背景环境是指国家政策、上级要求及任务；文化环境是指单位的工作规范、目标、价值观；能力环境是指完成拟稿任务所具备的知识和能力。
其中一个环境发生变化，其他因素也相应地发生变化。
寻求最佳的领导行为，是拟稿成败的关键。拟稿效率既不取决于领导者意图品质，也不决定于某种固定不变的意图行为，而是决定于领导者所处的具体环境，如任务、工作性质、时间要求等。
在拟稿过程中，领导改变意图行为不是孤立地起作用，它必然影响主题、观点以及文稿结构的重新确定和构思。所以在领会、贯彻新的意图行为时，必须考虑其他相关环境因素对文稿的影响。
领导者改变意图行为可能有下列几种情况：
①上级有了新精神；
②领导班子有不同的意见；
③领导者掌握了更加全面的资料；
④对问题有了更深刻的认识；
⑤理解政策时出现了偏差；
⑥问题的性质发生了变化；
⑦准备实施的措施可能会产生不良的影响；
⑧职工群众讨论没有通过；
⑨拟稿人能力比较差；
⑩客观条件不具备。
一般来说，领导者个性特征基本上处于稳定状态，意图相对比较稳定。但是，我们常常遇到这样的情景，即当你满怀信心地把文稿呈送给领导者审阅时，领导者却说：“不是这个意思”。或者你在按照提纲起草文稿的过程中，领导者却产生了另外一个新想法，告诉你应这样起草，或应那样起草，拟稿人不得不另起炉灶。
拟稿人把握领导意图行为变化时，应注意以下内容：
①上级最近有哪些新文件？有什么要求？
②决定事项存在哪些不同意见？争论的核心问题是什么？
③向领导者索取更多的资料，并知道需要哪些相关资料，如何收集？
④认真听取领导者对问题的分析，提高认识。
⑤找出其相抵触的文件，提供决策依据。
⑥根据问题的性质确定主题。
⑦到实际中去调查，掌握第一手资料，提出建议。
⑧反映职工群众的意见，分析原因，提出并评价可供选择的方案文本。争取获得解决问题的一致意见。
⑨向其他领导进行了解或与同事进行分析，列出提纲请领导者修改。
实际上，拟稿是多种领导意图行为范围中的一种积极的起草活动，形成了在被动中发挥主动的复杂关系。
领导者意图行为与拟稿效率关系密切。领导者意图多变，拟稿效率就低。
领会领导意图应根据实际情况，针对有效的意图行为确定拟稿思路，不要言听计从，领导一有指示，就不加分析，立即修改；有时还没有改完，领导又让你再改回来。所以，领会领导意图要把领导的工作行为和决策成熟程度以及实际情况结合起来综合考虑。只有预测领导决定事项后可能产生的新的意图行为，才能达到有效地拟稿的目标。
第四节 领会领导意图的途径
领导在实际工作中，由于工作繁忙，除非遇到重要的文稿，一般很少有时间坐下来向拟稿人详细交拟意图。领会领导意图只能是通过学习领导工作方法、熟悉领导工作习惯，在拟稿实践中心领神会。拟稿人必须充分发挥主观能动性，才能达到与领导心灵高度契合的最高境界。
一、努力学习
努力学习是领会领导意图的重要途径。刘少奇同志在《论共产党员的修养》中指出：“学习马克思列宁主义的理论，是我们观察一切现象、处理一切问题的武器”。领导意图从本质上讲是贯彻党的方针政策的具体体现，领导意图与党的方针政策有着密切的内在联系。例如，领导者在学习《国防科技工业中长期科学和技术发展规划纲要》文件后，就会产生加强专业建设工作的想法，进而产生编制本单位专业建设发展计划的意图。《国防科技工业中长期科学和技术发展规划纲要》就是拟稿的背景材料，如果拟稿人不了解这个文件精神，拟稿不但不得要领，而且文稿也难以达到一定的思想和政策高度。
