领导意图的表现形式具有间接性的特点。意图的形成是多种因素综合的复杂整体，是领导者在解决实际工作中产生的具有超前意识的思想“火花”。这种思想“火花”通过各种会议、谈话、批示等渠道间接性地反映出领导对某项工作的想法。如，在青年科研人员座谈会上，领导在讲话中强调要加强青年科研人才的培养，就间接地传递出实施人事制度改革的意图。如果能将此时领导关于培养青年科研人才的讲话加以整理，反复阅读，在今后起草人事制度改革文稿中就能准确地表达领导的意图。
领导意图的根本目的在于指导工作、推动工作，实现工作目标。只有把领导的思想、意图与实际工作联系起来，才能心领神会，指导实践，才能实现理论联系实际。
心领神会就是要领会上情、神会外情，及时掌握方针政策和重大部署，以及国内外动态和同类单位的发展态势；还要熟悉内情、了解下情，对本单位的情况了如指掌，对基层的发展情况，特别是领导分管的工作或部门的工作情况，以及工作实践中的好经验、好做法，都要心领神会，做到心中有数。
心领神会，就要专注领导在工作中的所有活动，全面收集材料，尽可能收集与领导意图有关的第一手资料和实际情况，尽最大可能把方方面面、上上下下的情况吃深、吃透。美国著名作家马克·吐温说：“只要专注某一项事业，那就一定会做出使自己感到吃惊的成绩来。”
领导意图看似难以把握，其实只要专注积累与领导意图有关的资料，精研领导在各个时期的讲话资料，学会用领导的立场、观点、方法分析问题，解决问题，就能把握领导的思想脉络，心领神会地顺利完成拟稿任务。
四、独立思考
在拟稿实践中，领导意图往往比较笼统，有时只是一个不确定的想法，或仅仅是一个题目，意图的概念十分模糊。独立思考就是揣摩领导意图的实质，弄清领导拟制文稿的目的。
独立思考是主观与客观互相作用的过程，也是拟稿人通过独立思考逐渐领会领导意图的过程。我国古代文论家刘勰对独立思考有着精辟的见解，他在《文心雕龙·神思篇》中说：“思想为妙，神与物游。神居胸臆，而志气统其关键。”就是说思考的妙处，在于拟稿人的精神与物象融会贯通。精神蕴藏在内心，却为人的情志和气质所支配。因此，在独立思考的时候，必须做到沉寂宁静，思考专一，使内心通畅，精神净化。
独立思考就是要把领导的意图想清楚，通过独立思考扩展深化领导意图，理清拟稿思路，准确表达领导意图。梁朝时期，梁武帝北伐，命裴子野起草檄文，并没有交待檄文的内容，也没有确定主题，只是要求第二天拿出来。梁武帝的意图非常模糊，裴子野又不好去询问武王，只好领命拟稿。裴子野回到家后，怎么也弄不清武王的真实意图，便躺在床上闭目思考，到五更思路逐渐清晰，在梁武帝命人催讨时，裴子野爬起来便写，不一会儿，一份《喻魏宰相文》就拟制好了。梁武帝看了非常满意。裴子野之所以在领导意图不明确的情况下，能够准确领会领导意图，就是通过独立思考，“人皆成于手，我独成于心”，领会到了梁武帝北伐的真实意图。所以，独立思考就是用心琢磨，深入思考，应时而适宜地体现领导意图的核心精神。
通过独立思考弄清领导决定的背景、目的以及各个细节。如果发现领导决定有含糊不清、自己百思不得其解的地方，有容易产生歧义的地方，有自相矛盾的地方，有与其他文件相冲突的地方，都应予以请示、澄清，弄准确之后，再拟稿。
在独立思考的过程中，当实际情况与领导意图出现偏差时，或不了解领导真实意图，不能想当然地根据自己的臆断或依据道听途说的“传闻”去拟稿。
独立思考也不能一味地迎合领导的意图，要注意“某种情况出现”之前可能已经发生了一些重要变化而内容则超出了领导意图范围以外，这时，拟稿应另辟结构布局，自成文稿，最后由领导审改。
领会领导意图，犹如高考前的紧张复习，只有复习扎实，思考深刻，才能答出优秀的试卷。
