一、拟稿语言的要求
1.准确得体
在公务活动中公文用词历来是一个敏感的问题，历史上因错用一字而丢官的大有人在。据《续资治通鉴》记载，北宋时期，大学士杨亿奉命起草答辽国书，他在称赞宋朝与契丹辽王朝和平相处时写道“邻壤交欢”，宋真宗看后觉得有贬义，就在“壤”字旁注上“朽壤”、“粪壤”、“鼠壤”，杨学士马上改为“邻境交欢”，因此被罢官。
公文具有很强的政策性和指导作用，语言准确得体是基本要求。首先拟稿用词要准确。每一个词都有其特定的意义，要认真分辨词义，注意辨别同义词、近义词在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面的细微差别，精心选用词语。
避免用词模棱两可，尽量不用“据说”、“大致”、“也许”一类词语。公文拟稿一般使用单义词语，不使用有歧义的词语，较少使用模糊语言和委婉的语言，对一些相似或相近的概念，要区分清楚，不能含糊。凡是需要用修饰性的形容词或副词来限制名词或动词时，要特别谨慎，做到准确描述，避免夸大或缩减。
其次拟稿用词要得体。就是拟稿的内容、语气要与其制发公文单位的地位相称，根据行文关系和文种特点，把准公文语言基调。如《命令》、《决定》等就要用庄重严肃的词语；《通知》、《制度》则要用理性的词语。
对上行文语言不矫揉做作，对下行文不盛气凌人；表彰决定应实事求是，批评通报应言之凿凿。要力诫空洞的说教，无论是汇报工作，还是安排工作都要实实在在。实在并非处处“实在”，而要把握好用词的分寸，注意区别词语的感情色彩，同一个意思可以用许多类似的词语来表达。在特定的语言环境中有时使用模糊词语更得体。如领导讲评工作时用“绝大多数同志表现出色”就颇为得体。
公文语言还要有时代感，如“三个代表”、“建设和谐社会”、“开展八荣八耻教育”等。
2.简练规范
简练规范是公文的重要要求，列宁在《土地问题和马克思的批评》中说，写文章“要像电报那样写得极其简短”。简练就是力求用最少的话将内容说明白。
语言简练是思维清晰的标志，是才华和智慧的体现。语言繁冗只能说明认识模糊，思维混乱。首先要理清思路，围绕主旨，抓住核心，讲最想说的话，拟写最必要的文字，行文造句言简意赅。
说明事理要多采用直接说明、简要说明的方式。叙述事件要多采用综合叙述、概括叙述的方式，求真不求全，求精不求细，求直不求曲。议论要直接阐明观点，少推理论证，使公文拟稿“篇无赘句，句无赘字”。
公文语言是非常规范的书面语言，要合乎语法、逻辑的规范，并严格遵循语法规则和国家规定的标准，尽量使用公文专用词语和约定俗成的语言习惯。
拟稿应在保证公文表意明确的前提下，选用结构简单的直笔表意句式，多用短句，少用长句和复句，一般不用夸张、拟人、双关等修辞手法。
为增强公文表现力，可适当运用一些文言词语和成语。总之，公文语言要做到表意周全，简而不疏，简而不漏。
3.通俗易懂
公文广泛的受众性决定了拟稿语言必须通俗易懂。毛泽东在《八届七中全会上的讲话》中指出：“凡是看不懂的文件，一律不准拿出来，拿出来也要顶回去。写文件要通俗，要有目的性，观点要明朗，讲话要看对象。”实际上，真正有影响的文件，往往都是用朴实平直、明白易懂的语言表达出来的。拟稿要力弃晦涩的词语。
公文语言应让人一看就明白，就懂得该做什么、怎么做，而不必去仔细推敲或揣摩。拟稿不饰雕琢，公文语言就通俗易懂，就能表达出公文的观点和态度，从而具有指导意义。
胡锦涛的讲话《在全党大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风》，通篇通俗易懂，易于领会。邓小平讲话则更像口语，如：“世界上的事情都是干出来的，不干，半点马克思主义都没有。”语气平易自然，却有不可辩驳的力量。
4.留有余地
拟稿是公文的草稿，是提供领导审阅的稿件。拟稿不要把所叙的事物写满，写得太严密，要留有一定的余地，供领导修改。
如果稿件写得天衣无缝，增一字嫌多，删一字嫌少，没有一点修改的空间，即使拟写得再好，领导虽然找不出什么问题，却往往不会肯定稿件。
有的领导为显示领导水平，常常会指出一些离题甚远的问题，与拟稿前领导交拟的主题发生了根本改变，稿件结构出现了问题，这就不可避免地要伤筋动骨，不得不推倒重来。