有人讲，“拟稿，就是模拟着抄书”。其实基层单位的大部分公文是贯彻上级文件精神的，基层公文的主题思想、指导原则、实施步骤和方法基本上与上级文件是一致的。邓小平说：“我们的领导干部的责任，就是要把中央的指示、上级的指示同本单位的实际情况结合起来，分析问题，解决问题……”不掌握大量资料，拟稿就不可能很好地领会领导意图，贯彻上级文件精神。
领会领导意图，首先要学好、吃透党的方针政策，运用政策理论登高望远，见微知著地体会领导意图，提出符合客观实际的工作措施。
其次要了解领导者平时的学习内容，尤其要关心近期的学习情况，包括领导者阅读的各种资料和书籍，达到揣摩领导意图的目的。
身为领导的拟稿人，要想知道领导想什么，就得关注领导者平时阅读什么书籍和哪些资料，只有努力学习才会有共同语言，有助于思想交流。如果领导讲的话你都听不懂，就谈不上领会领导意图，拟稿自然不可能达到领导的要求。
因此，平时就要结合领导的意图，结合领导分管工作的特点，静下心来，采取各种方式，努力把握党的路线方针政策，学习中央领导的有关讲话，力求做到眼界开阔、兼收并蓄，在拟稿时才能够灵活运用政策理论，既体现党的政策，又能立足实际；既源于实践，又能指导实践。
二、熟悉习惯
习惯是一个人长期重复某动作而逐渐养成的不自觉的活动。领导的生活习惯带有明显的个性特征。习惯往往表现了一个领导的一贯的思想作风。
熟悉领导习惯，就是熟悉领导的思维方式和工作方法。领导的思维方式往往借助语言形式表达其思想意图。领导的语言风格受其思维方式的影响，思维方式不同，语言风格就会不同。例如，有的领导逻辑思维能力强，语言简练概括，思路清晰；有的领导形象思维能力强，语言借物喻事，形象具体；有的领导理性思维能力强，语言引经据典，令人信服，等等。
对于领导的思维习惯，拟稿人须摸透、掌握，并努力适应，这是拟稿人拟稿的重要前提。所以，拟稿要针对不同的领导思维习惯，确定文稿的构思，才能使其思想和意图更加鲜明地表现出来。
其次，熟悉领导工作方法。领会领导意图必须从了解领导工作方法入手。一要研究领导近期工作或调研的情况；二要研究领导特别关注的问题；三要研究领导近期讲话，以及他经常挂在嘴边上的一些事情。
领导的思想和意图，往往是从他的工作、调研、思考、学习中产生的，是从他对事物的反复思考、比较中形成的。要把握好领导的思想和意图，就必须对这些情况去粗取精、去伪存真，由表及里、由此及彼地进行归纳和概括。
正确的做法是“两多一勤”，即多听、多记、勤归纳。多听，是指要经常通过跟随领导下基层，参加领导召集的会议，以及平时的言谈等渠道，留意倾听和体会领导的思想、观点和看法。多记，是指处处留心、随时随地把领导的谈话、言论、观点记录下来，包括领导对具体问题的零星意见，以及流露出来的思想火花。跟随领导下基层检查调研时，要及时整理材料，以备查用。勤归纳，是指及时将搜集到的零散看法加以归纳综合，形成系统观点，深化领导意图。
第三，关注领导各种活动。在日常管理中，领导活动具有一定的规律性，通过行政安排，可掌握领导活动内容，尤其应关注各种会议，并积极参加会议。会议是领导议事决策的重要场所，通过参加会议，可系统地了解领导的思想动态和决策背景。
在许可的情况下，见缝插针地参与领导的各种活动，对于领导召集的重要会议，特别对一些重要问题或重大决策以及相关政策要详细记录整理，对领导的讲话和会议材料等要反复阅读，仔细体会，达到“旧书不厌百回读，熟读深思子自知”的境界。
三、心领神会
心领神会就是对领导交拟的主题、内容和要求以心领受，以神意会。通过反复认真的学习，吃透领导意图精神实质，理清思路，准确地把握领导所希望达到的目的和要求。