第3单元 办公室参谋咨询的方法
情景案例
2006年以来，宏利公司以开展优质服务竞赛活动为主线，创新工作机制，大兴调查研究之风，取得了丰硕的调研成果，部分调研成果进入领导决策视野，转化成决策成果后为推动公司各项事业的发展起到了重要作用。
一、立足公司大局，合理设置调研内容
公司科学选择和确定调查研究的课题，这不仅决定着调查研究的方向和水平，也是科学决策和民主决策的基础。因此，我们立足公司大局，根据不同时期的工作需求，合理设置调研的主题和内容，为实施正确决策提供及时、高效的服务。第一，着眼公司的长远发展，确定年度调研计划。全年紧扣公司发展重点，制定年度调研计划，明确思路、目标和阶段重点，并提出具体实施要求和保证措施，大大增强了调研工作的系统性和超前性。年初，结合公司调研工作实际，制定下发了《2007年宏利公司调查研究工作计划》，确定当年公司调研工作“围绕需求，紧贴中心，突破陈规，提高质量、服务决策”的思路，以经营结构调整、员工职业生涯发展、企业绩效挖潜等方面为重点展开调研，形成调研报告和调研文章不少于20篇的工作目标。第二，紧紧把握住公司各项工作重点，合理确定季度调研主题。如当年第二季度以“文化管理促发展”为主题，下达调研课题6个，在各部门大力配合下，按要求完成了调研任务，形成调研文章6篇。其中关于下岗再就业员工生活现状、安全生产的调研报告对现状认识深刻，对问题分析透彻，提出的对策建议针对性较强，很有操作性，并在6月5日经理会议上印发讨论，转化成了决策成果。第三，依据各部门职能，分层次确定调研内容。调研工作必须从实际出发，找准调研课题与承担部门之间的结合点，在下达调研课题时，注重根据各部门工作特色和各部门职能分工的不同，充分考虑各单位调研人员的理论水平，逐级分解内容。如向综合部门下达的调研任务侧重于对经营结构调整和司情实际的分析研究；向营销部下达的调研任务侧重于企业绩效的调查研究；对各卖场和二级批发商则要求搞一些短、平、快的调查研究，侧重于挖掘工作上的典型，树立榜样、抓点示范，借以推动面上工作。
二、围绕重大问题，精心组织调研活动（略）
三、强化工作措施，形成调查研究合力
目前，决策所涉及的领域越来越广，特别是综合性课题需要多家部门联合攻关。因此，不断强化措施，形成了部门之间优势互补、共同协作的调研工作局面，促进了全公司调研工作水平的提高。第一，加强组织领导。公司主要领导在全公司的重要会议上强调，各级管理干部都要树立不经调查研究不做决定的思想，做到了对调研工作定期部署、定期督促检查，并多次召集有关职能部门负责人研究调研工作，出题目、教方法。由于领导重视，并身体力行，今年1～6月份，已形成各类调研材料10余篇，其中8项调研成果已转化为领导决策或转化到实际工作中去，对推动公司发展产生了积极作用。第二，建立上下联动机制，既注重发挥总经办抓调研工作的主导作用，又及时给其他部门和单位下达调研任务。把分公司行政助理确定为调研联系人，加强了上下之间的沟通和交流，发挥群体优势，实行合力攻关。第三，强化调研考核。为了把调研工作制度坚持不懈地执行下去，制定了目标管理考核方案，建立了调研任务完成情况定期通报制度，健全了调研成果质量系数综合积分考核制度和调研工作奖励制度，总经办负责对全公司调研工作统一安排、统一检查、统一考核，年终按积分情况进行通报和奖励，极大调动了公司各级各部门开展调研工作的积极性。
项目任务
1.根据公司的指导性文件，你会怎样确定自己调研工作的内容与重点？
2.在工作中你发现公关部经理王丽所交调研报告是从网上下载的，而且一字未改就交上来了，但在公司中层管理干部例会上，这篇报告偏偏得到了肖总经理的表扬。肖总平时很欣赏王丽，有意提拔她担任行政经理，你觉得应不应该让肖总了解事实真相？如果你觉得应该，你会怎么做？
任务分析
“做一件正确的事远没有正确地做一件事重要。”职业秘书在为领导提供参谋咨询服务工作时，首先应该确立的基本方略就是避免莽撞误好事、好心办坏事。“每临大事有静气”，秘书需要冷静思考、反复权衡，寻求最恰当的方式、方法，寻找最合适的渠道途径，才能有效地完成辅助管理的职能任务。
