书城励志办公室文秘手册
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第55章 秘书的接待工作(3)

知道如何优雅地接受礼物是礼节的一部分。就是说,你的脸上要挂着微笑,即使当你打开包装,发现是一条你不喜欢的黄色围巾时,也应该如此,不然会破坏你的形象。这意思也可以说,当某人送了你一个皮制的年历时,而这个东西你早有四个了,你还是得说:“好漂亮!”同样地,当你收到一个办公用品,上面印着该公司的名称,皮制滚边上还有许多斗大的字,这时你还是要带着温暖、优雅的态度收下。这时候你还不得不说出些违背内心的善意谎言。

2.答谢送礼

如果你感觉,你收下的那个公司的产品很劣等,不要在答谢函上加以赞美。你只要简单地答谢送礼者说:“在这个节日里,谢谢你还记得我们。”不对,如果你很喜欢那个公司的产品,就应该尽可能地让送礼者知道你心中所引起的热切之情,这会令他兴奋不已的,

还有就是,收到礼物的两个星期内,你一定要写一张感谢卡给送礼者。不要给自己借口而延迟,要赶紧寄出一张。

3.处置不合适的礼物

也许你接受过一些不合适不喜欢的礼物,平时把它放在橱子里,当送礼的人来时又把它拿出来。礼物是令人高兴的东西,所以,保存那些你不想要或不能用的东西是愚蠢的——除非你知道送礼物的人会因此不安。

几年前,我们为在一块工作的一个同事开婚庆会,其中一个同事送给他一份包在“贵族”盒中的礼物。他不能使用这种东西,就去“贵族”商店交换礼物。你能想像得出当商店服务员告诉他,他们没进那种货时他是多么尴尬。后来通过传闻他才知道那个同事是在日货店买的。

不要把礼物放在有标签的盒子里,尤其如果标签能够表明这种礼物是从哪个商店购买的时候。这样可以使你和你的接受者避免尴尬。

用礼物交换你所喜欢的东西,并告诉送礼者你已这么做了,也让他知道你从新的礼物中获得了很大的乐趣。

4.不宜接受的礼物

赠礼和受礼并不是一件简单的艺术。一个太昂贵、太便宜、太个人化或品味很差的不适当礼物,可能使得受礼者目窘和苦恼。但是,对送礼的人而言,这种礼物甚至可能引起更糟糕的反应。如果送礼有以下情形,危险讯号将跟着出现:

①一个主管送文员一个大方的礼物,例如珠宝或皮件。

②送礼前没有经过探听,结果可能是主管送汽车配件给一个没有汽车的主管,送酒给一个不喝酒的人,把尺寸不当的衣服当做礼物,或者送一件运动器材给一个不使用的人等。

③收到任何带有性贿赂的弦外之意的礼物,应该立即退回给寄件人,因为如果受礼者保留该礼物几天,送礼者就会认为该礼物被收下了。

5.拒绝礼物礼仪

拒绝礼物总是令人很尴尬,但是,有时你不得不这样做。比方说,某些公司或政府机构认为接受礼物是不合适的,因为这种方式会被认为是不得体的。如果你处在一个退还或拒绝礼物的位置上,你必须圆滑地处理。如果礼物是当面交给你的,你可以说:“我非常感谢你的好意,但接受礼物违反我们公司的政策。”如果礼物是邮寄来的,就把它退回去,并附信解释为什么。例如:

亲爱的约翰:

非常感谢你还记得我。我非常感谢你的周到和慷慨,也知道你为挑选礼物花费了很多心思。但是接受顾客的礼物违反了我们公司的制度。非常抱歉,我必须把礼物退还给你。

我衷心祝贺你节日快乐,新的一年万事如意。敬上迈克

如果你收到某些你知道不该收的东西,就应立即退回。在退回时,记得附上一张便笺,上面必须写上退回的日期和方式,并且影印下来(这很明显是自我保护)。你不需要解释退回该礼物的原因,这么写就够了:“我觉得不便收这份礼物,所以我立即退回给你。”

(五)部分国家的送礼习俗

1.非洲

非洲大陆广大辽阔,神秘复杂。如南非倾向于英国文化,而北方国家使用阿拉伯语,信奉****,并且禁酒。

送礼习俗:

①非回教徒会高兴地收到酒,不过要先确认对方喜欢的品牌。

②不要送不适合当地气候的衣服。T恤、棒球帽、棒球夹克和上面印有世界队和非裔球员姓名的轻便运动服,都适合送礼。

③食物也不错,如好喝的罐装汤或饼干,他们非常喜爱。

④电影的录影带非常受喜欢。非洲人喜欢摇滚乐、新世纪音乐、灵魂乐和民谣。

⑤前往非洲做生意时,应该要准备一大皮箱的小礼物,如钱包、卡通表或运动表,当然还包括玩具和黑洋娃娃。

2.阿拉伯国家

阿拉伯国家信奉******教,他们因信仰呈现出多面化。如在阿拉伯国家,不要随便发誓或提到上帝。坐下时,不可将鞋底朝向对方,因为那样做代表不敬。

送礼习俗:

