E·M·格雷写过小品文《成功的公分母》，他一生都在探索所有成功者共享的分母。他发现这个分母不是勤奋地工作、好运气或精明的人际关系——虽然这些都是非常重要的，而是一个似乎超过所有其他因素的因素——把首要的事放在首位。
这里就涉及了一个时间管理的问题。时间管理的一种简单而有效的方法是去设定事情的先后顺序，一般可以分为以下四种类型：重要而紧急，重要但不紧急，紧急但不重要，不紧急也不重要。
在生活中，重要而且紧急的工作是指事情的重要性高，而且需要立即的行动。此类事情带给人们较高的压力。比如老板紧急交办的工作、重要客户来访、家人临时生病住院、不擅长的必修科目隔天要期末考试等。重要但不紧急的事情对个人而言是很有意义的，可能是许久的盼望或长远的目标。通常这类事情挑战性高，困难度也高。最常见的如参加次年的重要考试、年底的婚礼、下星期应聘工作面试等。紧急但不重要的事情本身重要性不高，但因为时间的压力，需要赶快采取行动，例如接电话、给孩子换尿布、煮饭、处理邮件等。不紧急而且不重要的事情，本身没有迫切完成的压力，而且重要性不高，例如打电话和老同学闲聊、唱卡拉OK、逛街、看电视、写问候信等。
基本上，我们可以先记录每周的时间流水账，然后将每周的事情依重要性与急迫性分为上列四种类型。设定事情的优先顺序很简单，重要的是要克服这种一般人常有的心理倾向：逃避压力，只想要处理那些容易、快速完成的事情。
设定事情的优先顺序应用到具体的工作之中同样可行，我们照样可以为工作设定一个优先顺序，然后有条不紊地去执行。在职场长期打拼的有经验的人为我们提供了两条处理工作的黄金法则，值得我们去借鉴。
该急办的立刻办
该速战速决的一定要快刀斩乱麻，赶快办妥；应该拒绝的，绝不能迟疑，快点回绝。例如，老板交代一项任务，你没有能力，你不要因为不好意思拒绝，或者怀着“拖一拖，就会拖黄了”的心理承担下来了，那么你就犯了一个大错，最后不仅会受到责罚，而且还使老板失去了对你最起码的信任。
能缓的事情不要急
应该拖一拖的事情，绝不可冒进。例如，对于一些老板没要求立刻办完的事情，你可以不必急于求成。要知道马不停蹄的时候，错过了多少美景呀？而且，老板没要求你快办，一定有其原因，你如果火烧屁股一样干完，往往不会合老板的心意。反之，如果你不慌不忙，等到开会的前一天再把稿子交出来，老板会觉得你是认真的，这篇稿子肯定是高质量的；到那时老板也很少有时间给你的稿子挑毛病了。因此，他只好顺水推舟地表扬你一番：“你非常用功嘛！”
总之，做任何事情，效率永远是第一位的，而要提高做事的效率，分清事情的轻重缓急，把头等大事放在首位永远是一条黄金法则，也是我们在人生中取得佳绩的必要保障。
一次只专心地做一件事
在做事之前，把你需要做的事想象成是一大排抽屉中的一个小抽屉。你每做一件事只是一次拉开一个抽屉，令人满意地完成抽屉内的事情，然后将抽屉推回去。不要总想着所有的抽屉，而要将精力集中于你已经打开的那个抽屉。一旦你把一个抽屉推回去了，就不要再去想它。
要知道，一个人的精力是有限的，把精力分散在好几件事情上，不仅不是明智的选择，而且也是不切实际的。然而，专心地做好一件事，就能有所收益，能突破面临的困境。这样做的好处是不至于因为做的事太多，拉的战线太长，反而一件事也做不好，结果两手空空。所以，一个做事有条理的人不会把精力同时集中于几件事上，而只是关注其中之一。也就是说，他们不能因为从事这分外的工作而分散了自己的精力。
如果大多数人集中精力专注于一项工作，那么，他们都能把这项工作做得很好。在对一百多位在其本行业获得杰出成就的人士的商业哲学观点进行分析之后，有人发现了这样一个事实：他们每个人都具有专心致志和明确果断的优点。做事有明确的目标，不仅会帮助你培养出能够迅速做出决定的习惯，还会帮助你把全部的注意力集中在一项工作上，直到你完成了这项工作为止。最成功的商人都是能够迅速而果断做出决定的人，他首先确定一个明确的目标，并集中精力，专心致志地朝这个目标努力。
伍尔沃斯的目标是要在全美国各地设立一连串的“廉价连锁商店”，于是他把全部精力花在这件工作上，最后终于完成了此项目标，而这项目标也使他成为了改变自己的人。林肯专心致力于解放黑奴，并因此使自己成为美国最伟大的总统。李斯特在听过一次演说后，内心充满了成为一名伟大律师的欲望，他把一切心力专注于这项目标，结果成为美国最知名的律师之一。伊斯特曼致力于生产柯达相机，这为他赚进了数不清的金钱，也为全球数百万人带来无比的乐趣。海伦·凯勒专注于学习说话，因此，尽管她又聋、又哑，而且又瞎，但她还是实现了她的明确目标。