在具体职能环境中，秘书要清楚一个阶段有一个阶段的中心工作。秘书要能起到参谋辅助作用，就需要根据年初工作计划的具体安排提前做好有关准备工作。“凡事预则立”，预先做一做资料、组织、思想上的准备，是参谋咨询的基础性工作。
要深入做好参谋咨询工作，调查研究是必不可少的。“没有调查就没有发言权”，秘书追求的不是发言机会，而是通过调查研究等信息准备工作，为参谋咨询工作打好基础，进而为领导行使发言权打下坚实的基础。
在调查阶段，秘书应该根据本组织管理目标、指导思想确立调研主题，根据不同任务目标、不同调查对象、不同环境条件采取不同的调查方法，准确核实每一个信息细节，进而掌握全面、真实的信息、数据。
在研究阶段，要运用正确的理论和方法，科学分析，广泛论证，进而得出科学可信的结论。
在反馈阶段，要从有利于大局的角度出发，及时、准确、巧妙沟通相关情况。
相关知识
1.办公部门提供参谋咨询服务的原则与前提
（1）提高素质，分析形势。参谋咨询能否发挥正常的作用，关键在于办公部门秘书人员的基本素质。没有良好的素质，连一般秘书工作做起来都很吃力，做参谋咨询工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。职业秘书必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，在德、才、智上下工夫，努力提升自身素质与专业水平，时时虚心、处处留心、事事用心，培养参谋之心、参谋之才、谋划之力，才能实现由单纯“助手型”秘书向“参谋型”秘书的转变。
谋略依大局而定，据大势而发。分析宏观形势，把握客观事物发展趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了解，对趋势浑然不觉，就难以设计定谋。闭门造车，更只能是一厢情愿。要用辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。
（2）与领导者决策特征和参谋咨询内容相适应，“曲”、“直”结合。所谓“曲”，是指参谋咨询活动中所运用的间接式方法；所谓“直”，是指参谋咨询活动中所运用的直接式方法。不同参谋方法的使用，应与领导者个体决策特征相适应，对不同领导采取不同的参谋方法。对同一领导者，因参谋内容不同也应采用不同的参谋咨询方法。一般而言，参谋咨询方向与领导决策意图相一致的赞同式参谋建议，可采用直接式参谋咨询方法；与领导决策意图相悖的劝谏式参谋咨询建议，宜采用间接式参谋咨询方法。
（3）努力争取领导信任，不断优化参谋环境。在秘书职业活动中，秘书与领导是一种互动关系。获取领导者信任是秘书正常或超常发挥参谋咨询作用的前提条件。通常情况下，先由领导向秘书发出参谋咨询需求信息，再由秘书向领导者传递参谋咨询建议信息，从而形成双向信息沟通模式。因此，秘书与领导关系融洽、配合默契、相互沟通，秘书参谋咨询作用就能得到充分发挥；相反，秘书与领导关系紧张，相互缺乏信任感，或者存在某种不安全感，在这种工作环境下，秘书很难向领导提出有价值的参谋咨询建议。
2.具体方法
（1）预测性参谋咨询。是指秘书运用科学预测的理论和方法，运用已知的信息，对未来各个领域、各个层面和各个阶段的需求情况、发展趋势以及变化规律进行分析和研究，得出相应的结论，并向领导提出的过程。
预测参谋咨询能避免或减少决策失误、为决策的制定提供科学依据、为组织的健康发展创造必要的环境条件。
（2）跟踪性参谋咨询。是指职业秘书随着决策、计划的实施，在各个实施环节和步骤中，通过跟进、追踪发现问题、分析问题、反馈问题所进行的参谋咨询活动。
（3）进谏性参谋咨询。指职业秘书就组织管理中存在的某些问题与不足，向领导人提出规劝或改进的建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供相应咨询服务。
（4）提供资料性参谋咨询。当领导由于信息、资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难以决断时，秘书采取提供相关资料的方法为领导决策服务，让领导人根据充分准确的信息资料修改错误或早做决断。
