2．智能修养
智能是指人的智力和能力，即人的聪明才智和完成一定活动的本领。文员的智能修养，是指文员的个人智力因素和能力因素所组成的互相联系、互相制约、互相影响的综合因素。文员的智能修养主要包括以下几个方面：
（1）文员的观察力
文员的观察力是文员智力活动的门户和源泉，文员良好的观察力应具备以下品质：
观察时具有目的性。观察的目的性要求根据文员活动的需要，明确观察的对象、要点、步骤、方式和方法。
观察的客观性。客观性就是不受各种干扰因素的影响，从客观事物本身的实际出发，实事求是，准确反映客观事物的本来面目。
观察事物时具有全面性。一名称职的文员应能站在领导者的高度，以全局的目光，对事物进行全方位、多视角、多层次和相互联系的观察，避免片面和孤立地看问题。
观察一定要有敏锐性。敏锐性就是能够在较短时间内捕捉到事物的特征和本质规律，善于发现一般人所不易发现或容易忽略的东西，为领导提供鲜活、及时的信息。
观察还要具有好的理解性。文员的观察活动中，要有思维的积极加入，要对信息进行必要的整理、比较、分析和综合，观察才能收到良好的效果。
（2）文员的记忆力
文员作为领导者的综合辅助人员，其职责范围广，头绪多，时效性强，需要具有良好的记忆品质。这些品质包括：
记忆要敏捷。记忆同样的内容，有的人需要花很长的时间，有的人则能迅速记住。这就是记忆是否敏捷的问题。文员活动的时间要求很强，如听取领导口授指示、交代任务、接答电话等，都需要快速记住感性材料，不允许用长时间进行记忆。
记忆内容具有准确性。准确性就是客观、正确地记住感性材料，追求准确无误，不可模糊含混、似是而非。
记忆时间要有持久性。文员活动的特殊性，决定了其对某些材料须做持久的记忆，如基本知识、规章制度、党和国家的重要方针政策、本单位的重大情况和重要数据等。文员应根据工作需要，对上述材料较长时间地保持记忆。
（3）文员的思维力
文员必须具备良好的思维力，勤思善谋，发挥参谋和智囊的作用。
（4）文员的想象力
文员只有在获取大量信息的基础上参与想象力，才能使智力飞腾起来，翱翔天际，“思接千载，视通万里”，从而进行创造性思维和有效的辅助活动。
（5）文员的注意力
在文员的智能活动中，注意力起着组织和维持的作用。如果没有注意力的参加，智力活动乃至一切心理活动就难以顺利而有效地发生、发展和形成。一个优秀的文员必须具备良好的注意力，不断地在实践中培养和改善，否则将难以有所作为。
（6）文员的表达能力
文员要传递和反馈信息，要为领导出谋献策、充当参谋，需要较强的表达能力。表达能力主要有两种形式：
①文字表达能力即写作能力，是文员尤其是文字文员的基本功和“看家本领”。现代文员的写作范围很广，但主要是要善于撰写各种体式的公务文书和常用的应用文书。
②口头表达能力。此即运用口头语言表达事物、事理的能力。文员经常向领导口头汇报工作、回答问题、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或随同领导参加会议、会谈，或到基层作调查研究，或协助领导协调关系、对外接待等等，需要使用口头语言的机会很多。这就要求文员讲话时既要言之有物、言之成理、简练生动，又要条理分明、口齿清楚、昔通话使用正确。
（7）文员的办事能力
“办文、办会、办事”历来被称为文员的三大任务。文员每天都要面对大量的事务工作，如文书事务、会议事务、接待事务以及电话、值班、印信等事务，还有领导交办的事务等等。文员必须具备较强的办事能力：首先要熟悉机关、单位各部门的职权范围，知晓办事渠道，熟悉办事程序，了解有关的业务情况；其次需要有较强的应变能力和交际能力。只有这样，才能提高工作效率。
（8）文员的管理能力
管理主要是机关、单位各级领导者的职能。文员作为领导的助手和参谋，具有辅助领导进行管理的职能，必须提高自身的管理能力。文员的管理能力主要体现在辅助领导计划、辅助领导组织实施、辅助领导沟通和协调、辅助领导控制等方面。
（9）文员的操作能力
文员的操作能力是当代文员高效率实现文员活动所必须具备的能力。随着新技术革命对社会各个领域的冲击，文员仅撑两只手、两条腿、一支笔、一张嘴的工作方式，已难以适应时代的需要。一个称职的文员，必须具有对办公设备、器械和技术（尤其是现代化办公设备和技术）的熟练操作能力，以适应社会发展，跟上时代步伐，更有效地完成自己的本职工作。
3．道德修养
道德品质是文员修养的最基本、最重要的构成部分。
文员的特殊地位以及文员工作的特殊性质，决定了文员必须加强自身的职业道德修养。文员的职业道德修养规范主要体现在以下几个方面：
