表达能力直接关系到拟稿人能否将对事物的认识、思想及情感运用语言文字转化成文稿形式，不会表达就不能很好地拟稿。本章从表达方式概念入手，讨论了拟稿表达方式、语言和途径。
第一节 拟稿表达方式的概念
一、拟稿表达方式的涵义
拟稿表达方式就是公文拟稿的表现方法，是拟稿人运用语言文字符号（包括公式、图表、数据等）表达公文主旨的具体方法。
拟稿表达方式就是在占有材料的基础上，采用怎样的表现形式把要说的话表达出来，告诉受文者。表达方式其实就是把对事物的认知，运用语言文字把思想、观点和情感转化成文稿形式，是内在语言的外在升华，是公文拟稿的最终目的。
著名作家王蒙说：“构思得差不多了，靠写。写，不仅仅是把想好的东西记录下来，固定下来。写，是创造的最重要的阶段。正是在写的过程中，你的思维活动、感情活动、内心活动才空前活跃起来。”拟稿表达方式就是把内心“空前活跃”的、无形的、朦胧的思想，用文字符号“记录下来，固定下来”，成为有逻辑的公文文稿。
拟稿表达能力是拟稿人观察、记忆、分析、综合、想象、推理等能力的综合体现，反映了拟稿人的思想素养、知识底蕴和思维力。有了主题和材料不一定就会拟稿。
表达方式的实质就是拟稿人运用语言文字符号解决实际问题，充分准确地表达公文主旨、陈述事实、介绍情况、阐明观点、抒发感情的能力。
拟稿表达方式通常主要采用叙述、议论和说明三种文体。
表达方式是公文体裁的重要标志，公文文种决定拟稿表达方式。如果反映的对象是事物的运动过程，通常采用叙述的表达方式，如通报、报告等文种；如果表达的对象是客观的思想观点，通常采用议论的表达方式，如决议、意见等文种；如果表达的对象是科学的理性认知，通常采用说明的表达方式，如调查报告、介绍情况等文稿。
采用哪一种表达方式，应根据公文内容的需要来决定。只要能充分表达公文主题思想，增强表现力就可以，实质上，公文拟稿多数情况下是表达方式的综合运用。
二、拟稿表达方式的特点
拟稿表达方式有其自身的特殊性。
1.交融性
主观与客观交融产生公文拟稿激情，是拟稿表达方式的一个显著特征。所谓交融，就是由思路、材料、认识到拟稿成文的过程。
拟稿人在阅读材料时，就是主观与客观的直接交融，交融的过程就是考虑怎样表达事物的过程。刘勰在《文心雕龙·神思篇》中说：“思理为妙，神与物游。神居胸臆，而志气统其关键；物沿耳目，而辞令管其枢机。”就是说主观与客观交融的情景是拟稿表达方式的体现，思想观点由主观意识“统其关键”，客观存在由耳目反映到主观意识，从而使认识事物的本质得到正确顺畅的表达。
主观与客观的交融使表达方式充满灵性与激情，没有交融就不会产生灵感和冲动，就不会形成拟稿氛围情景。所谓“思理为妙”，就是主观意识与客观事实交融产生了共识情景。拟稿没有情景，就会成为一种“苦役”，表达就会失去表现力。
所以，在拟稿前首先要把道理想通，把思路理清，使主观意识与客观事实进入反复交融情景，在心灵深处产生强烈的共鸣。只有找准主观与客观的最佳结合点，拟稿才能聚集心智“临场发挥”，才能才思飞扬。
2.关联性
公文内容极其宽泛，涉及事物非常复杂，拟稿表达方式必然会呈现出多样性。表达方式离不开人和事，人的经历是在一定环境中由一连串发展着的事件所构成，而事件发展通常总是在一定环境下紧密联系在一起。所以，拟稿表达方式不论是记人记事必然有主次之分。
事实上，不管公文拟稿的内容所涉及的事物多么复杂，其中必然有一个要素在关联着各个方面，起着中心思想的作用。能不能敏锐感觉并及时地捕捉关联要素，是正确运用表达方式的关键。比如抓对一件事，这件事就会起到统领整体文稿变化的关键作用；听到一句话，这句话就有可能开启一扇窗口，突破僵化的思维定势。
3.矛盾性
世界上任何事物都是矛盾的对立统一体。矛盾存在于一切事物的各个阶段、各个环节中。拟稿表达方式与构思就是一对既对立又统一的矛盾。如构思好了却找不到表达的方式，表达了却离题甚远。写了又删；或者写了改，改了写，改来改去还是不满意，最后只好草草了事。
表达方式是适应构思的过程，这个过程也是否定的过程，表达方式是在不断地克服构思、选材与表达之间的矛盾性和不适应性，逐步达到构思与表达、材料与观点统一的过程。
