人民币在长期流通过程中，会变得纸张松软、有的会出现磨损或残缺，有的票面会有污染，这就是百姓常说的“破钱”。出纳人员在办理现金业务时应该把损伤的票币挑选出来，积极主动到银行进行兑换。根据中国人民银行公布的相关规定，损伤人民币的标准为：
（一）票面的损伤已危害到行名、花边、字头、号码、国徽之一的人民币。
（二）票面裂口超过纸幅1/3或损及花边、图案的。
（三）票面纸质较旧，四周或中间有裂缝，或断开而粘补的。
（四）由于油浸、墨仿造成脏污面积较大或涂写迹过多，妨碍票面整洁的。
（五）票面变色严重影响图案清晰的。
（六）硬币残缺、穿孔、变形、磨损、氧化损坏花纹的。
根据中国人民银行公布的《残缺人民币兑换办法》和《残缺人民币兑换办法内部掌握说明》，残缺人民币可以向当地银行办理兑残缺人民币兑换办法的规定如下：
（一）凡残缺人民币属于下列情况之一者，应向中国人民银行照全额兑换：
1.残缺不超过1/5，其余部分的图案、文字能照原样连接者；
2.票面污损、熏焦，水湿、油浸、变色，但能辨别真假，票面完整或残缺不超过1/5，票面其余部分的图案、文字，能照原样连接者。
3.票面残缺1/5以上至1/2，其余部分的图案部分能照原样连接者，应向中国人民银行照原面额半数兑换，但不能流通使用。
（二）凡残缺人民币属于下列情况之一者不予兑换：
1.票面残缺二分之一以上者；
2.票面污损、熏焦、水湿、油浸、变色，不能辨别真假者；
4.故意挖补、涂改、剪贴、拼凑，揭去一面者。
5.不予兑换的残缺人民币由中国人民银行打洞作废，不得流通使用。
第二堂出纳人员必备电算化技能
一、会计电算化的基本概念
在人们的印象中，传统的会计出纳人员的工作时，一边拔算盘，一边记账，速度很慢，然而随电子计算机在会计工作中的应用，会计出纳人员不必再像以前那样为了简单的账务而忙碌一天，现在只要在电脑上输入数据，结果会自动生成，会计出纳人员不用再一一计算，大大提高了会计出纳人员的工作效率。这种技术在会计上称为会计电算化，掌握会计电算化知识已成为会计出纳人员的必备知识。
会计电算化指以电子计算机为主，将现代电子技术，信息技术，网络技术集体应用到会计业务处理工作中的会计信息系统。
会计电算化的账务处理与传统手工记账相比具有以下几个方面的优势：
（一）数据处理一体化，正确性高。如果一个账本经过编制原始凭证、记账凭证到登账、结账、编制会计报表，都经过人工手记，那它出错的机会会有5次，这5个环节在手工记账的条件下是互相脱离的，需要很多人参与才能将此工作完成，这就增加了账务出错的机率。而会计电算化则只需要一个人员将数据正确的输入，就可以一次性完成记账、对账、汇总编制会计报表等工作性，出错的机率很小。
（二）使用灵活。手工条件下，账务信息记录在会计凭证、账簿、报表等上面，如果企业需要某部分信息还需要通过一定的程序将信息找出，再通过人工抄写等方式复制下来，而使用会计电算化就可以将此程序简化，因为账务信息存放在计算机的硬盘，软盘等介质中，如果企业需要使用某部分的信息，就可以轻松打印出来。
（三）搜索信息高速自动化。手工记账的条件下，查询数据需要经过查找总账，明细账等多个账本的探索才能找到，如果要想得到汇总数据，速度会更慢，而使用电算化就可以使查询变得非常简单，只要设定查询的条件，就可以很快找到需要的数据，另外，在查阅时，还可以归类，打印查询结果。
会计电算化的三个优势引发了会计领域的一次重大变革，减轻了财会人员的工作强度，使其工作效率大大提高。财会人员将记账、结账、报账等繁杂的工作交给计算机处理后，就不必再手持算盘，置身于凭证、账簿的海洋中。计算机在处理账务时可以避免人的主观错误，有效地提高了财会工作的效率。
财会工作的效率提高后，财会人员的职能也得以丰富，财会人员不仅仅是企业的财务处理员，也是企业决策的参与者，可以为企业决策提供最新的财会信息和有效的建议。这就要求财会人员必须提高自身的素质，更新知识结构，除了财会知识，还要学习经营管理知识，为企业发展作出更大的贡献。
