丰富的材料是公文拟稿的基础，著名作家茅盾在《有意为之》中说：材料要“贪多务得，要跟奸商一般，只要风闻何处有门路，便千方百计钻挖，弄到手方死心，不管是什么东西，只要称为 ‘货’ 的，便囤积，不厌其多。”收集运用材料对公文拟稿具有重要意义，只有充分地占有材料，拟稿才能为公文提供坚实可靠的依据。
第一节 公文材料
一、公文材料的涵义
所谓材料，辞海解释为“可以直接造成成品的东西，如建筑用的砖瓦、纺织用的棉纱等”。清代学者刘大魁在《论文偶记》中说：“譬如大匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施？然有土木材料，而不善设施者甚多，终不可为大匠。故文人者，大匠也；义理、书卷、经济者，匠人之材料也。”可见材料是文稿之“土木”。
公文材料是指拟稿人为实现公文目的而引用的全部事实和根据，就是可供参考、说明客观事物、表现主题的事实。公文材料是拟稿人通过各种途径收集、积累、消化的理性认识，用来提炼和表现公文文稿主题和观点的理论根据。
材料是构成公文的基本要素之一，在公文拟稿中具有十分重要的意义。公文拟稿必须以材料为基础，没有材料，就无法提炼和表现主题。拟稿人不仅要重视材料，善于运用材料，而且还要善于收集和积累材料。
二、公文材料的类型
公文材料可以分为两大类型：事实性材料和理论性材料。
事实性材料是指客观存在的现实或者材料反映的事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等资料。
事实性材料主要通过直接实践获得，也可以通过网络媒体或其他信息载体获得，如文件、工作总结、专题报告以及报刊等资料。
理论性材料是指被实践证明了的理论知识和工作方法。主要包括被确认的科学原理、定义、公式及名人名言、工作经验等资料。
理论性材料主要通过学习、阅读来获得，如阅读著作，听专家讲座等。
事实性材料和理论性材料，还可区分出两种相对的类型。
1.具体材料和综合材料
具体材料也叫点上的材料，是指具体存在的客观事实；综合材料也叫面上的材料，是指具有普遍意义的客观事实。
在公文拟稿中，具体材料显示局部，综合材料显示整体。一般在法规性文稿中采用综合材料，在总结汇报文稿中采用具体事实材料，多数情况下点面结合，具体材料和综合材料交叉使用。
2.现实材料和历史材料
现实材料是指现实存在的事实；历史材料是指历史上发生和存在过的事实和观念。
现实和历史材料区分只是相对的，对不同的文体而言，现实和历史的含义会有所不同。譬如总结类公文，当年的事实和数据是现实材料，往年的事实和数据就会被看作是历史材料。
3.正面材料和反面材料
正面材料是指社会主导的行为规范和观念，如先进事迹、成功事例、典型经验等；反面材料是指相违背的社会行为规范和观念，如事故报告、失败事例、存在问题等等。
一般公文拟稿以正面材料为主，反面材料则往往一笔带过。如工作总结、调查报告、典型经验等文稿。
4.直接材料和间接材料
直接材料是指直接来源于生活实践的第一手资料；间接材料是指通过各种渠道间接获得的第二手资料。
直接材料最为真实、生动、可靠，但数量有限，仅靠直接材料拟稿是不够的，必须运用间接材料作为补充。运用间接材料时，要对其真实性进行鉴别和验证。
三、公文材料的作用
1.提炼主题
材料是提炼主题的基础。材料在多数情况下属于对事物的感性认识，毛泽东在《人的正确思想是从哪里来的？》中说：“这样的感性认识积累得多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想。”
没有材料做基础，主题就无法提炼。拟稿人必须借助丰富的材料、查阅大量的资料，深入了解制发公文的背景和价值，看是否属于改革发展中急待解决的问题，是否具有普遍的指导和约束意义。
通过对材料的分析、鉴别、综合、归纳之后提炼出主题。在提炼主题的过程中常会出现同类公文主题的选择，丰富的材料可以让自己“站在巨人的肩膀上”选准突破口，从旧题材中提炼出新主题。
2.表现观点
