①柱状图形。通常用于表示相对数量关系。建立柱状图，首先要把数据分成不同的组，每组柱状框表示在给定数值范围内的数据点。
②圆比例图形。一般用来显示各种数字比例关系。
③折线图形。一般用来表明事物量的变化和变化的原因。
④流程图形。一般用来表示复杂的工作网络体系。
⑤形象图形。一般用图像直接表示事物的内容和范围，实际上也是一种示意图。
图形易于进行比较和说明问题。使用时应少而精，要绘制得清晰、简明、大方、美观，使人通过看图能够加深对内容的理解。
图形要根据所表达的内容进行设计，图文照应。图形表示事物有多种形式，如果条件许可可采用照片作为图形语言。现在很多报告普遍采用电子 PPT 形式，图文并茂，准确地反映了事物的真实面貌，效果非常好。
（3）表格。就是按类别排列事项。表格一般由表题、表序、表栏组成。公文表格分为两类，一类是数字表格，主要适用于各类数据的精确统计。
另一类是文字表格，主要适用于研究对象的性质、特点及工作动态的分析、比较等统计。
表格内容设计越简单越好，最好一个表格一个中心内容。
使用图和表，目的是“言少而事丰”，节省文字增加内容，以直观手段加深读者印象。使用时，一定要目的明确，通盘考虑。
三、公文语言修辞
公文主要是依靠选词与造句来提高语言表达效果。如果说选词、造句是为了把话写通，使公文通顺，那么，讲究修辞，则是为了把话写美，即要求拟稿语言具有一定的形式美。在拟稿中运用修辞手法，可以增强公文的可读性和感染力。
拟稿通常用比喻、排比、对比、设问、简缩等修辞格。
1.比喻
比喻就是打比方，是用熟知的事物比喻不常见或不易懂的事物和道理。比喻具有形象具体化的特征，拟稿运用比喻能使抽象的道理变得具体，使深奥的道理变得浅显易懂，使平淡无奇的事物描绘得生动形象，从而增强表达的形象性，提高公文的感染力、说服力。比喻分明喻、暗喻和借喻三种格式。
明喻就是明显地打比方，用比喻词把本体与喻体连接起来，被比喻物和比喻物都出现，一般格式为“甲像乙”。常见比喻词有“好比”、“仿佛”、“好似”、“如同……一般”、“跟……一样”等。如，“研究院为了攻克航空技术难关，攻关组如同苦行僧一般，在暗无天日的 ‘技术隧道’ 里殊死拼杀，终于研制成功国内最复杂的UM系统。”拟稿人用苦行僧比喻科研人员的奉献精神，用“技术隧道”形容技术道路的艰险，取意精深新颖，比喻贴切自然，感染力极为强烈。
暗喻就是隐含地打比方。一般格式为“甲是乙”，常用“成为”、“变成”、“是”等带有判断性质的词语取代比喻词，把本体与喻体连接起来。如，郭沫若在《科学的春天》中这样写道：“你们是初升的太阳，希望寄托在你们身上。革命加科学将使你们如虎添翼，把老一代革命家和科学家点燃的火炬接下去，青出于蓝而胜于蓝。”把青年比喻“是初升的太阳”，形象有力，深深地表达了对年青一代殷切的期望。
借喻就是借彼事物比喻此事物，本体与比喻词均不出现，而由喻体直接代替本体出现。如，邓小平同志在《解放思想、实事求是，团结一致向前看》中指出：“我们要创造民主的条件，要重申 ‘三不主义’：不抓辫子，不扣帽子，不打棍子。”这里运用借喻，把以前工作和生活中出现的问题和错误比喻成“辫子”，把对这些问题和错误的认识上纲上线比喻成“帽子”，把对问题和错误的处理比喻成“棍子”。这种比喻既做到了恰当、贴切，同时又注意了浅显、鲜明和新颖，生动形象，通俗易懂。
比喻使事物生动、形象、具体，给人以鲜明的印象。比喻修辞格在公文中的运用相当普遍。用“文山会海”比喻文件多、会议多；用“上台阶”比喻经营效益又有了新突破。《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》中多次运用象征性的喻体作比喻，如“坚决反对搞花架子”；“清理和取消 ‘小金库’”；“反对搞华而不实和脱离实际的‘形象工程’、‘政绩工程’”等，生动鲜明地痛批了官僚主义作风。
要注意比喻的两种事物必须要有相似点，同一事物或没有相似点的事物是不能作比喻的，只能用有类似点的事物来比拟想要说的事物。贴切恰当的比喻，能给人以启发和联想。因此，拟稿要精细地分析所选用的材料，准确地把握比喻事物的含义，做到本体与喻体相一致，按照拟稿中心思想准确比喻，以增强比喻的表达力。
