§§§第一节餐饮宴会概述一、宴会的基本特点
宴会具有就餐人数多、消费标准高、菜点品种多、气氛隆重热烈、就餐时间长、接待服务比较讲究等特点，具体反映在以下几个方面。
1规范化设计
宴会非常讲究规格和气氛，要求服务工作周到细致。宴会的设计、布置、灯光、音响、前台后台工作等都十分讲究，要求宴会部、管事部、食品采购、餐厅、厨房、酒水部和设备技术人员通力合作才能顺利完成这项工作。
2高标准的服务质量
通常情况下，出席宴会的客人身份地位较高，对服务质量要求也高。这一特点要求宴会服务必须十分重视环境布置、台型设计、座次安排、设备配置、菜单设计和服务质量等各个方面的工作。
3讲究礼仪
宴会是用酒菜来款待集聚到一起的来宾。宴会的菜肴品种多，且在选配上有一定的格式和质量要求，讲究色、香、味、形、器的搭配，赴宴者在席间非常注重礼节礼仪。
4档次不一
餐厅宴会以食品、饮料销售为主，其消费金额的大小从某种程序上表明其档次的高低。至于划分高、中、低档宴会的标准，则是随着时代的变化、地区经济发展和客人消费能力的变化而变化，同时，也因餐厅的档次和星级而不同。宴会管理要适应客人多层次的消费需求，广泛组织客源，并尽可能增加高档宴会的销售。
5具有明显的目的性
宴会是一种重要的交际形式，往往有一定的目的。国际和国内政府、社会团体、企事业单位或个人之间进行交往时经常运用这种交际方式来表示欢迎、答谢、庆贺。
6形式多种多样
餐厅的宴会厅也叫多功能厅，一般设有大厅和单间。大型宴会厅又大多设有隔断，可以调节宴会用所的大小。经营活动的场地、设备能够满足客人的多种需求，不但可以聚餐，而且可以作为会议、谈判、音乐茶座、文艺演出、社交娱乐等场所，举办各种活动。这种特点决定了宴会要根据客人的需求采取灵活多样的方式。
二、宴会的分类
宴会的种类复杂、形式多样，按照不同的分法，可以分成不同的类别。
1按餐别分类
按餐别可把宴会分为中餐宴会、西餐宴会、中西混合宴会、冷餐会、酒会等。
（1）中餐宴会。
中餐宴会一般使用圆桌（有时主桌使用西式长台，这是由于主宾人数多，身份高，必同坐一桌或为了适应外宾的习惯），用中国式的餐具，供应中式菜肴，饮用中的酒水，采用中国式的服务，礼仪要求严格，服务环节较多，接待较为讲究。
（2）西餐宴会。
西餐宴会一般都使用长台（有时也使用圆桌），食用具有西方各国风味的菜点，饮用西方各国的酒水饮料。食用菜点和酒水饮料的餐、茶、酒具各有专用。采用西方各国的服务形式，礼仪严格，服务环节严谨。
（3）中西混合宴会。
采用这种混合宴会形式通常是因为客人有来自国内的，也有国外的，为了方便客人，应为客人同时提供中餐与西餐，让客人依照自己的饮食习惯自由选择，服务方式也是中西结合的。
（4）冷餐会。
冷餐会也就是自助餐，它的菜肴以冷食为主，同餐具一起摆放在餐桌上，供客人自取。通常不排座位，客人自由活动，可以多次取食。冷餐会既可在室内也可在室外院子或花园里举行。时间一般在中午12时至下午2时或下午5时至7时左右。这种形式常用于宫方正式活动，以宴请人数众多的客人。
（5）酒会。
酒会也被称为鸡尾酒会，多用于节庆、迎宾、开幕闭幕式、文艺体育等大型的招待活动。不设座位，仅有茶几或小餐桌。酒会除鸡尾酒外，还有各种果汁和其他非烈性酒。它的举办时间一般是中午、下午或晚上，应邀者酒会期间可以自由来去。
2按接待规格分类
按接待规格上可把宴会分为国宴、正式宴会、家宴、便宴等。
（1）国宴。
国宴是国家元首、政府首脑为欢迎外国元首、政府首脑或举办大型庆典活动等而举办的宴会。国宴规格较高，宴会厅内悬挂国旗，有乐队伴奏。国宴一般专设主持人，宴会的主人致祝酒词或欢迎词，主要客人致答谢词等。
（2）正式宴会。
正式宴会指各类社会组织为欢迎来访的客人、召开各种专题性活动、答谢合作者和支持者，或是来访客人为答谢主人而举行的宴会。正式宴会规模可大可小，规格可高可低。它一般由组织或部门负责人主持，不挂国旗，也没有乐队伴奏。
