换句话说就是要看传播的对象是谁：这些人的教育程度如何？经济情况如何？工作和生活习惯如何？你所选用的传播工具能否接触到他们：譬如你的对象是出租车司机，那么采用电台的广播会比电视更为有效；你的对象是白领阶层，则晚间的电视节目会比电台广播有效得多；你的对象是文盲或所受的教育不多者，则电台播音和电视都会比报纸更为有效；你的对象是买得起豪华汽车的富翁，而你却只在三流电影院登银幕广告，则恐怕难以达到预期的效果。
（2）其次要看你所想说的内容或信息是什么
你所说的东西复杂吗？需要再三反省才能明白吗？单是文字应付得了吗？要不要图表来说明？是否牵涉到一个进展的过程？这些问题都要考虑清楚。像播音就无法交代清楚复杂的东西，因为听广播的时候根本没有办法反省。如果听不明白而慢慢考虑，那么接下来播出的东西就可能全部听不进去了。如果是印刷品，如报纸，则看不懂可以一看再看慢慢考虑，更可以加上图表。如果介绍一件事的整个活动过程，那么采用电影电视作传播媒介似乎更胜—筹，但仍不如报纸或印刷品有可以随时随地再看的便利。
（3）最后一点就是要合乎经济的原则
无论我们做什么事情都必须要节省一点，因为所有的资源包括人力、物力，财力和时间都是有限的，所以绝对不能浪费。通常一个机构只能拨出一小部分的资源去进行公关活动，所以公共关系人员就应该在这范围内选用适当的媒介。
2．组织记者招待会
文员帮助自己的领导组织一次记者招待会的可能性是很大的。
开记者招待会，首先要选择适当的日期和时间。所谓适当就是要适合记者们来参加而不能只为便利自己的领导。
一个重要的原则就是不可和重要节日或盛大的庆典同时举行，否则的话可能只会有很少记者或甚至没有记者参加，因为记者们没有分身术。如果别的节日或庆典比你的招待会重要，他们必然会选择重要的参加。至于在一周的哪一日举行也应该考虑一下，通常在周末并不适宜。如果新闻界有熟朋友，可以去电话打听一下有没有别人打算和你在同一时间开记者招待会。
记者招待会可以在上午11时左右或下行3时左右的时间召开，其他太早或太迟的时间对他们来说也不太方便。适当的地点也十分重要。譬如交通方便和场地舒适都应在考虑之列。
要想举行记者招待会还应该注意下列事项：
①请帖应及早发出，如可能最好在两周前，临时发生的重要事件当然可以例外。召开这个招待会的目的必须清楚言明，最好列举出在会场上发言的主要人物的姓名、举行日期、时间、地点及召开机构的地点以便传播机构可以进一步预先询问招待会的详情。
②通常报社对于是否派遣记者前来是不会答复的，所以必须准备充足的座位给记者们。
③必须有高中级执行人员，并设置签名册以便到会的记者签名。
④机构方面的每一名与会职员，包括演讲者在内，都应该在胸前佩带写上姓名的标签。对来参加的记者应发给写上姓名和传播机构名称的标记。
⑤如需放映电影、录像带或幻灯片，必须先检查放映机是否良好；如需用扩音器，也必须事前检查其是否妥当。
⑥招待会事后可举行鸡尾酒会或茶会，以便记者能有机会单独访问机构方面的重要人物。因此也能增进效果。
⑦主持人的致词和其他资料以及照片、图片等必须复制多份，以便分发给在场的每一位记者。
有一点非常重要，就是记者招待会必须按时举行，主持人的致词必须简明扼要，而不浪费记者的时间。通常记者招待会不宜同时招待其他嘉宾如顾客等，因为我们是无法同时应付两种不同公众的需要的。
3．接受电视采访
不少信心十足、精明强干的文员，他们在领导面前、在股东面前都能做到应付自如。但是在电视摄像机面前，他们就显出不足。许多在日常工作中帮助他们成为能干的文员的小动作，在电视屏幕上都是致命的弱点。在出席电视采访时，应注童以下几点：
（1）事先要有计划
不要指望一帆风顺的电视采访。新闻节目要有戏剧性的内容和争论来吸引观众。采访人提出的问题一般比较尖锐，难以回答，有时甚至怀有敌意。在遇到讨厌的问题的时候，采取的对策是绕过去按自己的计划来回答。最好的办法是通过将那个问题重新措辞，偷梁换柱，然后再回答他。大部分采访者会钦佩过人的机智。长期以来政治家们都是机智过人的。
（2）谨慎一点为好
走进摄影棚之前，你要问制片人三个问题：①这是个什么节目？②你要我说什么？③节目中还有什么？如果对方的回答有任何一点使你不满意，你便应拒绝他们的邀请。
（3）保持冷静
电视本身也是一种较为冷静的宣传媒介，较适宜于平静的、娓娓而谈的方式。然而，大部分电视制作人都认为，证明某个有争议的问题应该采取的最好方式是安排两、三个人开展一场争论。在你同意以口头斗士的形象出现在电视屏幕上之前要记住这一点，至少要把握住自己的立场观点不发生混乱。
六、安排商务旅行
商务旅行的原因很多：上门推销，合同谈判，地区经理的参观，为其它部门作介绍，研究公司的拓展，出席会议等。因此，在商务旅行中，你不仅是一位旅行者，更是一位使节，代表着公司形象。
（一）制定旅行计划
1．明确旅行计划
你应该清楚知道自己旅行的目的，并且让与你会面的所有重要物品和贵重物品要始终放在手提包中。女士应把化妆袋、男士把剃须套具放进手提包中，以备行李延误时用。联络人的姓名和电话号码应该随身携带。还要随身带好所有会议文件以及演讲材料如幻灯片、照片以及宣传品的原件。在你的手提袋里装上一条备用内裤、一双备用短袜或长统袜。药品同样一定要带全。
（二）途中礼节
在旅途中讲究旅行礼节，会使你的旅途顺利并且令人愉快。
1．与老板一起旅行
①让老板坐最好的座位。不论是在餐馆里、出租车或交通车上，或飞机、公共汽车、火车上。
②除非老板另有指示，否则主动负责照料所有的行李、办理旅馆住宿手续、叫车、给小费以及支付住宿、餐点和交通费用。
③旅途中负责携带所有比较重的随身物品。
④老板打开手提箱或档案专心阅读时，保持肃静。
⑤当老板直接问起一些问题，如“你们部门状况如何？”或“你们的单位有什么不满意的地方吗？”不妨诚实回答。此时，是你为所属部门发言的好机会，但是你不应该假公济私，借机陷害自己厌恶的人。
⑥在旅途中，以如何让老板轻松舒适为第一要务。
2．与同事一块出差
（1）增强同事友谊
两个同事原来关系可能就不错，在一同出差之后，两人将会惊讶地发现彼此的认识加深了许多。日复一日的朝夕相处，多次同住一家旅馆、汽车旅馆，甚或住在同一间房间，睡觉和用餐都在一起，甚至共用一间浴室。在餐馆用餐时，不得不互相适应迁就对方的喜好；按照两人的好恶，互相协调要参加什么活动；一起克服肠胃类疾病或感冒的侵袭，或者照顾感染这种症状的同伴。以上种种都是与同事结伴而行才可以享受到的乐趣和友谊。你和同伴之间如何处理这些细节，将会决定你们的出差旅程是成功愉快，还是失败无趣。结伴出差是否美好愉快，关键就在于彼此能否互相妥协以及是否大公无私。你们的友谊会因为出差而超乎深度地发展。
（2）愉快心情可以感染你的同伴