种种事例说明，所有成功者都把某种明确而特殊的目标当做他们努力的主要推动力。
专心就是把意识集中在某一个特定欲望上的行为，并一直集中到找出实现这项欲望的方法，而且将其付诸实际行动为止。自信心和欲望是构成“专心”行为的主要因素。没有这些因素，专心致志的神奇力量将毫无用处。为什么只有很少数的人能够拥有这种神奇的力量，其主要原因是大多数人缺乏自信心，而且没有什么特别的欲望。对于任何东西，你都可以渴望得到，而且只要你的需求合乎理性，并且十分强烈，那么“专心”这种力量将会帮助你得到它。
假设你准备成为一位著名作家，或是一位杰出的演说家，或是一位杰出的商界主管，或是一位能力高超的金融家，那么你最好在每天就寝前及起床后，花上10分钟，把你的思想集中在这项愿望上，以决定应该如何进行，这样才有可能把它变成事实。
当你要专心致志地集中你的思想时，就应该把你的眼光投向未来而不是现在，幻想你自己是这个时代最有力量的演说家；假设你拥有相当不错的收入；假想你利用演说的金钱报酬购买了自己的房子；幻想你在银行里有一笔数目可观的存款，准备将来退休养老之用；想象你自己是位极有影响的人物；假想你自己正从事一项永远不用害怕失去地位的工作……唯有专注于这些想象，才有可能付出努力，最终才能美梦成真。
在具体的工作过程中，一次只专心地做一件事，全身心地投入并积极地希望它成功，这样你的心里就不会感到精疲力竭。不要让你的思维转到别的事情、别的需要或别的想法上去。专心于你已经决定去做的那个重要项目，暂时放弃其他所有的事，尔后你会慢慢地把每一件事都完成的相当出色，而不是同以往那样什么事都做得非常一般，没有亮点。
专心的力量是神奇的，在激烈的竞争中，如果你能向一个目标集中注意力，一次只专心地做一件事，全身心地投入并积极地希望它成功，这样你的心里就不会感到精疲力竭，你取得成功的机会也将大大增加。为了工作上有突破，为了前途更加光明，一次只专心地去做一件事吧！
把大目标分成小阶段
毫无疑问，有目标才会成功。然而，在我们身边不难发现对自己的人生和周围的世界不满意的人。你可知道，在这些对自己处境不满意的人中，有98％的人没有改善生活的目标，没有一个人生目标去鞭策自己。结果是，他们继续生活在一个他们无意改变的世界上。
没有目标就如同想要在大雾中射中箭靶一样，所以你必须知道你明确的目标。你必须把目标牢记在你心中，常常不断地告诉自己目标是什么。每个人的潜意识中都有一种如同导弹一般的自动导航系统的功能，所以一旦你设定了明确的目标，而且让你的潜意识明确接受了你的目标，那么你的潜意识就会做出反应，让你趋向于这个目标，去帮助你达成这个目标。
那么如何才能一步步地实现自己的目标呢？由于每个重大目标的实现都是几个小目标小步骤实现的结果，所以，把一个人生目标分解成几个必须达到的中长期目标，再把每个中长期目标分解成几个小的中短期目标，然后把中短期目标分解成每天、每周、每月可以执行的任务是一个相当不错的方法。这种方法将会让你一步步地靠近自己所设定的目标。
1984年，在东京国际马拉松邀请赛上，名不见经传的日本选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军。当记者问他靠什么取胜时，他只说了“用智慧战胜对手”这么一句话，当时许多人认为这纯属偶然，山田本一在故弄玄虚。两年后，在意大利国际马拉松邀请赛上，山田本一再次夺冠。记者又请他谈经验，性情木然的山田本一还是那句话：用智慧战胜对手。许多人对此迷惑不解。
10年后，山田本一在自传中解开了这个谜，他是这么说的：“每次比赛前，我都要乘车把比赛的线路仔细看一遍，并画下沿途比较醒目的标志，比如第一个标志是银行，第二个标志是红房子……这样一直画到赛程终点。比赛开始后，我以百米的速度奋力向第一个目标冲去，等到达第一个目标后，我又以同样的速度向第二个目标冲去。40多公里的赛程，就被我分成这么8个小目标轻松完成了。最初，我并不懂这样的道理。我把目标定在40公里外的终点线上，结果我跑到十几公里就疲惫不堪了，我被前面那段遥远的路程给吓倒了。”
许多人做事之所以会半途而废，并不是因为困难大，而是认为成功距离较远，正是这种心理上的因素导致了失败，把长距离分解成若干个距离段，逐一跨越它，就会轻松许多，而目标具体化可以让你清楚当前该做什么，怎样能做得更好。
