书城励志世界500强企业员工的88种黄金心态
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第61章 心态60 简化工作,提升工作效率

你简直无法想象让人们变得简单是一件多么困难的事,他们恐惧简单,唯恐一旦自己变得简单就会被人说成是大脑简单。而现实生活中,事实正相反,那些思路清楚,做事高效的人们正是最懂得简单的人。

——美国通用电气前CEO 杰克?韦尔奇

通用电气的前总裁杰克?韦尔奇有一句名言:“管理效率出自于简单。” 在日常工作中,我们经常会遇到这样的现象:某位员工就某件事情汇报了半天,领导却不得要领,不知其主要说什么;某位员工就某件事写了一篇文字材料,洋洋数千言,可这件事到底是怎么回事,看了半天也不明白。这就是低效率的典型表现。

主要从事组织沟通管理咨询的艾森克?胡德自1992年开始至今,对美国企业进行了一项以“简单管理”为专题的调查研究,长期观察企业员工的工作模式,探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自500家企业的2500名人士,持续至今已经扩大到800多家企业,人数达到35万人,其中包括了通用电气、迪斯尼等世界500强企业。调查显示,500强企业成功的一个重要理念就是简化工作:确立简单、现实的目标,通过简单的结构和简便快捷的程序实现目标。

根据艾森克多年的研究调查结果发现,现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却浪费太多时间在不重要的信息上;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。简化工作是一种提升工作效率的重要方法。它可以帮我们把握工作的重点,集中精力做最重要或最紧急的工作。在高强度的工作条件之下,我们如果不能理清思路,以复杂问题简单化的思路来开展工作,有针对性地解决重点问题,最初制定的各项目标就难以实现。

建国初期,某大学一个研究室需要弄清一台进口机器的内部结构,可是却没有任何图纸资料可以查阅。这台机器里有一个由100根弯管组成的固定结构。要弄清其中每一根弯管各自的入口与出口,是一件相当麻烦和困难的事。研究室负责人召集有关人员攻关,他提出,完成这一重要任务,时间既不能拖得很久,花钱又不能太多。他希望大家广开思路,不管是洋措施还是土法子,一定要想出一个简便易行的办法来。

参与此事的人纷纷开动脑筋,先后提出了分别往每一根弯管内灌水,以及用光照射等许多办法。有的人还提出让蚂蚁之类的小昆虫去钻一根一根的弯管。大家提出的办法虽然都是可行的,但都很麻烦费事,要花的时间和付出的代价不少。后来这所学校的一个老花工提出,只需要两支粉笔和几支香烟就行了。他提出的做法是:点燃香烟,大大吸上一口,然后对着管子往里喷。喷的时候在管子的入口处写上“1”。这时让另一个人站在管子的另一头,见烟从哪一根管子冒出来,便立刻也写上“1”。其他管子也都照此办理。不到两小时,100根弯管的出入口都弄清楚了。

在我们的印象中,思维仿佛就是与复杂结缘的,思维就应该是复杂的,仿佛只有复杂才谈得上是思维,不然就是肤浅。但事实上很多事情解决起来很简单,并没有看上去得那么复杂。如果把一个简单的问题想得过于复杂,那么只会让我们离问题的解决越来越远。一个卓有成效的工作者最重要的能力之一,就是化繁为简,在繁杂中去芜存精,找到解决事情的最佳方案。

简化问题,避免冗繁是我们提高工作效率的重要途径。美国威斯门豪斯电器公司董事长唐纳德?C?伯纳姆在《时间管理》一书中提出自己提高效率的一项重要原则:在做每一件事情时,应该问自己三个“能不能”——

“能不能取消它?”

“能不能把它与别的事情合并起来做?”

“能不能用更简便的方法来取代它?”

在这三个原则指导下,善于利用时间的人就能把复杂的事情简明化,办事效率有很大提高,不至于迷惑于复杂纷繁的现象,处于被动忙乱的局面。无论在工作中,还是在生活中,为了提高效率,就必须决心放弃不必要或者不太重要的部分,并且把重要的事情进行排序。

简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间,虽然客观条件使得你一时难以做到,但只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间,就此进行分析总结并采取相应的改进措施,你就一定能赢得效率。

除此之外,冗繁也是效率管理的大敌。要出色高效地完成自己的工作,我们就应当学会把握事物的重点,化繁为简。

化繁为简是提高工作效率的一项重要举措。马上行动,追求简单,事情就会变得越来越容易。反之,任何事都会对你产生威胁,让你感到棘手、头痛,精力与热情也跟着低下,就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的,费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简,可以让你的工作变得可行,你的信心也会跟着大增。

成功属于精简敏捷的组织。

——美国通用电气前CEO 杰克?韦尔奇