此外会计电算化还为企业转换经营机制，提高经济效益的提供了条件。财会工作效率的提高及财会人员素质的提高使企业经济效益提高成为可能，员工一小步，企业就是一大步。
二、会计常用软件的功能模块
会计电算化的高效率需要会计软件的支持，没有会计软件的高效化，会计电算化只是空谈，通常会计常软件的功能包括以下几种：
（一）处理账务模块，会计电算化系统的账务处理模块主要是以会计凭证为原始数据，按会计科目，统计指标体系对记账凭证所载的经济内容，进行记录、分类、计算、加工、汇总，输出总分类账、明细分类账、日记账及其他辅助账簿、凭证和报表。
账务处理模块的程序为：1.建立账簿；2.处理凭证（输入、审核、汇总）；3.查询数据；4.对账；5.结账；6.打印输出；7.其他辅助功能。
手工记账状态下，建立账簿包括建立会计科目、记账凭证格式及账簿的体系等内容，这些都可以在计算机程序下通过自定义生成，无需财会人员一一操作。
处理凭证主要是输入、审核、汇总、打印等内容。
查询是财会人员根据所需内容在计算机中输入查询条件，便可以快速找到会计期间完成的工作内容，包括会计凭证、明细分类账、总账等有关内容。
对账是财会工作的一个重要工作，会计电算化软件会按程序自动检查账目是否有误，包括总账、明细账、日记账之间的账账核对及提供给用户的作息的核对，如与银行对账单核对，与往来账核对，与其他辅助账核对等，会计软件还可以做出调节表等相关资料。
对账之后，会计软件会接着完成结账功能。结账包括会计科目分级计算、汇总，结出借贷发生额和余额及会计信息跨年度结转等内容。
打印输出功能是打印记账凭证、账簿等会计信息资料，以便用户使用和归档保管。
（二）报表处理模块。报表处理模块是按国家统一的会计制度规定，根据会计资料而编制会计报表，向公司管理者和政府部门提供财务报告，包括个别报表、汇总报表以及合并报表。
报表处理模块包括：1.报表定义；2.报表计算；3.报表汇总；4.报表查询；5.报表输出。
报表定义指根据会计软件建立一个新的报表体系，包括为报表命名，描述空白表格，定义报表项目检查公式及汇总报表等步骤。
报表定义后就可以根据财会工作的需要生成会计报表，审核无误后就可以进行打印、复制、查询和输出了。
（三）固定资产核算模块。固定资产核算模块主要是用于固定资产明细核算及管理。
固定资产核算模块包括：1.建立固定资产卡片；2.建立固定资产账簿；3.录入固定资产变动情况；4.计提固定资产折旧；5.汇总计算；6.查询及打印输出；7.编制转账凭证。
此模块可以主要是建立固定资产卡片，确定固定资产计提折旧系数、方法，录入固定资产增减变动等，汇总计算固定资产原值、累计折旧及净值等。财会人员只要按设计的程序就可以自动完成转账的记录，打印输出固定资产明细账和资料卡片，这样便可以将固定资产价值状况详细地反映出来。
（四）工资核算模块。工资核算模块主要是对职工的工资进行核算、汇总等。
工资核算模块包括：1.设计工资项目及项目计算公式；2.录入职工工资基础资料；3.增减变动及修改；4.计算汇总；5.查询；6.打印输出。
工资核算模块，主要是通过设计工资的项目，对职工的工资发放进行计算，包括职工应发、扣减、实发金额，按使用者的要求计算配发不同面值的零、整钱数。
工资核算模块非常灵活，财会人员可以对其进行自定义，包括分类方式的定义，工资项目的修改及职工个人信息的调整等，此模块可以自动生成转账凭证，填制分录，进行工资分配，计算工资福利费。
（五）其他模块。除上述的主要模块外，会计电算化还包括存货核算、成本核算系统、应收应付款核算、销售核算和财务分析等等。此模块还可以按不同的性质有不同的分类，可以按行业分为：零售业进销存核算系统、批发业进销存核算系统等；按管理的需要分为：劳资人事管理系统、国有资产管理系统等。
三、商品化会计软件选择
