书城励志先处理心情后处理事情大全集(超值金版)
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第54章 留下重要的,放弃不必要的——抓大放小,要事第一(3)

不分层次的指挥,不但不利于“办事”,更不利于“育人”。因为在这种指挥之下的员工,或者被弄得没有自信心,或者被乱指挥搞得无所适从,或者没有机会发挥能力和锻炼才干,或者整天忙于应付领导,或者整天忙于处理小事,这都不利于人的成长。

总之,呈现在管理者脑中的管理图像,不应该是一张平面图,而应是一幅三维立体动画,是一幅活生生的、立体的、错落有致、层次分明的动态画面。

放权让你少操心。

做事要有方法,这样你才能拥有更多属于自己的时间,使人生更有价值。

比尔·盖茨说:每天都有许多事来到我的面前,我不可能一一把所有的事做完,但又不能把那些事置之不理,为了解决这个问题,我学会了“安排”,就是把一些事让他人去做。

有时我们认为万事非我不可,不放心把事情交给别人,不肯放手,不肯找人来取代,不晓得怎样委派,使自己忙得顾了东顾不了西,不能理智地面对困难,不能果断地把握机会……结果只能是忙、忙、忙,到头来是忙来忙去一场空。

下面是微软公司软件工程师查理先生亲身经历的一件事。

有一天,查理夫妇来找比尔·盖茨,向他请教一些家庭管理问题。他们夫妻养育了七个孩子,家里又忙又乱,太太一天忙到晚都忙不过来,变得脾气暴躁,心情变得很坏,身体精神都濒临崩溃。而那位先生呢?他回家就好像是上战场,感受不到半点家庭乐趣。

比尔·盖茨于是告诉那位先生说:“你们的困难症结是因为你的太太工作太过劳累,她出尽全力也做不清家务。你雇个佣人帮她吧!”

椐比尔·盖茨所知:他们家庭的经济状况很不错,别说雇一个佣人,就算两三个也不成问题。

当他向夫妻二人提出这个建议时,立刻遭到了查理太太反对:“不行。我不许别人来照顾我的丈夫和孩子。”

比尔·盖茨耐心地向她做说服工作,反复地向她解释说她现在没有能力照顾他们,讲得率直点,她那种有心无力反而正在折磨她所爱的人。

后来,夫妻二人接受了比尔·盖茨的建议,雇了个佣人太太轻松多了,丈夫也得到安慰,孩子们也快乐了。

从这件事中,我们可以得到这样的启示:

别做不需要做的,

别做其他人可以做的,

将你现在做的事,分些给别人。

这是行政管理的金科玉律,你也可以效法一下。让别人替你去做你干得十分吃力的事,使你从中解脱出来,全身心地去做那些对你来说得心应手的事。

在时间管理学中,有一个著名的概念,叫“猴子管理”,也是讲述这个道理的,它是由美国的肯尼·布兰查德(KennethBlanchard)、威廉·奥肯(WilliamOncken)与豪尔·伯罗斯(HalBurrows)在其名著《一分钟经理碰上猴子》(TheOneMiuteManagerMeetstheMonkey)一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。

现在把它介绍给大家:

为什么有些经理人总是觉得时间不够用,而他们的属下却老是没有工作做?这些经理人也许会辨称:“也许我不应该抱怨别人总是少不了我,也许是我想让自己变成不可或缺,来获得工作上的安全感。”

“一分钟经理”大不以为然。他解释说,不可或缺的经理人会对组织构成伤害,而不是组织内的重要人物,尤其是当他们阻碍到别人的工作时,自认为自己是不可取代的人,通常都会因为他们对组织所造成的伤害,而丢掉官位。此外,高级经理人不能够冒风险提升在其目前工作岗位上不可或缺的人,因为他们并未培育接班人……你的问题就是猴子。

谁托着“猴子”?一分钟经理以一个极其生动、充分反映生活的例子,来解说这个定义经过走廊时,老板碰到公司的一个员工,他说:“老板,早安!我能不能和你谈一下?我碰到了一个问题。”

老板必须去了解属下的问题,于是就站在走廊上听他详细叙述问题的来龙去脉。替人解决问题一向是老板的最爱,老板专心地听他述说。当最后老板举起手来看手表时,原以为短短五分钟的时间,竟然是三十分钟。走廊上的讨论,耽误了老板到达目的地的时间。老板对这个问题所了解的,只能让老板决定,他必须介入这件事,但他所获得的资讯并不足以做成任何决策。

