书城励志你可以更聪明
753300000034

第34章 超越惯性思维的限制是职场成功的关键 (5)

第一次就把事情做对,会深深影响一家企业的营运,试想想看,若一位业务人员在第一次没有弄清客户的需求,就胡乱应答“可以”、“一切都没问题”、“我们可以做到”,等到客户签约后,才发现合约内容根本无法符合其需求,造成技术人员或研发人员,需设法解决业务所承诺的各种答案,或造成已投入20%的心力,正准备开始时,客户却表示因为内容不符,不想签约。那是多么可惜,也是多么浪费啊。有可能成为你的顾客的潜在客户,却无法成为你的顾客,浪费了多少位员工的时间及心力,却还是没有办法弥补第一次没把事情做对的后果。

企业在招聘人才时,如果没有第一次就找到对的人,让对的人来为你的企业卖力。在此需注意,所谓对的人,不一定是最优秀的人,但要是最适合、最“对”的人。若没有在一开始就找到符合你企业文化的人,后续你可能会面临不断为这个头痛人物的所作所为,收拾残局的问题。需要不断为他留下的各种小问题,进行处理及善后,也需要为他不能和企业成员融洽相处等各种后遗症,不断疲于奔波,解决处理。

其后续所花费的心力,远比当初谨慎选择一位适合的人才,要多10倍或20倍的心力及时间。由此而知,我们怎能不慎重呢?

另外在新进成员刚进公司时,也是所谓的“第一次”。第一次接触公司的文化、第一次尝试新工作的任务、第一次执行该公司的项目。

在第一次,就要养成新进人员的士气、团体作业的态度、颇具效益的做事方法。一旦良好习惯养成了,日后也不需花费太多时间,再纠正调整其做事方法及态度,反而可让新进成员上手后,运用其自身意志,以最适合企业属性及认知的方法来处理每件事。

而在数据或文件归档时,能第一次就把事情做对,更可为你省下不少时间,有多少次,我们翻箱倒柜,寻找一份两个月前所看过的数据,寻找一篇之前网络搜寻所找到的文章,少说也要花个十分钟到半小时来寻找吧!很多次,我们因为需要找寻一位联系人,而不停地将名片盒反复查看,只为找到这个人的名片,这都是第一次没有把事情做对所引发的后果。

另外,要把事情一次做对,还要求我们在工作中要认真思考,力争将问题一次性解决。

从前,有一位地毯商人,看到最美丽的地毯中央隆起了一块,便把它弄平了。但是在不远处,地毯又隆起了一块,他再把隆起的地方弄平。不一会儿,在一个新地方又再次隆起了一块,如此一而再,再而三的,他试图弄平地毯,直到最后他拉起地毯的一角,看到一条蛇溜出去为止。

很多人解决问题,只是把问题从系统的一个部分推移到另一个部分,或者只是完成一个大问题里面的一小部分。比如,工厂的某台机器坏了,负责维修的师傅只是做一下最简单的检查,只要机器能正常运转了,他们就停止对机器做一次彻底清查,只有当机器完全不能运转了,才会引起人们的警觉。

总是满足于小修小补的态度如果不转变,将会给公司和个人带来巨大的损失。正确的做法是把问题想透彻,找出合理的方案,将问题一次性地彻底解决。

重复作业是造成一个人工作效率低下的重要原因。在很多人的工作经历中,也许都发生过工作越忙越乱,解决了旧问题,又发生了新故障,在忙乱中造成了新的工作错误,结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错,浪费大量的时间和精力,重则返工检讨,给公司造成经济损失或形象损失。

因此,我们要提高工作效率就要懂得为效率忙的道理,要坚持“第一次就把事情做对的工作理念”。盲目的忙乱毫无价值,我们无论自己的工作再忙,也要在必要的时候停下来思考一下,用脑子使巧劲解决问题,而不盲目地拼体力交差,第一次就把事情做好,把该做的工作做到位,这正是解决“忙症”的要诀。

