. The new address is as below：
Beijing Beauty Cosmetics Company
F1. 18， No.7， SOHO Modern City Building， Chaoyang District， Beijing， China
Phone Number， Fax number and Email address are the same as before.
Please revise your record and send all your new correspondence to the above new address from March 20， 2007.
Thanks and best regards.
简要分析：搬迁新址通告的目的是通告所有的客户公司及个人该公司在地址上的变迁，并希望客户公司能在公司记录上进行相应的修改。由于公司地址的变更将会给客户公司带来一定的麻烦，所以在书写此类通告时一定要注意写信的语气。此类通告的主要内容应包括公司地址变更的时间，公司新的地址，原有的联系方式改变与否，以及提醒客户在公司记录上作相应的变更。搬迁新址通告一定要提前通告客户，使客户有所准备，以保证业务的正常进行。在语言上，“Please be informed that...”和“Please revise your record...”是经常使用的句型。
六、新建分公司通告
Notice of New Branch Office in Beijing
Dear Sirs，
We are glad to inform you that we have just established a new Branch Office in Beijing on April 14， 2007. The purpose of the establishment of new Branch Office is to expand our business.
Please kindly address your new inquiries or orders directly to our Beijing Branch Office for rendering you more efficient service. The Email address and telephone number are as follows：
Beijing Catherine Cosmetics Company
Email Address： beijingcatherinecosmeticscompany@yahoo. com
Phone Number： 852-1-123456
Fax Number： 852-1-123458
ATTN： Mr. Jackie Lee
简要分析：新建公司通告的目的是通告客户本公司在某地已建立或即将建立一个新的分公司。此类通告既是一种通告同时也是一种广告。通过该通告，客户公司将会了解新公司，从而也就增加了新公司的业务量。新建公司通告在书写上一定要注意以下四个方面：一、新公司成立的时间；二、新公司的地址；三、新公司的联系方式(包括电话、传真、电子邮件地址等)；四、新公司的主要业务。通过这四个方面的介绍，客户会及时有效地掌握新公司的情况。
七、人员调动及更换新人通告
Notice of New Employee
Dear Sirs，
Please be kindly informed that Ms．Han has transferred to another department. Miss Powell is assigned to take her place and will take care of your business from now on.
Miss Powell will do her best to meet all your needs.
Your cooperation and support as usual will be highly appreciated.
Best regards.
Catherine Li
Manager
简要分析：人员调动及更换新人通告的目的是通知客户公司本公司在人事上的变动。由于人员变动会给客户公司造成不便，例如，在工作上的配合还需要时间进行磨合，所以在写这样的通告时，语气和语言的尺度都是至关重要的。该通告语言简洁而礼貌，直接说明了所发通告的目的，即一直处理对方公司业务的某位雇员因被调至其他部门，将会有一位新的雇员接手，并向客户公司保证该员工将会尽力工作，从而使客户公司减少面对新人的压力。
（第四节）书信和推荐信
一、英文书信
英文书信讲究行文格式，根据用途一般可以分为商务信件和私人信件。英文书信写作需要遵守的五项基本原则(5C原则)是：体贴(consideration)，简明(conciseness)，清晰(clarity)，礼貌(courtesy)，正确(correctness)。英文书信一般分为七个部分，即信头(Heading)、日期(Date)、信内地址(Inside Address)、称呼(salutation)、正文(the body)、结尾词(complimentary close)和签名(signature)。商务信件的格式与私人信件基本相同，只是有时会增加标题(title)、附件(enclosure)、附笔(postscript)和抄送(carbon copy)。
第一部分是信头。信头又被称为信端，一般包括写信人地址和写信日期。位置在信笺的右上角。对于非常正式的商务信件，则需要包括写信人的姓名、地址或是发信公司的名称、地址、电话、传真等。信头可以分为两种形式：齐头式(block letter format)或缩头式(indented letter format)。齐头式是指行首齐头写，而缩进式则是逐行缩进两三个字母。发信人的地址从小到大，按单位换行，比如第一行写门牌号和街道，第二行写城市和省(州)，第三行写国家和邮政编码。现将齐头式和缩进式的信头分别列出：
齐头式：
Ms Virginia Mark
English Department
Beijing International Studies University
Chaoyang District， Beijing
China， 100024
缩进式：
Ms Virginia Mark
English Department
Beijing International studies University