①不要十分赞赏阿拉伯人的私人财物,他可能会马上强迫你接受,例如一块波斯地毯。

②在阿拉伯国家交换礼物,应让对方先送礼。

③阿拉伯人习惯送精致的礼物,所以最好回送等值的礼物给对方。

④在任何****国家,像沙特阿拉伯,不可以送酒。

⑤不可送食物。对方会以为你觉得他的招待不周。

⑥精晶店的礼物非常受欢迎。

3.德国

德国是个非常保守、严肃、讲究程序和缺席的国家。德国比其他西欧国家更讲礼仪。如德国人非常守时,男士 一般走在女士的左侧。与德国人聊天时,要谈论他们引为自傲的话题,如音乐、酒、工程上的技术等。

送礼习俗:

①到德国人家做客,可以送花,但不要送红玫瑰,因为红玫瑰只送给情人。将花送给主人前,先拆开包装。

②和足球相关的礼物极受欢迎,因为足球是项国际运动。

③送精致的书桌摆饰品,不要刻上公司名称。

4.印度

印度是个迷人的南亚国家,印度人多为印度教徒、回教徒和锡克教徒。天气炎热,每年5月到8月,有难以忍受的高温和季风。

送礼习俗:

①不能送牛皮制品给印度教徒,因为牛是神圣的动物。

②不可送猪皮制品给回教徒,那是对他们宗教的不敬。

③印度教徒喜欢苏格兰制品,女性不适合选酒送对方。

④回教徒可以喝酒,但不能送酒给他们。

⑤送份小礼物给首次见面的客户,如盒装巧克力或罐装饼干。

⑥受邀到别人家中用餐时,在附近买束花送女主人。

⑦送礼物给孩于,因为孩子是每个家庭的重心。洋娃娃、流行玩具、夹克或雨衣都很适合。

⑧化妆品和香水适合送给女客户的妻子。这些东西在印度都颇昂贵。

⑨与生活习惯无关的礼物不要送,如传真机,可以送比较没有争议的电气用具。

⑩两性皆宜的礼物:伞、背袋、小型旅行箱,廉价的新型手表、公文包、毛衣。

5.日本

日本是个多礼的国家。可以和日本人握手寒暄,不要拥抱或亲吻对方。他们见面多数鞠躬。

送礼习俗:

日本送礼的习俗还遵循着它的历史传统。

①每年12月和7月是两个交换礼物的重要节日。

②礼物的包装要费心。颜色不可全白,假花有装饰效果。有些礼物用丝巾包扎。

③日本人会耐心地当面拆开礼物,然后再仔细包起来,表示礼貌。

④收到礼物时,要向对方点头致谢,并且一周内寄给对方谢函。

⑤在日本交换礼物时,要先接受对方的礼物,再送礼给对方,才不会让主人觉得没面子。

⑥收到礼物后,要选一份更好的礼物回送对方。

适合日本人的礼物

①酒(对方喜欢的品牌)。

②艺术品——博物馆贩售的书、交响乐团的、录音带(先知道对方喜好)。

③送给男士质料好的深色领带。

④送给女士丝巾或好的手提袋。

⑤艺术家的书、雕刻、陶器等作品。

⑥送给小朋友,可以选牛仔或印地安人的服装。

6.韩国

韩国由单一民族单一语言组成的。韩国人饮食没有忌讳,每个人都可以喝酒,烟瘾很大。一般男士穿着朴素深色的西装。用餐时,一般是客人先开动。晚餐前,面前会有一碗面和汤。

送礼习俗:

①第一次拜访韩国客户时,准备一份上面刻有公司字样的小礼物,如笔、钥匙圈或领带。

②第一次到对方家拜访,送新鲜水果和饼干,或传统礼物:蜡烛。数量上除四以外的数目都可以,因为四和死有关。

③再次拜访韩国时,送酒给客户,送巧克力给他妻子和孩子。

④第三次到韩国时,送三瓶或五瓶(不要四瓶)。

⑤你每次都会收到等值的回礼。

⑥如果和对方很熟,关系愈来愈密切,就可送礼给他的妻子和孩子。出差到韩国时,准备礼物当面送给她。

⑦可能会受邀到对方家中用餐,特别是当对方家有事要庆祝时,如小宝宝生日,父母60大寿或乔迁庆宴。

⑧对方会准备一份送给你太太的特别礼物。