2.排比
排比就是把结构相同，表意相似的句子连续排列在一起。排比句节奏鲜明，结构整齐，音律铿锵有力，公文常用排比句强调叙述的事理。
在公文中构成排比的句子，从结构上看大致有格律句、层递句、重复句三种类型。
格律排比，因字数相等、结构相同、排列整齐，读起来琅琅上口，很有节奏感。例如， “权为民所用，情为民所系，利为民所谋”，句式整齐，结构紧凑，势如排炮，一气呵成，情深意笃，富于感染力。
层递排比，长短句结合，语气一致，表意层层深入。如：“全面贯彻落实 ‘三个代表’ 重要思想，关系党和国家工作的全局，关系实现全面建设小康社会的宏伟目标，关系中华民族的伟大复兴，关系中国特色社会主义事业的长远发展”（胡锦涛：《在“三个代表”重要思想理论研讨会上的讲话》）。强调全面贯彻落实“三个代表”重要思想的重要性，随着语气的不断加强，意思逐层深入，极大地增强了紧迫感。
重复排比，相同词语重复出现，表意并列，语气相同，强调和突出某一问题的作用。如“严格要求、严格教育、严格管理、严格监督。”（《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》）。这些结构大体相似，整齐匀称，“严格”反复出现，音调和谐铿锵，增强了气势。
排比句是拟稿文思的自然流露，不应东拉西扯，生拼硬凑。自然流露出来的排比句不但增添文采，而且气势贯通，给人一种整齐匀称的美感。生拉硬凑、牵强附会的排比句不但不会增添文采，弄不好就是狗尾续貂，适得其反。
拟稿在运用排比时，要有真情实感，特别注意所排比的句式要基本相似，连续的句子也要在三句以上，多项并举，表意条理清晰，语言结构整齐，阅读和谐流畅。
3.对比
对比就是在完全相反或相对的两种不同性质的事物中作比较。对比可以鲜明地揭示出事物之间的矛盾差异，为了说明事物真实情况，公文常常采用对比的方法加深人们对其事物的理解和认识。
对比大致有两种：一种是对两种不同性质的事物作对比。例如，“研究院飞机型号研制中，严格质量控制，‘铁心、铁腕、铁面孔’ 抓质量安全工作，确保了重点飞机首飞成功。”用“铁心、铁腕、铁面孔”反衬质量安全的严肃性，突出表现出研究院抓质量安全的坚定决心，震耳发聩，令人不能不高度重视质量安全工作。
另一种是对相同事物的两个方面作对比。例如，“只要能使人民得到幸福，也就是我们最大的幸福。”这种把自己的苦与祖国人民的乐联系在一起加以对比权衡，充分表达了自我牺牲精神。
对比时要注意事物正反两面必须有一定的联系。可以用词、句对比，也可以用段、篇对比。
4.设问
设问就是无疑而问。设问具有很强的“悬念”效果，耐人寻味，引人思考，使强调的事物得到突出地表达。
设问有两种形式。一种是明问，即自问自答，就是自己设问自己回答。例如，毛泽东在《纪念白求恩》中说：“一个外国人，毫不利己的动机，把中国人民的解放事业当做自己的事业，这是什么精神？这是国际主义的精神，这是共产主义的精神，每一个中国共产党员都要学习这种精神。”卒章显志，把学习白求恩精神上升到了一定的高度，具有强烈的激励作用，
另一种是暗问，即问而不答。所谓问而不答，是指答案已暗含在字里行间了，不需要回答。例如，邓小平《在全国科学大会开幕式上讲话》说：“大家知道，生产力的基本因素是生产资料和劳动力。科学技术和劳动力是什么关系呢？历史上的生产资料，都是同一定的科学技术相结合的；同样，历史上的劳动力，也都是掌握了一定科学技术知识的劳动力。”有力地阐述了科学技术是生产力的这一马克思主义基本原理，逻辑严谨，不可辩驳，具有很强的说服力。
设问的作用在于引起受文者的思考。标题或开头设问，能吸引和启发人们的思考，帮助领会主题；段落之间设问，可起承上启下的过渡作用，衔接紧凑；议论设问，能使论证深入，脉络清晰；用于结尾，不但点明了主题，增强语势，又意犹未尽，令人振奋。
5.简缩
简缩就是把名称或有相同词语的联合句式直接缩写组成新的词语形式，简缩可以说是概括的结果。简缩大致有名称简缩、概括简缩、归项简缩三种类型。
