（第一节） 拥有匹配的知识
作为一个采购总监，首先需要有匹配的知识。２０世纪末，一家高级采购研究中心对３０８家大型公司首席采购官的教育背景进行了调查。结果显示尽管这些任职者岗位的称呼不尽相同，比如有的叫采购总监、采购副总裁、采购经理，有的叫物料总监、物料副总裁、物料经理，但都具有一个共同点就是学历层次较高。在接受调查的企业中，９４％的采购首席官拥有大学文凭，其中近四成拥有研究生学历。这一数据在说明了企业对采购总监教育背景重视的同时，也揭示了知识储备对采购总监的重要性。采购管理的专业性、系统性和特殊性决定了采购总监知识的三大构成：一是采购知识，二是管理知识，三是配套知识。具备采购知识，就有了分析问题的专业视角；具备管理知识，就有了解决问题的系统思路；具备配套知识，就有了处理问题的特殊方法。三种知识的构成和作用。
一、促进专业性的采购知识
采购知识就是与采购相关的专业知识，包括采购要领知识、采购产品知识、采购市场知识、采购业务知识。
１采购要领知识。包括采购的任务、对象、类型、模式、方式、架构、载体、流程、技术、趋势等。作为采购总监，最需要把握的要领有两个，一是采购的模式，二是采购的趋势。因为采购模式是决定工作成败的基础，而采购趋势则是影响事业进退的关键。假如采购总监不能根据企业的特点确定合适的采购模式，采购工作就难以取得成效；假如采购总监不能顺应时代的发展追随相应的采购趋势，采购事业就难以取得突破。
２采购产品知识。包括采购产品的特征、功能、定位、种类、标准、专利、包装、仓储、流通等。作为采购总监，把握的重点在于产品的特性和产品的定位。首先要清楚需要采购的产品的基本特征，比如用什么原料生产、要经过哪些工序、技术的难点在哪里、储运是否有特殊要求等。其次要了解产品的定位，定位主要体现在两个方面，分别是用途和档次，是用于生产、消费还是销售，是属于低档、中档还是高档。知道了产品的特征，明确了产品的用途和档次，就可以掌握采购的主动权，从而有的放矢地进行采购活动。
３采购市场知识。包括采购产品在市场上的地位、供应商的分布、产品价格区间、同类产品的优劣等。作为采购总监，对采购市场知识的了解点要集中在产品的市场地位上，要明确采购产品的市场供求状况，以采取不同的策略。比如，对供不应求的产品可以在采购价格方面有所让步，对供过于求的产品可以更多地在区域方面进行选择。
４采购业务知识。包括需求分析、信息收集、预算计划、渠道评估、商务谈判、合同签订、物流管理、后续跟进等。作为采购总监，采购业务知识的关注点主要是信息收集和渠道评估。因为缺少完整、准确的采购信息，采购业务就难以展开；没有系统、严格的渠道评估，采购任务就难以完成。
二、增强系统性的管理知识
管理知识就是与理论和应用相关的基础知识，包括管理原理、管理内容、管理术语、管理经验。
１管理原理。包括管理的体系和理论，如管理的概念、特征、作用、载体、主体、客体、环境，管理理论的起源、演进和发展。
２管理内容。包括采购管理的范畴和层面，如需求管理、信息管理、决策管理、渠道管理、合同管理、库存管理、风险管理、人员管理、成本管理、绩效管理等。
３管理术语。包括采购活动中经常使用的术语，如生产用料、非生产用料、转卖品、经济订购量、最小订购量、永续订单、周转率、日平均售量、营业额、询价、比价、议价、请购、订购、账期、账额、交货条件、短交、发货周期、付款条件等。
４管理经验。包括适用于采购管理的成功经验，如即时制采购法（ＪＩＴ）、ＡＢＣ分析法、供应链管理（ＳＣＭ）、物料需求计划（ＭＲＰ）、企业资源计划（ＥＲＰ）等。
三、应对特殊性的配套知识
配套知识主要是与采购和管理相关的其他知识，包括工商知识、财税知识、法律知识、基本常识。
１工商知识。包括组织类型、企业性质、生产规模、经营范围、注册资本、运行模式、纳税种类、业务资质、专业认证等。了解工商知识，有助于采购总监科学地确定采购渠道。
２财税知识。包括与采购相关的财务和税务知识，如资产负债、损益、现金流量、进价、成本、商品耗损率、存货周转率、毛利、结款、付款方式、报销流程、应纳税税种、应纳税税率、纳税抵扣项、纳税抵扣率、纳税期等。了解财税知识，有助于采购总监在进行采购管理时做出合理的判断。
一般超市需要缴纳四种税：增值税、营业税、城市维护建设税、教育费附加税。