实际上，拟稿没有一次性得到领导认可的，尤其讨论稿一般都要经过多轮修改，最后才能定稿。聪明的拟稿人会有意识地留下一些明显的“硬伤”，对熟知的方法、措施、议论点到为止，为领导留出展示才华的空间。
领导有了修改的空间，注意力便不集中于结构，而改为注重词语的修改，稿件一般就不会出现伤筋动骨的问题，领导改得顺手，不但稿件能顺利通过，而且还能得到领导的称赞。
二、公文词语运用
公文语言具有较稳定的特定句、专用词语、承转短语、字格短语等词语，是长期公文实践约定俗成的固定词语。恰当地运用固定词语，不仅可以提高拟稿时效，而且有利于公文程式化、规范化。
1.特定句式的运用
（1）“为”、“为了”，开头直接阐述行文的目的。如：“为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。”
（2）“对……要”，表示对象和范围。如：“对执行政策中出现的偏差，要及时纠正；对职工群众反映的突出问题，要逐一回访督查”。
（3）“……了”表示事物的已然时态。一般在动词之后，如：“采取了多种措施，做了大量工作”；“取得了显著成绩”。
（4）“是……也是”，说明判断事物的性质。如：“保持党和人民群众的血肉联系，是摆在我们党面前的重大课题，也是摆在工会组织面前的重要任务”。
（5）“等”、“等等”，表示列举未尽。“等”字后有名词用“等”，没有其他词用“等等”。如：“在重点型号研制中，涌现出总体室、气动室、机翼室、环控室等先进单位”。
特定句式在拟稿中的运用频率非常高，说明原因、表明观点、列举证据、限定对象、划定范围时常常用特定句式作状语或定语，使公文更富有逻辑性。
2.专用词语运用
公文的专用词语，具有词义精确、用途稳定的特点。常用专用词语主要有领叙语、称谓语、经办语、祈请语、时态语、商洽语、表意语、过渡语、结束语等类型。
专用词语有其特定含义和功用，要弄清每一种专用词语的确切含义，严格区分相近词语的使用界限，根据行文方向、隶属关系、职权范围、语言环境恰当选用。切忌混淆滥用，导致行文目的和意图迷失，招致不应有的麻烦或损失。
3.承转短语运用
承转短语就是承接上文转入下文的关联词组，是拟稿加强表意句子的补充和完善。承转短语在拟稿行文中单独存在，没有语言结构上的关系，却是语言表达不可缺少的句子成分。运用承转短语是拟稿常用的一种表现手法。承转短语主要有肯定、强调、补充、总结和说明等表意方式。
拟稿通常用“毫无疑问”、“十分明显”、“不可否认”、“不用说”、“由此可见”、“事实证明”等短语肯定事物。强调某项事物时，通常用“主要是”、“尤其是”、“特别是”等短语。补充某项事物时，通常用“包括”、“其中”、“其他”、“还有”、“以及”、“同时”等短语。概括某项事物时，通常用“总之”、“总而言之”、“综上所述”、“从总体看”等短语。解释某项事物时，通常用“就是”、“也是”“例如”、“比如”、“事实上”、“简单地说”等短语。
4.字格短语运用
字格短语就是按照一定的逻辑顺序并列组合而成的句式。字格式短语结构相近、排列整齐、合乎逻辑，具有简洁凝练、均称缜密、易读易记的特点。字格式短语有一定的形式美和音乐美，在公文中具有强烈的修辞表达效果，因而，被拟稿广泛应用。字格式短语很多，形式多样，主要有四字格、三字格和六字格三种表意形式。
四字格，就是以四字组合的词组结构形式。四字格在公文中使用频率很高，毛泽东是运用四字格的大师，著名的四字格有：“实事求是”、“团结紧张、严肃活泼”。
四字格通常用来表意工作方针、理念、精神等。例如，“我们要坚持标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防的方针”；努力实践“航空报国、追求第一”的理念。
也有表意希望或要求的，比如，江泽民《在庆祝中国共产党成立八十周年大会上的讲话》中说：“希望你们热爱祖国，热爱人民，志存高远，胸怀宽广。”胡锦涛《在“三个代表”重要思想理论研讨会上的讲话》中要求“做到精心组织、周密安排、及时指定、加强督促，不断将学习贯彻活动引向深入。”语句简洁精练，节奏明快，通俗易懂，琅琅上口，令人振奋。
