书城管理按制度办事大全集
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第7章 领导无形,管理有方:用制度管理员工(2)

这句话很好地说明了规则、秩序之间的关系及制度的重要性。制度决定习惯。中国人非常聪明,但这种聪明总是以侵犯制度为代价,而“制度”是一个国家、企业强大的根本。西方人的制度设计有时候是可以用精妙形容的,而且对制度的执行在我们看来近乎呆板,而中国人的聪明之处则是在于不管有什么制度,都可以把它回避、歪曲。改造,直到这个制度等于没有。

严格的程序或许会使老板失去挥洒自如的快意,但可以保证企业运转的稳健和效率。西方企业习惯于按程序办事,而中国的企业喜欢临时决定。只有按规定办事才能将企业各环节纳人控制之中;中国企业是否成熟应该看它是靠灵气办事,还是靠制度办事。按规定办事不是对决策者个人的挑战;按规定办事可以减少内部的磨擦;按规定办事是稳健成熟的表现;按规定办事也要讲究领导艺术。

在中国,多数企业都认为成功的关键在于“高质量人才”的培养,但实践却告诉我们,有效的管理程序才是取胜的根本保证。如果一个企业缺乏明确的规章、制度、流程,工作中就非常容易产生混乱,如果有令不行、有章不循,按个人意愿行事造成的无序浪费,更是非常糟糕的事。下面是企业中经常碰到的几种无序、混乱的情况:

1.职责不清造成的无序

在很多企业中,经常会遇到由于制度、管理安排不合理等方面的原因,造成某项工作好像两个部门都在管,而事实上哪个部门都没有真正负责。两个部门对工作却是纠缠不休,整天扯皮,使原来的有序反而变成无序,造成极大浪费。

2.业务流程的无序

由于大多数企业采用较多的是直线职能制的纵向部门设置,会对横向的业务流程严重割裂,各部门大多考虑一项工作在本部门能否得到认真贯彻,而很少考虑如何协助相关部门顺利实施。通常考虑以本部门为中心,而较少以工作为中心,不是部门支持流程,而是要求流程围绕部门转,从而导致流程的混乱。工作无法顺利完成,需要反复协调,加大管理成本。

3.业务能力低下造成的无序

素质低下、能力不能满足工作需要,也会造成工作上的无序。一种情况是应该承担某项工作的部门和人员,因能力不够而导致工作混乱无序;另一种情况是当出现部门和人员变更时,工作交接不力,协作不到位,原来形成的工作流程经常被推翻,人为地增加了从“无序”恢复到“有序”的时间。

4.有章不循造成的无序

随心所欲,把公司的规章制度当成他人的守则,没有自律,不以身作则、不按制度进行管理考核,造成无章无序的管理,影响了其他员工的积极性和创造性,影响了部门的整体工作效率和质量。

5.协调不力造成的无序

一些工作到底该由哪个部门负责没有明确界定,处于部门间的断层,相互间的工作缺乏协作精神和交流意识。彼此都在观望。认为应该由对方部门负责,结果工作没人管,原来的小问题也被拖成了大问题。

协调不力是管理工作中最大的浪费之一,它使整个组织不能形成凝聚力,缺乏团队意识、协调精神,导致工作效率的低下。

以上五种情况的无序出现的频次多了,就会造成企业的执行不力。一个有效的管理组织应该清楚和掌握无序的原因,努力抓住主要矛盾,思考在这种无序状态中,一定要通过有效的方法,使无序变为相对有序,从而整合资源,发挥出最大的企业执行力。

守住做人的规则

对于每个人来说,非常时刻是认识真实自我的一个机会,它使人在平常状态下表现出来的规则意识、人格受到严峻考验。从而使人有机会在最深层次上了解自己究竟是一个什么样的人。

十几年前读小克莱?布莱尔的《麦克阿瑟》时,有一个情节深深打动了我。

1889年,19岁的麦克阿瑟进入他梦寐以求的西点军校,但进校不久,他就在训练中遭到高年级学生残忍的捉弄,以致发生痉挛和昏厥。

事后,在接受法院对西点军校这种不光彩做法的调查时,他道出了详情。但当法院要他讲出恶作剧的学生时,他犹豫了。然而如果拒绝服从命令,他可能被开除。这意味着他孩提时代全部梦想的破灭。

这个时候,母亲送他的一首小诗帮助他下了决心。诗的大意是,人们将以他来判断母亲的品行。如果阴影或羞耻抹黑他的名字,母亲也将蒙受耻辱。有着良好家庭教养和禀赋的麦克阿瑟具有维护个人和家庭荣誉的责任感,这种责任感不允许他告发同学。于是开麦克阿瑟不顾可能发生的前途危机而选择了沉默。这个选择使他赢得学员们的普遍尊敬。