小技法
善谋有为三法
第一，要有正确的角色定位。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。
第二，要有领会领导意图的聪明才智。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”，又不自作聪明。以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。
第三，要有进言献策的艺术技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。
3.办公部门提供参谋咨询服务的策略
办公部门形成了参谋咨询的具体内容后，在何种时机以何种方式提供给领导或领导机关，才收到最好的效果，产生最大的效益，也是值得斟酌的。
（1）先褒后贬。就是秘书发现领导决策或其他行为错误时，不是直接向领导指出其错误方面，而是先充分肯定、赞扬其中正确合理之处（这通常占据领导决策或行动的主体部分），在此基础上再指出错误或不足之处。
领导也跟平常人一样，当你真诚地称赞他时，他的态度就会变得谦虚起来，并会做好听取意见的思想准备。在这种情况下，秘书的意见就容易被接受了。这一方法也被称为“三明治法”。
（2）委婉谦虚。秘书参谋咨询的态度一定要谦虚，语气一定要委婉，语句一定要慎重选择，切勿显得你比领导更高明。
如：秘书发现领导某件事情处理方法不对时，不要这样提出问题：“××经理，我认为您对这件事情的处理有失妥当，想跟您谈谈，可以吗？”因为，“我认为”、“有失妥当”、“找您谈谈”等词语都带有居高临下的语气，容易引起领导反感。如果换成“××经理，我对处理这件事有一点不成熟的想法，想向您请教，不知该说不该说？”才是秘书应持的态度。
（3）巧设比喻。设喻是一种非常有效的进言技巧。秘书向领导谏诤时，运用性质近似的事物来打比方，使领导从中悟出自己应该怎样做。如《战国策》中邹忌讽齐王纳谏时，就是用一组贴切的比喻使齐威王接受他“广开言路”的建议的。
（4）援引实例。事实胜于雄辩。一个真实的事例往往比一番精辟的议论更有说服力。秘书就某一件事向领导建议时，可以向领导提供一些实例，而不必直接说出自己的观点，让领导从具体例子中领悟出自己的失误。
（5）动之以情。与领导关系融洽的秘书，提建议时以朋友身份比以职务身份效果要好。因为以朋友身份说话，可使领导感到你不仅仅是从组织利益出发，更不是为了达到个人目的，而是真心诚意地想协助他搞好工作。领导为你的真情所感，就更容易接受你的意见。
（6）把握时机。秘书发现领导有错误意图时，应在这种意图变成决定、文件或材料之前进行劝说，这时领导意图尚未公诸于众，不存在怕被人说“讲话不算数”的心理障碍，也就比较容易接受正确意见。
心理学研究证明，一个人在心情轻松舒畅时比较容易接受不同意见，而在情绪紧张烦躁时，对不同意见往往产生本能的反感。因此，秘书提意见最好选择在领导心情好的时候进行。
（7）注意场合。秘书不宜在会议或其他正式场合对领导进行劝诫活动。因为有第三人（无论是同级领导、本单位员工还是外单位来客）在场时，秘书公开发表与领导不同的看法，或者直接指出领导错误，会使领导感到难堪，秘书的意见也就很难被接受。相反，在非正式场合，如共进午餐或陪同领导出差时，不存在“怕丢面子”的问题，秘书所提意见常常能被领导重视和采纳。
当然每位领导经历、修养、性格、习惯各不相同，对上述策略的运用不能千篇一律，而应灵活掌握。但无论对什么样的领导，秘书必须十分明确：参谋咨询的目的是使领导接受意见，改正错误，避免工作上的损失。秘书的意见再正确，动机再纯正，如果不被领导采纳，也就谈不上任何价值。
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一定程度上与领导唱唱“对台戏”
办公室主任是个双重性角色，他既是秘书班子的“大班长”，又是协助领导决策的“参谋长”。