正式宴会十分讲究排场，一般在请柬上注明对客人服饰的要求。外国人对宴会服饰比较讲究，往往通过服饰规定体现宴会的隆重程度。对餐具、酒水、菜肴道数、陈设，以及服务员的装束、仪态都要求很严格。外国宴会餐前上开胃酒，席间用佐餐酒，餐后还有餐后酒。我国在这方面作法较简单，餐前如有条件，在休息室稍事叙谈，通常上茶或汽水、啤酒等饮料。如无休息室也可直接入席。席间一般用两种酒，一种甜酒，一种烈性酒。餐后不再回休息室座谈，也不再上饭后酒。
（3）家宴。
家宴则是家庭为招待客人而举行的小型宴会。西方人喜欢采用这种形式，以示亲切友好。家宴往往由主妇亲自下厨烹调，家人共同招待。
（4）便宴。
便宴常用于非正式宴请，通常是组织或个人为招待小批客人、个别采访者、合作者等而举行的宴会，常见的有午宴、晚宴，有时也有早上举行的早餐。便宴的规模较小，规格要求不高，不拘于严格的礼仪，宾主可随意，气氛比较宽松、和谐。
3按礼仪分类
从礼仪上可把宴会分为欢迎宴、答谢宴、告别宴、婚宴、弥月宴、寿宴、解岁酒宴等。
（1）欢迎宴、答谢宴、告别宴。
这几种宴会要突出热烈、庄重的气氛。服务依照正式宴会进行，菜式根据主办者的安排决定。
（2）寿宴。
寿宴要挂寿幛或设寿堂，备签到台、签到簿、贺寿礼品台，放中式贺寿音乐，备寿包或生日蛋糕。上菜前先讲祝寿词，遵照客人意见，定好合适时间给寿星祝寿及进行切蛋糕仪式。
（3）婚宴。
婚宴要喜庆、热闹。要挂龙风喜幛或设龙风礼堂，备签到台、签到簿，放中式结婚音乐，备结婚蛋糕，交杯酒用香槟杯并打彩带蝴蝶结，备好新娘房。上菜前先进行新人进场仪式（包括祝贺词、饮交杯酒、切蛋糕等）。
（4）弥月宴。
弥月宴要挂喜幛（按实际情况写贺记，如生男写“弄璋之喜”，生女写“诞珠之喜”等），备签到台、签到簿、贺礼品台，放庆贺音乐，每席备放红鸡蛋及姜醋。
（5）解岁酒。
解岁酒使用白色台布、席巾，尽量使用白色瓷器餐具，备席珍菜谱及客人就座姓名牌，场内鲜艳颜色布置可除下的除掉。忌服务员嬉皮笑脸，菜色忌双数，最好写七个菜色，以简单素色为主，菜式尽量不用碟边拦花，应以甜菜先行（喻意苦味已过，甜美再度来临）。
§§§第二节宴会预订管理一、预订方式
1现场预订
（1）现场预订是客人与预订人员面对面的交流、接触，通过当面协商使双方达成一致的一种预订方式。面谈预订在宴会预订方式中是较为有效、实用的一种预订方式。在宴会规模较大、宴会出席者的身份较高或宴会标准较高的情况下，宴会举办单位或个人一般都要求当面洽谈，直接预订。
（2）面谈时，客人可以把自己的要求想法直接告诉给餐饮店的预订接待员，预订人员当面对客人的询问做出答复并能准确无误地将自己的资料传达给客人。
（3）宴会销售人员或预订员应根据客人要求详细介绍宴会场地和所有细节安排，如厅堂布置、菜单设计、席位安排、服务要求等，应尽量满足客人提出的各项要求，并商洽付款方式、填写宴会预订单、记录预订者的联系地址、电话号码等以便日后用信函或电话等方式与客人联络。
（4）预订人员与客人面谈预订事宜时，要将客人安排在适当的地方坐下，对待客人要热诚礼貌，即使与客人间未达成预订协议，也要感谢客人的光临，并欢迎客人提出宝贵的建议。
2电话预订
（1）电话预订常常用于中小型宴会的预订、查询餐饮店宴会资料、核实宴会细节等。一般情况下，客人在选中喜爱的餐饮店后，会主动打电话给餐饮店，说明宴会有关要求。预订人员在接到电话后，应接受客人预订并向客人介绍有关餐饮店准备、宴会收费标准等情况。
（2）预订人员应当在听清客人的宴会要求后，将电话预订内容记录在事前准备好的记录本上，要重点记录细节部分，比如客人的某些特殊要求。
（3）如果客人有一些特殊要求，预订人员不能及时回答客人时，可以礼貌地请求客人留下联系电话或通讯地址，经过前厅经理做出明确批示后，将相关内容再回告客人。
3函件预订
（1）举办宴会通常需要花费较长时间准备，为了更加明确宴会场景布置、收费标准等情况，许多客人在宴会举办前一个月便发信到自己选中的餐饮店，以了解宴会情况。
（2）采用书信表达方式容易联络人与人之间的感情，拉近餐饮店与客人之间的距离，是一种较好的预订方式。
（3）常用的形式有书信、明信片、电传。预订人员回复信函时，要将餐饮店宴会的有关情况附带在信函背后。