Chaoyang District， Beijing
China， 100024
第二部分是日期。写信时，一般会把日期写在右上方，信头之下。日期的写法分为美式和英式。美式写法的顺序是月、日、年，如June 19， 2007，而英式写法则是日、月、年，如19 June， 2007/19th June，2007。
第三部分是信内地址。如果是比较正式的信函，信笺上还要写上对收信人的称呼和地址。信内地址位于信笺的左边，顶格写，一般低于信头和发信日期一两行。信内地址也分为齐头式和缩进式，排列的次序与写信人地址一样。
第四部分是称呼。称呼靠左边顶格自成一行，一般低于信内地址两行。如果是公函，则称呼对方的职位，如Dear Professor Joan，但如果并不知道姓氏，则可用Dear Sir/Madam。如果是一般朋友则可称呼为My dear Joan，如果是比较熟悉的朋友则可以用Dear Joan。
第五部分是正文。正文是文章的主体，一般低于称呼一行。正文的格式也分为齐头式(首行与左边线对齐，段落与段落之间空一行)或是缩进式(首行缩进四个字母)。正文的写作必须符合五C原则，要开门见山、条理清楚。
第六部分是结尾词。一般位于正文右下方一至两行处，也可以在右下角，首字母要大写，以逗号结尾。一般会根据写信人和收信人之间的关系而选择不同的敬语。例如，一般信函的结尾词用 Yours sincerely/truly/faithfully。如果是公函则以Yours respectfully/obediently /gratefully/appreciatively结尾为多。亲密一些的私人信件则可以根据情况以Yours ever /affectionately/devotedly，love等结尾。
第七部分是签名。结尾词下方要求手写签名，手写签名下方打印签名。私人信件可以因为关系的亲密不写全名。但是在商务信件中，则需要全名，并加上职务、职称或是头衔。
此外，在信件中有时还会有一些附加的部分。这些部分并不是一定要出现在信件之中，而只是根据需要添加，如附件和附笔(enclosure and postscript)。如果有附件，则可以按照这样的格式写：Encl./Enc.：Resume。如果有另外的事情需要补充，则可以用 P．S．开头，表示“又启，又及”的意思。此外还有抄送(carbon copy)，即如果信件内容需要抄送给有关的公司或人员了解时，可以在信件左下方注明C．C．，然后写上抄送公司或个人的名称。
齐头式：
信头
日期
信内地址
称呼
正文
结 束 敬 语
签名
附件
附笔
抄送
注意：除信头在事先印好的位置不变，信的其他部分全部从信纸的左侧开始书写或打印，都是左对齐的格式。此外，句子与句子之间不空行，但是段落与段落之间需要空一行。
缩进式：
信头
日期
信内地址
称呼
正文
结 束 敬 语
签名
附件
附笔
抄送
注意：缩进式中，日期写在信头之下，信纸的右上角；结束语和签名写在信纸的右下角；信内地址、称呼、附件、附笔和抄送左对齐。正文的首行字母缩进四个字母。
此外英文信封的写法也与中式不同。英文信封上寄信人的姓名与地址写在信封的左上角，第一行写姓名，第二行之后写地址。收信人的姓名和地址则写在信封的中间。此外，信封在左上角有时会出现以下内容，希望能引起注意。
◆ Please Forward：“请转交给”
◆ Printed Matter：“印刷品”
◆ Photos：Do not bend/Photos enclosed：“内有照片，请勿折”
◆ c/o(care of)或C. O.：“收转”--在收信人姓名下方写上收转人的姓名，并在前面写上c/o字样
信封范例1
Wang Haiyan Stamp
Dept．of Spanish
Beijing International Studies University
Chaoyang District， Beijing
China， 100024
Mr. Jerry Winston
The IBM Company
P．O．Box 2011
信封范例2
Wang Haiyan
Dept．of Spanish Stamp
Beijing International Studies University
Chaoyang District， Beijing
China， 100024
Mr.．Jerry Winston
C．O．Ms Helen Smith
The IBM Company
P．O．Box 2011
英文书信范文1
BEIJING INTERNATIONAL STUDIES UNIVERSITY
Department of English
July 13， 2007
Mr. Chris Johnson
221 E. 12th St. Apt. 1209C
New York， NY， 10017
U. S. A．
Dear Mr. Johnson，
Thank you for your letter of July 1. I must apologize for taking so long in answering， a situation caused by a number of recent conferences.
We appreciate your desire to offer your services to our university. From the information you supplied about yourself， there would be no question about your qualification. However， we have only a small quota of foreign teachers， and all your positions for this year and the coming academic year have already been filled.
We shall keep your offer on file and inform you should there be any openings. In the meantime， you might try other colleges here in Beijing or other cities.
Thank you once again for your offer. Best wishes for success.
Sincerely，
(Signature)
Thomas Wong
Chairman