4.巧妙性
巧妙地表达观点是拟稿表达方式之一。许多公文的观点表达得都非常巧妙，着实让人拍案叫绝。例如《集团公司关于加快人事制度改革的通知》在谈到人才选拔时指出：“所谓 ‘不拘一格降人才’，可是填写的表格却是一格一格的。”对在人才选拔中存在诸多限制的现象进行了辛辣的讽刺和批评。再如，《研究院关于增强工会服务意识的决定》，在要求工会干部增强服务意识时这样强调：“我们工会干部‘端的是党的碗，吃的是行政饭，穿的是职工鞋，走的是群众路’”。巧妙地提出了工会干部要围绕党政中心开展工作的要求，同时充分表达了为职工群众服务的观点。
三、拟稿表达方式的要求
1.表达方式要符合文种的要求
公文文种是法定的规范样本，具有特定的固定形态式样，拟稿表达只能把握运用它，不能任意改变或混淆。
公文文种具有同质性，文种有时不易区分，例如“报告”与“请示”，在拟稿表达时就常常混淆文种，“请示”中夹杂报告事项，“报告”中夹杂请示的问题屡见不鲜。
再如“通知”与“通告”、“命令”与“决定”等文种没有严格意义上的区别，用“通知”传达上级文件精神，也可用“通告”传达上级文件精神；同样用“命令”表彰嘉奖人员，也可以用“决定”表彰嘉奖人员。
因此，在表达时要注意文种的细微差别，不仅要看中间状态，更要看不同文种的适应范围。比如，“通告”适用于公布周知的事项；而“通知”则适用于传达的事项。
一定要分清公文文种，什么文种就使用什么样的表达方式，要按照不同文种的要求来表达，不能把通知写成了通告。
公文拟稿必须符合文种的要求，只要符合文种要求，表达即使差一些，也是可用之文；如果不符合文种，即使表达得再精彩，也只能是“中看不中用”的花房子、纸器皿。
2.表达方式要符合情势的要求
采用何种表达方式，通常是出于某种情势考虑和企事业单位的发展战略、谋略、策略方面的需要。
公文表达是公权赋予的法定职权，任何企事业单位的形象，无论是成功或失败，都难以脱离各种情势下的表达。如研制出了新产品，向上级和社会报喜；出现了经营失误，向上级检讨报忧。
表达方式是企事业单位特定情势需要的特定动作，表达常常具有宏观的性质，具有战略意义，可以视为企事业单位的发展愿景。
企事业单位无论是如日中天，还是惨淡经营，公文拟稿表达都得充分体现其战略智慧；特别是遇到重大改革或破产危机的时候，任何政策的出台都会成为职工依附的精神力量。
公文表达的效果调适着职工的神经，决定着职工的精神状态。所以，企事业单位的情势决定了公文拟稿表达的方式。要通过恰当的表达方式，声情并茂地向职工转达信息、激荡职工情绪，与职工进行对话和沟通。
3.表达方式要符合实际的要求
公文拟稿表达要体现企事业单位实际的要求，不符合实际的表达，再好的公文拟稿都有可能得不到领导的重视，甚至被“枪毙”。
语言是公文拟稿表达的载体，应该运用准确、明晰、实在、新颖的公文语言。词不达意会使人误解，拐弯抹角会使人心烦，言过其实会使人反感，老生常谈会使人生厌。
表达思想一定要注意受文对象，任何受文者都有局限性，一个人不可能穷尽所有的知识。通过一篇文稿理解一个完全陌生的新思想、新观点、新理论几乎是不可能的。阐述新思想、新观点、新理论要深入浅出，通俗易懂，切忌故弄玄虚。
对重要思想、观点的表达不要咄咄逼人。心理学研究表明，气势凌人的表达，不切合实际的“吹嘘”，往往只能使受文者在内心深处产生强烈的抵制和反感。
公文可以运用形象化的手法，写得很有文采、激情，富有感染力，但是，表达必须要让人可信，在情理之中。如果违背了事物的规律，就失去了表达的意义。
所以，公文拟稿的表达，应以适当谦虚、委婉的态度，把握表达分寸，提高公文拟稿的生命力。
4.表达方式要符合职权范围的要求
职权范围是公文行文的基本原则，《国家行政机关公文处理办法》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”
公文拟稿首先要清楚行文的隶属关系，是上行文还是下行文？是属于本级部门职权范围内的事务，还是属于上级主管部门的具体问题？只有明确了职权范围，公文拟稿表达才会有力。