名称简缩是指专有名称（机关单位、社团组织、会议活动、文件资料）的简缩。拟稿通常运用简缩名称，但必须是公知公用、熟悉的词语，如，“国防科学技术工业委员会”简缩为“科工委”；“中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议”，简缩为“十六届四中全会”；“《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》”简缩为“决定”。如果是自定义的简缩名称，在文中第一次出现时应用全称并注明简称。
概括简缩是指把长句概括为短句，概括的新词语必须为社会所公认的约定俗成的词语。如“文化大革命”概括为“文革”； “高科学技术创新工程”概括为“高新工程”；“军品科研能力结构调整”概括为“军调”。
归项简缩是指对有相同词语的句式相加，按合并同类项组成的数代词语。归项简缩有两种情况，一是单项句相加简缩，就是把首尾相同的词语相加，以数词加原词作为简缩后的数代词语。
首词相同的单项句相加简缩，如“代表中国先进生产力的发展要求，代表中国先进文化的前进方向，代表中国最广大人民的根本利益”，简缩为“三个代表”。
尾词相同的单项句相加简缩，如“革命化、年轻化、知识化、专业化”，简缩为“四化”。
单项句相加简缩词语在公文中使用的频率非常高，诸如“两个务必”、“三项制度”、“四好班子”、“五保劳动竞赛”等。
二是多项句合并归类简缩。例如，“讲文明、讲礼貌、讲道德、讲秩序、讲卫生；心灵美、语言美、行为美、环境美和热爱祖国、热爱社会主义、热爱中国共产党”，按相加数同项归类简缩为“五讲四美三热爱”。再如，“个人讲、集体评；领导讲，群众评；机关讲，基层评”简缩为“三讲三评”活动。
简缩词语内容精练，观点鲜明，语言简洁，便于记忆。例如，研究院把新一年的科研生产经营工作确定为：“实现一个目标（飞机定型），确保两个节点（完成发图，通过评审），加快三个产业发展（民品、三产、酒店）”。任务明确，内容精练，给人留下了深刻印象。
运用简缩要尽量使用表意明确、易懂易记的词语，鲜为人知的简缩词语尽量不要用，如果非用不可，尤其是自定义而且是第一次出现的简缩词语，一定要加以说明，明确其定义。
6.附注
附注就是给文稿中的引文加注释。一般法定公文很少采用附注，附注主要用在调研报告、工作研究、交流材料等理论性文体中。附注一般有三种方式。
一是行中注。行中注有两种形式，一种是公文附注，就是在引文之后，用括号的形式注明引文的标题、字号，如：“根据《集团公司合同管理规定》（航发［ 2005 ］ 37号）结合研究院科技预研的实践，制定本办法。”一种是书刊附注，注明引文的作者、著作或文章的名称、出版社、页码。例如：“在任何时候任何情况下，领导干部都要坚持把最广大人民的根本利益放在首位。”（胡锦涛：《在全党大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风》，《保持共产党员先进性教育读本》，党建读物出版社，第273页）。
二是页末注。就是在一页稿纸的下端注明引文的出处。一页中只有一段引文的，在引文末端的右上角注上图样；引文在两段以上，要标明序号，在引文末端右上角标出①、②、③。如：“各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳①。”
三是篇尾注。就是在全文后面集中标明引文的出处，与页末注不同的是它将全文的引文从前至后按顺序统一编号。其他要求与行中注相同。
采用何种方法加注，要视文稿的情况而定。通常情况下，全文引文不多，使用行中注可以给人以直观的感觉，如果引文较多，则最好用页末注或篇尾注的形式。
第四节 提高语言表达能力的途经
一份文件的优劣，涉及到的因素很多，其中一个重要因素，就是拟稿语言表达能力上的差距。
娴熟地运用语言技巧是拟稿准确表意达志的重要因素。刘勰在《文心雕龙·情采》中指出：“言以文远。”就是说，文章因有文采，才能流传千古。唐代散文家李翱在《答王载言书》中也指出：“义虽深，理虽正，词不工者不成文。”拟稿如果语言不准确、不鲜明、不生动，即使立意深刻，那也不能成为一篇优秀的文稿。
公文语言要求平实，不加粉饰，但绝不会是索然寡味的呆板和枯燥。实际上，优秀的公文大都是以词语丰富、语言新颖、文笔优美而取胜。