文稿中的观点不是孤立地、抽象地存在，而是在充分的材料支持下形成并得到印证的事实。公文拟稿是以理服人，以事实说话。
材料是表现观点的依据，有了材料才能言之有理，言之成理；没有材料，观点就会成为无本之木，无源之水，成为空中楼阁。没有材料支持的观点是空洞的观点，也是没有说服力的观点。
公文观点要让受文者理解或接受，只能借助充分的材料来说明。说明观点离不开材料，只有借助充分的材料，才能正确地解释观点，表现观点。
在表达观点的过程中，思想进一步深化。这种深化必然会造成观点的转移、改变，公文的观点在转移、改变中得到进一步的深化和鲜明。这种现象并不是抽象的结果，而是由于拟稿人对材料有了新的发现、新的认识的结果。
3.快速成文
运用材料可以提高拟稿效率。有了材料，拟稿自然就会顺理成章。
在拟稿过程中，拟稿人不但要占有收集的材料，而且要及时了解相关的最新材料，随时掌握有关会议纪要、文件、领导讲话、工作简报等最新国内外的发展趋向，密切注视并借鉴同类事物相同工作的进展情况，以丰富已有的材料。
要特别重视搜集那些非公诸于众、非经过记录整理、非正式传递的直接作用于公文文稿的原始资料，这样的材料大都以交流、聚会、参观等形式出现，对拟稿具有较高的时效性。
4.依据解释
丰富的材料是公文有效性的重要依据，有助于解释公文结论，拟稿材料越丰富，形成文件的依据性就会越强。
对于公文有关规定和精神，材料越多，那么公文文稿研究结果、解释分析和综合的结论就越恰当，就越易于充分显示公文的指导价值和约束价值。
公文在执行中需要依靠各种材料载体，如宣传大纲、简报、召开会议等形式对公文精神作进一步解释宣传。文稿形成后，通过对拟稿过程中积累、分析研究所取得的各种资料、数据等材料进行归纳整理，为公文合规性提供依据解释。
第二节 材料收集
充分地占有材料是顺利完成公文拟稿的重要前提。马克思说：“研究必须充分地占有材料，分析它的各种发展形式，探寻这些形式的内在联系。只有这项工作完成以后，现实的运动才能适当地叙述出来。”在当今信息化时代，收集和积累材料在公文拟稿中尤其显得重要。
一、材料收集的特点
材料收集的特点主要有以下三点。
一是目的性。材料收集有着明确的目的性，根据公文拟稿主旨的需要在明确目标的情况下进行有针对性的收集。
在信息化高度发展的今天，大量的信息材料如潮水般涌入人们的视野，如果没有目的地兼收并蓄，必然造成信息泛滥，拟稿时有用的材料反而被大量的信息所淹没。
目的性是由公文拟稿的性质决定的。
公文拟稿具有很强的时效性和针对性，面对难以计数的材料，拟稿人一定要明确收集目标。针对要表现的主题，在信息大潮中发现和捕捉哪些带有根本性的最重要的、浓度最高、能引导思路的材料。
信息材料有一定的周期性，在一定时期内信息材料比较集中，只要有目的地收集，就能得到有用的第一手材料。比如，拟一份分配制度改革文件稿，并不是单位凭空来穴，而是贯彻党和国家在这一个时期分配制度改革方面的方针、政策以及上级机关有关规定的必然结果，如果有目的地收集这一时期材料，就能收到事半功倍的效果。
二是客观性。公文的主题主要来自于客观的事实材料。毛泽东说，“只有感觉的材料十分丰富（不是零碎不全）和合乎实际（不是错觉），才能根据这样的材料做出正确的概念和理论”。
主题是全部材料思想意义的集中概括，收集材料必须来源于客观事实，只有材料是客观的事实，公文文稿内容才是真实可靠的。
材料失真，必然会给工作造成失误。
收集材料要以事实为依据，以科学为标准，以严谨为要求，充分体现客观、公正，不能预定框框，不能随意剪裁取舍。要从严谨、真实、科学的态度出发，对时间、地点、事件、原因、过程、结果以及概念等都要客观地实事求是地收集。
三是宽泛性。材料收集应“贪多务得，细大不捐”，多多益善，这是材料收集一个明显的特点。拟写一份千字的文件稿，往往需要收集上万字的材料。如马克思为写作《资本论》查阅了1500多种资料。
指导性公文，如总结、报告、讲话、意见等基本涵盖了历史、社会、政治、经济、文化等诸多方面大量的信息。
宽泛性是讲收集材料要有一定的数量，根据主题要求，广泛全面地收集相关资料和目的性资料，要尽可能多地收集一些资料，向更深层次更高境界挖掘材料的内涵，不至于“知识用时方恨少”。