向上级请示或报告工作拟稿要恳切；对同级行文的拟稿要商洽；对下级安排布置工作要理性。
在许多时候，本级对某项决策的定稿公文并非最终公文文稿，只有等上级批准后才具有可行性，如果被上级否决，就意味着此公文文稿无效。
文稿失效大致有两个方面的原因：一是对有关政策规定理解不深，没有真正吃透政策精神或没有领会意图；二是只注重了眼前的利益，忽视了企业单位长远的利益。所以在拟稿前，除了理解政策精神，把握全局外，最好事先听听上级部门和领导对某项决策的意见和看法，以确定表达的基调，正确阐述公文的思想。
第二节 拟稿表达的主要方式
文论表达大致有抒情、描写、叙述、议论和说明等方式，公文拟稿一般很少用抒情和描写，主要采用叙述、议论和说明三种表达方式。
一、叙述
拟稿叙述是运用陈述性语言，交代事物发生、发展、变化过程和介绍人物经历的表达方式。
1.叙述的作用
叙述的作用主要是介绍人物经历、交代事实，为议论提供论据。
介绍人物经历和事迹。报告、总结、简报等文种一般介绍单位或人物的先进事迹。如“研究院研制出国内首架电子样机”；“通报”一般表彰先进或交代错误事实。如对某项先进事迹或事故的通报。
交代事物的发生、发展和变化过程。如“会议纪要”对会议进行概述；如“总结”回顾工作情况，等等。
为议论的观点提供论据。议论的观点是通过叙述表达论据的。如“‘外商发财我发展’，研究院积极引进国外先进技术，有力地推进了航空科技进步”。
2.叙述的人称
叙述一个事件，必须要有主体，就是“谁”在叙述，这个“谁”就是叙述人称。叙述的人称有三种。
一是第一人称叙述。以“我”的角度，通过“我”或“我们”的所见所闻和亲身感受叙述事物的过程。第一人称叙述真实亲切，但仅局限于“我”和“我们”的视野，见闻范围比较狭窄。
二是第三人称叙述。以“他”的角度，通过“他”或“他们”的所见所闻叙述事物的过程。第三人称叙述比较客观，不受时空的限制，容易直接展开人物、事件的叙述。
三是第二人称叙述。以“你”的角度，通过“你”或“你们”的所见所闻叙述事物的过程。
在公文拟稿中，第一人称和第三人称比较普遍， “报告”、“请示”、“总结”、“通知”等文种一般用第一人称叙述，如“为贯彻落实《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》，进一步做好我院安全生产工作，确保科研生产正常运转，现将有关事项通知如下。”调查报告大多采用第三人称叙述。第二人称则运用得比较少。
叙述中的人称不能随意变更，要保持前后一致。
3.叙述的方式
（1）概括叙述。就是对人物活动和事件发展概况进行粗略的交代。概括叙述的目的只是为受文者提供有关情况，或者为议论提供论据，在公文拟稿中用得比较多。例如：
2005年10月6日，研究院党委召开中层领导干部、副总师、优秀中青年工程师座谈会，认真听取科技人员的意见和建议。参加座谈会的同志本着对研究院工作高度负责的精神，结合研究院的工作实际和个人切身感受，对研究院近年来取得的科研成绩给予了充分肯定，同时对科研工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性意见和建议。现将座谈会主要内容纪要如下。
（2）详细叙述。就是对人物和事件进行具体的、详细的叙述。例如：
为了加快国家重点飞机型号研制，研究院成立了现场指挥领导小组，院长为组长，直接指挥调度。建立飞机型号研制责任制，设立总师助理，指定一名副院长主管科研技术资源管理。成立现场项目办公室，明确项目技术责任，形成了完整严密的飞机型号研制指挥体系。
（3）顺序叙述。就是按照事件发生、发展和变化的时间顺序叙述。顺序叙述和事物发展过程基本一致，是公文拟稿叙述中最常见、最基本的叙述方式。例如：
研究院抓住国家发展高新工程的历史机遇，从2000 年开始，坚持自筹资金，引进国外先进技术，为迅速满足研制先进飞机创造了条件。2001 年研究院经过多方努力，争取到国家重点项目贷款，对科研能力进行全面技术改造，科研能力和手段发生了质的飞跃，促进了航空技术进步。