定期检讨自己行进的方向

我们要顺利地达到目的,就必须定期检讨自己的行进方向,合理地调整工作计划,放弃无谓的固执,顺利地到达自己的目的地。

某单位举办讲座,邀请北京某大学的一位教授给全体管理人员讲授《企业的可持续发展战略》。

在讲授之前,教授给大家出了一道有趣的思考题:

“很远的地方发现了金矿,为了得到黄金,人们蜂拥而去,可一条大河挡住了必经之路,你们会怎么办”

一石激起千层浪,会场上顿时热闹起来。

有的说,游过去。有的说,绕道走。

但教授却笑而不语。

良久,教授才严肃认真地说:“为什么非要去淘金,为什么不可以买一条船搞营运,接送那些淘金的人,这样照样可以发财致富!”

全体愕然。

教授接着说:“人们为了发财,即使票价再贵,也心甘情愿买票上船,因为前面就是诱人的金矿啊!”

大家茅塞顿开。是啊,为什么不能换一种思维呢!

无论在生活中还是在工作中,定期检讨自己的行进方向,及时调整不合理的工作计划,改变固有的弊病,才可以让自己立于不败之地。

1.自我反省

人们常说:“成功源于自我分析”,“失败是成功之母”,“检讨是成功之父”。都是在说明一个问题,那就是自我反省与成功之间有着紧密的联系。

人非圣贤,孰能无过,一个人可以犯错误,但不能同样的错误犯两次,如果一个人在做事中充满着错误,那么他的结果就无法正确。犯错不可怕,可怕的是不知错在哪里。

一个成功的人往往是一个自我反省的人,能够自我监督的人。

为了达到目标,计划中应该包括一把“成功量尺”。虽然有的人不喜欢让测量用的棍棒来指导行动,但是成功的事业人都强调,丈量是必要的。 这种丈量其实是对自己进行的评价。

毫无疑问,个人事业的发展是阶段性的,在每一个不同的阶段,个人努力的方式、方法都会有所不同,取得的成绩、获得的进步也有大小、缓急的差别。此时,你必须对自己的发展情况进行丈量即评价。

比如说,你这一阶段事业发展的大致方向正确吗?这一种生产经营模式是否适合你的事业还有更好的吗?这一阶段的发展情况怎样,与前一阶段发展情况相比是减缓?一致?还是加快了?其原因何在?诸如此类的自我反省、自我设问。

通过对这一系列问题的反省和研讨,我们能够对个人事业的发展情况有一个全面的、整体的了解。对这些成绩或问题的剖析,可以使我们获得有益的经验和改进的方法,从而使自己在发展个人事业的征程上走得更加坚定和充实。

自我反省的巨大的作用还在于对发展事业的自我督促上。比如说,你在这一个发展阶段上获得了成功的经验,取得了很大的进步,你就会在自我检讨中得出结论,受到启发,督促并警惕自己戒骄戒躁,发挥优势、长处以取得更大的成绩。而如果你在这一阶段的发展情况不很理想,那你就会吸取经验教训,总结失败原因,并思考解决的办法,督促并鞭策自己走好下一步。

卡耐基先生曾经访问了一位名叫罗比的事业人。

罗比与四名助手经营一家店铺,他便是凭着对每周收入情况的研究,来评估店铺的整个经营成绩。但是,他另外还决定改善与顾客的关系,只是一时不知道怎么评估这个目标。他说:“当时觉得非常为难,如何才能测量工作人员的礼节态度是否进步了呢”经过一番思考,罗比决定每个月抽样访问20名顾客,请他们对店内的服务质量做出等级评分。

他发现:“以图表显示每个月的调查情况很有用,店内全体员工都很看重这件事,结果我们这个月的收入便提高了21%。”

如果罗比没有自省:“我如何测量成果,以便客观评价经营成效”他就不可能有这样的结果。事业的目标也要能够进行丈量。人们需要自己建立成功的标准并寻找途径监督自己的进步,否则就没有俯瞰整体、全面的观点。把目标限定在一段时间范围内完成是非常有用的,有了起始日和截止日,就像即将面临绞刑,往往足以使人集中精力和心神,认认真真地去完成一件事。

