书城励志办公室文秘手册
3041800000027

第27章 金牌文员与上司交往兵法(10)

(3)任何一种需求并不因为满足而消失,高层次需求发展时,低层次需求仍然存在,在许多情景中,各层次的需求相互依赖与重叠。

需求层次主要是针对个体面言,领导作为个体的人当然会有这些需求。同时由于领导的生活总是和自己所领导的单位、企业、部门相联系,所以以上需求应当变化一下,应当和单位、企业、部门的发展相联系,比如当企业处于成长最初的时候,使企业生存下去,是企业最基本的。第一层次的需求,这时候领导的需求也与这个有关,当企业发展到一定程度,需要扩大企业的知名度,美誉度,创名牌的时候,就相当于一个人已经脱离最基本的需求层次,开始要求自我实现一样,领导此时的需求与这个有关。这些都是秘书应当了解的。

2.为什么要了解领导的需求

前面我们了解了领导的类型,接着又了解了领导的需求,其实了解领导的类型归根结底是为了了解领导的需求,只有在很好地了解领导的需求才可能很好地领会领导的意图。

有的人也许会问,如果我按你说的那样满足了领导的需求,我能得到什么好外?好处之一,就是你能更好地为领导工作,并且能够工作得更加轻松。另外还有其他的好处:

(1)你将获得卓越的迎合领导的能力

当你认识并获悉了促使领导说话和做事的隐藏的动机之时,当你了解了他们隐藏在内心深处的需求和愿望之时,再当你能拿出一份额外的努力帮助他们取得他们需求的东西时,你便赢得了他们信任的卓越的能力。他们会始终乐于让你做很多重要的事情。你获得提升的可能性也就更大。

(2)你可以节省许多时间、精力,甚至金钱

不知你想过没有,为什么有的人获得了辉煌的成功,而有的人却遭到了惨败呢?也不知你想过没有,为什么有不少小的企业商店在开业不到一年的时间里,利润就能成倍地增加呢?原因十分简单,成败的原因就在于你知道不知道人们在开始做事之前在想什么。

最成功的一些公司、企业和个人总是能够弄清楚他们的顾客在他们还没有开门营业以前在想什么?他们从不把时间、精力和金钱浪费在猜想上。他们是通过心理学方面的研究市场调查来得知一个人的需求和愿望的,知悉一个人的内心需求和愿望来得知一个人的需求和愿望的,知悉一个人的内心需求和愿望会给你带来无穷无尽的好处。其实对待领导也是同样的道理。

(3)你可以获得影响、控制别人并与之交际的最大能力。当你研究了人的行为、完善了你对人的了解和认识之后,当你弄清楚了人们为什么要这样说而不那样说,要这样做而不那样做的时候,当你学会了通过分析他们说的话和做的事来判断他们隐藏在内心的动机的时候,你就会发现你影响和控制一个人的能力在与日俱增。这证明你在获得卓越的驾御人的能力方面取得了成功。好处还有很多很多……总之,了解并满足领导的需求,对你有百利而无一害。

了解你自己的性格

了解了你的领导,你还应当很好地了解自己的性格,因为人与人相处得怎样,很大程度上与性格有关。性格相似的人容易沟通,就像所谓的“心有灵犀一点通”。所以,你在领会领导意图的时候,在了解了领导的种类之后,你得再看看自己是什么样的性格,这样才可能做到“知己知彼,百战不殆。”你的性格是怎样的,可以参见上面的关于领导的性格种类、需求种类,这些是带有普遍性的东西。然后你再将你和领导的性格做个比较,你就知道扬长避短,互相补充了。记得我国进行WTO谈判的首席代表龙永图在一次(对话)节目中谈到了他选择的秘书,性格上就和自己是形成很大反差的。龙永图自己在谈判最艰难的时候,性格有时会比较暴躁,当他生气的时候,没有人敢来找他说话,惟独有一个人,性格比较大大咧咧,对领导表情也不会观察,龙永图生气他也看不出来,照样找龙永图说话,龙永图很欣赏他这一点,于是就让他做自己的秘书。这个例子充分说明了领导和秘书之间性格互补的关系。

前面也说过性格是天生的,但是性格并非不可以改变,因为你不可能改变领导的性格,你又要很好地为他服务,那你就只好改变自己的性格了。

领会领导意图的原则

尊重领导的原则

尊重领导是每个秘书人员的必备条件,只有尊重领导,才能取得领导的信任,才能更好地接近领导,也只有在一定的信任的基础上,秘书才会获得更详细,更清楚的领导意图。

而且由于尊重领导,领导才可能愿意多听秘书的参谋意见,多让秘书参谋一些决策性的辅助工作,这就有利于对领导童图的进一步准确的领会和把握。

由于一些特殊的原因,领导在专业知识,具体事物方面可能不如秘书,但领导毕竟是领导,秘书仍然应该尊重领导。惟其如此,秘书才可能有领会领导意图的动力,而不至于自高自大,自作主张。

服务领导的原则

为什么要领会领导意图,领会领导意图的出发点和归宿何在?说到底就是秘书工作的基本点——服务于领导。只有这样,秘书领会领导的意图才不会偏离正孰,因为秘书决不是为了个人的私利,比如单纯的为了从领导人那里获得机密,为了个人的升迁而领会领导意图。这样的话,领会领导意图就成了溜须拍马,因为服务领导归根到底是为了服务于工作。

掌握信息的原则

信息是秘书领会领导意图的基础。只有掌握全面的信息,才可能真正领会领导的意图。比如了解群众的看法,从领导的上级那里了解全局性、未来性的决策方向,从领导的朋友那里了解领导的过去历史,从领导的家人那里了解领导的喜怒哀乐,并将这些信息有机地组合起来,才可能有效的、全面的领会领导的意图。