（1）忠于职守，忠诚可靠
这是文员首要的职业道德规范，要求文员培育敬业精神，做好本职工作，把自己的职业活动同领导需要和社会利益紧密结合在一起。要有对组织、对工作的忠心耿耿和认真负责，做一个可以信赖的人。
（2）埋头苦干，默默奉献
文员是为领导活动服务的，文员的劳动成果具有潜隐性，往往需要通过领导工作的实绩才能体现出来。文员工作虽然很辛苦，却都是辅佐性的、幕后的、默默无闻的，
这就更需要文员具有奉献精神，具有埋头苦干、默默奉献的高尚品质。
（3）服从领导，贯彻意图
文员并非不能发挥自己的积极性、创造性，但这种积极性、创造性的发挥必须是在符合国家政策和领导意图的前提下的，文员必须坚决服从领导，体现领导活动的要求，严格按照领导意图办事。
（4）实事求是，廉洁奉公
文员工作过程中处处都有实事求是的问题，调查研究、反映情况、传达旨意、提供情况和建议等情况时，都要实事求是。同时，文员接触领导的机会多，与领导关系较为密切，要求文员不要借着某种关系和名义乱拉关系，牟取私利，更不可不经领导授权，私用领导的名义批文件、写条子、打电话。要真正做到实事求是、廉洁奉公。
（5）谦虚谨慎，平等待人
文员是领导机关的“窗口”和“门面”，文员的一举一动、一言一行直接关系着领导机关的作风和领导者的形象。对此，文员不应产生一种优越感、特殊感，而应时时处处从严要求自己，特别要注意谦虚谨慎、平等待人，切忌居高临下、指手画脚、上恭下踞、甚至以势压人，要切实起到沟通领导与群众、组织与公众的纽带与桥梁作用。
（6）严格保密，守口如瓶
文员工作大都是具有保密性质的，因为文员人员直接参与领导的各项活动，知密早，知密深，知密多，这就要求文员必须要有极强的保密观念和保密习惯，不该看的绝对不看，不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，真正做到“守口如瓶”。
（7）严谨细致，迅速敏捷
文员工作干头万绪、干系重大，文员不仅要严谨细致、一丝不苟，而且要迅速敏捷，注重效率，在文书活动处处体现出一个“快”字：反应快、理解快、行动快，在快节奏中养成全面周密、井然有序的良好习惯，跟上领导工作的需求，做一名优秀的文员。
三、专业的工作作风
（一）提高办事效率
“时间就是金钱，效率就是生命”，已经成为现代人的共识。在现代社会，一个办事拖拖沓沓、不守时、无效率的人会被公众所鄙视。尤其是作为重要领导身边的重要辅佐人之一——文员，你要在单位占到一个重要的位置，就应该提高办事效率，让别人感受到你的精明强干，从而树立起强者的形象！
“世事洞明皆学问，人情练达是文章”，精明强干并不难获得，注意日常生活的小事，用心体会其中的含义，你就能培养成练达的办事作风。
1．“迷你裙”文章和谈话
公众最容易理解的是简练的文章和谈话。
根据科学研究，文章理解的难易程度是由句子是否简短而定的。简短的句子里，主语和谓语相距不远，容易为大脑吸收。再加上整篇文章段落分明，节奏明快，自然使人读起来流畅愉快。
这种轻松易懂的文章，往往使读者在感到舒畅之余，还能感受到作者头脑的灵活、清晰。
谈话也是一样。精练的语言令人愉悦，如沐春风；“可是…因为…所以…”之类的说话方式，往往让人难以理解对方到底想说什么，而会逐渐产生焦躁不安的心情，有时还会有不愉快的感觉。
啰啰嗦嗦、漫无边际的谈话往往会使听者怀疑他的思维是否正常，进而怀疑他干一件事是否能胜任。
林语堂曾说‘“演讲就像迷你裙，愈短愈好！”在大会上，那些言简意赅、中心突出的发言者往往能赢得更多的掌声，使人感到他的精明干练。
2．汇报时结果优先
现代社会日趋复杂，每个人都要处理千头万绪的事务，而身居高位、担负要职的人更是十分忙碌，所以他们的心理往往呈焦躁的状态，凡事只求快速地知道结果。
文员在向上司汇报时，只将工作的成果，不管它是成功的，还是失败的，报告给上司，不讲或少讲过程，这样就迎合了上司节约时间的心理，容易获得上司的赏识。
尤其在工作失败时，简单地如实报告：“失败了”，反而会使上司留好印象，因为上司想听的不是理由，而是结果，至于失败的理由，尽可以留以后再说。
同样是失败，如果你先说明过程和原因，上司就会以为你是在为自己开脱，加上占用了他宝贵的时间，他的不愉快是显而易见的。
在会议上也是这样，像旧社会老太太的裹脚布那样又臭又长的报告，只有使人如坐针毡的难受。而明确的结论，再加扼要的说明，不仅是上司，所有与会者都会对你留下能干的印象！
3．会议上要耐着性子最后发言
人们的潜意识中，总是以为最后作总结发言的人是最能干的人。