书城励志办公室文秘手册
3041800000015

第15章 秘书人员必具的自身素质(10)

在会议场上,利用这种心理作用,就可以给人留下深刻的印象,因为最后发言者能将他人说过的话做一个系统的整理,完美无缺地说出结论,这不仅可使在场的人士了解问题的症结所在,也可以借机修正自己的想法,自然能让与会人士认为他是个既能干又聪明的人,这可以说是“后来者居上”。

最后做结论式的发言需要有相当高的技巧,相应地也能强烈地表现出自己的能力。

(二)巧妙推销自己

《做成功的推销自我》的作者霍伊拉说:“如果你具有优异的才能,而没有把它表现在外,这就如同把货物藏于仓库的商人,顾客不知道你的货色,如何叫他掏腰包?各公司的上司、主管并没有像光一样透视你大脑的组织。积极的方法是自我推销,如此才能吸引他们的注意力,从而判断你的能力。”那么该怎样大胆而又巧妙地推销自己呢?

1.展现你的才智

一个人的才智是多方面的,假如你想表现你的口语表达能力,你就要在谈话中注意语言的逻辑性、流畅性和风趣性;如果你想要表现你的专业能力,当上司问到你的专业学习情况时就要详细一点说明,你也可以主动介绍,或者问一些与你的专业学习情况相符的新单位的工作情况;如果你想要让上司知道你是一个多才多艺的人,那么当上司问到你的爱好兴趣时就要趁机发挥,或自动介绍,以引出话题。上司最喜欢的是你能给他的意见和观点找出新的论据,这样既可以表现你的才智,又能为上司去教育别人增加说理的材料。如果你实在想表示与上司不同的意思,不妨采用迂回的方法。

人际关系中,先赞同对方,然后再提出自己的建议,这种办法可以达到既让上司感到舒服又表现出自己才华的效果,可谓一举两得。

2.指向灵活

人有百号,名有所好。对人才的需求也是这样。假如你尽管针对对方的需要和感受仍然说服不了对方,没能被对方接受,你就应该重新考虑自己的选择。倘若期望值过高,目光盯着热门单位,就应适时将期望值下降一点,目光盯几个单位;还可以到与自己专业技术相关或相通的行业去自荐。

推荐自己的时候,注意的应该是对方的需要和感受,并根据他们的需要和感受说服对方,让对方接受。

3.善于表现

会表现的人都是自然地流露而不是做作地表现。成功者从不夸耀自己的功绩,而是让其自然地流露,在你向上司汇报工作时,不妨说:“我做了某事……但不知做得怎么样,还望您多多指点,您经验丰富。”这样,你好象是在听取上司的指点,而实际你已表现了自己,又充分体现了你谦虚的美德。如果你以请功的口气直接向你的上司,说你做了某事很不简单,做起来真不容易,其具有怎么怎么高的价值。这样,你在上司心中就已经损害了你的形象,也降低了你在上司心目中的价值。

4.控制情绪

人的情绪有振奋、平静和低潮三个表现。在推荐自己的过程中,善于控制自己的情绪,是一个人自我形象的重要表现方面。情绪的控制,可以改善他人对你的印象和认识。情绪无常,很容易给人留下不好的印象。为了控制自己开始亢奋的情绪,美国心理学家尤利斯提出了三条有趣的忠告:“低声、慢语、挺胸。

5.展现忠诚

人人都希望自己的才智能够得到社会的赏识尤其是上司的赏识,因此在初次会见新上司时就应尽量表现自己的才智。因为人们都知道,如果上司认为你是一个不中用、无能力的人,那么他就不可能重视你。一个人不怕犯错误,犯了错误可以改正。怕就怕自己窝囊,让人瞧不起。但是许多大学生却忽视了上司择人另一标准,即忠诚与服从,而且有时这还是比才智更高的标准。一般的上司都喜欢既有力又忠诚服从的下属,最不喜欢的是有能力而不听使唤的下属,因为这种下属对他本身是个威胁,对部门的工作协调也不利。

6.抓住时机,抬高身价

在某大公司,有一位二十出头的大学毕业生。别看年纪不大,但担任部门经理已经有一年了。有人问他:“在同龄人中你是较早成功的,绝招在哪?”他非常坦然地回答:“我没有绝招,只是生活给了我一次机会。刚进公司那一年,部门里让我负责部门的一个企划工作。我便抓住这个机会,逐渐起步,努力工作,认真总结,充分地显示了自己的能力。我把自己给推销了。第二年,公司里选拔部门经理,经过竞争,我便坐在了现在这个位置上。”这个年轻有为的年青人有一句格言:“先有位而后才能有为。”

难怪,说不清楚是贬还是褒,他的上级与伙伴都曾说他:“这小子真精明!”是的,如果不是他那样有意识地,巧妙地运用推销术,纵使他具有再高的才华,恐怕也很难一举成功。

7.展现你的与众不同

展现你的与众不同,这是一种显示创造力,超人一等的自我推销方式。

如果他人不修边幅,你则不妨稍加改变和修饰;他人好信口开河,你最好学会沉默,保持神秘感,时间越长,你的魅力越大;他人总是扬长避短,你可试着公开自己的某些弱点,以搏得人们的理解和谅解;他人自命清高,孤陋寡闻,你应该尽心地建立一个可以信赖的关系网;他人虚伪作作,你要光明磊落,坦然待人;他人只求可以,你则应全力以赴,创第一流业绩。你若想更快地展现自己,不妨试试以上方法来表现自己,就一定可以收到异乎寻常的效果。