增值税为国税，比较复杂，税率不同。增值税是针对销售、进口、委托加工商品等经营行为的税收种类，采用进销税抵扣的方式，应交增值税为销项税额与进项税额之差。超市的销项税主要有１７％和１３％两档。１７％的税率适用于大多数商品的销售，１３％税率主要适用于粮食、水、食用植物油、图书、杂志、生鲜食品、农业产品等。进项抵扣的税率除了上面提到的１７％和１３％两种税率的商品以外，农产品初级收购可按收购凭证抵扣１０％（其中蔬菜免税）、运费凭正规运输发票可以抵扣７％、水费可抵扣６％、小规模纳税人增值税率统一为４％。不能抵扣的进项税金包括购入的固定资产和直接消费用品。
其余三项为地税，相对简单，税率固定。营业税主要是针对劳务、转让无形资产、销售不动产等经营行为的税收种类。超市经营中包括租金收入、餐饮收入、条码收入等按规定须上缴营业税，应缴营业税为营业额和规定税率（５％）之乘积。城市维护建设税和教育费附加税主要是为了支援地区城市建设和教育而开立的税种，应缴税款分别是增值税和营业税之和与相应税率（有地区差别）的乘积。
了解和掌握税务知识，有利于增加在采购活动中的主动性，可以根据相关的税则合理开发渠道、认真核定进价，以有效控制成本。
３法律知识。包括采购过程中可能涉及的相关法律，如公司法、合同法、仲裁法、价格法、消费者权益保障法、反不正当竞争法、招标法、商标法、专利法、质量法、广告法等。了解法律知识，有助于采购总监在监控采购过程时进行防范部署。
４基本常识。包括政治、经济、科技、人文、社会，以及与采购相关的心理学、行为学、关系学、语言学知识等。了解常用知识，有助于采购总监在履行岗位职责时选择变通的路径。
目前在我国设置采购管理专业的高校只有北京物资学院一家，在众多申请了采购管理专业的高校中只有该校获得了教育部批准。作为全国首家也是唯一拥有采购管理专业的高校，该校采购管理专业的定位是培养系统掌握采购与供应链管理的知识，能够从事企业及政府采购与供应链管理工作，具有国际化运作能力的、高素质复合型专业人才。开设的主要课程包括采购供应管理导论、供应战略、供应商管理、报价与谈判、采购合同管理、企业物流管理、采购绩效管理、供应链管理、国际贸易理论与实务、库存管理、国际商法、电子商务、政府采购理论与实务等。这些专业课程所涵盖的内容，应该是采购总监需要掌握的重点知识。而配套知识，则需要根据自己的实际情况进行选择，并有针对性地做足功课。
（第二节） 备有所需的经验
采购总监所需的经验，主要包括行业经验和管理经验。对采购总监而言，行业经验和管理经验就好比是帮助自己走向成功的左膀右臂，相辅相成、不可或缺。行业经验有助于采购总监确立工作方向，管理经验有助于采购总监把握工作重点。两者的关系和功能就如同保持天平平衡的砝码，同样重要、缺一不可。对此，也许有人会提出异议，认为没有管理经验可能不行，而没有行业经验则问题不大，因为在现实中不乏行业经验不足却业绩不凡的采购总监。现实中确实有这样的实例，但之所以如此，主要是因为获得成功的采购总监已经在实践中逐渐积累了所缺少的行业经验，或者是利用了自己的团队成员所拥有的行业经验。一位既缺少行业经验又不懂得借鉴、积累或利用相关经验的采购总监，成功的概率不大。
一、确立工作方向的行业经验
不同行业的采购有不同的特点。虽然采购管理的共性较多，比如任务相似、流程相同、规范相近，但不同的行业性质对采购的影响还是比较明显的。这种影响集中体现在采购对象方面，采购因为采购对象的差别而呈现出不同的特点。
以工业企业为例，采购的对象主要是原材料和设备，需要关注的是性能、种类和配备，没有适合的原材料和加工设备，就不能完成生产。比如生产注塑拖鞋，需要的原料有ＰＶＣ（聚氯乙烯）、ＤＯＰ（增塑剂），辅料有发粉、色粉、废料等；需要的设备包括圆盘机、安士机、冷却塔、喷油机、烘干机、穿带机、组装线等；必备的配件是鞋底模和鞋带模；产品的配方包括发泡的、不发泡的、软的、硬的、纯新料的、加废料的等等。如果对这些生产要素一无所知，不了解这些要素对生产的制约程度，不清楚这些要素相互之间的关联性，不了解原料市场的供应状况和产品的区别，不知道相关设备的性能和差异，又怎么能做好相应的采购管理工作？
以商业公司为例，采购的对象是各类商品，依据不同的客户定位，可以是提供给百姓日常消费的民用品，也可以是提供给专业用户的专用产品。但不论是哪类商品，都需要关注品种和数量。如果不清楚自己的客户群体，不知道商品的供应趋势，不了解市场的实际需求，对商品的种类不能把关，对进货的数量没有概念，就会出现应该配备的商品不见踪影，而销不出去的商品堆满仓库的现象。
