会见宜在比较宽敞的场所进行。会见的座位安排有多种形式，有宾主各坐一方的，也有宾主穿插在一起的。但通常安排主宾、主人坐在面对正门位置，主宾座位在主人右侧，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪主宾在主人一侧就座，译员和记录员通常安排在主人和主宾的后面。
3．会谈的座位安排
会谈分为双边会谈与多边会谈。双边会谈通常用长方形或椭圆形桌子。会谈桌上旋挂与会国国旗，摆放座位卡，以便与会者对号入座。双边会谈时，宾主相对而坐，以会场正门为准，客人面对正门，主人背对正门。主谈人居中，译员可坐在主谈人右侧，但有的国家让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列；
多边会谈时，宾主相对而坐，以会场正门为准，客人面对正门，主人背对正门。主谈人居中，译员可坐在主谈人右侧，但有的国家让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。多边会谈时，可采用圆桌或摆成方形，宾主不分主次尊卑。
（三）会见与会谈程序
会见与会谈的程序大体一致。
1．事先双方约定
提出会见或会谈要求的一方，应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见目的告知对方。接见方应及时将会见或会谈的时间、地点、主方出席人员、具体安排和有关事项通知对方。在访问时，会见或会谈的时间，要在商谈访问日程时排定。
2．确定会见、会谈地点
在国外，一般公务性的会见，多在主人的办公室内进行。在我国，—般公务性会见，大多在会客室进行。
3．迎接时间及地点
双方均应准确掌握会见的时间、地点。主方先于客方到达会场。对于经常见面的客人，有关人员在双方见面的会客室里静候即可。如果来宾人数较多，主方可以安排几位公关接待人员在楼下入口处迎候。如果来宾中有级别较高或身份重要的人物，东道主的高级领导应该亲自到门口迎接。
4．接待礼仪
接待人员应在约定的时间之前到恰当地点迎候。看到来宾的车辆开来，接待人员要微笑挥手致意。车停稳后，要快步上前，同来宾一一握手、寒暄，表示欢迎。
接待人员在引导来宾去往会见、会谈地点时，要用声音和手势同时向来宾示意跟自己走，声音手势都应适度得体。
接待人员中应该有一个在左前方带路，其余的人按尊卑顺序在左侧陪同来宾一起前进。带路人步伐要适中，照顾后边的来宾。在转弯处、楼梯口、电梯口要稍稍停一下，待来宾跟上后再前进。遇到不起眼的台阶、地毯接缝处，要提醒来宾注意安全。
5．合影
会见、会谈前，一般安排合影。要事先安排好合影圈，人数众多时应准备架子。合影时，主人和客人居中，以主人右侧为上，按礼宾次主序，主客双方间隔排列。对于第一排，通常安排主方人员站在两端。合影时间宜在宾主寒暄、握手之后，合影后，宾主落座开始会谈。
6．会见、会谈准备
领导人之间的会见、会谈，除陪同人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话开始前采访几分钟，然后一齐离开。谈话过程中，旁人不要随意进出。
7．正式会谈
国际间的正式会谈，要在会场摆两国国旗或在会谈桌上放置双方小国旗，在每个人的位置上放置座位卡或姓名卡。
桌上还应放一些纸、笔以及水杯、矿泉水或饮料。如果会谈时间过长，可在休息时，上咖啡、茶及点心等。
8．会见、会谈结束
会见与会谈结束后，主人应送客人至车前或门口握别，目送客人离去后，才退回室内。
§§§第五节 赠礼与受礼
（一）公司中什么时候赠礼
公司企业中，送礼的时机和场合有家庭场合、私人场合、公司场合、表示感谢以及逢年过节等。每种场合都有其行为准则，文员在这方面应该比较细心周到。
