第四十二条 采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应当包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）邀请和选择供应商的条件及原因；
（五）评标标准及确定中标人的原因；
（六）废标的原因；
（七）采用招标以外采购方式的相应记载。
四、政府采购相关术语
（一）公开招标采购、邀请招标采购
1．公开招标采购
（1）概念及特点。公开招标采购是指招标单位以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。
公开招标与其他采购方式相比，无论是透明度上，还是程序上，都是最富有竞争力和规范的采购方式，也能最大限度地实现公开、公正、公平原则。该方式具有信息发布透明、选择范围广、竞争范围大、公开程度高等特点。所以，公开招标是政府采购的主要采购方式，与其他采购方式不是并行的关系。因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，需要在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门的批准。
（2）适用情形。关于工程公开招标问题，《政府采购法》第四条已经作了规定，只对货物和服务公开招标作出规定。达到公开招标数额标准或规定应当公开招标的项目，应当采用公开招标采购方式。公开招标数额标准适用于集中采购项目，也适用于集中采购以外限额标准以上的政府采购项目。
（3）注意的问题。采购人不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零，或者以其他任何方式规避公开招标采购。
原则上一年当中采用其他采购方式采购相同项目的品目两次以上，属于规避行为，按违反规定处理。未经批准而采用其他采购方式采购数额标准以上的品目，或者先行采用其他采购方式采购数额标准以上的品目，而后补报申请手续的，属于违反本条规定行为。故意拖延采购实施时间，使采用公开招标的时间难以满足采购需求，只得采取其他采购方式，这也属于规避行为。
2．邀请招标采购
（1）概念及特点。所谓邀请招标，也称选择性招标，由采购人根据供应商或承包商的资信和业绩，选择一定数目的法人或其他组织（不能少于三家），向其发出招标邀请书，邀请他们参加投标竞争，从中选定中标的供应商。
这种采购方式具有以下特点：一是发布信息的方式为投标邀请书；二是采购人在一定范围内邀请供应商参加投标；三是竞争范围有限，采购人只要向三家及以上供应商发出邀请标书即可；四是招标时间大大缩短，招标费用也相对低一些；五是公开程度逊色于公开招标。
（2）适用情形。邀请招标只适用于以下两种情形：一是只有采购项目比较特殊，如保密项目和急需或者因高度专业性等因素使提供产品的潜在供应商数量较少，公开招标与不公开招标都不影响提供产品的供应商数量的；二是若采用公开招标方式，所需时间和费用与拟采购的项目总金额不成比例，即采购一些价值较低的采购项目，用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的情况，采购人只能通过邀请招标方式来达到经济和效益的目的。
（3）注意的问题。
第一，邀请招标的有效投标供应商不少于三家，否则无效。
第二，除特殊原因，潜在投标供应商数量较多的，不应当采用此办法。
第三，两个适用情形不是同时适用的关系。
3．适用程序
实施招标采购方式的，应按《政府采购法》和《招标投标法》中规定的程序进行：
（1）编制招标标书；
（2）在财政部指定的媒体上发布招标公告或发出投标邀请；
（3）接收投标人投标；
（4）组织开标；
（5）评标及定标；
（6）授标签约；
（7）履行合同。
（二）竞争性谈判采购
1．概念
竞争性谈判，指采购人或代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商。政府采购中的谈判是指采购人或代理机构和供应商就采购的条件达成一项双方都满意的协议的过程。
2．适用情形
符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标，或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的。招标失败的几种情况：一是招标后没有供应商投标；二是招标后有效投标供应商没有达到法定的三家及以上，或者是投标供应商达到了三家及以上，但其中合格者不足三家的；三是再进行重新招标也不会有结果且重新招标不能成立的。
（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。即由于采购对象的技术含量和特殊性质所决定，采购人不能确定有关货物的详细规格，或者不能确定服务的具体要求的，如电子软件开发与设计。
（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。指的是由于公开招标采购周期较长，当采购人出现不可预见的因素（正当情况）急需采购时，无法按公开招标方式规定程序得到所需货物和服务的。
（4）不能事先计算出价格总额的。具体是指采购对象独特而又复杂，以前不曾采购过且很少有成本信息，不能事先计算出价格总额的。
3．适用程序
采取竞争性谈判方式的，要按照下列五个步骤执行。
（1）成立谈判小组。符合竞争性谈判采购方式的采购项目，一般采购金额较大，具有技术复杂、性质特殊和不确定性等特点，需要由一支专业队伍组织采购活动。为此，法律规定要成立一个谈判小组，小组成员由采购人代表和有关专家三个以上（含三个）的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。
（2）制定谈判文件。竞争性谈判虽然与招标是两种不同的采购方式，但基本要求相同。采取招标采购方式的，要事先制定招标文件，同样，采取竞争性谈判采购方式的，也要在谈判活动开始前制定谈判文件。在谈判文件中规定好下列事项：谈判的具体程序，如谈判轮次及每个轮次的谈判重点；拟谈判的内容，包括技术规格、价格、服务等；合同草案，包括当事人的权利和义务、履约期限和方式、资金支付要求、验收标准等；评定成交的标准（类似招标文件中规定的评标标准），明确谈判小组应当考虑的具体因素及相关要求等。