作为“大班长”他以贯彻和领会领导意图为使命，以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标。
作为“参谋长”，则要依靠独立的精神和智慧的头脑为领导服务，以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。
实践训练
1.案例分析
孟尝君门客冯谖，为人机智，工于心计。他早年丧父，与母亲相依为命，虽贫寒而志不移，为人孤傲。后为生计寄食于孟尝君门下。他们第一次见面时，孟尝君询问冯谖有什么爱好及特长，与多数夸夸其谈的门客不同，冯谖淡然地说他没有什么喜好，也没有什么才能。孟尝君大笑之余还是留下了他。
做门客的时间长了，冯谖觉得孟尝君给自己的伙食标准太低，便靠着柱子弹击着自己的长剑唱道：“长铗（剑）归来乎！食无鱼。”有人将这事报告孟尝君，孟尝君说：“给他吃鱼，待遇按中等门客标准。”不久，冯谖又弹铗而歌：“长铗归来乎！出无车。”门客都嘲笑他不知足，并报告了孟尝君。孟尝君说：“那就给他配车，享受上等门客待遇。”过了一段时间，冯谖再次敲起他的长铗：“长铗归来乎！无以为家。”周围的人都认为他是个贪得无厌、不知自重的人，可孟尝君却颇有度量，派专人为冯谖老母送去衣食。这样，冯谖不再发牢骚了。
到年底时，孟尝君想挑选懂会计的门客代他到薛邑（孟尝君封土）收债，冯谖主动申请前往。孟尝君很高兴地同意了。冯谖收拾停当之后，向孟尝君辞行，并请示“收完债，您需要买些什么东西吗”？孟尝君顺口答到：“先生看我家里缺什么，就买什么吧！”
冯谖驱车来到薛邑，派人把所有负债之人都召集到一起，核对完账目后，他便假传孟尝君命令，当面烧掉了所有债券，把所有债款赏给负债诸人，百姓感激，皆呼万岁。
冯谖返回求见孟尝君，孟尝君没料到他回来得这么快，半信半疑地问：“债都收完了吗？”
冯谖答：“收完了。”
“那你给我买了些什么回来呢？”孟尝君又问。
冯谖不慌不忙地回答：“您让我看家里缺什么就买什么，我考虑到您有用不完的珍宝，数不清的牛马牲畜，美女也站满庭院，缺少的只有‘义’，因此我为您买回了‘义’。”
孟尝君不知所云，忙问“买义”是什么意思。冯谖就把以债款赏赐老百姓的事说了，并说：“您以薛为封邑，却对那里的百姓像商人一样刻薄地盘剥他们，我假传您的命令，免除了他们的所有欠债，并把债券都烧了。”孟尝君听罢，心里很不高兴，但事情既然已经这样了也只得悻悻地说：“算了吧！”
一年后，孟尝君失宠，被新即位的齐王赶出国都，只好回到薛邑。往日的门客大多各奔东西，只有冯谖还跟着他。当车子距薛邑还有上百里远时，薛邑百姓便已扶老携幼，夹道相迎。
孟尝君好生感慨，回头对冯谖说：“先生您为我所买的‘义’，今天终于看见了！”
冯谖说：“狡兔有三窟才能高枕无忧，您现在还只有一条退路，让我再为您凿两窟吧。”经过冯谖努力，秦、魏等国虚位以待，以重金厚礼聘孟尝君做相国。齐王听说后，追悔不已，连忙赐物谢罪，恢复了孟尝君相位。冯谖让孟尝君乘机请求齐王赐先王礼器并在薛地建立宗庙。等一切就绪后，冯谖向孟尝君回报道：“三个洞穴都已凿成，您姑且高枕而卧，过安乐的日子吧”。孟尝君后来又做了几十年相国，没有丝毫的过失，全仗了冯谖的计谋。“狡兔三窟”、“高枕无忧”等成语，正是从此而来。
分析与讨论：
（1）冯谖使用了哪些参谋咨询的方法？
（2）在孟尝君的事业发展中，冯谖的参谋作用体现在哪些方面？
（3）这一案例对你的启示是什么？
2.实务训练
完成项目任务2。
第4单元 不同决策阶段的参谋咨询
情景案例
宏利公司近年来发展速度非常快，凭借国内经济高速增长的宏观形势，5年来，公司从一个50多人的小企业发展到了300多员工，销售收入从5000万元增加到了近10个亿。
但在公司业务、效益快速成长的同时，肖总经理却开始已经意识到问题的严重性。危机的集中体现是企业员工执行力太弱，按肖总的原话就是公司决策层“沟通成本太高，决策效率低下”。
为此，总经办行政经理刘子文拟组织办公系统一班人开展决策调研。通过调查他们发现，公司执行力度的弱化，是由于公司决策层没有在公司发展的同时建立与员工的互信机制。经验化管理、制度化管理在产生效益的同时，也加剧了员工的焦虑情绪，因此，急需引入文化管理理念，落实以人为本的管理思想。