于是老板说:“这是个很重要的问题。但是我现在没有足够的时间和你讨论。让我先考虑一下,回头再找你谈。”

然后,他们俩各自离开。

做为一个旁观者,你可以很清楚地看到故事中所发生的事情。如果你身在其中,要看清楚真相就比较困难了。在他们俩在走廊见面之前,猴子是在老板的属下的背上。就在他们谈话的时候,由于彼此的互相考虑,此时,猴子的两只脚分别搭在他们俩个人的背上。但是当老板表示“让我考虑一下,回头再找你”时,猴子的脚便由老板属下的背上,移转到老板的背上,而老板的属下则减轻了负担,轻松地走开了。因为,这时候,猴子的两只脚都放在老板的背上。

现在,让我们假设,当时所考虑的事情归老板属下工作的一部分。让我们再进一步假设,他有能力对他自己所提出的问题提出一些解决方案。如果事实果真如此的话,当老板允许那只猴子跳到自己背上时,等于自告奋勇去做属下所应该做的两件事:把问题的责任由对方手上移过来;答应对方要向他提出进度报告。

每一只猴子都需要人照料、监督。

在刚才所描述的状况下,你可以看到,老板接下了员工的角色,而老板的属下则扮演监督者的角色。第二天,属下到老板办公室好几次,提醒老板:

“老板,事情办得怎样了?”

如果老板的解决方法不能让他满意,他会“强迫”老板去做这件原本该他做的事。

为此,管好猴子要注意以下几点:

1、猴子生病了,要找出治病的方法。

2、这是谁家的猴子,猴子由执行者喂养。

3、替猴子保险,给予建议,立即行动。

4、定期检查猴子的身体。

没有什么事非做不可。

有一个管理学的大师把一个鱼缸放在学生的面前。他先把几块大石头放进去,装满了鱼缸;然后放一些碎石填补空隙;再放沙。最后倒水填满鱼缸。他问学生:“你们从这里学到什么功课?”有个聪明的学生说:“不管你怎样忙,总可以挤出一点时间做别的事。”大师说:“不是!真正的功课是:我们先要做最重要的事(大石头),然后才做别的次要的事。”

我们都要明白这个原理。要重整生命里的优先次序,把生命中最大的石头先放进去,其次再放那些“碎石”。

而事情的轻重缓急,不妨这样划分:

1、重要且急近。约占5%,第一优先并全力以赴去完成。

2、不重要但急迫。如订机票是小事,但未订到会耽误大事,故有时效性,约占10%,须在时效内完成。

3、例行工作。此乃时间管理的关键,每天、每周、每月、每季、每年都须做的工作,理当予以标准化,一切依章行事,免除思虑、协商、争议、等待、奔波等无效工时,约占20%~60%,交由标准、制度管理,仅需花5%~15%的时间即可完成。

4、重要但不急迫。即无时效,实不必挂在心上,影响手上工作,待急迫时再处理即可。

5、不重要也不急迫。多数人喜欢做此类工作,而没时间做前三类工作,实于事无补也。

6、无效工作。喝茶、看报、聊天、闲逛、抽烟、蹲厕所……此其一;检查、审核、盘点、搬运……此其二;若反客为主,过度为之,时间再多也不够。

许多人在处理日常事务时,完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的,只要时间被工作填得满满的,他们就会很高兴。或者,他们愿意做表面看来有趣的事情,而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队,确定主次。在确定每一天具体做什么之前,要问自己三个问题:

我需要做什么?明确哪些非做不可,又必须自己亲自做的事情。

什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即所谓“扬己所长”。

什么能给我们最大的满足感?在能给自己带来最高回报的事情中,优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。把重要事情摆在第一位。

别让那些琐碎的事情“偷走”你的时间。如:承诺太多,贪多不烂;喜欢开会,夸夸其谈;门户大开,迎来送往;家务繁杂、应酬过多等等。

下面是充分利用时间的一些技巧:

做好协调,工作分流;

在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时,改而处理其他杂务,既可节省时间,又能转换心情;

不浪费零碎时间(利用零碎时间处理杂务,延后用餐时间以免拥挤等);

采取比较简单的生活方式,处理好工作与生活的矛盾;

尽量减少不必要的对外应酬,必须应酬时设法节省应酬时间;

充分运用上下班的搭车时间(如在车上想问题等)。