8.展现你的美德

你是否最大限度地表现了自己的才能和美德呢?这可是成功者一大秘诀,它有利于丰富你的形象,有利于你事业的成功。如何最大限度地表现自己的美德呢?请你勿忘“尽善尽美”四字。

每个人都想得到一个较高的位置,找到一个较大的机会,使自己有“用武之地”。但是,人们却往往容易轻视自己简单的工作,看不起自己平凡的位置与渺小的日常事务。而成功者即使在平凡的位置上,工作都能做得十分出色,自然也就能更多地吸引上司的注意。成功者每做一件事,都不满足于“还可以”、“差不多”而是力求尽善尽美,问心无愧。他们非但做得“还好”,而且在自己能力范围内做到了“最好。”他们的任何工作都经得起“检查”。他们的美德,就是在这一件件小事中闪闪发亮的。最大限度地表现自己的美德,这里还有一个度的问题。表现自己而又恰如其分,这既是一种能力也是一门艺术,它往往体现一个人的修养。

(一)表现精明强干的策略

1.开始谈论之前便拟定好几个要点,可以使人留下你有着清晰灵敏头脑的印象。

2.凡事归纳成三个要点,加强具有优越归纳能力的印象。

3.为了建立灵敏头脑的印象,对文章和谈话中的句子要尽量精简。

4.把一件事情在三分钟内叙述完毕,这是精明头脑的说话秘诀。

5.向领导汇报工作时,先从结论表达起,可使他留下“真是个能干的文员啊!”的深刻印象。

6.在会议的最后作总括性的结论,可以让领导留下你具有深厚才能的印象:

7.事先说出不明确的情报或不确实的证据,继而进入正题,反而可以使人听到你所提供的情报新颖。

8.事先表明“这是一个很有趣的笑话”等等,容易造成领导抱着期待感的效果。

9.呈报意见给领导时采取请教的方式,则不会被抨击。

10.预先报告出最恶劣的事态,失败未必就是真的失败。

11.“依您的意思去做”借着这种说法来关系到领导,则容易使领导接受你的意见。

12.未必能百分之百地完成企划和提案,所以不妨留点听取领导意见的余地。

13.把企业单位常用专门术语在日常会话中夹杂混用出来,可以建立自己特有的形象。但关系到自己专业范围里的话题,不要使用专门术语倒更使领导有好感。

14.为了使自己的话更具说服力,借用谚语或名言来表达也是个好办法。

15.使用极端明确的数字,可增加语言的信赖感。

16,对于领导的提问,先探呼吸后再回答,通过深入地思考,方能应对得当。

17.利用准备好的资料说服领导。可以增加领导的信赖感。

18.对于一些畅销书籍可以不必详看,但必须表示出予以关注的态度,可予领导与时俱进的印象。

19.对于有错字或别字的文章,徒令领导留下你文思不够周密的印象,宜再三校阅。

20.用词不够漂亮无所谓,只写出较工整的字就可以使领导留下头脑精明的印象。

21.与领导共餐点菜时,如果犹豫迟疑不决的话,很容易被认为是没有果断力的人。

22.在约定下次见面时,先看看记事簿后再决定时间,可以表现出一副忙碌的样子。

23.把写满着约会的记事簿毫不在意地让领导看到,可以留下有才能的印象。

24.为了稳住自己动摇的内心,在潜意识下做出没有表情的态度是其中之一法。

25.濒临困境时,沉默较能达到自我表现的作用。

26.即使自己有了错误,仍是佯装不知道,较能减轻自己的过错。

27.以自言自语的方式来责备领导的错误,较不会引起反感。

28.对于夸示权威装出一副漠不关心的态度。

29.背着比面向领导,可以产生使对方把自己看得比实际上更伟大的效果。

30.直条纹的西装,具有使自己看来更为伟大的效果。

31.不能马上反映出喜怒哀乐的感情,会被认为是个钝感的人。

32.利用反复再三的“我”或“我的”,能够让领导留下你巩固的自己的形象。

33.把自己受人注目的特色集中归结,可留给领导深刻强烈的印象。

34.表现所有才能中的一项,就能达到为领导注目的效果。

35.特长领域远离自己的工作范围,可能难以给领导留深刻的印象。

36.为了使领导看自己能力上的超越,在宴会等场合可与领导隔邻而坐。

37.以“场所印象”来表现自己时,事先要去观察场所。

38.超越了“任务期待”水准,反而会提高对我们的信赖感。

39.安排“春节团拜会”时,依前例稍作改变,就可以得到“好能干的人”的评价。

40.坐着的时候,保持着挺直端正的姿势,可以制造出“意志坚定者”的印象。

41.一面注视领导的眼睛一面交淡,较能使领导留下正直的印象。

42.表现出“孩子气”,可以扩充自己的魅力范围。

43.常常提到有关家人等的私事,会给领导留下精神上的幼稚印象。

44.与领导约定时,不要定“几点整”,而“几点几分”更容易被认为是有能力的人物。