以事业单位为例，采购的对象主要包括为职能部门服务的设施和用品，需要关注的是功能和质量。比如航天项目研究，需要的设施和用品都有特殊的要求，如果没有相关的行业经验，对研究和制造过程缺乏了解，要达到相应的采购要求恐怕很难。
可见行业经验是做好采购管理工作的前提，有了行业经验就能确立工作的方向。
某外资超市的采购总监是外国人，初来乍到，对中国的市场了解不多，瞎指挥的情况不少，有两个小例子为证。
其一，食品部在夏天进了一款饮用水，１５小瓶一个塑封包装，上市后很受欢迎，月销售量超过万瓶，采购总监对此印象深刻。转眼到了年底，超市要进行周年庆祝活动，采购总监立即想到了这款饮用水，要求采购经理将其安排为广告产品。采购经理很是为难，因为这是一款季节性较强的产品。在炎热的夏天许多人买这款产品是因为可以放在轿车的后备箱里，占地不大又方便消暑解渴。而到了严冬季节，一般人不会再有这样的需求，销路恐怕很有问题。但采购总监已经做了决定，采购经理也只好执行，经过协商，让供应商以夏季促销价给超市供了货。但一周店庆活动结束后，销出的总量只有４００多瓶，仅仅是夏季销量的零头。
其二，在采购总监的家乡有一种食品，很受当地人追捧，几乎是家家都买、天天都吃。采购总监决定将这一食品打入中国市场，并进口了一大批备售。超市为了打开销路，组织了多次推广宣传活动，费劲不小却收效甚微。为什么卖不动？根本原因还是不适合中国的市场。虽然这种食品很有营养价值，味道也很鲜美，但价格偏高，又不属于中国百姓的日常必需品，所以并没有得到多数消费者的青睐，受众有限，自然就不好销售。
两个小例子说明三个大问题。第一，任何经验都不是绝对的，彼时彼地的经验不一定适用于此时此地的情况。第二，不适用的经验实际上就是没有经验的一种表现，只会造成指挥上的失误。第三，在缺乏经验的情况下要善于借鉴和利用他人的经验，如果这位采购总监在做决定前能听一下采购经理的意见，在进口产品前能做一下相关的市场调查，结果肯定会截然不同。
二、把握工作重点的管理经验
不同的职位对管理经验的要求各不相同。就采购总监而言，需要的既不是具体采购的操作经验，也不是作业流程的管理经验，而是需要对整体绩效的控制经验。比如建立组织架构的经验、抓好关键环节的经验、把握物品等级的经验等。没有这些管理经验，采购总监在工作过程中就可能出现眉毛胡子一把抓，芝麻绿豆不放过的问题，造成整天忙忙碌碌、辛辛苦苦，却效率不高、业绩不佳的局面。
１建立组织架构的经验。采购的组织架构主要包括职能型、品类型、地区型、过程型、混合型。
采购组织架构分类表
类型特点二级架构适用企业
职能型按职能分工采购部、稽催部、管理部、研究部规模大、分工细
品类型按产品分工原料部、设备部、配件部、综合部品种多、特点分明
地区型按区域分工国外部、国内部供应的区域性强
过程型按过程分工外购部、内购部工作量大、操作繁杂
混合型按情况组合或职能、或品类、或地区、或过程采购对象较多
如果采购总监拥有相当的管理经验，就可以依据本单位的采购特点来
确定适合的组织架构，例如：
（１）大型企业可采用职能型架构，让不同部门分别负责谈判签约、货验查、文件系统、信息分析等工作；
（２）采购产品特点分明的企业可采用品类型架构，让不同部门分别负责相应物品的采购工作；
（３）采购产品具有区域特点的企业可采用地区型架构，让不同部门分别完成不同地区的采购工作；
（４）采购产品数量多、价值高、过程长、操作繁杂的企业可采用过程型架构，让不同部门分别完成访价、议价、结报、订约、履约、综合等工作；
（５）采购对象繁多的企业就可以根据情况采用不同组合的混合型架构，或职能和过程的组合，或地区和品类的组合，或地区和过程的组合，以有效发挥采购人员的特长和积极性。
２抓好关键环节的经验。采购的流程主要包括需求分析、采购预算、渠道选择、谈判签约、稽核验收、结算付款、绩效考核等环节。在众多的环节中，有的环节相当关键。比如渠道选择环节在很大程度上决定了采购的成败。没有一批好的供应商，采购工作就不可能做到以最优的服务、最低的成本，提供最适合的产品。比如谈判签约环节，涉及产品的性能、价格、服务等内容，没有一个好的合同基础，就难以在保证产品性能的前提下实现价格较低、服务较好的目标。