在刘经理的推动下，宏利公司一场建立信任的文化变革、战略宣传和行为训练开展了起来。半年后，公司执行力发生了天翻地覆的变化。肖总经理说，“相互信任的确是企业行政管理的根本大法。”
项目任务
请你以行政经理刘子文的身份，完成此次管理转型决策的参谋咨询工作，为科学制定决策方案、组织实施该方案、总结方案实施经验提供智力支持。
任务分析
高明的职业秘书在提供参谋咨询服务时往往着眼于本组织长远的战略目标，而不会囿于眼前的具体事项。
办公室工作业务中，许多工作似乎并没有可以量化的具体指标，但这并不等于干多干少一个样。聪明的秘书能从他人习以为常的事项中发现新机遇。
其实这里所说的“习以为常”并非真正是“习以为常”。在普通员工看来“习以为常”的事项中间，可能蕴涵着影响本组织发展的深层次的根本性的问题。秘书如果能和领导同时看到这一点，当然就成了领导“高参”了。
上述案例中的事项，普通人是尚未感觉到具体危机的。事实上，这个问题处理得好，公司就能人尽其才，减少内耗；处理得不好，则人心思散，公司管理成本将大大提高，甚至还有破产和垮台的危险。
要完成这一工作任务，就要求秘书养成想大事的习惯。见微知著、管中窥豹，从日常小事中感受局部细微变化对于整体和全局的意义。
同时，要对管理学思想以及各个阶段的演变有所了解，如经验化管理的特点是什么，有何利弊？为什么被制度化管理取代？制度化管理阶段呈现出什么优势？存在什么弊端？当代管理学的发展趋势是什么？等等。
秘书号称“内当家”，在处理事务性工作的同时，要留心左邻右舍动静，既做“千里眼”，又做“顺风耳”，尤其是先进单位管理模式等方面的新动向、新动作，要及时收集和掌握。
掌握好这些动态并适时地借鉴将使秘书自己与本组织立于不败之地。
相关知识
1.决策准备阶段的参谋咨询
（1）工作事项。
①与领导工作思路保持同步，做好辅助决策的思想准备。秘书不是领导，但只有以领导的思维来分析、看待问题，与领导保持思维上的同步性，才能胜任秘书工作岗位的实际需求。因此，对领导工作思路进行归纳总结，努力摸索其中带有规律性的东西，“关起门来当领导”，跟领导同步思维，互换角色，做好决策参谋的思想准备。
②深入调研，全面收集相关信息，做好决策前的资料准备。决策前办公部门有“奉命调研”和主动调研两种形式。无论哪一种形式，调研都应该深入下去，突出超前性、预见性、可行性。
③必要的专业知识、专业技术准备。决策涉及各个领域，涉及组织系统中的每一位员工，为避免决策出现偏差，决策者应该掌握与决策事项相关的专业知识与专业技能。尽管领导和秘书均属“通才”，但那还不足以保障形成科学的决策，办公部门应该建立起本行业、本专业领域的专家库，利用专家库资源更好地为决策服务。
小技法
拟订备选方案的参谋咨询
备选方案是提供给领导做最终抉择的参考方案，一般要准备3个左右备选方案。
拟订备选方案是一个复杂的过程，办公部门在拟订过程中要广泛征求各方面意见，尤其要征求相关专家意见。
拟订备选方案是领导做出决定之前的工作。若事关全局，则主要由办公部门完成；若涉及某一专门问题，一般由办公部门会同相关职能部门共同完成。
（2）操作要点
①领导决策需要充分、有效的信息作为基础，及时、全面、准确收集各方面信息是领导决策的依据，办公室信息工作是决策咨询工作的内容之一。
②领导决策前需要发现问题实质，需要了解各个层面的信息、各种合理化建议，以形成最优、最合理的实施方案，办公部门和秘书人员经常“奉命调研”，调研工作是办公部门与秘书为领导提供参谋咨询的途径之一。
③领导决策前为避免执行过程中出现过大阻力或偏差，决策前后需要对预知的矛盾进行充分的沟通与协调。何时沟通协调？采用何种方法和手段沟通协调，秘书与办公部门可以提供合理意见。
（3）注意事项
①时时更新观念。办公部门与秘书更新观念包含两层含义，一是与社会主流观念保持一致；二是更新与领导决策思维不尽一致的观念，与领导思维保持一致。而且这种更新应该具有主动性、超前性，频率应该勤、反应应该快。