2.及时修正自己行进的计划

人生的旅程是一个不断变幻的景观,向前跨进,你就会看到不同的景观,再上前去又是另一番景象。因此,我们要顺利地达到自己的目的,就必须随时地检视自己的选择是否有偏差,合理地调整目标,适应变化。

富兰克林认为,坏的计划比没有计划更糟糕。这句话包含两层意思:首先,实施这个计划,必会导致我们有所改变;其次,我们必须具备调适能力,能够随时修正、改进这个计划。

我们着手做事,不论对错,都会得到反馈。而这些反馈的信息,大多是我们追求成功最初阶段时,所无法获得的资讯,必须实际行动之后才产生的新资讯。这些资讯不仅充实我们既有的计划,而且还为我们调整目标提供了参考的依据。

世界万事万物都是在不断变化着的,一个人如果仅仅执著于过去的理念或目标,就会产生适应性上的困难。例如,一个制造电器用品的公司,在连续几年之中,该公司特别投注心力在某一个特殊产品的领域上,直到公司成为该产业的独占者为止。当该公司所生产的特殊产品不再为消费者所需求时,即是该公司应该结束的时候了!

这个情形就是,该公司将一个非永久需求的产品带进了一个有限的市场,整个企业的成与败都依赖这一产品。

因此,我们千万不能将自己的目的局限在某一个可能随时会结束的方向上!我们应该选择一个方向,能够包容改变,并由改变中吸取经验,获得利益。而不是让你其他附属的或次要的目标,影响或改变了最终的人生目标。它们存在只是为了帮助你早日达成人生目标,不是来改变你人生的方向。

在你人生的旅途中,附属次要目标在一段时间之后可能会扩展或甚至改变了方向,也可能创造出新的目标或去掉一些目标,但最终的目的只有一个:那就是要达成最终的人生目标。因为这个缘故,在人生道路前进时,要有调整方向的弹性。约瑟夫·基尔施纳德认为,“预期发生预料之外的事”是绝佳的人生格言。

正如前文所言,我们所生存的世界既复杂又动态,不断会有变化,因此,我们必须随时准备面对出乎意料的情况——这些情况会引我们走向未曾计划之处。我们必须知道,通往成功的道路往往迂回曲折,一定要预先做好准备。

从出发点A到终点Z不太可能是完全笔直的线,我们时而偏左,时而偏右。如目标定得足够清楚明确,在进行的过程中,可根据实际情况,将这一切迂回曲折,统统纳入到我们的计划中。

假如内心有明晰的前景蓝图,信心坚强、计划周全,具备随时调节的灵活弹性,便能对人生路上一切状况应付自如。前景蓝图和信心两者同样重要,一个人对自己期待获得的事物,或正要前往的方向欠缺明晰的蓝图,容易把事情变得既复杂又困难,迂回曲折,走许多冤枉路。

查斯特·菲尔德爵士认为在制定目标的时候一定要保持一定的灵活性,以备我们在执行过程中不断地修正与调整。

你将发现,如果你立下的目标更加灵活,那么一些美妙的事情就开始发生,你会觉得更放松,但你不会损失任何生产力。你甚至可能会更加多产,因为你不必花费太多的精力在焦虑和烦恼上。

你已学会相信你会遵守最后期限,达到绝大部分的目标,并且完成你的责任——尽管事实是你可能必须轻微地改动你的计划(或甚至是完全地变更)。最后,你周围的人也会觉得更加轻松。如果万一你的计划必须要改动,他们将不会感觉像如履薄冰一样。

3.学会制订备用计划

当环境因素的变化对计划的影响,不是表现为简单的数量或进度的变动,而是涉及大政方针的变动,即根本改变了原定的计划。这时的问题就不是对计划进行修改调整,而是要重新编制新的计划。