随着会计电算化的广泛应用，会计软件市场也迅速发展了起来。目前，市场上的会计软件版本众多，各有特点，那么面对繁多的会计软件，企业该如何选择？从哪几个方面考虑呢？下面我们就此做一些简单的介绍：
（一）合法性
财会业务的进行必须符合法律法规，这就要求企业在选购软件时要加强软件的合法意识，这里所指的合法主要指软件的功能要符合财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计软件的十条基本要求。即：
1.软件提供的数据输入项目，满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定。
2.软件提供给用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。
3.软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
4.软件的计算和结账功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定。
5.经计算机登账处理的系统内会计凭证及据以登记的相应账薄，软件只能提供留有痕迹的更正功能。
6.软件要能按规定打印输出各种账本以及提供必要的查询功能，打印输出的账页连续编号。
7.计算机对已输入的会计凭证和据以登记的相应账本所生成的各种报表数据，软件无修改功能。
8.软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实现使用权限控制的功能。
9.对存储在磁性介质或其它介质上的程序文件和相应的数据文件，软件要有必要的保护措施。
10.在计算机发生故障或由于其它原因造成内外存会计数据被破坏时，软件要具有使原有数据恢复到最近状态的功能。
另外，用户还应选择版软件。因为盗版软件的技术不可靠，容易出现数据丢失等现象，会给财会工作带来难以弥补的损失，所以为了保障财会工作的顺利进行，企业应选择正版软件。
（二）安全性。安全性是指软件要具有防止会计信息被泄漏和破坏的能力。为了保护财会信息的安全，一些软件做了权限设置、复核功能设置、软件加密等技术，来防止他人非法篡改。另外，软件还要具备自动恢复功能，当计算机发生故障时可能会引起一些数据的丢失或损坏，如果软件没有自动恢复功能，会给财会工作带来很大的麻烦。
（三）自动功能齐全。自动功能指软件不需要财会人员操作就可以生成的功能，如自动纠错功能，就是当财会人员在操作中出现错误时，计算机可以自动提示财会人员或拒绝执行命令，财会人员输入的记账凭证号重复或借贷双方的金额不等时，软件可以自动提示财会人员，避免大错误产生。另外，软件还要具有自动与银行对账的功能，即根据银行存款日记与银行账单进行核对，自动生成银行存款余额调节表。
（四）查询功能是否强大。财会工作中查询账簿是财会人员的一项基本工作，软件的查询功能是否齐全、强大，直接影响到财会人员的工作效率，查询功能受到界面的影响，界面的操作性越强，财会人员就可以更灵活地找到所需的凭证、明细分类账、总账等资料。
（五）灵活性。财会人员处理账务时根据企业的财务工作内容，会有一些变化，这就要求软件的灵活性要强，可以适应这些内容的变化，如科目的变化、报表格式及内容的变化、各种比率的变化、以及核算内容的变化等。
（六）价格合理。财会人员选择软件时还要考虑软件的价格。会计软件的售价包括软件价格、售后服务和培训价格。一些软件销售人员为了增加销售量，会在报价时只报软件的价格或其余两部分的价格，以此来迷惑顾客，所以财会人员在选购软件时一定要注意软件报价的含义。
（七）售后服务。软件出现故障时，由于专业的限制，有些问题财会人员不可能自行解决，此时就需要厂家提供良好的售后服务。软件售后服务包括：会计软件的日常维护、用户培训、二次开发、相关技术支持和软件版本的升级换代。另外，财会人员还要了解厂家的维护能力、维护费用、维护方式、维护人员的数量及技术水平等相关服务。