②严守秘密。办公部门贴近领导，知密早、涉密广。一般情况下，领导重要的决策活动办公部门都会直接参与其中。秘书不仅了解领导真实的决策动机，也最先了解领导决策的走向以及具体内容。决策在公布之前是组织系统的机密事项，严守秘密是秘书的职业道德与工作纪律，也是《保密法》调整的范畴之一，所以秘书绝不能散布尚未公布的决策信息。
③保持平常心。为领导做好决策前的各项准备、创造最佳决策环境是秘书的份内职责，秘书提出的可行性参考意见也仅仅是决策素材之一。如果领导有采纳意向，秘书不要沾沾自喜，更不要向外炫耀，秘书的工作成果本来就具有潜隐性的特点，炫耀自己的成绩其实只会使领导怀疑秘书的参谋动机，影响甚至恶化与领导、与同事的关系。
2.决策形成阶段的参谋咨询
（1）工作事项。
①将领导的意图完善化、系统化。在决策过程中，领导的思路往往是新颖的、有创见的。但是，正因为新颖，所以往往并不见得非常完善。办公部门就有责任使领导决策意图更加完善、更加丰富、更加全面、更加系统，使之更具有可行性、可操作性。
②把领导的思路细化、具体化。办公部门和秘书在决策中跟踪领导思路，就是要对决策内容、程序、方式和要求进行具体细化，通过工作思路、任务项目、方法步骤措施的具体化，细化操作标准、操作规范和操作要求，明确各责任单位、责任人责任和具体时限，视具体情况提出定性和定量要求，能量化的量化，做到具体明确，减少伸缩性和不确定性。
③物化领导决策的智力成果。所谓物化领导决策的智力成果，是指将领导的决策意图、决策思路形成具体的方案、实施细则、阶段性总结、典型经验材料、述职报告、消息、简报等，以准确传递决策信息。
小技法
方案优选时的参谋咨询
领导最后决策一般是从各种备选方案中选择一个最合理的方案。
这一过程不是简单的举手表决，领导除了认真分析、研究各种备选方案外，还会听取方案起草人的详细汇报，或者责成办公部门组织专家讨论定夺，有时也会对方案做进一步的补充修改。
领导在研读方案的过程中经常会有一些具体细节问题向秘书咨询，此时秘书应该积极提供相应服务。
（2）操作要点。
①为集思广益，可建议召开会议，民主决策，协助领导推进会议进程并及时形成决议——会务工作中的参谋咨询。
②为各种方案拟订、修改提供合理化建议并根据授意拟订方案——文字工作中的参谋咨询。
③在各种方案的论证、优选过程中，为确定最佳方案提供建设性意见。
（3）注意事项。
①不要干扰领导决策。虽然领导未必事事高明，办公部门与职业秘书的参谋咨询客观上可以起到拾遗补缺的作用，但办公部门工作人员首先必须明确的是，秘书的意见、建议同样不可能件件都饱含着真知灼见。事实上，领导与秘书认识问题的高度和角度不同，领导认识问题常常具有一定的独特性，往往习惯于从宏观视野、长远规划方面考虑战略目标，秘书部门对领导决策产生干扰、误导领导决策的可能性是同样存在的。所以秘书不能不择时机、不分场合乱提建议、意见。
②把握好“度”。办公部门和秘书对决策形成的确可能起到一定的促进作用，但超越了职责范畴，极易越位。如果领导气量狭小或喜欢刚愎自用，秘书的建议非常容易被其视为指手画脚、冒犯权威之举。
③保密。在这一阶段同样应该注意遵守保密规范。在决策形成过程中，一般采用民主集中制原则。讨论阶段大家畅所欲言，一旦形成决策就应该只有一个声音。对决策过程中的相关信息除记录在案、形成文档供将来备查以外，不宜公开传播。
3.决策实施阶段的参谋咨询
（1）工作事项。
①跟进督办。决策执行过程中，领导一般责成办公部门和秘书始终在第一线跟进，以加大检查、督办力度，促使企业及有关方面将决策落到实处。
同时，组织管理是一个无限循环的动态过程，上一次决策的实施阶段同样是下一次决策的准备阶段。办公部门和职业秘书在决策实施阶段奉命跟进、督办，既是为了将有关工作落到实处，同时，收集到的基层的执行情况也是对决策调整提供参谋建议的第一手材料，可以及时调整决策方向，为新一轮决策做好准备。
②反馈信息。在决策跟进中，有何新情况、新问题、新经验，办公部门应掌握第一手资料，这是领导最关注的问题，也是组织系统的宝贵财富之一，需要办公部门及时收集、归纳、加工、整理。
③协调。在决策实施过程中，组织内外可能出现一系列新的情况，其中不乏矛盾与问题。为此，办公部门需要即时协调，或者奉命召开专题协调会予以协调。