领会领导意图的方法

领导意图是领导的意图和企图,是领导对一问题的认识和解决这一问题的打算,是领导主观因素与客观环境多种因素综合作用的产物。秘书应注意从以下几个方面领会和贯彻领导意图。

1.注意培养自己的听话能力,养成耐心倾听别人说话的习惯。能对别人说话的语音、用词、造句和内容的正确与否快速作出判断。听别人的发言,能领会意图,抓住要点。听别人讨论或辩论,能归纳各方的意见。

2.注意培养自己的观察能力,学会看懂领导的肢体语言。从领导口中说出的话并不一定是他希望传送的全部信息.多观察他的身体语言,对你掌握他心中所想会有帮助。比如说,你仍在说话,但他已经以背部向着你了。意思是:我要在没有受你影响的情况下考虑你提出的建议。这时你是否应该语气放缓或暂时打住?比如说,他一边跟你说话,却还是快步向前走。意思是:我相信你能将这件事做好,现在不要问我问题了,此时你可以转移话题。如果他把你请入他的办公室,然后关上房门。意思是:我现在跟你说的话要保密。你的表情这时候应庄重些。又比如说,你问他是否有时间听你汇报,他口里说有时间,但眼睛一直没离开手中的文件。意思是:简单的事情现在快说,重要的事情另约时间。你的语言要简练,一两句话便触动他的兴奋点。再比如说,你汇报时,他看了一下手表或翻动桌上文件,意思是;你汇报的事情太长,或他对汇报不感兴趣。你需站起身告辞,另择时间。

3.注意培养自己的悟性。领会老板的意图最能考验一个人的“悟性”。经常听到老板说某某人“悟性好,一点就透”,也经常听到老板抱怨某某人“不灵通,翻来复去交代多少遍也不领会意图”。由此可知,善于领会老板意图也是表现自己能力的重要方面。怎样做到有悟性,必须注意看领导目前工作的重心是什么,看领导接触的人际圈子有哪些,看领导急需解决的问题有哪些。在这方面有一个很好地典故。李续宾是曾国藩手下善于揣测其意图的爱将。一天,曾国藩召集众将开会,谈到当时的军事形势时说:“诸位都知道,洪秀全是从长江上游东下而占据江宁的,故江宁上游乃其气运之所在。现在湖北、江西均为我收复,仅存皖省,若皖省克复,……”此时,李续宾早已明白曾国藩的意图,趁势插口道:“大帅的意思,是要我们进兵安徽?”“对!”曾国藩以赞赏的目光看了李续宾一眼, 李续宾说得很对,看来你平日对此已有思考。为将者,踏营攻寨计算路程尚在其次,重要的是要胸有全局,规划宏远,这才是大将之才。续宾在这点上,比诸位要略胜一筹。”李续宾一句话赢得了这么高的赞扬,实在是高明之举。读懂领导、准确领会其意图,并非一日之功。曾国藩说李续宾“平日对此已有思考”,一语破的。常言道:凡事预则立,不预则废。由此可见,悟性的培养决非一日一时之功,要经常锻炼自己这方面的能力,多学多问。

4.从领导本人的直接交待中领会。领导对一些需要秘书知道和协助处理的内容,一般都直接“口授”或书面授意给秘书。这种情况,属领导明示性意图,即在正常情况下明确表示出来的意图,秘书认真照领导意见办即可。

5.从领导本人的间接交待中领会。领导意图通常不是直接交待的,而是在言谈举止中流露出来的或暗示出来的。只有能够领会领导这样的间接的意图的秘书才算是真正的好秘书。这要求秘书在学会前面最初三点的基础上,善察言观色,从问题信息中捕捉领导意图。领导在各种场合讲话对同一问题表达的意见,在处理各种问题时所体现出来的一贯原则和指导思想,在接触各类人物时所流露出来的细微的表情变化等,都能在不同程度上反映领导意图,秘书都应该注意。

6.从其他人反馈信息中领会领导意图。领导在各种场合同各种人物的接触,都会在有关人员心目中留下一定的印象。秘书可以从这些人反馈信息中全面摸请领导的所急、所想、所求、所爱、所憎。这就要求秘书人际关系熟悉,各种关系网发达,否则也不可能很好地了解领导的意图。

7.从领导自身思想的发展变化中领会领导意图。其实前面所讲的有关曾国藩的手下李续宾的例子也就是关于这一点的一个很好地例子。领导也是现实生活中的活生生的人,对事物的认识同样有一个发展变化过程。领导意图不是一成不变的。领导在决策前的思考和酝酿过程中产生的意图具有可变性的特点。领导秘书必须注意捕捉领导的最新的认识成果,对领导意图不断进行再认识、再揣模,再理解。

8.创造性地贯彻领导意图。这是个优秀秘书的素质,但是第一次当秘书的你也应当学习,这就要求秘书有灵活变通的能力。所谓“事是死的,人是活的”。领导就某一时期或某项工作确定的总体意图具有相对的稳定性。秘书必须坚决贯彻,不能违背。对领导临时或对某项工作提出的具体意见、方法、步骤,秘书可以在贯彻过程中,充分发挥主观能动性,从实际出发,创造性地完成领导交办的任务。对临时出现的意外情况,可采取变通的办法,灵活处理。如果一个秘书创造性地贯彻领导意图,同时还受到领导的赞赏,那我们就可以说,这个秘书真的很成功,他的晋升之日不远了。