4网络预订
这种预订方式现在应用得不是特别广泛，这是由于应用网络预订需要餐饮店有自己的网站，但现实中拥有自己网站的餐饮店并不是很多，只是一部分规模比较大的连锁餐饮店才具备这样的条件。但是这种方式具有方便、快捷、保密性强等优点，有很大的发展潜力。
5中间人预订
中间人是指专业中介公司或本餐饮店员工。餐厅宴会部可与专业中介公司签订常年代理预订合同，并给其一定的佣金。本餐饮店员工代为预订是用于对餐饮店比较熟悉的老客户，客人有时委托餐饮店工作人员代为预订。
二、预订流程与操作规范
1接待阶段
（1）宴会预订人员应热情、礼貌地接待每一位前来预订宴会的客人。
（2）看到客人前来，应起身相迎，请客人入座后奉上茶水和毛巾，自报姓名和职务后询问客人尊姓大名。
（3）如果客人是电话预订，应在电话铃响三声内接听，主动问好，自报身份后询问客人尊姓大名。在得知客人姓名后，应以姓尊称客人。
（4）在客人询问前，预订人员应掌握本餐饮店宴会厅的状况（比如宴会厅的面积、高度、采光、通风、装饰、最大客容量、各类宴会标准所提供的菜肴品种、烹调方法等），做到心中有数。
2登记阶段
（1）预订人员要认真倾听客人讲述的宴会要求，并做好必要的记录，不要随意打断客人的谈话。
（2）应主动向客人介绍餐饮店的宴会设施和宴会菜单，做好推销工作，并回答客人提出的所有问题。
（3）在做到适度与礼貌的前提下，尽量向客人了解所有相关的信息，如举行宴会的日期、参加宴会的人数、宴会的形式、每人的消费标准（应告诉客人在此标准下可提供的菜点和选择），以及所需提供的额外服务和物品，如专门的迎宾员、横幅、音响系统和鲜花等。
（4）如果客人已决定预订，可将这些信息直接记入餐饮店专用的宴会登记表，这样可防止与其他宴会重叠。宴会登记本上应把所有预订好的宴会和与此有关的事项记录下来，如宴会的时间、地点等。必须有专人组织和完成这些事项。
（5）对未定下来的宴会，要与举办者保持联系，以求最终的确定。对已确定的宴会也同样需要保持联系，以便及时了解人数、日期的变更等信息。
3签署预订合同书
（1）一旦宴会安排得到确认，经过认可的菜单、饮料、场地布置示意图等细节资料，应以确认信的方式迅速送交客人，并附上一联、二联宴会合同书，经双方签字后生效。
（2）在合同中应注明收款的期限和方式。各种国家、地方税收额应注明，但不必预先通知客人。而餐厅征收的额外服务费则应事先通知客人。
4订金的收取
（1）除熟客及小型宴会不预收订金外，其他所有大型宴会在预订时，都必须先交10％的订金，付完订金才表示该宴会场地确实已被订下。否则一个大型宴会如果临时取消，将会给餐饮店造成重大损失，因此预收订金对宴会厅经营单位而言是一种很好的保护自我利益的方式。
（2）若在原来预约宴席的客人未付订金之前，另有其他客人欲订同一场地，订席人员应打电话给先预约的客人，询问其意愿。如果客人表示确定要使用该场地，就必须请其先前往餐饮店交付订金，否则将让与下一位想预约的客人。
5确认、通知
（1）在宴请正式举行前几天，必须设法与客人联系，进一步确定已谈妥的所有事项，确认后提前填写相应的“宴会通知单”并送往各有关部门。
（2）如果确认的内容与原预订有差异，应立即填写“宴会变更通知单”发送有关部门，变更通知单应注明预订单的编号。
（3）如客人在宴会前临时提出变动，预订员应迅速填写“宴会更改通知单”，发送相关部门，并注明原宴会通知单的编号，写清更改的具体内容。
（4）如果客人取消预订，预订员应及时填写“预订取消报告”，迅速递交相关部门，并注明原通知单的编号。同时为不能向客人提供服务表示遗憾，希望下次有机会合作。“宴会更改通知单”和“预订取消报告”的送达部门须签收。
6核查督促
宴会预订人员在活动举行的当日应督促检查大型宴会活动的准备工作，发现问题及时纠正。
7建立相应的预订档案
将客人的有关信息和活动资料整理归档，尤其是客人对菜肴、场地布置等的特殊要求；对常客，更要收集详细资料（如场地布置图、菜单、有关信件等），以便下次提供有针对性的服务。