（2）操作要点。
①领导决策后办公部门和相关秘书跟进、落实、反馈并提出整改建议或其他可行性建议。
②在调研、信息工作的基础上对各种决策效果总结、评估，实际上是为新一轮决策的拟订提供参谋咨询服务。
（3）注意事项。
①与人为善。与人为善，是中华民族的传统美德，也是秘书为人处世的重要准则。在决策实施阶段的跟进，办公部门与秘书应该清醒地认识到自己所处的职能地位，做到平等待人。应该充分看到决策执行过程中存在的客观困难，设身处地为基层员工着想，以便更好地将决策事项落实下去。
②深入基层。只有深入基层、深入实际、深入群众，秘书才能了解下情，了解基层员工所思、所盼、所急、所需、所难，了解到基层真实的决策执行情况，从而掌握第一手资料，保证下一步决策的科学性、正确性，提高决策工作中的预见性和创造性。深入基层，也可以帮助基层解决实际问题，切实帮助基层群众解决实际困难。
③实事求是。就是从实际出发，探寻事物规律性，按客观规律办事。在决策实施的调研过程中，秘书不要先入为主，对客观存在的实际问题视若无睹；也不能一味迎合领导，应该如实反应决策过程中实际存在的问题，如实汇报基层员工的真实状态，促进管理工作的高效开展。
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秘书工作四误区
1.把秘书为领导服务，扭曲成对领导的人身依附和人身服务。有人把秘书视为领导的侍从，而秘书圈内个别人也把围着领导转、伺候好领导作为他的主要工作内容，这就误读了秘书的社会属性。
2.把秘书为领导服务理解为行政权力意义上的“领导工作”服务。“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前。
3.轻易抛出“夹生”观点，强加于领导，于公于己都不好。
4.尽出“馊主意”，热心帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。
要避免以上误区，秘书人员就要用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好本职工作，不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
实践训练
1.案例分析
魏王曹操得悉大将夏侯渊被黄忠所杀后，亲率大军20万为夏侯渊报仇，不想屡遭失败。这天，曹操看到厨房送来的是鸡汤，联想到目前战局感觉就像啃鸡肋骨，丢掉舍不得，要吃没什么肉，心中无限感慨。这时，正好大将夏侯敦前来请示夜间口令，曹操随口而答：“鸡肋！鸡肋！”行军主簿杨修听到这一口令后，随即吩咐随行军士秘密收拾行装，准备归程。夏侯敦惊问何故，杨修说：“从今夜口令便知魏王将要退兵。鸡肋，是要吃无肉，丢掉可惜。现在的战局也正是这样。进不能胜，退恐人笑。我料定魏王不日一定班师回朝，所以预先收拾行装，以免得到时慌乱。”夏侯敦听了，也觉得有道理，于是也收拾起来。曹操知道后大怒，以“乱我军心”之罪将杨修处斩了。
分析讨论：
在决策形成阶段杨修犯了什么错误？
2.实务训练
今天下午公司经理例会讨论的中心议题是公司管理战略的转型问题。经过讨论和横向对比，特别是与“谷歌”、惠普等500强企业新型工作模式和人力资源管理策略比较，大家觉得公司制度化管理现状缺少人文关怀、人性化考量等基本元素。为落实“以人为本”、“和谐发展”新型发展观，公司决定寻求管理思想、管理模式上的转型。
如果你是公司总经办行政经理，将怎样与肖总配合开展相关工作？试列出你的整体解决方案。
知识小结
审慎、稳健驾驭组织系统是每位管理者的基本诉求。这就要求为领导服务的综合性办公部门和秘书能站在全局高度，在大事、要事上及时提供信息，发挥参谋助手作用，围绕工作重点、难点、热点为决策者出谋划策。同时，参谋咨询活动渗透于所有秘书工作之中，日常事务性工作同样融入了秘书的参谋咨询等智力劳动。本模块介绍了办公部门参谋咨询活动的特点、作用、内容与基本方法，旨在通过项目任务推动、案例分析等实训方式培养相关技能。