文稿起草的实践性非常强，是一项艰苦的系统工程，是对耐心、恒心、责任心的考验，是对忍功、苦功、憋功的挑战。但每一次文稿完成后，都会达到一个新境界，得到一份新收获，这也是别人无法体会的、发自内心的大苦大乐。
在拟制文稿时，我们一定要用自己的真心，带着真情来拟写，经过拟稿人的思考，把领导对党的赤诚，对人民的热爱，对事业的执著，通过质朴、简洁、富有个人特色的文字拟写出来，使文稿做到有理、有据、有情、有感召力。
五、变被动为主动
公文拟稿是外在强制性动因驱动下的拟写活动，是在领导不断“干预”下完成公文拟稿的过程。如领导对某一事物有确定的硬性要求——“必须这样写”，拟稿人则只能按照领导要求“遵命拟稿”。
这种被动性，其动机带有明显的外在因素强制性的特点。我们可以清楚地看到拟稿人的拟稿行为被领导意图行为所包围，拟稿人始终处在一种被动的状态之中。
以领导意图为中心：决定的事项；说明原因、目的和意义；确定主旨，表明观点；列出提纲，提出要求。
被动拟稿范围：独立思考，领会意图；提出问题和建议；围绕领导意图拟稿。
领导意图行为范围：处于已确定事项之外的一些想法，不断对拟稿做出新指示。
拟稿人从接受起草公文的任务开始，从拟稿思维的启动到确定主旨、收集材料、谋篇布局、语言表述等过程，都是在被动状态下进行的。整个拟稿过程的各个环节，从内容到形式的各个方面，对问题的认识角度和分寸提法，都必须根据领导的授意和审稿意见，遵命而行。
公文主旨大都是领导确定的，在拟稿时能否准确体现领导意图，并把握分寸，做到不偏不倚，不落俗套，从某种意义上说是公文拟稿由被动变为主动的关键。首先要认真领会领导的意见和要求，要特别注意领导的新指示、新想法，及时把握领导者的意图趋势，调整思路，积极地应对变化了的意图。
其次对领导交待的意图要认真加以琢磨，看是否与上级精神一致，是否符合客观实际，是否有所创新，并把领导新提出的思想意图与过去的思想观点、政策措施联系起来，逐步形成系统的思想观点和办法措施。
最后在具体成文过程中要积极发挥主观能动性，充分表达领导的思想意图，拟写出具有领导个性特色的文稿来。
公文拟稿人不是唯命是从的文字起草工具。没有哪个领导愿意拟稿人只能胜任口述笔录工作，而不能心领神会地根据授意出色地完成拟稿任务。
拟稿人在拟写过程中的主动性、独立性和创造性是不容忽视的，其拟稿基本理论素养，是在“遵命性”原则指导下决定文稿质量优劣的关键。只有把这种主观的能动性与“遵命性”对立统一进行完美结合，才能拟写出高质量的公文稿。
拟稿实践表明，对领导意图的把握往往意味着丧失拟稿人个性。“公文稿是领导意图的书面表现形式”，所以，拟稿要想领导之所想，思领导之所思，拟领导之所需。
拟稿人在公文拟写过程中，尤其是拟写领导讲话稿时，内容必须符合领导意图。“什么是好文稿？只要领导满意，就是好文稿！”
拟稿不是“以我手写我心”，而是“以我手写他心”。拟稿必须弄清领导的想法、目的、意图，领导的意图就是公文文稿的主旨。拟稿人的全部任务，就是准确地领会、正确地表达领导的意图，在领导意图原则指导下，创造性地深入拓展领导意图。
拟稿既不同于新闻记者那样，每天可以从众多的新闻素材中截取最有价值的部分去报道，从而影响社会；也不能像文学写作那样，在掌握了丰富的素材并激发出强烈的创作欲望以后，用生动丰富的语言和多种表达手法去塑造形象，表达感情，从而引起读者的共鸣，得到审美的愉悦。
拟稿的关键在于正确领会、体现和贯彻领导的“意图”，拟稿人必须同领导认识保持高度一致，在思想上、政治上达到无缝契合；既要与领导“双向沟通”，又要“吃透两头”，既掌握上级有关政策精神，又摸清基层实情，这样拟稿才能达到较高的拟写境界。