（3）确定邀请参加谈判的供应商。谈判小组首先要规定参加谈判的供应商资格条件，然后从符合资格条件的供应商名单中确定并邀请不少于三家的供应商参加谈判。在给供应商发出谈判邀请时要提供谈判文件，作为供应商决定是否参加谈判的参考依据。
（4）开展谈判。在谈判活动中，为了维护谈判的公平和公正，谈判小组成员要作为一个集体与单个供应商分别谈判。谈判的任何一方或者谈判小组成员不得透露与谈判有关的其他供应商的资料、价格和其他信息。在谈判小组与各供应商进行了相同轮次的谈判后，为了更好地实现采购目标，谈判小组可以修改谈判文件，但涉及实质性变动的，要以书面形式通知所有参加谈判的供应商。供应商收到修改谈判文件的通知后，可以决定是否继续参加谈判活动。
（5）确定成交供应商。基本程序是，谈判小组在谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内提交的报价应当作无效处理。谈判小组要按照谈判文件规定的评定标准，对供应商提交的报价进行评审，确定成交候选人名单报采购人。采购人从成交候选人名单中按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。
4．注意的问题
（1）要体现竞争要求，谈判应保证适当的竞争，采购人应与足够数目即不少于三家的有效供应商进行谈判，以确保有效竞争。
（2）谈判条件不得有歧视性条款，公平对待所有参加谈判的供应商。
（3）必须是有效的供应商，有效主要是指符合采购人提出的货物和服务采购需求，且满足谈判条件的供应商。
（三）单一来源采购
1．概念及特点
单一来源采购，也称直接采购，指达到了限额标准和公开招标数额标准，但所购商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情况。该采购方式的最主要特点是没有竞争性。正是由于单一来源采购具有直接采购、没有竞争的特点，使单一来源采购只同唯一的供应商签订合同，也就是说，采购活动处于一对一的状态，且采购人处于主动地位。
2．适用情形
符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购。
（1）只能从唯一供应商处采购的，即采购的项目只有唯一的制造商和产品提供者。
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，紧急情况指正常因素或非归因于采购人的情况。
（3）就采购合同而言，在原供应商替换或扩充货物或者服务的情况下，更换供应商会造成不兼容或不一致的困难，不能保证与原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购金额不超过原合同采购金额的10％。
3．应注意的问题
（1）遵循的原则。采购人与供应商应当坚持“政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则”开展采购。单一来源采购是政府采购方式之一，尽管有其特殊性和缺乏竞争，但仍然要尽可能地遵循这些原则。
（2）保证采购质量。政府采购的质量直接关系到政府机关履行行政事务的效果，因此，保证采购质量非常重要。虽然单一来源采购供货渠道单一，但也要考虑采购产品的质量，否则实行单一来源政府采购本身就没有意义。
（3）价格合理。单一来源采购虽然缺乏竞争性，但也要按照物有所值的原则与供应商进行协商，本着互利原则，合理确定价格。
（4）添购是指在原有采购项目上增加，而不是新购置一种商品，否则属于购买另一种商品。
（四）询价采购
1．概念及特点
询价采购方式就是我们通常所说的货比三家，这是一种相对简单而又快速的采购方式。询价就是采购人向有关供应商发出询价通知书让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。
与其他采购方式相比有以下两个明显特征：一是邀请报价的供应商数量应至少有三家；二是只允许供应商报出不得更改的报价。这种方法适用于采购现成的而并非按采购人要求的特定规格特别制造或提供的标准化货物，货源丰富且价格变化弹性不大的采购项目。询价主要是统一标准化产品，通过价格确定中标，基本上不考虑其他因素，比如复印纸、饭店服务等类似项目。
2．适用程序
采取询价采购方式，必须按照下列程序执行。
（1）成立询价小组。适合询价的货物主要是简单标准的货物，在目前市场产品质量参差不齐的情况下，必须对质量符合国家有关规定的合格产品进行询价，不符合国家政策规定和质量不合格产品不得列入询价范围。为此，法律规定要成立一个不少于三人的单数的询价小组，小组成员有采购人代表，还要有专家，其中专家应占询价小组成员总数的三分之二以上。询价小组在开始询价采购前，要确定下列事项：采购项目的价格内涵，如要求供应商的报价是指货物本身售价还是应当包括运费、安装调试费、售后服务费等；评定成交供应商的标准，如以价格最低成交还是综合评审成交。
（2）确定被询价供应商名单。询价小组首先要根据采购需求，制订被询价供应商的资格条件，重点考察供货品种、信誉、售后服务网点等。然后根据资格条件确定被询价供应商名单，并以公平的方式从中选择三家及以上供应商作为被询价对象。最后向这些供应商发出询价通知书。通知书中应当注明采购需求、价格构成、评定成交供应商的标准、报价截止时间等事项。
（3）询价。被询价的供应商只能一次性报价，报价提交给询价小组后，不得更改，所以被询价的供应商在确定报价时，一定要慎重。
（4）确定成交供应商。询价小组完成询价工作后，要形成询价报告，提交给采购人，由采购人确定成交供应商。采购人在确定成交供应商时，必须严格执行事先确定的成交供应商评定标准。采购人确定成交供应商后，要将结果通知所有被询价的未成交供应商。 [1]
五、中学政府采购的问题及建议
（一）中学政府采购存在的问题
1．周期长与中学需求的及时性存在矛盾
中学采购时如果按照政府采购程序进行运作，采购周期一般长达3个月。而在现实教学中，中学对货物、工程、服务的需求往往要求要快，比如对某些教学仪器设备以及教辅设备的需求就具有紧急性、时效性的特点，如果采取政府采购就会造成教学工作的延误，政府采购周期长与中学所需的时效性之间产生了矛盾，由此导致了政府采购不能满足学校的要求。