材料收集得越宽泛、越翔实，拟稿就越能得心应手，文思就会有如泉涌流，遣辞造句就有如吐玉射珠，走笔如神，妙笔生花。
二、材料收集的范围
材料收集的范围是由拟稿内容所决定的，拟稿内容复杂，收集材料的范围就大，拟稿内容简单，收集材料的范围就相对小一些。
收集材料应根据工作特点、性质、任务，有计划、有针对性地收集、积累材料，形成符合公文拟写需要的“材料库”。
一般讲公文拟稿材料收集的范围大致有三个方面，即事实范围、理论范围和业务范围。
1.事实范围
事实范围就是指历史和现实已发生或正在进行的重大事件、重要成果和重要经验教训等事实。
公文拟稿一般侧重于现实的材料。现实材料最为鲜活有力，能及时反映本单位本企业工作的新情况、新经验和新问题；现实材料主要是直接的有关文字材料、会议材料、口头材料等，如：文件、简报、案例、经验、总结、指示以及领导讲话、交谈等材料，还包括自己在实践中取得的感性材料。
现实材料是公文文稿提出观点、表现主题的基本依据，没有现实资料，公文就只能成为毫无实际价值的空谈。现实材料的收集范围包括阅读文献资料、查阅各种相关的工作总结、汇报材料以及会议纪要等资料。
历史材料主要是指能够影响企事业单位发展、变化的社会背景、历史条件等因素。只有尽可能全面地收集掌握历史材料，才能更好地把握公文文稿的特殊性和普遍性。
历史是企事业单位发展的一个过程，现实都是历史的继续和延伸，没有历史就谈不上现实，现实是历史发展的必然结果。
公文不仅是现实的反映，而且是历史的回顾。不但要收集现实的材料，而且还要特别注重收集历史材料。历史材料更能衬托现实材料，能更加有效地突出主题，更加鲜明地增添文稿主旨的渗透力、影响力和说服力，往往使文稿平添高度和文采。
从拟稿表现手法看，拟稿大多采用对比的方法说明、论证观点，表达主题。而对比就需要现实和历史两方面的材料。比如《关于航空科研能力发展状况的调查报告》，通过运用历史材料和现实材料，不仅对航空科研能力、技术、经济和社会背景进行全面交代，而且对现实条件作了详细阐述，高瞻远瞩地确立了科研发展的主题。
2.理论范围
理论范围主要包括被实践证明了的理论知识和工作方法。
一是收集大政方针和重要言论。主要包括涉及党和国家重大的方针政策、工作任务和目标，经典著作中的重要论述，领导重要讲话、报刊重要文章以及法律、法规、制度等材料。这些材料具有很强的指导性和规范性，具有一定的理论性，公文拟稿中会经常引用到原文。因此，收集时要注意完整性，注明出处，以增强文稿的权威性和严谨性。
二是收集经典著作、文学作品、史籍和报刊上的精辟格言名句。格言名句，字字珠玑，意蕴深刻，闪耀着哲理和智慧的光芒，引用到文稿中的格言名句，引人注目，发人深思。
三是收集正、反两个方面的经验与教训。企事业单位改革发展，离不开发现和推广先进典型，更离不开总结经验和教训。实际上，领导讲话、工作总结、汇报材料都是通过引用典型经验激励先进，引用教训增强工作质量意识。运用正、反两方面材料阐述观点是公文拟稿常用的拟写手法。
收集正、反两方面的材料，主要通过读书看报、调查研究、参加会议等形式发现先进典型和了解经验教训，对地点、人物、事件、成果、主要经验、教训和数据都要详细准确地记录在案。
3.业务范围
业务范围主要是指收集与本企业本单位工作有关的材料。主要包括基本情况和工作动态等数据资料。
实际上，企事业单位大部分公文都喜欢运用图表数据材料来说明基本情况和工作动态，甚至成为企事业单位汇报工作、报告情况的主要组成部分。
基本情况就是一个企业或单位的历史沿革、人员构成、产值以及经营状况；工作动态是指企业或单位在一定时期内各项工作进展程度，有哪些成绩？存在什么问题？有什么经验和教训等方面的情况。
应及时收集国家产业政策、上级业务文件、国外经济发展信息、国内兄弟单位的经验、主要工作动态情况、统计资料、有关报刊等资料。这些情况反映在材料中多数是以图表数据的形式出现，对于这些数据必须非常清楚，烂熟于心，在拟稿时不用翻资料，就能信手拈来。
三、材料收集的方法
1.调查收集法