（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4物资验收入库
（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收；
（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收，验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
5报销及付款
（1）付款。
◎采购员采购的大宗物资的付款要经财务主管审核，经确认批准后方可付款；
◎支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内；
◎按餐饮店财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款；
◎超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务主管审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。
（2）报销。
◎采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销；
◎采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务主管批准后方可给予报销。
二、采购部业务操作制度
（1）按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；
（2）向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；
（3）在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购；
（4）按餐厅与本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；
（5）货物验收时出现的各种问题，应及时查清原因，并向主管汇报；
（6）货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续；
（7）将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；
（8）将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。
三、仓库管理制度
1物品验收制度
（1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：
◎发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收；
◎发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；
◎对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收；
◎对购进的物品已损坏的不验收。
（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。
2入库存放制度
（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；
（2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；
（3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上；
（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，卡片固定在物品正前方，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数。
3保管与抽查制度
（1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。
（2）抽查：
◎仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对；
◎材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。
4领发物资制度
（1）领用物品计划或报告：
◎凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备；
◎仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以便取货人领取。
（2）发货与领货制度：
◎各部门各单位的领货一般要求专人负责。
◎领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货。
◎领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账。
◎发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。
（3）货物计价制度：
◎货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出；
◎需调出餐厅以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
5盘点制度
（1）仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点；
（2）将盘点结果列明细表报财务部审核；
（3）盘点期间停止发货。
6记账制度
（1）设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然；
（2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户；
（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；
（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；
（5）发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部各一份；
（6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样入账；
（7）调出本餐厅的物资所用的管理费、手续费，不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；
（8）进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；
（9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账；
（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；
（11）与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。
8建立档案制度
（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；
（2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。
四、物品、原材料采购制度
（1）物品库存量应根据餐饮店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
（2）坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。
（3）各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
（4）计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门应会同财务部并报总经理审批同意后，方可采购。
（5）凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。
（6）高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。
（7）从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。
（8）凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。
五、物品、原材料盘查制度
（1）物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损，应对自然溢损和人为溢损分别做出处理。
（2）自然溢损。
①物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及其制品、干杂货等，在升损率合理的范围内，可填制升损报告，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目处理；
②超出合理升损率的损耗或溢余，应先填制升损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。
（3）人为溢损。
人为溢损应查明原因，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。
六、物品、原材料损耗处理制度
（1）物品及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要做报损、报废处理；
（2）保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”，据实说明坏、废原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门经理或财务部审批；
（3）对核实并获准报损、报废的物品、原材料的残骸，由报废部门送交废旧物品仓库处理；
（4）报损、报废由有关部门会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批；
（5）在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。
七、食品采购管理制度
（1）由仓管部根据餐饮店各个部门的需要，订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购；
（2）当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量；
（3）为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采取定期补给的办法。
八、能源采购管理制度
（1）餐饮店油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用计划和年度使用计划；
（2）制定实际采购使用量的季度计划和年度计划（一式四份）交总经理审批，同意后交采购部按计划采购；
（3）按照餐厅设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理；
（4）超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理；
（5）当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。
九、能源提运管理制度
（1）采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购；
（2）采购部将采购能源的手续办理好后，将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、电话等以及办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签收手续，便以安排提运；
（3）各类油类、气类的验收手续，按油库验收的有关细则办理；
（4）提货完毕，应及时通知铁路卸车专线负责人，把空车拖走；
（5）验收情况要及时报告采购部。
十、仓库物资管理制度
（1）餐饮店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量，发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用部门的要求，应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告。
（2）经办理验收手续进仓的物料，必须填制“商品、物料进仓验收单”，仓库据以记账，并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库负责处理。
（3）为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理，采用隔天发料办法办理领料的有关手续。
（4）各部门领用物料，必须填制“仓库领料单”或“内部调拨凭单”，经使用部门经理签名，再交仓库主管批准方可领料。
（5）各部门领用物料的下月补给计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必须提前三天报送仓管部。
（6）物料出仓必须严格办理出仓手续，填制“仓库领料单”或“内部调拨单”，并验明物料的规格、数量，经仓库主管签署，审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。
（7）仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。
（8）仓库应对各项物料设立“物料购、领、存货卡”，凡购入、领用物料，应立即做相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况，做到账、物、卡三相符。
（9）仓库人员应定期盘点库存物资，发现升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制“商品物料盘盈盘亏报告表”，经领导批准，据以列账，并报财务部一份。
（10）为配合供应部门编好采购计划，及时反映库存物资数额，以节约使用资金，仓管人员应每月编制“库存物资余额表”，送交采购部、财务部各一份。
（11）各项材料、物资均应制定最低储备量和最高储备量的定额，由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划，供应部根据请购数量进行订货，以控制库存数量。
（12）仓管部因未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购部不能按时到货，责任则由采购部承担。
十一、仓库安全管理制度
（1）餐饮店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库。
（2）因工作需要需进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理入仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。
（3）仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。
（4）仓库不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。
（5）任何人员，除验收时所需外，不准试用、试看仓库商品物资。
（6）仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。
（7）一切进仓人员不得携带火种。
（8）仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工作。
十二、仓库防火制度
（1）仓库内的物品要分类储放，库内保证主通道有一定的距离。货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。
（2）仓库内的照明限60瓦以下白炽灯，不准用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器，化工仓库的照明灯具设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。
（3）仓库的总电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每年对电线进行一次全面检查，发现可能引起打火、短路、发热和绝缘不良等情况，必须及时维修。
（4）物品入库时要防止挟带火种，潮湿的物品不准入库。物品入库半小时后，值班人员要巡查一次安全情况，发现问题及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓，防止物品积热产生自燃。