在这场由恶作剧酿成的事件中,麦克阿瑟既是受害者又是见证人。在接受法院调查时说出真相是他的义务,而且有助于纠正军校高年级学生欺负新生的不良风气。虽不情愿,他还是配合了调查。但如果具体讲出恶作剧学生的姓名,使他们受到惩罚,尽管行为上无可指责,可是对一个尊奉荣誉原则的美国人来说,这是一种变相告密,而在他们看来,告密,而在他们看来,告密是人类所有劣行中最不名誉的一种。

与麦克阿瑟面临职业危机时作的哪怕牺牲前途也要维护荣誉的选择相反,半个多世纪后,美国电影史上最重要的导演之一埃利亚?卡赞在上世纪50年代做了另一种选择。

当时在联邦机构和国会对人们的政治信仰和交际活动进行的调查中,许多与美共产党或其他激进组织有联系的人都受到了传讯。卡赞是一个理想幻来灭的美共党员。在被国会非美活动委员会传讯时,为保前途,他供出了几名共产党朋友和同事。他避免了当时的********,但也从此蒙上耻辱,被人们称为“告密者”。40多年之后的1997年,执导电影曾两度获奥斯卡金像奖的卡赞已年届87岁高龄,但好莱坞电影界人士并没有原谅卡赞的告密行为,美国电影学会和洛杉矶影评人联合会因此而拒绝授予卡赞终身成就奖。

对于每个人来说,非常时刻是认识真实自我的一个机会,它使人在平常状态下表现出来的规则意识、人格受到严峻考验。从而使人有机会在最深层次上了解自己究竟是一个什么样的人。上述两个事例正是如此。

坚守规则受益的恰恰是自己

眼镜蛇的毒液对任何动物都是致命的,对它的同类也是如此。可是,恰恰是因为这一点,眼镜蛇在和同类争斗时决不会使用这致命的一招,这就是眼镜蛇的“道”。没有什么自然的法力约束它们这么做,它们却恪守自律,绝不越雷池一步。也许正因为这点,眼镜蛇才能生存到今天。

人们在社会上从事的一切活动,究其原因也都是为了人类自己,我们以遵守规则为例,只有每个人从自身做起,模范地遵守规则,才能影响和带动大家一起来遵守,从而形成一种共同的有序氛围,人们之间才能和谐相处,应该说,这是一个常识性的认识,自然界都不例外。

在张家界旅游区。听导游说,这里是原始风貌保持最好的风景名胜区,各种珍禽异兽数不胜数。导游说着说着游人们一声惊叫,原来,离游人不到10米的地方,有两条眼镜蛇正竖起半个身子,嘴里吐着血红的芯子,互相推搡着、缠绕着。突然间,它们分开了,后退几米,再直起身子,猛烈地撞向对方。人们被这激烈的搏斗场面吸引住了,甚至忘记了恐惧。导游说眼镜蛇是世界上最毒的动物之一,它的毒液足以让任何动物顷刻毙命,可眼下人们看到的景象是:双方在对峙着,咬对方一口不就解决问题了吗?何必这样纠缠不休呢?这时,戏剧性的结果出现了:其中的一条蛇身体瘫软,“咻咻”地喘着粗气,另一条蛇还在那里直着身子,朝着对方摇晃脑袋,仿佛一位得胜的将军。不一会儿,斗败的蛇灰溜溜地钻进了草丛,胜利者也慢腾腾地爬到不远处一棵像小伞一样的植物旁,用身体把它盘了起来。人们仔细一看,原来那是一棵大得少见的灵芝。这时导游介绍说:一些大的野生动物都有自己的药材,一旦身体出现不适的情况。它就会食用这种药材,它一生的活动范围都不会远离这种药材。而这两条眼镜蛇是在为自己的“保护神”而战,是在为自己的生命而战。

对此有人问导游说最终它们为什么不斗个你死我活,而最后夺取对灵芝的所有权呢?是它们的毒液肯定对同类不起作用?

不是的,导游解释说,眼镜蛇的毒液对任何动物都是致命的,对它的同类也是如此。可是,恰恰是因为这一点,眼镜蛇在和同类争斗时决不会使用这致命的一招,这就是眼镜蛇的“道”。没有什么自然的法力约束它们这么做,它们却恪守自律,绝不越雷池一步。也许正因为这点,眼镜蛇才能生存到今天。不然,我们今天就很难看到它们的身影了。

也许这一旅游见闻很能帮助我们了解人类为什么要提醒每个人都要遵守章法和规矩的必要性了。

用制度说话

要管理,人们就需要依据一些原则,也就是说,需要依据一些被接受、被论证过的道理。法规代表了某个时期的这些道理的总和。——亨利?法约尔

纪律和制度是组织成功的保障。任何没有制度的管人手段,可以说都是不起作用的。说话不灵,做事就无效。纪律和制度的制定是组织中全体成员行为一致的前提和基础。所以,要想让组织有统一的行为,组织的领导者首先需要做的工作就是“建章立制”,确定游戏规则。