1．家庭场合
家庭场合包括职工及其家人的婚礼、葬礼等。尽管它们本身与工作没有关系，但它们是职工个人生活中重要的里程碑，关系到他们工作的态度。因此，忽视它们或者不送相应的礼物都是很不礼貌的。
2．个人事件
个人事件指对职工有直接影响的事件，包括生日和严重的疾病。在这些事件中，不管对方是谁，你都可以送礼仪卡。如你帮老板在某职员生日时，送给他礼仪卡、鲜花或其他礼品，将会让他更加努力工作，培养对公司的忠诚。
3．公司场合
包括提升、退休以及特殊的就业周年纪念。在这些场合里，通常送的都是由部门或公司提供的、统一的礼物：送给工作5年的员工一套由钢笔和铅笔组成的套笔。
4．酬谢
如果某人为公司付出了格外的辛苦，做了额外的工作，公司可以送给他一份谢礼。
5．节日
节日礼物是季节性的或年终纪念，如元旦、春节。送带有“节日快乐”或“节日问候”的节日贺卡是恰当的，也可以送给对方一份节日礼物。
（二）如何挑选合适的礼品
在选择礼品时，作为文员，你必须十分细致，将其作为感情或敬童的物化。一份太昂贵、太便宜或品位很差的不适当礼物，可能使受礼者困窘和苦恼。
1．选择礼品的原则
选择礼品时，最主要考虑受礼者个人特点和礼品的纪念意义。
具体原则可参考如下：
（1）准确把握送礼人与受礼人关系
选择礼品时，必须明确与受赠对象之间的性质、类型和状态。
（2）了解受礼者的兴趣爱好
如果礼品投合受礼者的兴趣、爱好，会使受赠对象特别感谢你。因为他认为你尊重他、在乎他。
（3）注意受礼者的禁忌
禁忌有两类：
一类由受礼者个人原因造成。比如，向一位刚刚丧侣的中年男士赠送情侣表、情侣帽，会让对方不愉快。
第二类是因风俗习惯、宗教信仰、文化背景以及职业道德等形成的公共禁忌，尤其向外国人、外地人赠送礼品时，不能忽视。
（4）礼物轻重要适当
选择礼物的“轻重”，应根据双方的关系、身份、送礼的目的和场合。一般说来，应小、巧、少、轻。小指小巧玲珑，易送易存。巧是指立意新颖。少，要求少而精。轻，则指价值适中。
（5）应重视礼物的精神价值和纪念意义
2．不受欢迎的礼品
根据常识和社交知识，下列这些物品是受赠者难以接受的：
（1）违法物品
比如，涉及国家和商业秘密，涉黄、涉毒一类物品，不能赠送于人。
（2）坏俗和私忌物品。即触及受赠人禁忌的物品。
（3）有害物品
这些东西，虽不为法律所禁止，但对人们学习、生活、工作和身体健康有害无益的。如香烟、烈酒以及低级庸俗的书刊、音像制品。
（4）废弃物品
（5）广告物品
把带有广告标志或广告语的物品送人，等于什么都没送，而且会让对方觉得是在做免费宣传。一般来说，我国在国内、国际正式社交活动，因公赠礼时，不允许选择以下几类物品作为正式赠予交往对象的礼品：一是现金、信用卡、有价证券；二是价格过于昂贵的奢侈品；三是烟、酒等不合时尚、不利于健康的物品；四是易使异性产生误解的物品；五是触犯受赠对象禁忌的物品。
（三）如何赠礼
如何赠礼也要讲究，这可以呈现出，你这个送礼者是否重视受礼者和礼物。下面介绍的是一些赠礼的通用礼仪规则：
①礼物应该亲自赠送。当你亲手把礼物送给受礼者，这份礼物将负有附加的重要性和意义，因为当你把它递交出去时，你的声音、表情，甚至握手或轻轻地拥抱都给了对方冲击力。
②礼物应该包装美观。不然的话，那比接受一份漫不经心送出的礼物还糟糕。
③送礼应该附上自己的名片。随礼附上没有签名和个人致意的卡片是一件非常扫兴的事，这种情形表达出一种感觉，就是送礼者从未看过这个礼物，好像送礼与他无关似的。
④经常使用好的笔记用纸，或者用一张通信卡，如果你有这种信笺，你可以用它们当做附件卡。它们比你使用名片来得好。
（四）如何受礼
1．接受礼物