三字格，就是以三字组合的词语结构形式，通常表意现象或强调意义。在强调制度建设重要性时胡锦涛说：“制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性”；在强调干部作风时要求：“时时处处坚持重实际、讲实话、出实招、办实事、务实效”。简明扼要，逻辑严谨，令人信服。
六字格，就是以六字组合的词语结构形式。通常表意认识或明理，例如，《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》谈到党性修养时说： “常修为政之德、常思贪欲之害、常怀律己之心。”对仗整齐，简洁匀称，富有哲理，耐人寻味。
六字格也常用来说明工作活动，如“研究院在重点型号研制中坚持 ‘技术攻关到位、措施落实到位、程序执行到位、质量控制到位’ 方针，促进了型号研制工作。”语言朴实无华，却高度概括出了研究院在重点型号研制中的出色表现。
格式化短语极富表现力，远不止上述表意功能，主要字格也不止上述三种字格。实践中常见有两字格、五字格、七字格，甚至还有八字格、九字格。运用字格一定要注重词组搭配和行文需要，切勿牵强附会，片面追求格式化词组而一味地生拼硬凑。
格式化短语的生成是水到渠成的自然流露，如果不顾表意，就会弄巧成拙。
5.模糊词语的运用
模糊词语就是大概或不确定性的词语。模糊词语具有伸缩性、概括性、灵活性的特点，看似表量模糊，实质上表意却十分准确。模糊词语在公文中大量使用。拟稿恰当运用模糊词语，不但能使表达更得体，而且更能如实地反映客观实际。
拟稿通常运用的模糊词语大致有以下几种情况。
（1）时间表述。通常有：“近年来”、“目前”、“近期”、“近日”、“最近”、“过去”、“现在”、“将来”、“最近”、“不久前”、“曾经”、“已经”、“长期”、“一定时期”等词语。
（2）数量表述。通常有：“绝大多数”、“各种”、“巨大”、“很多”、“一些”、“有些”、“某些”、“大部分”、“个别”、“多次”、“不少于”、“较大”等词语。
（3）程度表述。通常有：“十分”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“大体”、“更加”、“极大”等词语。
（4）方法表述。通常有：“适当”、“多种多样”、“合理”、“逐步”等词语。
（5）态度表述。通常有：“认真贯彻”、“加强”、“完善”、“提高”、“比较好”、“符合要求”等词语。
（6）范围表述。通常有：“各级”、“各项”、“所有”、“有关”、“相关”、“围绕”等词语。
模糊词语内涵丰富，运用时应注意掌握分寸。在实际拟稿中，模糊词语往往与精确词语配合使用，虚实结合，相得益彰，使表达更具有准确性。
6.数字图表的运用
数字、图表具有直观、具体、量化、形象的特点，是文字不可替代的重要表达工具。运用数字、图表反映事物数量关系和统计指标，是现代公文的必然要求。用数字、图表说明事物不仅省去繁琐的文字，而且会使公文更加简洁明了，科学严谨，令人确信无疑。
（1）数字。就是用来表明各种统计的文字。公文运用数字大致有两种情况，一种表示增加，一种表示减少。表示增加时，只用倍数、番数或分数，例如：“研究院上半年民品实现利润200万元，同比增加了一倍”；也可说“同比利润翻了一番”；或“同比利润增长100%”。
表示减少时，只用分数或成数，而不可用倍数或番数，例如，“研究院物业经营收益由10万元减少到8万元，同比减少（下降）20%”；也可说“下降了20%或减少两成”；却不能说“物业经营收益减少了1番或下降了1倍”。
数字在公文中具有量化的作用，是衡量工作业绩、评价机制的重要指标。拟稿运用的数据必须真实准确，不能似是而非，主观臆测。
拟稿要根据行文要求正确运用数据，不要随意使用约数或“差不多”、“大概”等数词，一般请示批准事项、统计上报材料、通报工作情况都要使用准确的数据。在说明情况、预测趋势时，通常用约数表示。不论运用准确数据还是约数都应注意定量与定性相结合，正确科学地表示数据，增强数据的可信度。
（2）图形。就是在平面上用线条构成的图像。图形一般由图题和坐标组成。公文图形主要表示变量的分布、对比、构成及动态。拟稿经常需要将数据转化成图形，为决策提供直观的数据分析依据。拟稿通常运用的图形大致有以下几种。