山本是一位拥有出色业绩的推销员，可是他一直都希望能跻身于最高业绩的行列中。但是一开始这只不过是他的一个愿望，从没真正去争取过。直到三年后的一天，他想起了一句话：“如果让愿望更加明确，就会有实现的一天。”于是，他当晚就开始设定自己希望的总业绩，然后再逐渐增加，这里提高5％，那里提高10％，结果顾客却增加了20％，甚至更高，这激发了山本的热情。从此他不论对什么状况，任何交易，都会设立一个明确的数字作为目标，并在一两个月内完成。“我觉得，目标越是明确越感到自己对达成目标有股强烈的自信与决心。”山本说。他的计划里包括“我想得到的地位、我想得到的收入、我想具有的能力”，然后，他把所有的访问都准备得充分完善，对相关的业界知识多方面的努力积累，终于在第一年的年终，使自己的业绩创造了空前的纪录，以后的年头效果更佳。
山本的成功正是由于把目标分成阶段来实现了，看来这种方法的确可行。在工作中，为了提高自己的工作效率，你不妨先做到下面的事情：把你下一个想法（不论看来多么不重要），变成迈向最终目标的一个步骤，并且马上去进行。时时记住下面的问题，用它来评估你做的每一件事。“这件事对我的目标有没有帮助？”如果答案是否定的，就马上停止不做；如果是肯定的，就要加紧推进。
我们无法一下子成功，只能一步步走向成功，所谓良好的计划，就是自行确定的每个月的配额或清单。请你想想看，怎样才能提高你的效率。请你利用下面的“30天的改善计划”来自我衡量一下。你可以在标题之下填入你一个月以内必须做到的事情，一个月以后再检查一下进度，并重新建立新的目标。请你经常留意那些小事，以便充实你承担大事的能耐条件与实力。
坚定的决心是别的东西无法代替的。下决心将你的计划坚持到底，不要理会障碍、批评，或不利环境，或别人会怎样想、怎样说、怎样做。以不懈的努力、专注及集中的力量来筑起自己的决心。机会不会落在等待者的头上，只有敢于出击的人，才能抓住机会。而成功出击的能力取决于规划制定及实现目标的能力。正如牧师兼演说家罗伯特·H·舒勒所说：“目标绝对重要，不但调动我们的积极性而且维持我们的人生。”
今天就开始制定目标，规划未来的航向。正如罗伯特·P·梅杰说的：“如果你没有明确的目的地，你很可能走到不想去的地方去。”尽一切能力实现自己的理想，不要走到不想去的地方去。
首先，把你确定自己人生理想时写下的东西重读一遍。以这个理想为基础，写出一份陈述。要写得简单，但要包括你想做的一切。这是你需记住的，写的时候一定要包括以下几点：一是你人生活动的重点是什么；二是你为什么想做这些事情；三是你打算怎样做到这些事情。写好了目的陈述之后，在最初几周每天看一次，看看这份陈述是否准确代表你的人生目标。
其次，花几个小时的时间定出你的目标。从人生的总体目标开始，找到实现人生目标所必须达到的主要目标，你大概会想出2—10个目标。同样要花点时间从头看一遍这些人生目标，看看你是否真的觉得他们很重要。
再次，花一个钟头的时间阅读一遍每个人生目标。并按照前面提到的方法把一个人生目标分解成几个必须达到的中长期目标，再把每个中长期目标分解成几个小的中短期目标，然后把中短期目标分解成每天、每周、每月可以执行的任务。这样处理过每个人生目标之后，你就会懂得要成功就必须做什么，把每天、每周、每月的活动组织一下。
最后，评估你的目标。确定你的目标是否现实，弄清哪几个目标是需要与别人合作才能达到的。记下需要别人帮助的目标，以及可能给你提供帮助的人（记住要挑选跟你有类似目标及理想的人）。
当然，确定和细分你的工作目标并不是一劳永逸，世易时移，当客观环境发生改变的时候，适时地改变和调整目标也是非常重要的。
事实上，没有人把目标定好了，实现了，就躺下来睡觉。定出来的目标还要时时检查、规划、执行，并以发展的眼光来评估。客观情况有时需要你在一些方面灵活处理。你的观点变了，目标就要修改。要记住，在实现目标的过程中，你自身的提高是比达到既定目标更加重要的事。
不仅如此，定期更新你的目标还应该成为一种生活方式。如果工作进展的速度超过目标要求，不要松懈或停下来。相反，你应当及时更新目标，制订更高的但必须是能达到的目标。另一方面，如果工作进展速度落后于目标要求，你已无法实现，也不要放弃。你应当对自己说，该目标不可行，我可能过于乐观了。这时，你应当协调你的能力与目标，使它更为现实一些，然后集中精力去完成它。
行动比想法更重要